12
Субъектами управления могут быть активные участники проекта
(некоторые сотрудники и подразделения), которые взаимодействуют при
выработке и принятии управленческих решений в процессе его осуществления.
К ним относятся ключевые участники проекта (инвестор, заказчик,
генподрядчик, исполнители), команда управления проектом (руководитель
проекта и члены команды проекта). В качестве субъекта управления выступают
также функциональные подразделения организации (маркетинг, финансы,
производство и пр.), в разной степени взаимодействующие друг с другом, то
есть основными субъектами управления проектом являются инвестор, заказчик,
генконтрактор, генподрядчик, подрядчики – все вместе «исполнители»
8
.
Важным элементом является также окружение проекта, поскольку проект
возникает, существует и завершается в некоторой среде. Окружение проекта –
это факторы воздействия на его подготовку и реализацию. Они разделяются на
внутренние и внешние. К внешним относят политические, экономические,
общественные, правовые, научно-технические, культурные и естественные
факторы. К внутренним относятся факторы, связанные с организацией проекта,
распределением прав, ответственности и обязанностей между участниками
проекта.
В процессе управления существенно соблюдение основных принципов:
1) целенаправленность, выражающаяся в целевой ориентации проекта на
обеспечение конечных целей деятельности;
2) системность, предусматривающая анализ проекта нововведений с
системных позиций, поскольку процесс управления проектами представляет
собой одно целое со своими закономерностями формирования и развития, а
также возможность разделения проекта на подсистемы и исследования их
взаимосвязей, поскольку каждая из них влияет как на все другие подсистемы,
так и на весь проект в целом;
8
Лачинина Т.А. Проектные команды в управлении проектами // Менеджмент в России и за рубежом. - 2011. -
№ 2. - С. 118-131.
13
3) комплексность заключается в рассмотрении явлений в их связи и
зависимости;
4) обеспеченность – все мероприятия, предусмотренные проектом,
обязаны быть обеспечены различными видами ресурсов, необходимыми для его
реализации;
5) приоритетность – при разработке и осуществлении проекта
преимущество предоставляется первоочередным заданиям, исходя из общей
концепции стратегического развития;
6) экономическая безопасность планируемых мероприятий. Она
рассчитывается на основе оценки вероятности возникновения убытков или
любых потерь в результате неосуществленных событий, запланированных
проектом.
1.2. Жизненный цикл проекта и его основные фазы, стадии, этапы
Приведем наиболее распространенные и употребляемые определения
понятия "жизненный цикл проекта".
В справочном пособии по управлению проектами Мазур И.И. термин
"жизненный цикл проекта" трактуется как "множество последовательных фаз
проекта, названия и количество которых определяются в зависимости от
потребностей контроля организации или организаций, привлеченных к
проекту".
9
Достоинством данного определения является то, что его автор
отмечает тесную связь сущностных и количественных характеристик фаз
жизненного цикла с конкретными интересами, потребностями, приоритетами
привлеченных к выполнению проекта организаций и заинтересованных лиц.
В учебном пособии под ред. Заренкова В.А. содержатся два определения
термина "жизненный цикл проекта".
9
Управление проектами: международный подход. Справочник для профессионалов/И.И.Мазур, В.Д.Шапиро -
М., Омега-Л 2009. – с.32
14
Во-первых, жизненный цикл проекта (Project Life Cycle) определен как
"промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его
ликвидации"
10
.
Во-вторых, это понятие может обладать более широким определением:
"это последовательность фаз проекта, нужных для достижения определенной
цели, с момента формирования концепции проекта до его завершения, включая
реализацию и использование"
11
. Оба данных определения - научно
обоснованные. Если в первом из них акцент делается на длительности проекта
и отдельных его фаз, то содержание второго определения сосредоточенно
преимущественно на структурированности проекта, на его разделении на
конкретные фазы или этапы.
