41
обеспечение выполнения условий, предусмотренных заключенными
соглашениями, сопровождение клиента.
В должностные обязанности сотрудника этого отдела входит:
поиск потенциальных клиентов;
ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах
Фирмы;
оперативное реагирование на информацию, поступающую от
клиентов, и доведение ее до сведения Начальника отдела;
выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой
Фирмой, и согласование заказа с клиентом в соответствие с его потребностями
и наличием ассортимента на складском комплексе Фирмы;
мотивация клиентов на работу с Фирмой.
составление ежемесячного плана продаж;
анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов
Фирмы;
предоставление отчетов по итогам в работы в соответствии с
регламентом работы отдела и Фирмы.
обеспечение маркетинговых исследований предоставленного
сегмента рынка по изучению спроса на продукцию компании, уровень цен у
конкурентов, перспектив развития рынка сбыта.
участие в составлении прогнозов на поставки товаров на склад.
Целью деятельности отдела по рекламе и улучшению услуг (маркетинга)
является достижение лучшего качества предоставляемых услуг и увеличение
влиянии компании в регионах.
В должностные обязанности сотрудника этого отдела входит:
проведение исследований основных факторов, формирующих
динамику потребительского спроса на продукцию, соотношение спроса и
предложения на аналогичные виды продукции, технических и иных
потребительских качеств конкурирующей продукции.
42
Осуществление маркетинговых исследований, связанных с
изучением сегментации рынка, анализом ценообразования и предпочтений
потребителя, прогнозом продаж и каналов реализации, открытием новых
рынков, оценкой эффективности рекламы, деятельностью конкурентов, и т.д.
Анализ потребностей клиентов и границ ценообразования.
Разработка стратегии проведения рекламных мероприятий.
Контроль проведения рекламных компаний в средствах массовой
информации, прямой почтовой рассылке, Интернет и т.д.
Организация разработки печатных рекламных материалов
собственными силами или силами сторонних организаций, их тестирование,
формирование предложений по дизайну печатных рекламных материалов.
Предварительная оценку разработанных сторонними
организациями рекламных материалов.
Сотрудники отдела кадров осуществляют поиск новых сотрудников по
запросам из всех подразделений компании, а также ведут учет личной и
служебной информации о каждом сотруднике фирмы и других важных данных.
Подготовка всех документов на прием или увольнение также производится
этим подразделением.
В служебные обязанности сотрудника этого отдела включены:
• Подготовка кадровой политики и кадровой стратегии компании;
• Реализация деятельности подбору, отбору и расстановке кадров по
оценке их квалификации, личных и деловых качеств;
• Прием, размещение и расстановка молодых специалистов и рабочих в
соответствии с полученной в учебном заведении специальностью или
профессией;
• Создание резервного фонда для выдвижения на основе таких
организационных форм, как планирование деловой карьеры, обучение
кандидатов для выдвижения по индивидуальным планам, перестановки в
43
составе руководства и специалистов, обучение на профильных курсах,
прохождение стажировки на отдельных направлениях;
• Проведение аттестации сотрудников, ее методическое и
информационное обеспечение, проведение анализа результатов аттестации,
составление мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий,
выявление круга специалистов, которым нужно пройти повторную аттестацию.
Основной задачей бухгалтерии становится ведение бухгалтерского учета
имущества, обязательств и хозяйственных операций, правильное и
своевременное выведение результатов финансово-хозяйственной работы
фирмы. В своей работе бухгалтера основываются на действующем
законодательстве РФ, инструкциях, приказах, распоряжениях, правилах,
Политике в области качества и остальными документами, утвержденными
гендиректором компании и утверждающими деятельность бухгалтера.
В должностные обязанности сотрудника ИТ-отдела входит:
установка на серверы и рабочие станции программного
обеспечения;
интеграция программного обеспечения на файл-серверах, серверах
систем управления базами данных и на рабочих станциях;
поддержка рабочее состояние программного обеспечения сервера и
рабочих станций;
регистрация пользователей, назначение идентификаторов и
паролей;
обучение пользователей работе в сети, ведению архивов;
составление инструкции по работе с сетевым программным
обеспечением и доведение их до сведения пользователей.
контроль использования сетевых ресурсов;
организация доступа к локальной и глобальной сетям.
44
Юрисконсульт выполняет проверку всех акций или мероприятий
проводимых в компании, для установления из законности по правовым
аспектам законодательства РФ.
Основными задачами секретариата являются организационные и
документационное обеспечение управленческой деятельности. Секретарь
подчиняется непосредственно директору предприятия.
