27
информационного обеспечения проекта должна основываться на следующих
принципах
13
:
1. Взаимодействии.
2. Законности, которое заключается в исполнение проектной
командой действующего законодательства.
3. Паритетности (равноправия).
4. Конфиденциальности, которая включает неразглашение
коммерческой тайны.
5. Компенсационности.
6. Информационной стоимости.
Важность создания информационного обеспечения проектов
заключается в том, что без внедрения информационных технологий
невозможно обеспечить эффективное взаимодействие между
подразделениями. В процессе обработки больших массивов разнообразной
информации технические средства помогают обеспечить взаимодействие
персонала.
Кроме основных принципов, которым должно соответствовать
информационное обеспечение, существуют дополнительные принципы, к
которым относится
14
:
1. Развитие.
2. Динамизм.
3. Оперативность.
4. Интеграция.
Целью создания информационного обеспечения проектов является
информационно-аналитическая поддержка. Для этого необходимо
обеспечивать:
13
Степанова, Е. Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности / Е.Е. Степанова,
Н.В. Хмелевская. - М.: Форум, 2016. - 192 c.
14
Гольдгамер, Г.И. Информационное обеспечение исследований и разработок / Г.И. Гольдгамер. -
М.: Советское радио, 2015. - 352 c.
28
1. Разработку и внедрение программно-технических решений,
обеспечивающих автоматизацию процедур сбора, обработки и хранения
информации.
2. Создание современных экономико-математических методов
анализа, моделирования и оптимизации вырабатываемых предложений.
3. Создание и развитие защищенной информационно-
телекоммуникационной инфраструктуры.
В процессе создания и развития системы информационного
обеспечения проекта необходимо выполнять следующие требования:
1. Системность, которая заключается в рациональном разделении
системы на составные части, которые предоставляют возможность
автономной разработки и внедрения составных частей системы на основе
единой технической политики.
2. Открытость, которая заключается в возможности расширения
комплекса предоставляемых услуг, технологий и источников информации.
3. Стандартизация, которая подразумевает рациональное
применение типовых или стандартизированных проектных решений и
технологий.
Основными составляющими системы информационного обеспечения
являются:
1. Технология организации сбора информации.
2. Технология обработки и хранения информации.
3. Аналитическая обработка информации о ходе проекта.
4. Предоставление информации о реализации проекта.
5. Обеспечение информационной безопасности.
В создании информационного обеспечения проектов участвуют также
информационные системы управления проектами. Их создание
осуществляется в следующих случаях:
29
1. При отсутствии информационной системы. Когда сотрудники
получают информацию в виде бумажных документов, обрабатывают их и
создают новые документы, которые являются входными документами по
отношению к другим сотрудникам.
2. Когда в организации внедрена автоматизированная система
управления и, кроме бумажных документов, часть информации вводится в
систему для обработки и получения сводной информации.
3. При использовании локальных средств автоматизации, когда
автоматизируются отдельно те или иные функции. В этих случаях качество
реализации повышаются, время обработки информации сокращается. Но она
представлена в виде тех же бумажных документов.
4. Создание единой информационной среды источников
потребления информации. Бумажный документ является носителем
юридического статуса, а файл, сохраненный в электронной системе, является
неотъемлемой частью системы и связан с объектом базы данных, на основании
которого он был получен. В этом случае создатели информации и ее
потребители работают с информацией напрямую.
5. При комплексной автоматизации предприятий, которая
предполагает не только совмещение выполнения этапов проектных
исследований, но и участие всей команды проекта в процессе решения
функциональных задач каждого этапа. В качестве программно-технической
поддержки выступает либо локальная сеть предприятия, либо интернет.
30
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ПРОЕКТА НА ПРИМЕРЕ ООО «ШПОНПЛИТ»
2.1. Краткая характеристика ООО «ШПОНПЛИТ»
Общество с ограниченной ответственностью «Шпонплит» было
создано в 1998 году. На протяжении 20 лет компания успешно осуществляет
свою деятельность на рынке ремонтно-строительных услуг. Деятельность
компании заключается в защите зданий и сооружений от ряда разных
факторов в ходе их эксплуатации. За всю свою деятельность компания
обзавелась постоянными партнерами и заказчиками.