Таким образом, можно дать определение понятия "жизненный цикл
проекта", включающее основные положения каждого из приведенных выше
определений: жизненный цикл проекта является совокупностью количественно
и сущностно зависимых от специфики проекта его фаз от начала до завершения
(ликвидации) проекта, поэтапная реализация которых обеспечивает достижение
поставленных перед проектом целей.
Графическая интерпретация жизненного цикла проекта представлена
Грей К.Ф. и У.Ларсон (рисунок 2).
Анализируя жизненный цикл проекта, авторы графика выделяют уровень
усилий как один из его определяющих параметров. Из графика видно, что
уровень усилий постепенно растет в течение реализации фазы выполнения,
после которой наблюдается его постепенное уменьшение. Повышение уровня
усилий определяется поэтапным увеличением количества работы по проекту и
повышению степени ее сложности в течение жизненного цикла. В фазе
доставки объемы работ по проекту сокращаются, соответственно снижается и
уровень усилий.
10
Заренков В.А. Управление проектами. Учебное пособие. – М: Изд-во АСВ; СПб.: СПбГАСУ, 2014. – с.12
11
Там же, с.32
15
В фазе "определения" предложенная идея конкретизируется:
очерчиваются цель, задачи, основные принципы и положения проекта,
выдвигаются важнейшие требования к составу и членам команды проекта,
уровню их ответственности за принятые обязательства в рамках проекта.
Принятые в фазе определения решения составляют основу, своеобразный
фундамент проекта. В содержание важнейшей цели, принципов и положений
проекта значительные изменения, как правило, не вносятся.
Рисунок 2. Жизненный цикл проекта
12
Расписания, планы бюджеты и тому подобное, которые разработаны на
фазе "планирования", могут изменяться по ходу реализации проекта. На фазе
"выполнения" в них вносят дополнения, изменения, поправки, которые
позволяют делать проект более гибким, адаптированным к окружающей среде,
в которой реализуется данный проект.
Специфическая особенность фазы "выполнения" – прямая реализация
проекта на практике, создание объекта проекта, а также контроль за процессом
12
Грей К.Ф. Управление проектами: Практическое руководство/К.Ф.Грей, Э.У.Ларсон: пер. с англ. М.: Дело и
Сервис, 2010. – с.78
Определение
Планирование
Исполнение
Доставка
Уровень
усилий
1. Цели
1. Расписания
1. Отчеты про
состояние
1. Обучение
персонала
2. Спецификации
2. Бюджеты
2. Изменения
2. Передача
документов
3. Задачи
3. Ресурсы
3. Качество
3. Высвобождение
ресурсов
4. Ответственность
4. Риски
4. Прогнозы
4. Приобретение
опыта
5. Команды
5. Персонал
16
выполнения и качеством работ по проекту; формулируются отчеты о ходе
выполнения проекта и реализации по отдельным элементам объекта проекта;
разрабатываются прогнозы относительно дальнейшего функционирования
объекта проекта.
В конечной фазе жизненного цикла проекта "доставка" проводится учеба
персонала организации-клиента по эффективной и безопасной работе с
проектом или созданным в результате его реализации объектом. Формируется,
аккумулируется и передается заказчику весь комплекс нужной документации. В
конечной фазе жизненного цикла проекта рассматривается сам проект,
осуществлённая в его рамках работа, сильные и слабые стороны,
преимущества, успехи, недостатки, неудачи, их причины, формулируются
рекомендации относительно их предотвращения или устранения их негативных
последствий, что в общей совокупности представляет приобретенный опыт,
который будет использоваться командой проекта в будущей работе над
подобными проектами
13
.
