11
содержатся в документах каждого уровня и не противоречат документам
более высокого уровня.
В настоящее время выделяют четыре уровня законодательных и
нормативных документов по организации учёта и оплаты труда.
При организации учёта труда и его оплаты принято использовать
следующие законодательные и нормативные документы первого уровня:
Конституция Российской Федерации [1];
Налоговый кодекс Российской Федерации (ФЗ № 117) [4];
Семейный кодекс Российской Федерации (ФЗ № 223) [5];
Гражданский кодекс Российской Федерации (ФЗ № 14) [6];
Трудовой кодекс Российской Федерации (ФЗ № 197) [7];
Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учёте» [8];
Федеральный закон № 82 «О минимальном размере оплаты
труда»;
Постановление Правительства «О перечне выплат, на которые
не начисляются страховые взносы в фонды обязательного медицинского
страхования»[11];
Постановление Правительства Российской Федерации «Об
особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
Постановление Правительств Российской Федерации «Об
особенностях анправления работников в служебные командировки»;
Постановление Правительства Российской Федерации «О Фонде
социального страхования Российской Федерации»;
Постановление Госкомстата Российской Федерации «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учёту труда и его оплаты».
Второй уровень представлен такими документами как:
Положение по введению бухгалтерского учёта и бухгалтерской
отчётности в Российской Федерации;
12
Третий уровень законодательного регулирования представлен планом
счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности
организации и Инструкцией по его примению.
Четвётрый уровень законодательного регулирования представлен в
виде регулирования взаимоотношений между работодетем и работниками
трудовой деятельности коллектива, оплаты труда и материального
поощрения, работающих на осноаве законодательных актов и принимают
внутренние нормативные документы (коллективный договор, трудовой
договор, контракт, положение о системе оплаты труда, положении о
примировании, положении о вознаграждении по итогам работы за год,
положение о вознаграждении а выслугу лет, штатное расписание,
должностные инструкции).
Заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца (ст.
136 ТК РФ). [3] В соответствии с требованиями ст. 236 ТК РФ при
нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной
платы, оплаты отпуска, различных выплат, которые в свою очередь
причитываются работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой
процентов (денежной компенсации). [3]
Для учёта состава, а также начисления и выплат заработной платы
принято использовать установленные формы первичных учётных
документов на предприятии и в организациях. Ниже в таблице 1.1.
представлен перечень документов по учёту труда и заработной платы.
Таблица 1.1.
Формы документов по учёту личного состава, труда и его оплаты
Шифр
формы
Название
Назначение документа
1
2
3
Т-2
Личная карточка
работника
Учёт персональных данных о работнике
Т-3
Штатное расписание
Оформление структуры, штатного состава и
штатной численности
Т-5
Приказ (расп-ние) о
переводе работника
на другую работу
Оформление и учёт перевода работника на
другую работу в той же организации
13
Шифр
формы
Название
Назначение документа
1
2
3
Т-6
Приказ
(распоряжение) о
предоставлении
отпуска работнику
Оформление и учёт отпусков,
предоставляемых работнику
Т-60
Записка – расчёт о
предоставлении
отпуска работнику
Применяется для учёта и расчёта
причитающейся заработной платы и других
выплат работнику
Т-61
Записка – расчёт при
прекращении
(расторжении)
трудового договора с
работником
(увольнении)
Определена для расчёта причитающейся
работнику заработной платы и других
выплат при предоставлении ему ежегодного
оплачиваемого или иного отпуска
Т - 11
Приказ
(распоряжение) о
поощрении работника
Применяется для оформления и учёта
поощрений за успехи в работе
Т -13
Табель учёта
рабочего времени
Используется для учёта использования
рабочего времени
Т - 49
Расчётно-платёжная
ведомость
Используется для определения суммы
заработной платы, подлежащей к выплате
на руки работникам
Т – 51
Расчётная ведомость
Содержит все расчёты по определению
сумм заработной платы, подлежащих
выплате работникам
Т – 53
Платёжная ведомость
Используется для выплаты заработной
платы
Т - 54
Лицевой счёт
Используется для записи всех видов
начислений, удержаний из заработной
платы на основании первичных документов
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на
руки работникам и сотрудника, необходимо определить сумму заработка за
месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Данные
расчёты производят в расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49),
именно эта расчётно-платёжная ведомость и служит документом для
выплаты заработной платы за месяц. Расчётно-платёжная ведомость
документ, который оформляется при начислении и выплаты через кассу
заработной платы. Также при этом оформляется расходный кассовый ордер
(РКО). Оформление формы № Т-49 происходит на основании сведений
14
учёта табеля рабочего времени. В форме № Т-49 по каждому сотруднику
указывается все начисления и удержания, а также итоговая сумма
заработной платы, которую он должен получить. [24, с.49]
При повременной оплате труда неотъемлемым документом является
табель учёта использования рабочего времени (типовая форма № Т-13).
Этот документ считается внутренним, первичным, накопительным и
оправдательным бухгалтерским документом. Табель учёта рабочего
времени принято считать регистром оперативного учёта рабочего времени.
