16
необходимых для достижения основных целевых установок программы,
позволяет с высокой степенью точности запланировать их спрогнозировать
все параметры деятельности по реализации программы: сроки, материальные
их нематериальные ресурсы, способы коммуникации и т.д. Можно сказать,
что проект - дальнейшая детализация, углубление и конкретизация
программных установок.
Конструирование - интеллектуальная деятельность, состоящая в
целенаправленном построении в идеальной форме какого-либо объекта. Оно
осуществляется посредством мысленного комбинирования различных
факторов, их подбора их связывания в новый объект. В зависимости от
видения будущего проектант корректирует настоящее, внедряет какие-то
инновации, конструируя желаемое состояние.
Проектирование помимо конструирования, прогнозирования,
планирования, моделирования тесно связано их с технологией реализации
проекта. Социальный проект должен иметь продуманное инструментальное
обеспечение. Это позволяет избежать превращения проектов в утопии,
подмены их социальными манифестациями или социальными фантазиями,
прожектами. [9, С. 10-12]
1.2. Сущность, цели и задачи управления проектами
Управление проектами – это область деятельности, в соответствии с
национальным стандартом ANSI PMB
o
K, когда определяются и достигаются
четкие цели проекта при оптимизации между объёмом работ, ресурсами (а
именно: деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем,
рисками и качеством. Главным фактором проектного управления будет
чёткий, заранее определённый план, минимизация рисков и отклонений от
намеченного плана, а также эффективное управление изменениями.
Продуктами проекта могут быть какая-либо продукция предприятия
или организации и решение различных внутренних производственных задач.
17
Управление проектами – это часть системы менеджмента
предприятия [36].
Управление проектом – это разнообразная деятельность. Например,
сюда относят планирование – это определение задач; организацию – это
вступление во всевозможные соглашение; формирование оптимального
штата сотрудников – т.е. отбор необходимых для работы людей, а также
руководство – это выдача необходимых указаний. К тому же: мониторинг –
это проверка прогресса; контроль – это принятие действий для исправления
ошибок; инновация – это применение в работе новых решений;
представление – это связь с потребителями.
Постановка задач. Эффективными могут быть только конкретные
задачи проекта. Они увеличивают шансы получения дохода. Задачи должны
быть четкими, измеряемые. Они должны показывать успешность проекта
[40].
В общем виде проект (англ. ргojесt) — это «что-либо», что
планируется или задумывается, например, предприятие или организация [37].
Проект. Что такое проект? Мы часто осуществляем проекты в
повседневной жизни. Примеры: подготовка ко дню рождения, юбилею,
ремонт дома, квартиры, проведение каких-либо исследований и т.п. Эти
виды деятельности имеют ряд общих признаков, которые делают их
проектами:
- они направлены на достижение определенных конкретных целей;
- они включают в себя согласованное выполнение взаимосвязанных
действий;
- они имеют определенную протяженность во времени, с известными
началом и концом;
- как правило, все они в какой-либо степени неповторимы и
уникальны.
Направленность на достижение целей.
18
Проекты нацелены на получение определенных результатов - иными
словами, они направлены на достижение целей. Именно эти цели являются
движущей силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации
предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты. Проект обычно
предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей. Например, основной
целью проекта, связанного с компьютерным программным обеспечением,
может быть разработка информационной системы управления предприятием.
Промежуточными целями или подцелями могут быть разработка базы
данных, разработка математического и программного обеспечения,
тестирование системы. В разработке базы данных, в свою очередь, также
могут быть выделены цели более низкого уровня – разработка логической
структуры базы данных, реализация базы данных с помощью СУБД, загрузка
данных и т.д.
Так как рыночные ситуации, при которых спрос превышает
предложение, когда фирма хорошо известна потенциальным потребителям и
отсутствует конкуренция очень редки, очевидно, что необходимым условием
для успешной работы предприятия является активность операционного
маркетинга. Существует много примеров провала перспективных товаров на
рынке в силу недостаточной коммерческой поддержки. Любой товар,
обладающий даже превосходным качеством, должен иметь цену,
приемлемую для рынка, быть доступным в сбытовой сети, приспособленной
к привычкам целевых потребителей и иметь коммуникационную поддержку,
способствующую продвижению товара и подчеркивающую его
отличительные качества. Тогда как во многих предприятиях до сих пор
полагают, что качественный товар сам по себе будет продаваться. Такой
"инженерный" настрой свидетельствует о неготовности фирмы
адаптироваться к потребностям покупателей.
Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели, имеет
огромный внутренний смысл для управления ими. Прежде всего, он
предполагает, что важной чертой управления проектами является точное
19
определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем
постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Кроме
того, отсюда следует, что проект можно рассматривать как преследование
тщательно выбранных целей, и что продвижение проекта вперед связано с
достижением целей все более высокого уровня, пока не достигнута конечная
цель [38].
Сущность управления проектами. "Управление проектами" – это
синтетическая дисциплина, объединяющая как специальные, так и
общепрофессиональные знания. Специальные знания отражают особенности
той области деятельности, к которой относятся проекты (инновационные,
строительные, экологические, образовательные, исследовательские и др.).
Самостоятельной дисциплиной управление проектами стало
благодаря знаниям, полученным в результате изучения общих
закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности,
благодаря методам и средствам, успешно используемым для самых
различных проектов.
Методы управления проектами позволяют:
- определить цели проекта и провести его обоснование;
- выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы,
которые предстоит выполнить);
- определить необходимые объемы и источники финансирования;
- подобрать исполнителей – в частности, через процедуры торгов и
конкурсов;
- подготовить и заключить контракты;
- определить сроки выполнения проекта, составить график его
реализации, рассчитать необходимые ресурсы;
- рассчитать смету и бюджет проекта;
- планировать и учитывать риски;
- обеспечить контроль за ходом выполнения проекта и многое другое.
20
Управление проектами – это методология организации, руководства,
планирования, координации финансовых, трудовых и материально-
технических ресурсов в течении проектного цикла, направленная на
эффективное достижение целей с применением современных методов,
техники и технологии управления для достижения обозначенных в проекте
результатов по объему и составу работ, стоимости, качеству, времени и
удовлетворению всех участников проекта.
Проект – это определенная задача с некоторыми исходными данными
и требуемыми целями, определяющими способ ее решения. Проект включает
в себя проблему (замысел), средства решения проблемы (его реализации) и
получаемые результаты в процессе реализации (рис. 2).
Рис. 2. Основные элементы проекта
Проект - целенаправленное, заранее запланированное и
проработанное модернизация или создание физических объектов,
технологических процессов, организационной и/или технической
документации для них, финансовых, материальных, трудовых или иных
ресурсов, также управленческих решений и мероприятий для их выполнения.
Как правило, при таком подходе термин "проект" связывается с
краткосрочными целями.
Система - это группа элементов, организованных таким образом, что
они в состоянии действовать как единое целое для достижения поставленных
перед ними целей (рис. 3).
"Управление проектами" – это синтетическая дисциплина, которая
объединяет специальные и надпрофессиональные знания. Специальные
знания определяют особенности область деятельности, к которой относятся
21
проекты (инновационные, строительные, экологические, образовательные,
исследовательские и другие).
Подлинно самостоятельной дисциплиной управление проектами стало
благодаря знаниям, полученным в результате изучения общих
закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности,
благодаря методам и средствам, успешно используемым для самых
различных проектов.
Структура механизмов управления. Кроме общих принципов
управления и организационной структуры, система управления включает:
цель и задачи управления, систему методов, исполнительные как
экономические так и организационные механизмы, законодательно
оформленные правила и условия управления.
Рис. 3. Иерархия систем
Функции управления делятся на основные и обеспечивающие. К
основным функциям относят задающую, координирующую, регулирующую
и контрольную. Обеспечивающие - информационную, экспертно-
аналитическую, нормативно-методическую.
22
Различают генеральную цель проекта от целей первого (или
последующих) уровней, а также задач-подцелей, результатов и действий.
Миссия - это генеральная цель проекта, когда четко выраженная
причина его существования. Она детализирует статус проекта, обеспечивает
ориентиры для определения целей следующих уровней, а также стратегий на
различных организационных уровнях. Говорят, что миссия - это главная
задача проекта, с точки зрения его будущих основных услуг или изделий, его
важнейших рынков и преимущественных технологий.
Стратегия проекта - это центральное звено в выработке направлений
действий для получения обозначенных миссией и системой целей
результатов проекта. Подготовку стратегии проекта можно условно
разделить на три процедуры:
- стратегический анализ;
- разработка и выбор стратегии;
- реализация стратегии [39].
Сегодня задачи управления проектами состоят из планировании
проекта, из составлении графиков работ по реализации проекта, из
управлении рисками, из управления командой проекта, а также в управлении
проектными работами.