В начале деятельности организация осуществляла только кровельные
работы. Затем к ним добавился полный комплекс работ по ремонту и
устройству мягких и жестких кровель с применением современных
материалов от отечественных производителей. Компания дает гарантию на
свои услуга, осуществляя гарантийное и послегарантийное обслуживание.
Следующим основным направлением работ организации является
выполнение высотных работ, которые выполняются с помощью методов
промышленного альпинизма. К таким работам относятся ремонт
межпанельных швов, окраска зданий, конструкций и сооружений, ремонт
дымовых труб.
С 2007 года организация начала осуществлять выполнение
антикоррозионных работы с помощью аброзивоструйной очистки
поверхностей. Поскольку методы строительных и ремонтных работ постоянно
совершенствуются, персонал компании проходит обучение и переподготовку.
Также компания закупает новое оборудование, необходимое для выполнение
ремонтных и строительных работ: пескоструйные аппараты, компрессоры,
пневматические поршневые окрасочные аппараты.
В 2009 году компания получила авторизацию крупнейшего мирового
производителя и поставщика кровельных, гидроизоляционных и
теплоизоляционных материалов «ТехноНИКОЛЬ». Авторизация
присваивается компаниям, которые оказывают услуги высокого качества
31
ремонтных работ и означает, что они проводятся в полном соответствии с
технической документацией. А в 2010 году предприятие вошло в Союз
организаций строительной отрасли «Строительный ресурс», что было
отмечено выдачей свидетельства СРО.
В 2011 году компания расширила круг партнерских организаций и
начала сотрудничество с компанией «ЭМ-СИ БАУХЕМИ», которая является
мировым лидером производства продуктов строительной химии. В результате
чего специалисты компании могут производить работы по усилению
конструкций из железобетона с применением технологии карбонового
волокна на ряде объектов.
В 2013 году компания расширяет перечень выполняемых работ. Она
непрерывно изучает новые направления в строительной сфере, участвует в
различных семинарах и выставках. Исследовательская работа помогает
организации проводить объективную оценку возникающих задач и находить
верные решения
15
. Политика компании направлена на то, чтобы работать не
только с крупными организациями, но и предоставить малобюджетным
организациям доступные варианты строительно-ремонтных работ.
Рассмотрим организационную структуру компании (рисунок 5).
Управление предприятием осуществляет генеральный директор, под
руководством которого находятся следующие отделы:
Планово-экономический.
Отдел информационных технологий.
Отдел продаж.
Отдел маркетинга.
Отдел строительства.
Отдел качества.
HR-отдел.
15
Бузырев, В. В. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности строительного
предприятия / В.В. Бузырев, И.П. Нужина. - М.: КноРус, 2016. - 336 c.
32
Генеральный
директор
Руководитель
отдела
маркетинга
Отдел
маркетинга
Руководитель
планово-
экономического
отдела
Планово-
экономический
отдел
Руководитель ИТ-
отдела
ИТ-отдел
Руководитель
отдела продаж
Отдел продаж
Руководитель
отдела
строительства
Отдел
строительства
Руководитель
отдела качества
Отдел качества
Руководитель call-
центра
Call-центр
Руководитель HR-
отдела
HR-отдел
Руководитель
отдела логистики
Отдел логистики
Рисунок 5. Организационная структура управления компанией
Call-центр.
Отдел логистики.
Рассмотрим основные задачи, которые выполняют специалисты
отдела. Планово-экономический отдел осуществляет следующие функции:
Подготовку и анализ плановой документации на строительство.
Составление, проверку и согласование сдельных нарядов по
участкам строительства.
Сбор исходных данных для осуществления расчета плановой
себестоимости работ для формирования бюджетов проектов и отдельных
технических решений, тендеров на подряд/генподряд.
Проведение план-факторного анализа по итогам отчетных
периодов.
Составление и расчет сметной документации.
Составление оперативных планов ЦФО на месяц.
Ведение бухгалтерского учета и формирование отчетности
организации.
Осуществление сверок с контрагентами организации.
Ведение управленческого учёта организации.
Разработка методологии и регламентов ведения учёта.
Формирование ежемесячной управленческой отчётности по
направлениям деятельности компании.
Проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности
компании.
