46
своевременную передачу счетов, счетов-фактур, актов выполненных
работ и других документов в Бухгалтерию;
внесение корректировок в финансовые планы и бюджеты
подразделений по согласованию с ОУУиБ;
ведение систематического контроля и наблюдения за выполнение
финансовых планов и бюджетов подразделений;
взаимодействие с ОУУиБ по методике и регламенту бюджетирования.
Бюджеты ЦФО и отчеты об их исполнении составляются Отделом
управленческого учета и бюджетирования (ОУУиБ).
Бюджетирование направления деятельности «Развитие» в рамках фирмы
не ведется.
В Компании используются следующие виды бюджетов – бюджет доходов
и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС),
управленческий баланс, отчет по остаткам (денежные средства, дебиторская и
кредиторская задолженность, товары на складах и в пути).
Для всех направлений деятельности устанавливается универсальный цикл
бюджетирования – 1 год. В качестве начала бюджетного периода
устанавливается дата – 1 января соответствующего календарного года.
Все бюджеты разрабатываются на плановые периода – год и месяц.
Структура Регламента процедуры бюджетирования представлена на
рисунке 4.
47
Планирование
«Сверху»
Планирование
«Снизу»
Годовое
бюджетирование
Годовая
отчетность и
анализ
Актуализация
месячных
бюджетов
Сбор данных
по объектам
учета
Месячное
бюджетирование
Контроль
месячных
бюджетов
Ежемесячная
отчетность
Составление
реестров
платежей
Контроль
бюджетных
расходов
Ежедневный
контроль платежей
Утверждение
реестров
Проведение
платежей
Рисунок 4 – Структура Регламента процедуры бюджетирования
Процедура бюджетирования включает четыре взаимосвязанных частных
процедуры: Процедуру формирования годового бюджета Компании, процедуру
месячного бюджетирования, процедура ежедневного контроля платежей и
процедуру формирования и анализа годовой управленческой отчетности,
которые будут подробно описаны далее.
Ответственность за организацию процесса бюджетирования в
соответствии с «Положением о бюджетировании» и настоящей Процедурой
несет Генеральный директор.
Формирование годового бюджета организации.
Дата начала годового планирования определяется соответствующим
приказом Генерального директора.
Годовой бюджет на следующий финансовый год утверждается ежегодно
до 10 декабря текущего года.
Исполнителей и участников процедуры, представим в таблице 10.
48
Таблица 10
Исполнители и участники процедуры бюджетирования
№
Тип участия
Организационная
единица
Описание функции
1.
Контролирующий
Генеральный директор
Организует процесс
бюджетирования в соответствии с
настоящей Процедурой. Утверждает
годовые бюджеты и контролирует их
исполнение.
2.
Ответственный
3.
Поддерживающий
Бюджетный комитет
Разрешает сложные ситуации
бюджетирования.
Начальник Отдела ИТО
Развивает и поддерживает
автоматизацию бюджетирования.
Начальник Отдела
управленческого учета
и бюджетирования
Развивает методологию и
автоматизацию бюджетирования.
Руководитель
Направления
Участвует в формировании годового
бюджета Направлений.
4.
Согласующий
Представитель,
назначенный
Учредителем Общества
Согласовывает планы развития,
ключевые финансовые показатели и
годовые бюджеты.
Содержание деятельности процедуры «Формирование годового бюджета
Компании».
Процедура формирования годового бюджета компании определяет
последовательность действий участников процесса планирования и
утверждения годовых бюджетов компании и направлений деятельности.
Годовое планирование компании («Сверху»)
Годовое планирование (составление годовых бюджетов «сверху»)
осуществляется перед началом следующего финансового года на основе
разработанных стратегических планов, определяющих требуемый уровень
показателей эффективности деятельности компании. Горизонтом планирования
является 1 год, шагом планирования – 1 месяц.
Процесс годового планирования на уровне компании начинается в
сентябре месяце, длительность процесса – 15 рабочих дней. Дата начала
определяется Приказом Генерального директора. Проект Приказа о начале
49
процедуры годового планирования готовится для утверждения Начальником
ОУУиБ.
Перед формированием и утверждением финансовых, операционных и
функциональных бюджетов на предстоящий год, Генеральный директор вместе
с Собственниками утверждает стратегические цели, на следующий год,
стоящие перед Компанией в целом и отдельными Направлениями деятельности
в частности. После этого Отделом управленческого учета и бюджетирования
(ОУУиБ) рассчитываются целевые финансовые показатели, которые являются
ориентиром при осуществлении процесса годового планирования. Перечень
целевых финансовых показателей приведен в «Положении о бюджетировании».
При определении значений целевых финансовых показателей на предстоящий
год Начальником ОУУиБ используются статистические данные прошлых
отчетных периодов.
Утвержденные Генеральным директором значения целевых финансовых
показателей доводятся до сведения руководителей Направлений деятельности –
ЦФО Компании. На основе плана развития Компании (плане ввода новых
объектов) на будущий финансовый год и заданных целевых финансовых
показателей руководителями Направлений деятельности предоставляется
обоснование следующих прогнозируемых данных:
продажи, закупки и маржинальный доход Направлений деятельности;
договорные расходы (аренда, ФОТ, налоги);
расходы на запуск новых объектов.
Предоставленные руководителями Направлений деятельности данные
поступают в ОУУиБ для обработки и дальнейшего предоставления на
согласование Представителю, назначенному Учредителем Общества.
Согласованные маржинальный доход и общая сумма операционных расходов
Компании утверждаются генеральным директором.
На основании утвержденной общей суммы операционных расходов
Компании начальником ОУУиБ формируются целевые значения статей
50
операционных расходов, которые также согласовываются с учредителем
общества, и утверждаются генеральным директором.
Годовое планирование бюджетов направлений деятельности («Сверху»)
В срок до 31 октября осуществляется годовое планирование бюджетов
Направлений деятельности на основании утвержденных целевых финансовых
показателей и целевых значений статей операционных расходов (планирование
«Сверху»).
Для формирования договорной и нормативной части расходов
Направлений руководителями направлений деятельности в ОУУиБ
предоставляются данные по детерминированной части операционных расходов.
Одновременно руководители направлений деятельности представляют
заявки на услуги в обеспечивающие подразделения на планируемый период.
Руководителями обеспечивающих подразделений (ИТО, Отдел по работе с
персоналом, АХО, Отдел правового обеспечения) формируются бюджеты
расходов подразделений с учетом заявок направлений. Данные по
функциональных расходам предоставляются руководителями обеспечивающих
подразделений в ОУУиБ.
После анализа статистических данных в обоснование нормативов
операционных расходов и корректировки функциональных расходов начальник
ОУУиБ формирует общую сумму операционных расходов к распределению по
лимитам на мероприятия. Нормативы операционных расходов утверждаются
генеральным директором.
С учетом утвержденных нормативов операционных расходов
руководителями направлений деятельности в срок до 31 октября
осуществляется подготовка бюджета доходов и расходов (БДР) направления на
будущий год. На основании БДР направлений начальником ОУУиБ
формируется общий БДР Компании с разбивкой по Направлениям
деятельности, который представляется на обсуждение бюджетному комитету
компании и согласование учредителю общества.
51
Если предоставленный на рассмотрение Бюджетного комитета годовой
БДР компании и направлений не удовлетворяет текущим потребностям
компании и не дает возможности формирования бездефицитного бюджета,
начальником ОУУиБ определяются причины отклонений, производится
повторный расчет скорректированного годового БДР компании и направлений,
который, после повторного согласования, утверждается генеральным
директором.
Формирование годовых бюджетов компании и направлений деятельности
(«Снизу»).
В соответствии с утвержденными годовыми БДР компании и
Направлений деятельности производится формирование бюджетов «Снизу»,
детализирующее строки бюджета по месяцам и строкам расходов.
Ответственные по строкам расходов заполняют и предоставляют
руководителям направлений строки годового БДР с разбивкой по месяцам и
детализированным статьям расходов, заполненные по форме «БДР направления
«Снизу». Руководители направлений формируют детализированный годовой
БДР направления и передают его в ОУУиБ в срок до 30 ноября, после чего
начальник ОУУи Б предоставляет годовой БДР Компании с разбивкой по
месяцам и детализированными статьями расходов на рассмотрение
бюджетному комитету и генеральному директору.
После согласования всех проблемных показателей и бюджетов начальник
ОУУиБ проводит окончательный расчет годового БДР Компании и до 10
декабря передает его на утверждение генеральному директору. Утвержденные
годовые бюджеты являются основой оперативного финансового управления в
течение всего года.
Процедура OR13.2 Месячное бюджетирование компании.
Начало выполнения. Актуализация месячных бюджетов.
Требования к срокам. Ежемесячно, начало процедуры планирования 15-го
числа каждого месяца до наступления планируемого периода, сдача отчетности
за период – до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
52
В таблице 11 представим исполнителей и участников процедуры
месячного планирования на ООО «Норд».
Таблица 11
Исполнители и участники процедуры
№
Тип участия
Организационная
единица
Описание функции
1.
Информируемый
Представитель,
назначенный
Учредителем
Общества, а также
Собственники
Получают отчеты и анализ по
исполнению бюджетов.
2.
Ответственный
Начальник Отдела
управленческого учета
и бюджетирования
Организует процесс месячного
бюджетирования, контролирует
исполнение бюджетов.
3.
Поддерживающий
Руководитель
Направления
Обосновывает месячные бюджеты
Направлений и корректировки по
ним.
Руководитель
подразделения
Предоставляет актуальные
месячные бюджеты ЦФО.
Специалист
бюджетирования
Формирует сводные бюджеты
Компании и контролирует
соответствие годовым бюджетам.
4.
Утверждающий
Генеральный директор
Утверждает месячные бюджеты и
отчеты по ним.
Содержание деятельности процедуры «OR13.2 Месячное
бюджетирование Компании».
Процедура месячного бюджетирования производится с целью контроля
исполнения бюджетов в течение финансового года.
Месячное планирование – актуализация месячных бюджетов
Перед началом каждого месяца производится уточнение месячных
бюджетов.
До 15-го числа каждого месяца ОУУиБ в адрес ответственных по срокам
расходов направляются электронные письма-уведомления на формирование
необходимых первичных планов и бюджетов. Ответственные по срокам
расходов корректируют строки БДР Направления на предстоящий месяц и
передают их на согласование руководителю Направления, который в свою
очередь формирует БДР Направления деятельности на месяц с учетом
утвержденных лимитов по годовому плану.
53
Скорректированные БДР Направлений на предстоящий месяц
предоставляются в ОУУиБ до 20-го числа текущего месяца для
предварительной проверки. До 25-го числа специалист бюджетирования
ОУУиБ формирует сводный месячный БДР Компании и готовит сводный
месячный Бюджет движений денежных средств (БДДС) Компании.
Начальником ОУУБ производится проверка сводного месячного БДР Компании
на соответствие годовому БДР Компании, а затем БДР и БДДС Компании на
предстоящий месяц предаются на согласование Генеральному директору.
В случае наличия дефицита денежных средств или превышения базовых
лимитов в подготовленных документах, Генеральным директором может быть
принято решение о сокращении статей расходов Компании, либо
корректировки доходной части.
Начальник ОУУиБ в срок до 28 числа текущего месяца дорабатывает
проекты БДР и БДДС путем внесения изменений и дополнений и согласовывает
с Генеральным директором, который до 30-го числа текущего месяца
представляет бюджеты на предстоящий месяц на рассмотрение и утверждение в
Бюджетный комитет и Представителю, назначенному Учредителем Общества.
В случае резкого изменения внутренних и внешних факторов по
отдельному распоряжению Генерального директора могут проводиться
внеплановые совещания Бюджетного комитета для корректировки принятых
бюджетов.
Исполнение месячных бюджетов.
В течение месяца ОУУиБ осуществляется по объектный учет и контроль
исполнения утвержденного БДР Компании и Направлений деятельности.
Начальником ОУУиБ организует процесс сбора и обработки первичной
информации по объектам учета (АЗС, магазинам и т.п.) необходимой для
управленческого учета и последующей загрузки ее в базу бухгалтерского учета
после проведения сверок. ОУУиБ подконтрольны:
доставка сменных отчетов;
занесение первичной информации в базу данных;
54
проведение сверок с контрагентами (поставщиками, потребителями);
подсчет талонов, сверка их количества, типов, сроков действия;
получение и загрузка транзакций по картам, проведение сверок;
разнесение ведомостей, сверка с потребителями;
контроль остатков НП по поставщикам и договорам, проведение
перемещений товара;
формирование документов покупателям НП;
учет дополнительных приходов;
общая проверка данных и перенос документов сменного отчета в базу
бухгалтерского учета.
Техническую поддержку баз данных управленческой информации
осуществляют:
начальник ОУУиБ в части администрирования первичных баз данных;
начальник ИТО в части обеспечения функционирования и доработки
программных продуктов, необходимых для получения управленческой
информации.
Контроль исполнения месячных бюджетов. Контроль исполнения
месячных бюджетов осуществляет начальник ОУУиБ. Ежедневно
специалистом бюджетирования ОУУиБ производится постатейный контроль
исполнения БДР и БДДС на основе предоставляемых учетных данных.
Отчетность по исполнению месячных бюджетов. По истечении каждого
месяца в течение финансового года начальником ОУУиБ подготавливается и
предоставляется генеральному директору отчетность по исполнению месячных
бюджетов.
До 5-го числа каждого месяца во все информационные базы должны быть
занесены данные по реализации и сделаны соответствующие проводки.
Начальником ОУУиБ составляется сводный отчет о реализации
нефтепродуктов, ТНП, перевозкам.
55
С 7-го по 12-е число месяца, следующего за отчетным, специалист
бюджетирования ОУУиБ осуществляет формирование доходов и разбивку
наличных и безналичных расходов по коммерческим АЗС. На основании этих
данных Начальником ОУУиБ готовится Отчет по прибылям собственникам
АЗС.
До 03 числа каждого месяца все руководители структурных
подразделений и исполнители передают в казначейство отчеты по
расходованию денежных средств за прошедший финансовый период.
Бухгалтерия до 03 числа оформляет все соответствующие проводки с
кредита 51 счетов с соответствующей аналитикой. При оформлении проводки
указывается направление расхода, статья расхода, код подразделения,
совершающего данный расход.
На основании указанной информации, фактических оплат с расчетных
счетов Начальником ОУУиБ до 15-го числа месяца, следующего за отчетным,
готовится Отчет об исполнении БДДС за прошедший месяц.
До 14-го числа месяца, следующего за отчетным, на рассмотрение
генеральному директору начальник ОУУиБ предоставляет сводный отчет по
дивидендам арендованных АЗС.
До 15 числа каждого месяца все ответственные исполнители передают в
Бухгалтерию счета, счета-фактуры, акты выполненных работ за прошедший
финансовый период. Бухгалтерия до 20 числа оформляет все проводки с
соответствующей аналитикой, а также прогнозируемые расходы (при
необходимости) до окончания текущего финансового периода.
На основании вышеуказанной информации специалист бюджетирования
ОУУиБ формирует управленческий бюджет доходов и расходов – отчет о
прибылях и убытках (ОПУ) с распределением издержек между ЦФО. начальник
ОУУиБ производит анализ издержек ЦФО и предоставляет ОПУ на
рассмотрение генеральному директору до 25-го числа месяца, следующего за
отчетным.