Обобщенные фазы жизненного цикла проекта представил Дункан
Вильям Р., выбрав в качестве определяющих два параметра: время и уровень
стоимости и количество персонала
14
:
– начальная фаза – это инициация проекта, предыдущая обработка идеи
проекта, определения миссии проекта и наиболее принципиальных его свойств
и характеристик; формирование концепции проекта, общего представления о
проекте;
– переходные фазы (одна или несколько) – это глубокая работа над
главными составляющими и деталями проекта, непосредственная реализация
проекта на практике; характеризуется достижением на определенном этапе
наивысшего уровня стоимости и количества привлеченного к внедрению
проекта персонала; количество переходных фаз жизненного цикла проекта
13
Грей К.Ф. Управление проектами: Практическое руководство/К.Ф.Грей, Э.У.Ларсон: пер. с англ. М.: Дело и
Сервис, 2010. – с.8
14
Вильям P.Дункан. Руководство по вопросам Проектного Менеджмента. Институт проектного менеджмента.
Комитет по вопросам стандартов. Институт проектного менеджмента США (PMI) Four Campus Boulevard
Newtown Square, Pennsylvania, 19073-3299, USA.
17
прямо зависит от уровня масштабности, сложности и длительности самого
проекта;
– заключительная фаза – включает деятельность, реализация которой
обеспечивает соответствующее завершение, закрытие проекта; данная фаза
доходит до конца при ликвидации проекта, то есть или окончательного
создания (возведение) объекта проекта, или демонтажа объекта проекта.
Данный подход к разделению жизненного цикла проекта на фазы по
существу – достаточно упрощенный, однако свойственный всем проектам,
независимо от их сущностных, временных, финансовых и других
характеристик.
Широко известно деление жизненного цикла проекта на четыре фазы
(рис. 3): прединвестиционная, инвестиционная, эксплуатационная, фаза
закрытия проекта.
Рисунок 3. Жизненный цикл проекта
15
15
Составлено автором
Зарождение проекта
Прединвестиционная фаза проекта
Инвестиционная фаза проекта
Эксплуатационная фаза проекта
Фаза закрытия проекта
Зарождение нового проекта
18
Объединив рассмотренные подходы к жизненному циклу проекта (рис. 2,
рис. 3), можно прийти к заключению, что в одном из них приводятся
общепризнанные фазы проектирования, а в другом рассматриваются виды
работ, обеспечивающие эти фазы.
Каждая фаза в таблице структурирована на конкретные виды работ. На
прединвестиционной фазе для обоснования актуальности внедрения проекта
нужно осуществлять оценку надежности системы "предприятие-проект". Она
сформирует условия для установления состояния предприятия к началу
проектирования и выявления наиболее рискованных отраслей в его
деятельности, которые нуждаются своевременных изменений, что даст
возможность создавать портфель проектов и своевременно определять, какой
именно проект является актуальным в настоящее время. Уже после выбора
проекта необходимо применить технико-экономическое обоснование для
расчёта показателей его эффективности. Любому предприятию в условиях
проектирования нужно использовать оценку надежности его состояния с
помощью системы математических методов
16
. Все перечисленное выше можно
представить в виде таблицы (табл. 3).
Таблица 3
Перечень видов работ, которые выполняются в пределах фаз
жизненного цикла проектов
17
Фаза проекта
Виды работ в пределах фазы
1
2
Прединвестиционная
- оценка надежности выбора пред
проектные решения;
- обоснование идеи проекта;
- планирование;
- подписание договоров
Инвестиционная
- выполнение работ по проекту;
- сдача объекта в эксплуатацию
Эксплуатационная
- эксплуатация;
- обслуживание;
Закрытие
подведение итогов по проблемам
выработка рекомендаций по будущим
проектам.
16
Эрик Верзух. Управление проектами: ускоренный курс по программе MBA. М.: Диалектика. – 2011. – с.265
17
Составлено автором
19
Различные руководители проектов анализируют вопрос жизненного
цикла по-разному, в существенной степени на это влияют характер и
особенности того или другого проекта, его содержание.
Любая из фаз жизненного цикла проекта разделяется на небольшие
элементы – стадии, этапы, подэтапы и т.д. (необходимо отметить, что
определение фазы как наиболее крупного элемента жизненного цикла проекта
носит условный характер; в других подходах таковыми рассматриваются этапы
или стадии). Элементы самого нижнего уровня структуризации жизненного
цикла – это пакеты работ или работы. Переход от одной фазы к другой
определяется достижением промежуточных целей или результатов фазы.
