22
возможность управленцам определить свои процессы, организовать их
выполнение, а также кардинально повысить качество, эффективность,
настроив каждый процесс таким образом, чтобы его результаты приводили
к достижению поставленных бизнес-целей с помощью технологической
гибкости и интеграции [15].
Современные методы управления компанией все чаще заимствуют
иностранные методики и технологии. Одна из таких методик разбивает
всю рутинную работу на элементарные составляющие и затем подробно
описывает каждый полученный бизнес-процесс. Это занимает довольно
много времени, но выведенная схема позволяет находить и слабые места, и
чрезмерно раздутые функциональные обязанности, и нечетко
поставленные задачи. Единожды потратив время, менеджмент может
передать часть своей ответственности вниз по иерархической лестнице,
освободив себе время для стратегического планирования [13].
Как уже многократно отмечалось, любой процесс должен быть чем-
то измерен. Это необходимо в первую очередь для оценки эффективности
всей деятельности предприятия. Чаще всего эксперты рекомендуют
тестировать бизнес-процессы по четырем показателям:
- время,
- издержки,
- качество,
- количество.
Но модели бизнес-процессов динамичны и разнообразны. Поэтому
зачастую недостаточно оценить только скорость выполнения работы;
необходимо учесть и условия труда, и инфраструктуру предприятия.
Кроме того, практически все отрасли не могут существовать без
поставщиков, финансов, логистики и партнеров.
Это тоже измеряемые показатели. И, конечно, нельзя забывать об
информации и человеческом факторе. Чем больше уровень подготовки
23
специалиста, тем меньше времени ему потребуется на ознакомление с
инструкциями и входящей информацией.
На существование и развитие предприятия в нестабильном
капиталистическом мире оказывают влияние факторы, протекающие во
внутренней и во внешней среде. Факторы внешней среды предприятия -
это факторы, на которые предприятие не в состоянии оказать влияние или
это влияние ограниченно. К ним относятся политические факторы,
социокультурные факторы, экономика, технологии, правовые факторы,
конкуренты, научно-технологический прогресс и др.
Факторы внутренней среды предприятия возникают в результате
деятельности самого предприятия. К ним относятся производство,
персонал, основные средства, маркетинг, организация управления,
финансы и учет. При этом факторы протекающие внутри организации
усиливают или ослабляют влияние внешних факторов на деятельность
предприятия.
Многие металлургические предприятия в России после развала
СССР основу принципов управления и производства не поменяли или
поменяли не полностью, а положительный опыт накопленный годами
растеряли, в связи с чем на таких предприятиях не была проведена
адаптация внутренней среды к пришедшему на смену социализму
капитализма.
В результате в сложившейся ситуации такие предприятия по своему
развитию оказались в подвешенном состоянии, что ведет их к кризисной
ситуации - они на грани банкротства. Предприятия продолжают
осуществлять свою деятельность по принципам плановой экономики,
функционального подхода к управлению, с использованием устаревших
систем коммуникаций, устаревших технических и технологических
средств производства. И как показывает опыт, на таких предприятиях, как
правило, инновационная деятельность не развита или развита очень слабо,
24
в результате чего на очень низком уровне используется мировой потенциал
инноваций.
В условиях современной бизнес-среды, в целях повышения
операционной эффективности все больше и больше компаний принимает
решение о реализации проектов по описанию и оптимизации своих бизнес-
процессов. Тем не менее, такие проекты, как и любая другая деятельность
по совершенствованию, могут привести как к положительным, так и к
отрицательным результатам. Мировой опыт прогрессивного развития
предприятий имеет множество положительных примеров применения
одного из инструментариев по улучшению хозяйственной деятельности -
это реинжиниринг бизнес-процессов. Успех применения этого
инструментария в практической деятельности предприятия будет
характеризоваться улучшениями системы показателей, характеризующих
эффективность и результативность бизнес-процессов. Определения
«реинжиниринг бизнес-процессов» приведены в таблице 2.
Разработкой данного вопроса занимались И.В. Прангишвили, О.В.
Лускатова, Н.В. Молоткова и др.
Таблица 2 - Определения понятия «реинжиниринг бизнес-процесса»
Автор
Определение: реинжиниринг бизнес процесса
Мазур И.И., Шапиро В.Д.
Метод кардинальной перестройки бизнес-процессов в целях
достижения качественно иного, более высокого уровня
показателей производственно-хозяйственной деятельности
предприятия
Johansson Н., McHugh Р.,
Репй1еЬигу J.
Способ достижения предприятием радикальных изменений в
функционировании (изменения затрат, длительности цикла,
качества и сервиса), использующий различные инструменты
и технологии, рассматривающий процесс функционирования
предприятия не как набор функций, а как набор
взаимосвязанных, ориентированных на клиента основных
бизнес-процессов.
Патюрель Р.
Быстрое и радикальное реконструирование стратегических
процедур производственного характера с целью оптимизации
рабочих потоков и производительности.
Сегодня на большинстве предприятий России руководство является
25
не процесс-ориентированными, как показывает практика, они в основном
уделяют больше внимания на элементы бизнес-процесса в отдельности,
например, на людей, на технические и технологические вопросы, на
структуры предприятия.
В то время как предприятие является сложной организационной
системой, подобно живому организму, в котором все элементы
взаимосвязаны и влияют друг на друга и при этом еще получается
синергетический эффект (при взаимодействии двух различных свойств,
возникает третье). Это говорит о том, что на предприятии все процессы
надо рассматривать в комплексе (системе), выраженном через систему
бизнес-процессов.
Для начала покажем, в чем сложность и что является причинами
неудач проведения реинжиниринга бизнес-процессов на российских
предприятиях. А затем раскроем принципы эффективного реинжиниринга
бизнес-процессов, что позволит избежать ошибок на самом начальном
этапе реинжиниринга.
Правильное задание и планирование пути проведения
реинжиниринга бизнес-процессов является залогом успеха и достижения
цели при внедрении инновации [13].
Опыт показывает, что не всегда получается успешно провести
реинжиниринг бизнес-процессов и зачастую не получается его довести до
конца. Это связанно с рядом факторов и невыполнения основных
требований по реализации реинжиниринга.
К факторам, влияющим на реинжиниринг бизнес процессов,
относятся:
а) Заинтересованность руководства. Руководство должно быть
вовлечено в процесс, либо делегировать полномочия вести проект по
реинжинирингу, в противном случае большая вероятность не реализации
из-за того, что руководитель может в силу не вовлеченности в проект не
26
знать всех тонкостей и в последующем его отвергнуть.
б) Не корректная постановка целей. Это часто приводит к тому, что
от рабочей группы требуют таких результатов, для реализации которых
недостаточно либо времени, либо ресурсов, либо заинтересованности
руководства.
в) Технологическая поддержка. Наличие методологий, технологий
необходимых для достижения результатов.
г) Сотрудники. Готовность принять участие в проекте, иначе будут
обузой, будут давать ложную информацию, будут саботировать.
д) Коммуникации, обеспечивающие бесперебойность, точность
информации, обратную связь.
е) Финансирование.
Основными требованиями для реализации реинжиниринга бизнес-
процессов является выполнение этапов, которые регламентируют
последовательность выполнения действий: [14]
а) Подготовительный этап. Основная цель его это создание
команды, состоящей из руководителей и сотрудников организации,
проникших философией проекта, понимающих цель проекта и
последовательность выполнения шагов по достижению этой цели. Наличие
утвержденной корпоративной методики по моделированию бизнес-
процессов.
б) Моделирование и анализ бизнес-процессов «как есть». Цель
этапа заключается в получении моделей бизнес-процессов и данных
анализа этих моделей, которые в последующем используются при
разработке регламентирующих документов и реинжиниринге бизнес-
процессов.
в) Моделирование бизнес-процессов «как должно быть». Этот этап
позволяет получить прогностические показатели бизнес-процессов после
реинжиниринга.
27
г) Подготовка и внедрение изменений в бизнес-процессах. Этап 3 и
этап 4 объединяются в один временной интервал, дело в том, что при
моделировании «как должно быть» сразу невозможно получить рабочую
модель, это связано с многофакторным влиянием и синергетическим
эффектом от этих влияний на конечный результат. В последствии
приходится корректировать исходную модель «как должно быть», чтобы
получить ожидаемый результат. В итоге реализации проекта бизнес-
процессы должны стать наиболее эффективны; быть документы,
регламентирующие бизнес-процессы; соответствующая бизнес-процессам
организационная структура.
Имеющиеся подходы реинжиниринга обладают узкой предметной и
проблемной ориентацией и имеют недостатки:
- Регламентируют реинжиниринг бизнес-процессов на уровне
здравого смысла.
- Отсутствует система показателей и критериев, описывающая
бизнес-процесс как динамическую систему элементов, изменение которых
необходимо при внедрении инновационных технологий.
- Отсутствуют четкие методы анализа, оценки и проведения
реинжиниринга бизнес-процессов при внедрении инновационной
технологии.
Исследование и анализ теоретико-методологической основы бизнес-
процессов, реинжиниринга бизнес-процессов позволяют сделать выводы:
1. Глобальное распространение в научной деятельности учения о
процессном подходе к управлению и его совершенствовании породили
большое количество определений ключевых понятий, в связи с чем в
производственной деятельности возникла путаницы в ключевых понятиях.
На основании этого были исследованы различные взгляды ученых и были
даны исчерпывающие определения ключевым понятиям, показана их роль
в деятельности предприятия
28
2. В рыночной экономике при возросшем уровне конкуренции
активизировалась инновационная деятельность, способствующая
повышению эффективности деятельности предприятий. В связи с этим
становится необходимым проводить реинжиниринг бизнес-процесса с
целью максимального использования их потенциала при дальнейшей
реализации бизнес-процессов.