Сервисный отдел - Поддерживает производственные ресурсы в рабочем
состоянии. Обеспечивает и повышает качество продукции.
Складская логистическая служба– отвечает за закупку и хранение
расходных материалов и компонентов для ремонта.
Цель проекта - открытие филиала компании ПАО «МОЭК» в городе
Москва.
Этапы комплексной автоматизации ПАО «МОЭК» следующие:
формирование рабочей группы; исследование производства и описание
технологии учета; постановка задачи автоматизации и разработка технического
задания; выполнение работ по подготовке оборудования заказчика для
установки системы; поставка и установка системы на оборудование заказчика;
настройка разделов системы комплексной автоматизации; разработка
технической документации; подготовка системы к эксплуатации; обучение
специалистов предприятия; внедрение системы; сопровождение системы на
рис. 7.
Перечень планируемых работ представлен в таблице 5.
Таблица 5 Перечень работ
Код
работы
Наименование/содержание работ
Код
ы предшествующей
работы
Продолжительность
работ (дни)
5.1
Составление бизнес-проекта
-
4
1
Покупка здания для офиса
5.1
3
5.2
Наем рабочих
5.3
5
5.3
Запуск рекламы в СМИ
1
2
45
3
2
9 40
1
3
2
4 7 7
10
5
19 19
12
7
31
2
31
8
33
3
4
4
9
36 36
4
2
33
3
17 17
0
4
0 0
6
21 43
10
36 36
7
5
6
2
11
43 43
1
12
44 44
1
13
45 45
2.1
Проведение коммуникаций
1
10
2.2
Установка окон и дверей
2.1
2
3.3
Перезаключение договоров
поставщиками
-
6
2.3
Отделка офиса
2.2
12
2.4
Чистовая уборка офиса
2.3
2
3.1
Установка обслуживающе
оборудования для склада
2.4
3
3.2
Установка компьютерно
оборудования и оргтехники
2.4
3
3.4
Доставка товара в офис
3.1, 3.2
7
4.1
Подготовка уличной стоянки
2.1
4
4.2
Озеленение территории
4.1
2
5.4
Приглашение артистов
3.4
1
5.5
Открытие офиса
5.4
1
На основе данных о перечне и продолжительности работ построили
трехфакторную модель сетевого графика и рассчитали его временные
параметры (рисунок 8).
Рисунок 8. Сетевой график
46
Критический путь 0-1-2-4-5-7-8-10-11-12-13.
На основании перечня работ (таблица 5) была построена диаграмма
Ганта (рисунок 9), критические работы отмечены красными «наконечниками».
Рисунок 9. Диаграмма Ганта
Данный график удобен для заказчика, так как наглядно видна каждая
работа, ее продолжительность и исполнитель. Недостатком является жесткая
схема выполнения работ во времени. Если изменяется продолжительность хотя
бы одной работы, то
разработчика.
нужно график строить заново, а это очень неудобно для
2.2. Оценка технологий и способов формирования эффективной команды
проекта ПАО «МОЭК»
В настоящее время в ПАО «МОЭК» в реализации находится проект по
открытию нового филиала.
Для реализации проекта в компании сформирована команда проекта.
47
о
Этапы формирования команды проекта представлены в таблице 6.
Таблица 6 Этапы формирования команды проекта
к
Менеджером проекта является директор филиала.
Матрица ответственности членов команды проекта представлена в
таблице 7.
Таблица 7 Матрица ответственности членов команды проекта
Наименование,
содержание работы
Специалисты
консалтингов
агентства
Директор ПАО «МОЭК»
Директор филиала
Главный бухгалтер
Представители
фирм
поставщика
оборудования
Начальник отдела кадров П
«МОЭК»
Рекламное агентство
Составление бизнес-план
О
!РКХА
-
РПМ
-
М
-
Подготовка
производственных
площадей
-
Я!ПОК
АС
-
РСМ
-
-
-
Стадия формирован
команды проекта
Описание
Ответственный
Анализ требуемых
ресурсов
Определить набор требований
квалификации и профессиональн
качествам персонала, необходимым д
выполнения проекта.
Менеджер проекта
Анализ имеющихся
ресурсов (исполнителей)
Отобразить требования,
полученные на предыдущем шаге,
текущему состоянию персонала.
Менеджер прое
совместно с руководств
компании
Выработка решений д
заполнения вакантн
ролей
Заключение необходимых контрактов и
перераспределение ресурсов.
Планирование
работы команды
Познакомить членов коман
с планом внедрения, определить задачи
ответственность каждого и согласов
сроки выполнения работ.
