34
В результате проведенного теоретического исследования,
представленного в первой главе работы, были рассмотрены основные вопросы
проектного менеджмента. Исследованы и выявлены особенности проекта и
проанализированы наиболее распространенные определения проекта.
Рассмотрены представления и взгляды ученых на вопросы жизненного
цикла проекта. Рассмотрены основные фазы жизненного цикла проекта,
определены инструменты управления и планирования на каждом из основных
этапов жизненного цикла. Определены ограничения, накладываемые на проект
на различных этапах его реализации.
Таким образом, проведенное теоретическое исследование позволило
сформировать базу для проведения анализа и формирования проекта с учетом
жизненного цикла.
35
Глава 2. Анализ управления проектом по жизненному циклу на
примере компании ТОО «RIM COMPANY»
2.1 Общая характеристика деятельности предприятия
Компания ТОО «RIM COMPANY» зарегистрирована в 2008 г.
Юридический адрес компании ТОО «RIM COMPANY»: г.Алматы, Ауэзовский
район, микрорайон 11, 30, кв 34.
Основным видом деятельности является «Создание, реализация
полиграфической продукции (упаковка для чая и лекарственных препаратов)».
ТОО «RIM COMPANY» показательна в первую очередь тем, как быстро
предприятие может выйти на рынок полиграфических услуг, делая ставку на
передовые цифровые технологии. Выйдя на рынок услуг дизайна и
проектирования в Алматы более 10 лет тому назад, в 2008 году компания
приняла решение о создании собственной производственной базы, став, таким
образом, полиграфическим предприятием полного цикла. Деятельность
предприятия началась лишь в двух направлениях – производство
полиграфической и широкоформатной продукции.
Типография оснащена современным высокопроизводительным
печатным и постпечатным оборудованием. Сотрудники типографии имеют
большой многолетний опыт работы. На производстве соблюдаются все
технологические процессы при производстве продукции. Типография старается
соблюдать мировые стандарты качества. С каждым заказом сотрудники
приобретают новый опыт. Компания делает все, чтобы клиенты получали
качественную продукцию в кротчайшие сроки.
Учетная политика ТОО "Rim Company" разработана в соответствии с
требованиями законодательства Республики Казахстан и Международным
стандартом финансовой отчетности (IFRS) для предприятий малого и среднего
бизнеса (далее – МСФО МСБ).
36
Настоящая учетная политика представляет собой конкретные принципы,
основы, положения, правила и практику, принятые к применению ТОО "Rim
Company" для ведения бухгалтерского учета и составления финансовой
отчетности, включая подготовку сравнительной информации за предыдущие
периоды, в соответствии с требованиями Закона Республики Казахстан "О
бухгалтерском учете и финансовой отчетности".
Компания является субъектом Малого и Среднего
Предпринимательства, категория: малое предприятие, дата включения в реестр:
1 августа 2008 г.
В ТОО "Rim Company" организационную основу юридического
оформления составляют следующие документы:
- Устав, который утверждается учредителем.
Органами управления Общества являются:
- Общее собрание;
- Генеральный директор (единоличный исполнительный орган).
Главным управляющим организации является генеральный директор.
Рисунок 6. Организационная структура ТОО «RIM COMPANY»
Организационная структура - это совокупность взаимосвязанных
звеньев, образующих систему. Организационная структура должна
рассматриваться как отображение взаимоотношений организации к своему
37
персоналу. Структура организации определяет степень включенности людей в
дела предприятия, типы и принципы формирования рабочих групп и
управленческих команд, особенности построения сетей коммуникации
(Рисунок 6).
Организационная структура отражает отношение организации к своему
персоналу. Структура организации определяет степень включенности людей в
дела предприятия, типы и принципы формирования рабочих групп и
управленческих команд, особенности построения сетей коммуникации.
Главным в полиграфии является директор, который принимает решения
касающиеся деятельности полиграфии. В большинстве случаев директор
является одновременно и владельцем полиграфии. Директор издает
распоряжения и приказы, которые являются обязательными к выполнению
всеми сотрудниками. Его прямые обязанности постановка целей и задач и
выполнение их всевозможными путями.
Должностные обязанности директора полиграфии:
Управляет всеми видами деятельности полиграфии.
Создает условия для эффективного взаимодействия формных, печатных,
брошюровочно - переплетных участков, отделений, цехов и других
структурных подразделений полиграфии в целях высокорентабельного
качественного выпуска необходимой печатной продукции.
Обеспечивает своевременное и качественное выполнение заказов,
договоров, обязательств, контролирует наличие лицензий на издательскую
деятельность у заказчиков.
