24
Единым Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрены
следующие субсчета к счету 73:
73-1 "Расчеты по предоставленным займам"
73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".
На субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" отражают
расчеты с работниками организации по предоставленным им займам
(например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство,
приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство
садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и другие).
По сложившейся практике беспроцентные займы выдаются
работникам, проработавшим в данной организации не менее двух лет: на
строительство, капитальный ремонт, расширение жилого дома, внесение
вступительных взносов в жилищно-строительный кооператив. Решение о
предоставлении беспроцентного займа администрация принимает совместно
с профсоюзным органом по рекомендации трудовых коллективов
соответствующих подразделений с учетом вклада работника в результаты
работы организации, состава семьи и получаемых доходов. Заем может быть
выдан наличными либо перечислен в безналичном порядке на расчетный
счет заемщика.
Работник выдает организации обязательство о возврате полученного
займа. В обязательстве указывается, что в случае увольнения по
собственному желанию без уважительных причин, за нарушение трудовой
дисциплины или при нецелевом использовании полученных средств заем
подлежит возврату досрочно. Конкретные сроки досрочного возврата средств
устанавливает администрация организации.
По дебету счета 73-1 отражается сумма предоставленного работнику
займа в корреспонденции со счетом 50 или 51.
По мере погашения задолженности наличными (дебет счета 50),
безналичными взносами (дебет счета 51) или удержанием из заработной
25
платы (дебет счета 70) счет 73 кредитуется (в зависимости от принятого
порядка платежа).
На субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного
работником организации в результате недостач и хищений денежных средств
и товарно-материальных ценностей, порчи, брака, а также других видов
ущерба. Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его
полностью или частично. С согласия руководителя или администрации
организации он может передать в счет погашения долга за нанесенный ущерб
равноценное имущество (дебет счетов 10, 41 и кредит субсчета 73-2); внести
деньги в кассу (дебет счета 50 и кредит субсчета 73-2) или, если это
возможно, исправить поврежденное имущество. Если стоимость переданного
имущества превысила размер причиненного ущерба, то разница должна быть
возвращена работнику. Размер причиненного ущерба определяется по
фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета в
зависимости от балансовой стоимости (себестоимости) материальных
средств, а для основных средств - по остаточной стоимости.
При хищении, недостаче, умышленной порче (уничтожении) размер
причиненного ущерба определяют исходя из рыночных цен на
соответствующую продукцию (в том числе сложившихся на бирже). По
импортным материальным ценностям ущерб определяют по таможенной
стоимости с учетом уплаченных таможенных пошлин, налоговых платежей и
других затрат организации на получение груза с таможенного склада.
Если ущерб, причиненный работником, не превышает его среднего
месячного заработка, то соответствующая сумма удерживается по
распоряжению (приказу) руководителя. Распоряжение должно быть сделано
не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного ущерба и
обращено к исполнению не ранее семи дней после сообщения работнику.
При пропуске двухнедельного срока возмещение ущерба проводится в
судебном порядке (если работник отказался от добровольного погашения).
26
В дебет субсчета 73-2 суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц,
относятся с кредита счетов 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (за
недостающие материальные ценности), 28 "Брак в производстве" (за потери
от брака продукции) и некоторых других. По кредиту субсчета 73-2
фиксируется погашение сумм материального ущерба путем удержания из
заработной платы членов трудового коллектива (дебет счета 70) и взносов в
погашение задолженности наличными в кассу (дебет счета 50) или на его
расчетный счет (дебет счета 51). Суммы, которые согласно решению суда не
могут быть взысканы с виновного лица по причине его
неплатежеспособности, относят на внереализационные потери (убытки),
дебетуя субсчет 91-2 "Прочие расходы" и кредитуя субсчет 73-2.
В аналогичном порядке отражаются операции по списанию недостач
оборудования (счет 07), незавершенного производства (счет 20),
полуфабрикатов собственного производства (счет 21), готовой продукции
(счет 43) и товаров (счет 41).
В случае недостачи основных средств дебет счета 94 корреспондирует
с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы". Остаточная стоимость
объекта списывается с кредита счета 01 "Основные средства" в дебет счета
91тв. Однако в дебет счета 73 относится лишь часть стоимости, подлежащая
взысканию с виновника, а разница отражается по кредиту субсчета 98-4
"Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и
балансовой стоимостью ценностей".
При изготовлении продукции, оказавшейся браком (т.е. такой, которая
не может быть использована по прямому назначению в силу имеющихся в
ней дефектов), расчеты с работником, по вине которого произошел брак,
отражаются также по субсчету 73-2.