а
Менеджер проекта
48
Заключение договора
поставщиком
оборудования.
Приобретение
оборудования
-
Я!ПОК
АС
РПОКХ
М
А РСМ
СМ
-
-
Приемка работ
установке оборудования
п -
КСМ
!К
СК
С
-
-
Найм персонала
-
КСМ
!ПКХА
СМ
-
РПОС
М
Т -
Реклама
-
К
!ПОКАС
М
+М
-
-
Т
Открытие производства
Я
!ПОКАС
М
М
-
М
-
Кроме работников ПАО «МОЭК» в реализации проекта будут принимать
участие привлеченные работники: представители консалтинговой компании
(разработка бизнес-плана), представители поставщика оборудования (поставка
оборудования, монтаж); представители рекламного агентства.
Ключевыми позициями для данного проекта являются: руководитель
(директор) компании, руководитель (менеджер) проекта – директор по
производству, проектный офис и спонсор проекта. Основные характеристики и
иерархическое соотнесение этих позиций иллюстрируют рисунок 10.
Специфика проектной деятельности связана с двойным подчинением
сотрудников: они сохраняют подчинение директору ПАО «МОЭК» (например,
начальник отдела кадров, главный бухгалтер), в тоже время функционально на
период проекта подчиняются менеджеру проекта. Такое разделение приводит к
необходимости решения целого ряда задач в области административного
управления и управления персоналом.
49
Таблица 8 Характеристика позиций при управлении проектом
49
е
49
Составлено по данным предприятия.
Позиция
Области административно
управления и отчетности
Персонал
коммуникации
Спонсор проекта
учредители П
«МОЭК»
Получение любой отчетности
Апроекту (где находится последн
отчет по статусу проекта).
Утверждение распределения ролей
ответственности.
Руководитель
директор
ПАО»МОЭК»
Расчет бюджета проекта, внесен
изменений в бюджет. Рас
трудозатрат.
Определение показателей проек
которые необходимо отслежива
Определение процедур разрешен
конфликта ресурсов.
Оценка результатов расчет прибы
и премии сотрудников.
Представительство на высшем уровн
чсобрании учредителей. Комплектац
проектных групп: функциональные
интеллектуальные роли участник
Сыгровка команды проек
руководство и лидерство, мотивац
конфликтные ситуации.
Взаимодействие с контрагента
внутри и вне организации. Управлен
доступом к информации.
Менеджер проект
директор филиала
аЗнание, от кого и в какой фор
можно получить задания. Знание, ч
сделать, если задания накладывают
по срокам; приоритеты выполнен
заданий.
Знание формы отчетности.
Понимание, перед кем и в как
форме ставить вопрос
необходимости пересмотра объе
и сроков выполнения работ.
Взаимодействие внутри проектн
группы, позиционирован
распределение функциональных
командных ролей. Взаимодейств
внутри функционально
подразделения. Понимание, что счита
проблемой и кому сообщать
возникающих проблемах.
Проектный
офис
администрация
ПАО»МОЭК»
Открытие и закрытие проекта.
Формирование планового фон
рабочего времени, процеду
начисления оплаты и прем
Фиксация проектных затр
Формирование отчетности.
Ведение архива. Организация собран
и совещаний (протокол собраний
совещаний).
и
50
Руководитель - директор
ПАО «МОЭК»
Рисунок 10. Организационная структура проекта
В связи с этим необходимо определить, кого из сотрудников ПАО
«МОЭК» делегировать на проект, понять за счет каких временных и
организационных ресурсов это будет сделано, освободить его от ряда текущих
задач, перераспределить эти задачи внутри подразделения, информировать
сотрудников о проекте, скомплектовать проектную группу, позиционировать ее
участников, организовать коммуникацию внутри нее и между этой группой и
другими контрагентами внутри и вне организации, простроить
непротиворечивую систему мотивации и оплаты труда.
Проведем анализ ситуации в команде проекта.
Метод наблюдения, который использовался при анализе ситуации в
команде проекта ПАО «МОЭК» - анкетирование членов команды и клиентов
компании и наблюдение за деятельностью членов команды. Исследование
проводилось в мае 2019 г. Результаты исследования команды проекта
зафиксированы в официальных документах компании, рассмотрим их ниже.
На рис. 11 отражены результаты анкетирования участников команды
проекта, направленного на выявление уровня конфликтности в рабочей группе.
Членам команды предлагалось ответить на вопрос об отношении к коллегам.
Директор филиала
Команда проекта
Проектный офис
Спонсор проекта –
учредители ПАО
«МОЭК»