Только тогда, когда руководитель проекта добивается намеченных показателей
промежуточной подцели и получает соответствующий результат (и, более того,
доказывает заказчику или инвестору, что требуемая подцель действительно
достигнута и получен действительно нужный результат), он имеет право
переходить к другой фазе. Это формализуется в виде своего рода ворот или
шлюзов, прохождение которых невозможно без достижения показателей
промежуточных целей или результатов.
Итак, фазы жизненного цикла проекта взаимосвязаны между собой: итог
осуществления одной фазы – это исходная информация для другой, проходя
через шлюзы и контрольные точки.
1.3. Управление проектом по фазам, стадиям и этапам жизненного
цикла
Для того, чтобы упорядочить сбор необходимой для планирования
информации по проекту, иметь возможность составить график работ и
осуществлять контроль за выполнением проекта, используется управление
проектам по фазам, стадиям и этапам жизненного цикла.
Сложной задачей прединвестиционной (начальной) фазы проекта
является установление объемов работ и, следовательно, предполагаемых затрат
20
на эти работы. Чем более подробно и всесторонне решена эта задача, тем выше
надежность проекта. Предварительный анализ идеи проекта может привести к
отказу от нее, тогда средства, потраченные на разработку концепции проекта,
могут не окупиться.
По сведениям Всемирного банка и ЮНИДО (подразделение ООН по
промышленному развитию),
– расходы на прединвестиционные исследования составляют от 0,7% до
5,5% стоимости проекта:
– вырабатывание инвестиционного замысла проекта (инвестиционные
предложения, ходатайство о намерениях) – 0,2–1%;
– изучение инвестиционных возможностей (обоснование инвестиций,
краткое ТЭО) –0,25–1,5%;
– технико-экономическое обоснование проекта:
a. 1,0–3,0% (для небольших проектов);
b. 0,2–1,0% (для крупных проектов)
18
.
Первая фаза управления проектом - это разработка концепции проекта.
Она включает в себя:
1. Собирание исходных данных и анализ имеющегося состояния
(предварительное обследование).
2. Обнаружение потребности в изменениях (в проекте).
3. Определение проекта:
– цели, задачи, результаты;
– основные требования, ограничительные условия, критерии;
– уровень риска;
– окружение проекта, потенциальные участники;
– требуемое время, ресурсы, средства и др.
4. Определение и сравнение оценок альтернатив.
5. Составление предложений, их апробация и экспертиза.
18
Володин В.В. Повышение эффективности межотраслевой диверсификации с использованием проектного
управления. – М.: ИНИОН РАН, 2009.- с.88
21
6. Ратификация концепции и получение одобрения для следующей фазы.
В фазе разработки создаются главные компоненты проекта и реализуется
подготовка к его осуществлению. Главные работы этой фазы:
1. Назначение руководителя проекта и создание команды проекта, прежде
всего, ключевых членов команды.
2. Установление деловых контактов и изучение цели, мотивации и
требований заказчика и владельца проекта, иных главных участников.
3. Выработка концепции и разработка основного содержания проекта:
– конечный результат (ы) и продукт (ы),
– стандарты качества,
– структура проекта,
– основные работы,
– требуемые ресурсы.
4. Структурное планирование, в т.ч.:
– декомпозиция проекта, в т.ч. WBS,
– календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,
– смета и бюджет проекта,
– потребность в ресурсах,
– процедуры УП и техника контроля,
– определение и распределение рисков.
5. Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с
главными исполнителями.
6. Организация выполнения базовых проектных и опытно-
конструкторских работ по проекту.
7. Представление проектной разработки.
8. Получение одобрения на продолжение работ по проекту.
В фазе осуществления выполняются основные работы, необходимые для
достижения целей проекта. Данная фаза включает в себя: