45
Постоянный состав команды хорош для проектной организации по
следующим причинам:
1. Члены команды хорошо работают вместе, наблюдается высокая
сплоченность сотрудников;
2. Члены команды психологически совместимы и способны к
самоорганизации;
3. Каждый в команде четко знает свои обязанности и полномочия;
4. Команда имеет опыт работы в подобных проектах;
5. Команда разработала определенные методы работы, стандарты
поведения и т. д.
Список задач проекта
Планирование подготовки выставки необходимо составить подробный
перечень вещей и предметов, которые будут (должны) быть приняты на
выставку.
Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей,
гарантирует своевременное пополнение «стратегических запасов» фирмы на
стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.
Другим важным документом является Анкета. Для учета (опроса) посетителей
стенда. Для накопления достоверной статистической информации руководство
компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их
следования.
Составление плана выставочного стенда
Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов)
предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6
размерных конструкций. Основной критерий оценки для выбора подходящего
стенда-цена и размер экспозиции.
46
Для оформления стенда поручается профессиональному дизайнеру для
создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде, выражающей дух,
стиль, имидж компании, который является символом уверенности, солидности,
качества, спокойствия.
При размещении экспонатов следует обращать внимание на следующее:
· направление основного потока посетителей · рядом или над экспонатом на
стенде должны быть размещены пояснительные надписи или плакаты, должны
быть предусмотрены следующие зоны:
1. Место для одежды
2. Места пребывания
3. Место для блюд, напитков
4. Склад
5. Место для переговоров
6. Место для рекламных и информационных материалов
Оформление стенда – надписи и плакаты, расположенные рядом с
экспонатами должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут
плакаты, схемы, фотографии. Их количество не должно быть чрезмерным.
Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему
стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На
выставочном стенде должны доминировать экспонаты, по возможности, в
нынешнем виде. Большое значение при оформлении стенда имеют композиции
из зелени и цветов.
Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного
стенда и заказа на оборудование и услуги.
Договор с оргкомитетом, передача плана выставочного стенда и заказа на
оборудование и услуги на фиксированный срок, не позднее чем за месяц до
начала выставки заполняется и направляется в оргкомитет заявка на участие в
47
выставке. В нем указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон,
номер расчетного. счета-фактуры и т. д.)
Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной
площади. В письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной
выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами.
При получении заявки в ответ высылается подтверждение о регистрации
компании в каталоге участников и выделении необходимого объема площадей,
подлежащих оплате. Оплата за участие должна быть произведена в течение 5-10
дней. Подтверждение гарантирует базовый набор услуг.
Для получения дополнительных услуг компания выбирает то, что считает
нужным и указывает количество.
1. Аренда и монтаж выставочного оборудования ·
2. Предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалки,
шкафы, мойки, дворцовые, телефонные, столы, стулья
3. Публикация информации в каталоге
4. Прочие услуги
Изготовление рекламных материалов ·
1. Информационные листы
2. Плакаты
3. Буклеты ·
4. Брошюры ·
5. Помимо вышеуказанных сопроводительных документов, имеется
специальное приглашение. Он отправляется напрямую (компаниям / лично
по почте) и является универсальным методом привлечения потенциальных
клиентов.
48
Подготовка информационных материалов
1. Технические описания
2. Прайс-листы
3. Папки персонала стенда
Подготовка стендистов и персонала
Обучение персонала стенда и персонала должно обладать следующими
качествами: ·
1. Умение общаться с людьми
2. Знание продукции компании и ее истории, деятельности
3. Желание общаться с людьми
4. Выносливость
5. Привлекательный внешний вид
Помимо основного контура запасного состава стенда, предусмотрена
возможность взаимозаменяемости.
Составление сметы затрат
Подсчитываются все расходы, связанные с выставкой, рассчитывается
смета.
Планирование выставки
Необходимо планировать работу персонала на период проведения
выставки. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить
из потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия
(перегруженности, невнимательности) оператора стенда высоко.
49
Особое внимание стоит уделить одежде. Необходимо ли выделить людей
для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.
До начала выставки необходимо провести инструктаж:
1. Цели участия в выставке;
2. Перечень продукции, представленной на выставке;
3. Основные новинки;
4. Задачи, стоящие перед стенда;
5. План стенда;
6. Закрепление мест на стенде за каждым стендом;
7. График работы;
8. На какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на
стенде;
9. Основные категории предполагаемых посетителей;
10. Модели поведения с каждой категорией посетителей;
11. Формы регистрации посетителей;
12. Формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во
время выставки.
Закрепление экспонатов за сотрудниками этот пункт особенно важен,
если экспонаты достаточно сложные. Это необходимо, чтобы хотя бы двое
стендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные
пояснения для специалистов в данной области.
Другие сотрудники стенда должны уметь в общих чертах рассказать о
назначении, основных характеристиках, отличиях от аналогов, условиях
эксплуатации, поставках или реализации продукции.
Завоз и вывоз оборудования
Одним из важных компонентов подготовки к выставке является доставка
и размещение экспозиционных материалов на стенде. Необходимо заранее
указать, что, когда и куда импортировать. Для доставки всех необходимых
50
выставочных материалов, оборудования на стенд оформляется письмо-заявка с
просьбой о выдаче разрешений на автотранспорт и разрешений на
перевозку/вывоз грузов. Данное письмо должно быть адресовано компании-
организатору (на имя директора) и содержать подробный перечень ввозимых
товаров, необходимо заранее указать, в течение какого срока до и после выставки
может быть ввезен/вывезен товар. Это позволит избежать недоразумений и
гарантирует четкий график.
Организация переговоров или заключения договоров, продажи
продукции
На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций,
таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде
со скидкой. Возможна бесплатная установка на предприятии заказчика). Также
на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта
(стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовки с ценами,
контактными телефонами и перечнем услуг.