Каждому работнику, который принят на постоянную, временную,
сезонную работу сроком на один день и более, за исключением
выполняющих работу по договору подряда, присваивается свой
определённый табельный номер, который указывают на всех документах по
учёту труда и заработной платы. [21, с.101]
Важно заметить, что табель учёта рабочего времени открывают или по
организациям в целом или по структурным подразделениям (если такие
имеются). Принято считать, что лицо, которое ведёт табель учёта рабочего
времени, составляет табель в одном экземпляре и передаёт его в расчётный
отдел бухгалтерии один или два раза в месяц (при наличии заработной
платы с авансом).
Табель учёта рабочего времени представляет собой таблицу, где по
горизонтали проставляются дни текущего месяца, а в колонках по
вертикали проводится список фамилий сотрудников. [15, с.94]
Личная карточка работника (форма №Т-2) иными словами личная
карточка государственного служащего (форма №Т-2 ГС) заполняется на
лиц, принятых на работу на основании приказа о приёме на работу,
трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании
учебного заведения, страхового свидетельства государственного
пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учёт в налоговом
органе и других документов, которые предусматривает законодательство
РФ. Также в личные карточки записываются сведения о работнике.
15
Штатное расписание (форма №Т-3) основной документ комплектации
штатной численности и штатного состава. Штатное расписание
применяется для оформления структуры штатного состава и штатной
численности организации. Штатное расписание содержит перечень
структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных
единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной
платы. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением)
руководителя организации или уполномоченного им лица. [19, с.95]
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
(форма №Т - 5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую
работу (форма №Т-5а) применяется для оформления и учёта перевода
работника (работников) на другую работу в организации. Данный документ
заполняется работником кадровой службы при наличии письменного
согласия работника. Важно отметить, что данный документ подписывается
руководителем организации или лицом уполномоченным совершать данные
действия. На основании данного приказа делаются отметки в личной
карточке, лицевом счёте, соответственно заносится запись в трудовую
книжку. [19, с.96]
Далее рассмотрим приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работнику (форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска работникам (форма № Т-6а) данный документ используется для
оформления и учёта отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в
соответствии с законодательством РФ, нормативными документами,
коллективным и трудовым договором. Приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска работнику (работникам) составляется работником
кадровой службы или уполномоченным лицом, подписывается
руководителем организации или уполномоченным лицом совершать данные
действия, объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании
приказа делаются отметки в личной карточки, лицевом счёте и
производится соответствующий расчёт заработной платы,
16
причитывающийся за отпуск. Такие расчёты производят по форме № Т-60
«Записка – расчёт о предоставлении отпуска работнику». [19, с.97]
Записка – расчёт о предоставлении отпуска работнику
предназначается для расчёта причитающихся работнику денежных средств
(заработной платы) и других соответствующих выплат при предоставлении
ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
Далее рассмотрим приказ (распоряжение) о прекращении
(расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т -
8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового
договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) используется для
оформления и учёта увольнения работника (работников). Данный документ
заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем
организации или лицом уполномоченным совершать данные действия,
объявляются работнику (работникам) под расписку. Важно отметить, что на
основании данного приказа делается запись в личной карточке, трудовой
книжке, лицевом счёте, производят расчёт с работником по форме № Т- 61
«Записка - расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с
работником (увольнении)». [19, с.97]
Записка – расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора
с работником (увольнении) (форма № Т- 61) используется для учёта и
расчёта причитающейся заработной платы и других иных выплат работнику
при прекращении действий трудового договора. Данный документ
составляется работником кадровой службы или лицом уполномоченным для
совершения таких действий. Сам расчёт причитающийся заработной платы
и других выплат производится бухгалтерским работником.
Далее рассмотрим приказ (распоряжение) о прекращении работника
(форма № Т - 11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма
№ Т – 11 а) используется для оформления и учёта поощрений за успехи в
работе. Данный документ составляется на основании представлений
руководителя структурного подразделения или организации, в которой
17
работает сам работник. Форма № Т – 11 и форма № Т – 11 а подписывает
руководитель организации или лицо имеющие такие полномочия,
объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании приказа
(распоряжения) вносятся соответствующие отметки в личную карточку
работника и его трудовую книжку. [19, с.98]
Как уже указывалось ранее табель рабочего времени и расчёта оплаты
труда (форма № Т -12) и табель учёта рабочего времени (форма № Т - 13)
используются для отслеживания табельного учёта, контроля трудовой
дисциплины, и составления статистической отчётности по труду.
Форма № Т – 12 используется для учёта использования рабочего времени и
расчёта заработной платы, в форма № Т-13 – только для учёта
использования рабочего времени . [35, с.154]
Важно отметить, что табельный учёт охватывает всех работников
организации и структурных подразделений. Каждому из них присваивается
определённый табельный номер, который отражается во всех документах,
касающихся учёта труда и заработной платы. Табель учёта рабочего
времени заключается в ежедневной регистрации работников на работу (явка
или не явка).
Все первичные документы не зависимо от формы содержат в себе
реквизиты (показатели), а именно место работы (цех, участок, отделение);
время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество
и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера, разряды
рабочих и многое другое.