Различают брак исправимый (дефекты устранимы и это хозяйственно
целесообразно) и неисправимый (дефекты неустранимы или хотя и
устранимы, это хозяйственно нецелесообразно). Если допущен исправимый
брак, то сумма потерь (дебет счета 28) будет складываться из расходов,
27
связанных с его исправлением: стоимости материалов (кредит счета 10),
заработной платы, начисленной за исправление брака (кредит счета 70),
платежей во внебюджетные социальные фонды (кредит счета 69 "Расчеты по
социальному страхованию и обеспечению") и части общепроизводственных
расходов (кредит счета 25). Учтенная сумма потерь либо сразу будет
удержана в полном размере (дебет счета 70, кредит счета 28), либо
предварительно списана на дебет субсчета 73-2 в корреспонденции с
кредитом счета 28 и в дальнейшем погашена (кредит субсчета 73-2) путем
удержания из заработной платы (дебет счета 70), внесения наличных средств
в кассу (дебет счета 50) или перечислением на расчетный счет (дебет счета
51).
Если брак неисправим, то потери складываются из стоимости
материалов, израсходованных на бракованные изделия; начисленной
заработной платы по всем проведенным операциям, включая ту, на которой
допущен окончательный брак; начислений во внебюджетные социальные
фонды и соответствующей части общепроизводственных расходов за
минусом стоимости забракованного изделия по цене возможной реализации
(лома).
1.4. Контроль над расчетами по оплате труда, документальное
оформление и учет удержаний из заработной платы
Бухгалтеру важно непросто правильно начислить и выдать
сотрудникам заработную плату, но и документально подтвердить эти
операции. Кроме того, их нужно верно отразить в бухгалтерском учете.
Документальное оформление расчетов по оплате труда может вестись в
той же программе 1С, где ведётся учет всех операций предприятия, в
отельном модуле 1С ЗУП или другими программными средствами.
Заработная плата начисляется ежемесячно за период с 01 по 30 (28 или
31) число, даже если сотрудник отработал всего 1 день (ст. 133 ТК РФ).
28
Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы
используют унифицированные формы первичных учетных документов,
утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04. №1
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1)
применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому
договору. В приказе указываются наименование структурного
подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также
условия приема на работу и характер предстоящей работы. Приказ
подписывается руководителем организации и объявляется работнику под
расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о
приеме на работу, заполняется личная карточка, в бухгалтерии открывается
лицевой счет работника.
Личная карточка работника (форма Т-2) заполняется на лиц, принятых
на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки,
паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и
других документов, предусмотренных законодательством.
Штатное расписание (форма Т-3) применяется для оформления
структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное
расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей,
сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и
месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя.
Изменения в штатное расписание вносится также по приказу руководителя.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма
Т-5) используется для оформления и учета перевода работника на другую
работу в организации. заполняется работником кадровой службы с учетом
письменного согласия работника, подписывается руководителем
организации, объявляется работнику под расписку. На основании данного
приказа делается отметка в личной карточке, лицевом счете, вносится запись
в трудовую книжку.
29
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-
6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых
работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором,
нормативными актами организации, трудовым договором. Составляется
работником кадровой службы, подписывается руководителем организации и
объявляется работнику под расписку. На основании приказа делается запись
в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы,
причитающейся за отпуск, по форме Т-60 "Записка-расчет о предоставлении
отпуска работнику".
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового
договора с работником (форма Т-8) применяется для оформления и учета
увольнения работника. Заполняется сотрудником кадровой службы,
подписывается руководителем организации, объявляется работнику под
расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом
счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме Т-61
"Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с
работником (увольнении)".
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
(форма Т-9) применяется для оформления и учета направлений работника в
командировки. Заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается
руководителем организации. В приказе указываются фамилии и инициалы,
структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также
цели, время и места командировок. Пи необходимости указываются
источники оплаты сумм командировочных расходов.
Командировочное удостоверение (форма Т-10) является документом,
удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.
Выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой службы на
основании приказа о направлении в командировку. В каждом пункте
назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые
заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
30
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении (форма Т-10а) используется для оформления и учета служебного
задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором
работает командируемый сотрудник. Утверждается руководителем
организации и передается в кадровую службу для составления приказа о
направлении в командировку. Лицом, прибывшим из командировки,
составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается
с руководителем структурного подразделения и предоставляется в
бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым
отчетом.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11)
применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
Составляется на основании представления руководителя структурного
подразделения организации, в котором работает сотрудник. Подписывается
руководителем организации, объявляется работнику под расписку. На
основании приказа вносится соответствующая запись в личную карточку
работника и его трудовую книжку.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма Т-12) и
табель учета рабочего времени (форма Т-13) применяются для
осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины. Форма Т-
12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета
заработной платы, а форма Т-13 - только для учета использования рабочего
времени. Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это
лицом, подписываются руководителем структурного подразделения и
кадровой службы и передаются в бухгалтерию.
Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) служит для определения
размера заработной платы и удержаний из этой суммы, кроме того данная
форма является документом для выплаты заработной платы за месяц.
31
Расчетная ведомость (форма Т-51). В ней содержатся все расчеты по
определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам.
Платежная ведомость (форма Т-53) используется для выплаты
заработной платы работникам. В ней указываются фамилии и инициалы
работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении
заработной платы.
Существуют унифицированные формы этих документов. Однако ст. 9
402 — ФЗ от 06.12.11 «О бухгалтерском учете» разрешает предприятиям
разработать их самостоятельно. Главное – утвердить все нововведения в
приказе об учетной политике.
На выданную сумму заработной платы составляется Расходный
кассовый ордер (форма КО-2), номер и дата которого проставляются на
последней странице ведомости.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а)
применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по
произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником
бухгалтерии.
Лицевой счет (форма Т-54), в нем записываются необходимые сведения
о сотруднике, все виды начислений и удержаний из заработной платы за
каждый месяц.
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)
предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и
других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного
отпуска.
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с
работником (увольнении) (форма Т-61) применяется для учета и расчета
причитающейся заработной платы и других выплат работнику при
прекращении действия трудового договора. Составляется работником
кадровой службы. Расчет причитающейся суммы заработной платы и иных
выплат производится работником бухгалтерии.
32
Зарплатные ведомости Т-49, Т-51 и Т-53 должны храниться на
предприятии 50 лет, если они были созданы после 2003 года, как и все
остальные документы по работе с личным составом (ст. 22.1 Закона № 125-
ФЗ от 22.10.04 «Об архивном деле в России» (в ред. от 23.05.2016)). Более
старые дела должны по-прежнему храниться 75 лет.
Для внутреннего контроля соблюдения требований действующего
законодательства контролеру необходимо:
- изучать содержание договоров, которыми оформляются
отношения с работниками;
- проверять правильность оформления кадровых документов.
Трудовые отношения между работником и организацией регулируются
Трудовым кодексом РФ и оформляются трудовым и коллективным
договорами. На основе заключенного с работником трудового договора
издается приказ работодателя о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Трудовой
договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным,
если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя
или его уполномоченного на это представителя (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
Нужно проверять, все ли необходимые сведения и обязательные
условия включены в трудовой договор. Эти сведения и условия перечислены
в частях 1 и 2 статьи 57 ТК РФ соответственно.
Если в процессе проверки выяснится, что трудовой договор не полон,
нужно инициировать его дополнение по правилам части 3 статьи 57 ТК РФ:
недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора
, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору
либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме,
которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
Трудовые договоры с работниками должны быть оформлены в
обязательном порядке. Их не оформление является нарушением трудового
законодательства, предусмотренным частью 3 статьи 5.27 КоАП РФ:
уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового
33
договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически
регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем,
влечет за собой наложение административного штрафа:
- на должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб.;
- на индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 10 000 руб.;
- на юридических лиц – от 50 000 до 100 000 руб.
Самые распространенные ошибки в оформлении документов кадрового
учета:
- отсутствие приказов о предоставлении отпусков, направлении в
командировку, поощрении и т. д.;
- неправильное или несвоевременное оформление приказов;
- отсутствие в приказах обязательных реквизитов, например, подписи
директора, а также сотрудника (свидетельствующей о его ознакомлении и
согласии/несогласии с сутью приказа).
Если деятельность организации проверит трудовая инспекция и
обнаружит неоформленные или неправильно оформленные первичные
документы, реальность произошедших событий (уход сотрудника в
ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком,
пребывание в командировке, получение премии и т. д.), она может поставить
под сомнение обоснованность совершения хозяйственных операций.
От контролера требуется:
1. проверить наличие и правильность оформления первичных
учетных документов по учету труда и его оплаты;
2. проверить правильность и обоснованность начислений
заработной платы сотрудникам и прочих выплат, связанных с оплатой труда;
3. проверить обоснованность и правильность начисления доплат, а
также премий по действующей в организации системе премирования.
Объектами проверки являются:
- счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – правильность
осуществления расчетов с персоналом по оплате труда;