Проектный план состоит из трех элементов, это: назначения, задачи,
ресурсы [41].
1.3. Понятие и функции системы управления проектом
Проект, как и любой процесс, направленный на достижение
результата, имеет свои особенности, функционирует в определенном
окружении. Если такие особенности повторяются у определенного
количества похожих процессов, то их можно считать характеристиками
общего типа процессов [15, с. 21].
23
Cогласно системному подходу проект является процессом перехода из
начального состояния в конечное, то есть результатом с участием некоторых
ограничений и ряда механизмов (рис. 4) [28, с. 34].
К структуре проекта предъявляются следующие требования [33, с. 73]:
1. Уровни декомпозиции должны различаться степенью
детализации. Совокупность элементов каждого уровня должна представлять
весь проект.
2. Исходя из первого правила суммарные значения характеристик
проекта (объемы работ, стоимость, потребляемые ресурсы и др.) на каждом
уровне структуры проекта должны совпадать.
3. Каждый уровень декомпозиции должен содержать такие
элементы работ, на основе которых могут быть определены количественные
значения характеристик работ, необходимые и достаточные для
оперативного управления проектом на данном уровне [33, с. 75].
Рис. 4 Проект в качестве процесса перехода системы из
начального состояния в конечное
Ответственность за структурирование и декомпозицию работ
возлагается на заказчика, подрядные предприятия, консультантов и других
24
участников проекта. Разделение работ на этапы является основой для
управленческого контроля в процессе реализации проекта.
Проект обладает следующими характеристиками [30, с. 82-83]:
Направленность на достижение поставленных целей. Каждый проект
предполагает достижение конкретных результатов, являющихся мотивацией
и движущей силой проекта. Характерная черта проекта как специфического
вида деятельности состоит в точном определении и формулировании целей.
Координация выполнения взаимосвязанных действий. Управление
проектами – это достижение целей усилиями команды людей, действия
которой координируются одним человеком. Все процессы при выполнении
проекта являются взаимосвязанными, поэтому необходимо полноценное и
эффективное выполнение каждым из участников проекта своих обязанностей
и заданий. Скоординированность усилий всех членов проектной команды –
одно из условий успешного воплощения проекта.
Ограниченность средств. Существуют ограничения проекта во
временных рамках, ограничения бюджета, ограничения количества
выполняющих проект людей и их моральных качеств, а также такие
объективные ограничения как законодательство того или иного государства и
законы природы [26, с. 90].
Динамичность и неопределенность. Управление проектами должно
предполагать гибкость планирования, так как могут измениться
первоначально запланированные цели, методы их достижения и другие
характеристики проекта. Реальные условия реализации проекта могут
отличаться от запланированных, что определяет долю риска, выраженную в
сдвижении сроков, неполноте выполнения поставленного объема работ,
превышении бюджета и так далее [26, с. 92].
Управление в лице одного человека. Координировать процесс
управления проектом должен один человек, задающий направление,
определяющий цеди, задачи и контролирующий ход выполнения работ. Это
25
обеспечит сохранение целостности начальной концепции проекта и позволит
централизованно выполнять контроль [30, с. 86].
Сущность управления проектами заключается в организации,
планировании, руководстве, координации трудовых, финансовых и
материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла,
направленных на эффективное достижение его целей путем применения
современных методов, техники и технологии управления для достижения
определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости,
времени, качеству и удовлетворению участников проекта, которые
реализуются через связь функций управления проектом с функциями
управления общего характера.
И хотя фундаментальное значение функций управления остается
неизменным, в управлении проектами они приобретают такие специфические
формы как [11, с. 86]:
1. Управление замыслом проекта. Данная функция составляет
основу процесса инициации проекта. Чтобы замысел обрел логические
очертания и стал проектом, он должен быть управляем. Необходимо придать
ему техническую и экономическую привлекательность, оценить
альтернативные варианты в схожей области, реализовать действия по его
продвижению и сделать это наиболее эффективным способом и в кратчайшие
сроки.
2. Управление предметной областью. Данная функция позволяет
учесть особенности реализации результата проекта, накладываемые
отраслевой спецификой, рынком и потребительскими предложениями.
3. Управление проектом по временным параметрам. Время
является одним из ключевых факторов, влияющих на эффективность
реализации проекта. Сроки реализации проекта в целом, его составных
частей, а также отдельных процессов должны планироваться заранее [11, с.
87].