Важно отметить, что оформление первичных документов по учёту
выработке и выполненных работ вместе с другими дополнительными
документами (листами на оплату, на доплату, актами о браке и др.)
передаются бухгалтеру.
Более подробно рассмотрим форму № Т-49 (расчётно-платёжная
ведомость), которая служит основным документом для выплаты заработной
платы за месяц. В левой части расчётно-платёжной ведомости
18
записываются суммы начисления заработной платы по её видам (сдельно,
повременно, премии и другие прочие выплаты), а в противоположной
правой части – утверждения по их видам и суммы к выдаче. Важно
отметить, что на каждого работника в расчётно-платёжной ведомости
отводят одну строку.
В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчётно-платёжных
ведомостей применяют отдельно расчётные ведомости (форма № Т-51) и
платёжные ведомости (форма № Т-53). В данной расчетной ведомости
содержаться расчёты по определению заработной платы, которую должен
получить работник. Платёжную ведомость используют для выплаты
заработной платы. [19, с.99]
Аванс – это некоторая денежная сумма или другая имущественная
ценность, которую при наличии двух встречных обязательств одна из
сторон передаёт другой в исполнении своего обязательства.
За частую аванс за первую половину месяца обычно выдают по
платёжным ведомостям. Заработную плату выдают из кассы в течении трёх
дней. По истечении данного срока кассир против фамилий работников,
которые не получили заработную плату, делают отметку «Депонированно»,
при этом составляют реестр не выданной заработной платы. Суммы, не
выданные в срок заработной платы, по истечения срока сдаются в банк на
расчетный счёт. [19, с.99]
На выданную сумму заработной платы составляется кассовый ордер
(форма № КО-2). Также работником бухгалтерии ведётся журнал
регистрации платёжных ведомостей по произведенным выплатам
работникам организации.
Выплаты, которые не совпадают с временем выдачи заработной платы
(внеплановый аванс, отпускные и т.д.), производят на расходы кассовым
ордером, на который принято делать пометку «разовый расчёт по
заработной плате».
19
Следовательно, расчётно-платёжная ведомость выполняет функцию
– расчётного документа, платёжного документа, и кроме того, в свою
очередь служит регистром аналитического учёта расчётов с работниками по
оплате труда.
Практика использования расчётно-платёжный ведомостей для
подсчёта средней заработной платы (за определённый период) указывает на
своё неудобство, так как работнику бухгалтерии приходится делать
трудоёмкие выборки из различных ведомостей. Именно поэтому в
организациях принято открывать лицевые счета для каждого работника
(форма № Т-54 и форма Т-54а). В эти формы вписываются необходимые
сведения о самом работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж
работы, время поступления на работу и д.р.) все виды начислений и
удержаний из заработной платы за каждый месяц. По содержанию этих
данных легко рассчитать средний заработок за любой период времени. [19,
с.99]
Форму № Т-54 принято применять для записи всех видов начислений
и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по
учёту выработки и выполненных работ, отработанного времени и других
документов на разные иные виды оплаты. Именно поэтому на основании
данного лицевого счёта составляют расчётную ведомость по форме № Т-51.
Форму № Т-54а применяют при обработке учётных данных с
применением средств вычислительной техники. Данная форма содержит
только условно-постоянные реквизиты работника.
Важно заметить, что данные по учёту заработной платы, полученные
на бумажных носителях, вкладываются каждый месяц в лицевой счёт. [18,
с.254]
В зависимости от выполненных работ заработная плата можете
включаться в состав расходов по обычным видам деятельности в расходы
будущих периодов.
20
Порядок учёта оплаты труда в организациях, основывается на
следующих правилах:
1. Заработная плата работнику устанавливается на основании
трудового договора в соответствии с действующими у работодателя
системами оплаты труда (ч. 1 ст. 135 ТК РФ). [3]
2. Системы оплаты труда, включающие в себя размеры тарифных
ставок, окладов, доплат и надбавок, а также системы премирования
устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными
нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством (ч. 2
ст. 135 ТК РФ). [3]
3. Локальные акты, устанавливающие системы оплаты труда,
принимаются работодателем с учетом мнения профсоюза (ч. 4 ст. 135 ТК
РФ). [3] В ином случае их нельзя применять. Тогда нужно ориентироваться
на нормы трудового законодательства, коллективный договор, соглашения
(ч. 4 ст. 8 ТК РФ). [3]
4. Работодатель обязан знакомить работников под роспись с
принимаемыми локальными актами, непосредственно связанными с их
трудовой деятельностью (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). [3]
5. Локальный акт вступает в силу со дня его принятия
работодателем либо со дня, указанного в этом акте. Применяется он к
отношениям, возникшим после введения его в действие.
Подводя итог выше изложенного можно сделать вывод, что
основными и первоначальными документами является; штатное расписание,
личная карточка работника, приказ (распоряжение) о переводе работника на
другую работу, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работнику, записка – расчёт о предоставлении отпуска работнику, приказ
(распоряжение) о прекращении трудового договора с работником
(увольнении), записка – расчёт при прекращении (расторжении) трудового
договора с работником (увольнении), приказ (распоряжение) о поощрении