Планирование экономической деятельности.
Специалисты ИТ-отдела компании ведут деятельность в разных
направлениях:
Сопровождение, развитие и поддержка работоспособности сайта
компании.
34
Поддержка работоспособности информационной инфраструктуры
предприятия.
Регистрация и обработка обращений персонала организации.
Обучение и консультирование сотрудников компании по
вопросам функционирования программного и аппаратного обеспечения.
Учет и выдача ИТ-активов (техника, расходные материалы);
Ремонт и модернизация СКС.
Функции сотрудников отдела продаж:
Ведение переговоров с клиентами.
Консультирование клиентов по услугам компании.
Планирование встреч для менеджеров по продажам.
Формирование отчетности по результатам работы.
Работа с жалобами, претензиями и пожеланиями клиентов.
Работа с клиентской базой.
Специалисты отдела качества выполняют следующие функции:
Проведение оценки качества обслуживания клиентов в отделе
продаж.
Проведение оценки качества специалистов call-центра.
Проведение оценки качества работы менеджеров аренде
коммерческих помещений.
Осуществление аналитической работы, формирование
статистической отчётности.
Анализ качественных показателей результатов внешних и
внутренних оценок качества.
Специалисты HR-отдела осуществляют следующие задачи:
Осуществление поиска и привлечения персонала среднего звена.
Подбор наиболее результативных методов поиска кандидатов.
Адаптация новых сотрудников.
35
Исследование рынка труда.
Ведение базы данных кандидатов, формирование отчетности.
Специалисты call-центра выполняют следующие задачи:
Консультирование клиентов, совершение исходящих звонков по
клиентской базе.
Привлечение клиентов.
Координация визитов потенциальных клиентов в офисы продаж.
Выполнение ключевых показателей эффективности.
Рассмотрим функциональные обязанности специалистов отдела
логистики:
Подбору материалов для обеспечения проектов организации.
Составление спецификаций.
Обеспечение работы с логистической группы, контроль отгрузки
заказа.
Контроль оплаты заказов.
Отслеживание остатков на складах организации.
В комплекс задач, решаемых специалистами отдела строительства,
входят:
Реализация строительных проектов компании.
Обеспечение качества объектов недвижимости.
Контроль выполнения проектов по строительству недвижимости.
Рассмотрим обязанности сотрудников отдела маркетинга:
Формирование благоприятного имиджа компании.
Отслеживание новостей и проектов в сфере строительства и
ремонта.
Проведение анализа рынка недвижимости.
Проведение мероприятий полевого маркетинга.
Формирование отчетности.
36
2.2. Описание и план проекта
Перед организацией стоит задача осуществить ремонт здания
спортивного комплекса. Здание было построено в 1980х годах, и после этого
в нем проводился только косметический ремонт внутренних помещений. Для
того, чтобы определить комплекс ремонтных работ по проекту ремонта здания
спортивного комплекса на объект были приглашены главные инженеры
отдела строительства, которые должны определить комплекс работ и
составить смету проекта.
Проект ремоента спортивного комплекса включает в себя ряд стадий,
каждая из которых содержит комплекс задач
16
. Определим стадии проекта:
1. Обследование объекта.
2. Подготовка документации.
3. Проведение работ.
4. Сдача объекта в эксплуатацию.
Составление плана проекта будем осуществлять в табличной форме. У
каждого проекта есть суммарная задача, которая обозначает работу по
проекту. В рассматриваемом случае это задача «Ремонт спортивного
комплекса». Далее суммарная задача детализируется стадиями проекта,
которые были перечислены выше. Завершение проекта заканчивается задачей-
вехой «Ремонт спортивного комплекса завершен».
На каждой стадии проекта проводится комплекс работ, поэтому
перечислим их
17
. На стадии обследования объекта проводятся следующие
работы:
1. Осмотр объекта.
2. Оценка состояния объекта.
16
Верзух, Эрик Управление проектами: ускоренный курс по программе MBA / Эрик Верзух. - М.:
Вильямс, 2015. - 480 c.
17
Мартыненко, С.А. Управление потоками работ. Функциональное моделирование и основы
управления проектами / С.А. Мартыненко. - СПб.: ГУАП, 2014. - 80 c.