Берет на себя мероприятия согласно обеспечению полиграфии
необходимыми квалифицированными кадрами, подходящему применению
знаний и навыков сотрудников, по социальному развитию коллектива,
формированию безопасных и благоприятных условий труда, соблюдению
условий законодательства по охране окружающей среды.
38
Организует разработку, решение и осуществление общественных
соглашений, проводит работу по повышению рентабельности производства,
укреплению трудовой и производственной дисциплины.
Обеспечивает соблюдение законности в деятельности типографии,
своевременную уплату установленных налогов и сборов, сочетание
экономических и административных методов руководства, единоначалия и
коллегиальности в обсуждении и решении производственных вопросов,
применении материальных и моральных стимулов.
Управляет сотрудниками полиграфии. В подчинение директора
находятся:
Менеджер
Дизайнер
Печатники
Рассмотрим должностные обязанности менеджера полиграфии.
Менеджер полиграфии ведет деловые переговоры с заказчиком
полиграфической продукции.
Производит расчет стоимости заказов.
Контролирует подготовку и отправление счетов на оплату.
Готовит проекты договоров, подготавливает и передает деловые
письма.
Контролирует правильность расчетов стоимости заказов. Согласует
с заказчиками электронные макеты заказов.
Контролирует размещение заказов в производстве, и его
прохождение до момента появления готовой продукции на складе, если заказ не
большой.
Далее рассмотрим должностные обязанности дизайнера
полиграфической продукции.
39
В его обязанности входит разработка проектов художественного
оформления, выпускаемой полиграфической продукции используя полученную
от руководителя или непосредственно от заказчика, а также, возможно, автора
литературного произведения информацию о цели издания, адресной аудитории,
сроках выполнения, требуемом качестве и используемых материалах.
Разработка компоновочных и композиционных решений по размещению
на страницах полиграфической продукции текстовых бланков, иллюстраций,
фотографий. Контроль над реализацией художественно-оформительских
решений, отдача необходимых указаний верстальщикам.
Изучение требований предъявляемых заказчиками к издаваемой
полиграфической продукции, технических возможностей издательства для
выпуска продукции требуемого качества.
Рассмотрим должностные обязанности печатника. В его обязанности
входит печать заказов на печатной машине, настройку, запуск и управление
оборудованием, контроль его технического состояния, проверка качества
печати и выпускаемой продукции, мелкий ремонт печатной машины. Он
гарантирует стабильную, качественную, бесперебойную систему выпуска
печатной продукции. Так же на предприятии присутствуют печатники, которые
осуществляют постпечатную обработку. В их обязанности входит
послепечатная отделка продукции, резка бумаги на резательной машине,
упаковка готовой продукции.
2.2 Концептуальный план проекта
В работе будет рассматриваться проект по организации студии печати.
Данный проект в настоящее время очень актуален для ТОО "Rim Company", так
как предусматривает возможность расширения деятельности компании в сфере
производства полиграфической продукции.
В настоящее время большая часть полиграфической продукции
изначально разрабатывается без учета особенностей производства. То есть
40
заказчик, участвуя в процессе верстки и дизайна, обычно точно не знает где и
как будет печататься его продукция. И, лишь утвердив готовый макет,
начинается поиск типографии. Это зачастую приводит к тому, что затраты на
производство такой продукции выше (а иногда и качество ниже), чем при
грамотном планировании всего процесса с самого начала. Поэтому общение с
заказчиком (или дизайнером, верстальщиком, рекламщиком) уже на ранних
стадиях создания полиграфической продукции и тесное с ним взаимодействие
позволит не только создать качественный продукт, но и снизить его стоимость,
а также сократить сроки производства.
Предполагается, что с помощью студии ТОО "Rim Company" будет
предоставлять своим клиентам следующие услуги:
— Изготовление проспектов и плакатов. Проспекты и плакаты это один
из видов печатной рекламы. Проспект должен отражать все достоинства
данного товара или услуги красочные иллюстрации относительно внешнего
вида или применения товара сравнительные характеристики с другими
товарами того же назначения, а также информацию о фирме производителе или
продавце.
— Изготовление фирменных каталогов, брошюр и других печатных
изданий. Фирменный каталог это печатное издание в котором приводится
полный или частичный ассортимент фирмы в каталогах обычно указываются
основные характеристики товара стоимость товара и приводится внешний вид
товара. Каталогами пользуются фирмы организующее торговлю по почте или
отвары которых слишком большие и их нельзя выставить в торговом
павильоне, а также товары которые будут производиться специально на заказ.
— Оказание множительных услуг. Часто у населения возникает
потребность в копировании документов. ТОО "Rim Company" будет принимать
заказы от клиентов на изготовление копий в соответствии с действующим
Российским законодательством.
41
Для полиграфического предприятия, которое создается с нулевого цикла
в при малых объемах инвестиций, стратегией развития следует выбрать курс на
оперативный выпуск качественной продукции с возможностью выполнения
низкобюджетных работ. Сейчас существует четко определенная ниша, внутри
которой можно развить успешное производство.
Проведем анализ рынка и выявим перспективные и прибыльные сектора.
Выигрышной стратегией является ориентация на корпоративных клиентов.
Практически все крупные компании регулярно пользуются услугами
типографий, причем нередко бывает так, что для заказа визиток им приходится
обращаться в одну фирму, плакаты они печатают в другой, а годовые отчеты в
третьей (нередко заграницей).
Заключение долговременных контрактов, предусматривающих полный
комплекс услуг гарантированного качества и по конкурентным ценам, может
стать источником стабильного дохода даже в те времена года, когда количество
заказов идет на спад.
В данный момент проект по организации студии печати находится на
стадии разработки. Была выбрана форма проекта, так как проекты, в отличие от
программ, имеют установленную стоимость, график выполнения, технические
и финансовые параметры, т.е. отличаются высоким уровнем конкретной
проработки. Обычно проекты бывают связаны с созданием и продвижением на
рынок новых услуг. Конечными целями проекта является создание и освоение
новых видов услуг.
Фазы жизненного цикла проекта по организации студии печати можно
распределить на четыре основные части:
1. Инициация, планирование, разработка проекта.
2. Реализация, контроль и регулирование хода выполнения проекта.
3. Завершение проекта, анализ эффективности реализации проекта.
4. Перенос лучшего опыта на новые проекты.
42
Включает:
анализ фактических конечных результатов проекта - позволяет
сделать соответствующие выводы на будущее и принять меры по
усовершенствованию подходов к управлению проектами;
накопление данных для осуществления следующих проектов, что
позволит учесть ошибки, сделанные при реализации предыдущих проектов и
обеспечить систему повышения качества осуществления проекта.
Разработка проекта включает сужение круга предложенных на первой
стадии цикла идей путем детального их изучения.
Возможно проведение нескольких типов исследований, в том числе
предварительное проектирование, анализ экономической и финансовой
выполнимости, рассмотрение систем административного управления, которые
необходимы для успешного осуществления проекта и дальнейшей его
эксплуатации, оценка альтернативных вариантов под взглядом защиты
окружающей среды, оценка воздействия проекта на местное население и его
уязвимые группы. Экспертиза обеспечивает окончательную оценку всех
аспектов проекта перед запросом или решением о его финансировании.
На заключительном этапе разработки проекта готовится детальное
обоснование его целесообразности и выполнимости с указанием тех
компонентов проекта, которые дадут максимальную прибыль. На стадии
экспертизы внимание, как правило, сосредотачивается на оптимальном
варианте.
Производится подробное изучение финансово-экономической
эффективности, факторов неопределенности и рисков, а также отдельных
изменений в руководстве или политике, которые могут повлиять на успех
осуществления проекта. На стадии переговоров инвестор и заказчик, который
хочет получить финансирование под проект, прилагают усилия для того, чтобы
прийти к согласию относительно мер, необходимых для обеспечения успеха
43
проекта. Достигнутые договоренности затем оформляются, как документально
защищены юридические обязательства.
После проведения переговоров составляется протокол намерений,
меморандум или другие документы, отражающие достигнутые договоренности.
Под реализацией проекта в ТОО "Rim Company"понимают выполнение
необходимых работ для достижения его целей. На стадии реализации
производится контроль и надзор за всеми видами работ или деятельности по
мере развития проекта. Порядок проведения контроля должен быть согласован
еще на стадии переговоров.
На стадии заключительной оценки определяется степень достижения
целей проекта, с полученного опыта делаются выводы для его использования в
последующих проектах. В течение данной стадии надо сравнить фактические
результаты проекта с запланированными.
Общие свойства фаз жизненного цикла проекта по организации студии
печати заключаются в следующем:
1) материальные затраты и количество вовлеченного в проект персонала
сначала низкие, со временем возрастают и быстро идут вверх, когда проект
близится к завершению;
2) вероятность успешного завершения проекта является наименьшей, а
риск и неопределенность в соответствии высокими в начале проекта.
Вероятность успешного завершения проекта постепенно возрастает по мере
выполнения проекта;
3) способность заинтересованных лиц влиять на окончательные свойства
продукта проекта и на окончательную стоимость проекта высокая в начале
выполнения проекта, но со временем становится ниже. Основной причиной
является то, что затраты на изменения и исправления ошибок в целом растут по
мере выполнения проекта.