3. В исследуемой торговой компании отсутствуют методы
проведения реинжиниринга бизнес-процессов, подходы к анализу и оценке
бизнес-процессов после реинжиниринга при внедрении инновационных
технологий.
Все чаще и чаще компании стараются автоматизировать управление
бизнес-процессами [15].
В основе большинства методологий моделирования сейчас
положены принципы структурного анализа и проектирования (SADT -
Structured Analysis and Design Technique), а также некоторые
алгоритмические языки. Можно говорить о существовании нескольких
основных моделей анализа бизнес-процессов [16]:
- Business Process Modeling - собственно, моделирование -
раскрывает функциональную сторону существования фирмы.
- Work Flow Modeling - описывает потоки работ и похож на
составление блок-схем.
- Data Flow Modeling - в отличие от предыдущего, описывает потоки
данных (информации); предназначен для составления последовательности
операций.
Крупные бизнес-процессы рекомендуют описывать в отдельном
документе, который называется «Регламент производства работ». Все, что
носит менее значимый характер или состоит из небольшого количества
простых операций, принято описывать в должностных инструкциях.
При составлении регламента необходимо учитывать условия цикла
29
постоянного совершенствования деятельности предприятия (модель
Шухарта-Деминга). Ее положения утверждают, что оптимизация и
улучшение - бесконечные процессы. То есть в управлении предприятием
есть некий замкнутый цикл, состоящий из таких управленческих решений:
планирование, выполнение, контроль, корректировка.
Разработка модели должна проводиться в соответствии с бизнес-
правилами. В качестве общепринятых правил выступает нормативно -
законодательная база государства, на территории которого работает
предприятие. Вторым базисом модели является корпоративная политика
компании. Внедряя систему менеджмента качества, необходимо
позаботиться о разработке и унификации бизнес-процессов.
Доведение до каждого сотрудника значимости создания
эффективной модели бизнес-процессов - задача высшего руководства.
Ведь именно налаженная и тщательно проработанная система позволит не
только упростить получение предприятием сертификатов соответствия
международным стандартам качества ISO 9001:2008, но и значительно
повысить эффективность работы каждого сотрудника. Оба названных
фактора приводят компанию к повышению конкурентоспособности на
рынке, что, в свою очередь, благотворно сказывается как на инвесторах,
так и на клиентах [16].
Управление процессами обеспечивается благодаря выполнению
четырех условий, тесно взаимосвязанных между собой. Это планирование,
организация, мотивация и контроль.
Так, с выполнением функции планирования решаются задачи,
которыми определены цели субъекта хозяйствования и порядок действия
его сотрудников для достижения указанных целей. Планирование как
функция, направленная на управление процессами, должна освещать три
основных аспекта [17]:
- оценка руководителями различных сторон организации (сильных и
30
слабых) в таких сферах деятельности, как маркетинг, финансы,
производство, трудовые ресурсы и научные исследования. Все
мероприятия должны ориентироваться на реальность достижения целей
организации.
- при оценке возможностей организации и угрозы в форме
конкуренции исследуется платежеспособность клиентов, действующее
законодательство, экономические условия и политические факторы.
- принятие руководителем решения с конкретным распределением
обязанностей между сотрудниками предприятия для достижения
поставленных целей.
Осуществляя управление процессами, руководитель стремится к
определению основных направлений усилий с целью принятия решения об
обеспечении реализации целей всех членов данного субъекта
хозяйствования. Иначе говоря, планирование является одним из способов,
при помощи которого руководством обеспечивается единое направление
действий членов рассматриваемой организации.
При рассмотрении такой функции процесса управления, как
организация, необходимо уточнить следующее. Организовать - это значит
создать некоторую структуру. При этом можно отметить существование
большого количества элементов, подлежащих структурированию для
оптимального выполнения организацией задач и для достижения своей
цели. Элементами организации принято считать работу и людей [18].
Управление бизнес-процессами невозможно без мотивации. Другими
словами, даже при отлично составленных планах и самой совершенной
структуре организации все это теряет смысл при отсутствии выполнения
фактической работы. Поэтому основной задачей мотивации является
выполнение членами организации работы, исходя из делегированных им
обязанностей и в соответствии с утвержденным планом.
То есть управление процессами будет рассмотрено не в полном
31
объеме без исследования такой функции, как контроль, осуществляемый
на предприятии. Руководством планируется достижение цели на
конкретный день, месяц или год.
Во избежание возникновения некоторых рисков и неблагоприятных
событий руководитель субъекта хозяйствования должен своевременно их
предупредить и принять соответствующие меры. Причинами
возникновения указанных рисков могут быть такие факторы: отказ
работников выполнять запланированные мероприятия, изменения в
законодательстве.
В первой главе были рассмотрены Теоретические аспекты
управления бизнес-процессами торговой компании. Изучены основные
известные понятия бизнес – процессов. Описана классификация бизнес –
процессов. Отмечены определения понятия «реинжиниринг бизнес-
процесса»