Организация учета посетителей, интересующихся продукцией
Во время выставки крайне целесообразно фиксировать все возможные
контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру).
Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Он не должен быть
большим по объему. Он должен включать в себя следующие пункты:
организация - как адрес - где он находится, телефон/факс контактные данные,
имя/фамилия - его фамилия, сфера деятельности - чем он занимается (почему
здесь), доп. Информация - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса,
приоритет контакта.
Планирование работы после окончания выставки
Регистрация посетителей, покупателей, интересующихся продукцией для
одной выставки является окончательной комментарий от суммы, которая
указывается число посетителей вообще, количество посетителей на стенде,
51
количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. В документе
итогового анализа данные обычно представлены в виде таблицы.
Подведение итогов выставки (затраты, доходы) коммерческий
Успех можно проанализировать путем подсчета количества заключенных
договоров купли-продажи или договоров поставки, а если такие цели не были
поставлены на данной выставке, то по количеству посетителей и их категориям.
Анализ ошибок, допущенных при планировании и оформлении стенда,
анализ оригинальных решений (как собственных, так и увиденных на стендах
других компаний)
В конце каждой выставки делается заметка, кратко отражающая все
проблемы, возникшие при подготовке, как они были решены и какие уроки
следует извлечь в дальнейшем. Обобщая результаты конкретной выставки,
можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места,
быстро адаптироваться к новым условиям.
Команда проекта
Куратор проекта. Как правило, руководитель проекта-старший
менеджер, который курирует проект, обеспечивает общий контроль и поддержку
проекта финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами.
Куратор проекта отвечает за достижение конечных целей проекта и реализацию
преимуществ для организации.
Руководитель проекта. Руководитель проектной группы отвечает за
управление проектом, достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с
заданным уровнем качества.
Архитектор системы. Обеспечивает управление рабочей группой и
контроль качества на всех этапах проекта. Формирует архитектуру и идеологию
ГД, оценку имеющихся технических возможностей, взаимосвязи со смежными
системами, проектную документацию.
52
Бизнес-аналитик. Обеспечивает двухсторонние отношения между
предметными экспертами (функциональными специалистами) заказчика и IT-
специалистами исполнителя путем сбора требований, их обработки,
документирования и передачи специалистам исполнителя, а также доведения
результатов до представителей заказчика.
Специалист по модели данных. Является архитектором модели данных.
Создает концептуальные и логические модели данных. Участвует в
формировании физической модели данных.
Администратор базы данных. Устанавливает и настраивает базу
данных. Непосредственно участвует в разработке физической модели данных.
Отвечает за разработку требований к базе данных, ее проектирование,
внедрение, оптимизацию, отслеживание и архивирование, включая управление
учетными записями пользователей и защиту базы данных от
несанкционированного доступа.
Администратор приложений. Обеспечивает установку и настройку
сервера приложений и его компонентов, разработку дополнительных
приложений. Обеспечивает разграничение прав доступа на уровне приложения.
Разработчик ETL-процессов. Выполняет установку и настройку сервера
ETL. Позволяет настраивать процессы извлечения данных из систем,
преобразовывать их для хранения в заданных структурах и заданного качества,
загружать в область постоянного хранения.
Bi-application developer. Обеспечивает настройку инструментов
визуализации данных (отчетов, запросов, графиков) необходимым и наиболее
эффективным для пользователя способом.
53
2.3 Анализ практик управления проектами
Типичные ошибки при формировании команды
"METRO Cash&Carry" и пути их решения
Таблица 4.
№
Ошибка
Решение
1
Включение в команду специалистов с
ограниченным временем.
Регулярные ежедневные
обязанности, возложенные на
специалиста, необходимость в
которых никто не отменял, приводят
к нехватке времени на проект.
Затраты и продолжительность
проекта увеличиваются.
На этапе планирования проектной
работы необходимо согласовать
временные затраты со специалистом
и перераспределить обязанности
между другими подчиненными.
2
Отсутствие технических знаний у
специалистов.
Каждый проект требует
определенного уровня технической
экспертизы. Ограничения в текущих
профессиональных навыках
сотрудников и в бюджете на прием
нового сотрудника, приводит либо к
недостижению целей проекта, либо к
неиспользованию конечного
продукта.
На этапе планирования проекта
выделение ответственного
сотрудника и помощь в получении
технической экспертизы или
сотрудника с курсами повышения
квалификации. Кроме того, возможно
согласование с подрядчиком
консультационных услуг по
подготовке конечного продукта на
завершающих стадиях проекта.
3
Неопределенность роли каждого
участника.
Команда будет неэффективной при
отсутствии четкого распределения
функциональных обязанностей по
каждому участнику. В результате
Доведение до каждого члена
команды цели, функциональных
задач, степени ответственности и
участия в проектной работе.
Постоянный мониторинг изменений и
54
увеличится продолжительность
проекта, участники могут потерять
общую цель, возникнут разногласия
в принимаемых решениях, изменится
приоритет в работе над проектом.
анализ рисков на этапах реализации
проекта.
4
Слабость в планировании и
мониторинге действий участников.
Связь между бизнес-целями и целями
проекта является наиболее важным
критерием для завершения проекта.
Недостатки в мониторинге и контроле
проектов приводят к отсутствию
управления изменениями,
последовательной, а не
параллельной работе и конфликтам
внутри команды. В результате проект
может не дойти до финальной стадии
или потребуется много времени для
восстановления отношений между
участниками.
На стадии планирования и
обсуждения проекта разрабатывать
решения и координировать задачи
только в соответствии с целями
проекта. Разработать и включить в
проектную документацию
периодические графики встреч со
всеми ответственными лицами.