37
3. Составление перечня работ.
4. Составление перечня материалов.
5. Расчет сметы проекта.
6. Согласование сметы проекта.
7. Обследование объекта завершено.
После проведения обследования руководитель проекта составляет
документацию. Стадия формирования документации включает в себя
следующие задачи:
1. Составление договора с заказчиком.
2. Согласование договора.
3. Подписание договора.
4. Заключение договоров на поставку материалов и оборудования.
5. Подготовка документации завершена.
После того как документы были подписаны, организация приступает к
выполнению работ. Выполнение проектных работ делится на две группы:
1. Проведение наружных работ.
2. Проведение внутренних работ.
Обе группы работ могут проводиться параллельно, что позволит
уменьшить длительность проекта. Проведение наружных работ будет
содержать следующие задачи:
1. Укрепление конструкции.
2. Кровельные работы.
3. Отделка фасадов.
4. Проведение наружных работ завершено.
Стадия проведения внутренних работ содержит следующие задачи:
1. Демонтаж конструкций.
2. Возведение стен.
3. Установка оконных конструкций.
4. Отделочные работы.
38
5. Установка дверных конструкций.
6. Проведение внутренних работ завершено.
После проведения всех работ необходимо сдать объект в
эксплуатацию. Для этого оформляется документация – акты приемки и акты
выполненныех работ, которые должен подписать заказчик для завершения
работ по проекту. Стадия сдачи объекта в эксплуатацию включает в себя
следующие работы:
1. Подготовка актов приемки.
2. Проведение приемки.
3. Подписание документов.
4. Сдача объекта в эксплуатацию завершена.
Составим перечень задач проекта, сгруппированный по стадиям.
Перечень задач проекта представлен в таблице 1.
Таблица 1
Перечень задач проекта
Стадия проекта
Перечень задач
Ремонт спортивного комплекса
Обследование
объекта
Осмотр объекта
Оценка состояния объекта
Составление перечня работ
Составление перечня материалов
Расчет сметы проекта
Согласование сметы проекта
Обследование объекта завершено
Подготовка
документации
Составление договора с заказчиком
Согласование договора
Подписание договора
Заключение договоров на поставку материалов и
оборудования
Подготовка документации завершена
Проведение работ
Проведение
наружных
работ
Укрепление конструкции
Кровельные работы
Отделка фасадов
Проведение наружных работ завершено
Проведение
внутренних
работ
Демонтаж конструкций
Возведение стен
Установка оконных конструкций
Отделочные работы
Установка дверных конструкций
Проведение внутренних работ
завершено
39
Стадия проекта
Перечень задач
Сдача объекта в
эксплуатацию
Подготовка актов приемки
Проведение приемки
Подписание документов
Сдача объекта в эксплуатацию завершена
Ремонт спортивного комплекса завершен
Задачи проекта должны выполняться в определенном порядке.
Некоторые из них необходимо выполнять последовательно, после завершения
выполнения предыдущей задачи, выполнение некоторых задачи должно
начинаться или завершаться одновременно, а другие задачи могут
выполняться параллельно. Для того чтобы определить порядок выполнения
работ нужно для каждой задачи обозначить ее предшественницу. Результат
формирования последовательности выполнения задачи представлен в таблице
2.
Таблица 2
Последовательность выполнения задач проекта
№
Задача проекта
№ задачи-
предшественнника
1
Ремонт спортивного комплекса
-
2
Обследование объекта
-
3
Осмотр объекта
-
4
Оценка состояния объекта
3
5
Составление перечня работ
4
6
Составление перечня материалов
5
7
Расчет сметы проекта
6
8
Согласование сметы проекта
7
9
Обследование объекта завершено
8
10
Подготовка документации
2
11
Составление договора с заказчиком
9
12
Согласование договора
11
13
Подписание договора
12
14
Заключение договоров на поставку
материалов и оборудования
13
15
Подготовка документации завершена
14
16
Проведение работ
10
17
Проведение наружных работ
15
18
Укрепление конструкции
15
19
Кровельные работы
18
20
Отделка фасадов
19
21
Проведение наружных работ завершено
20
22
Проведение внутренних работ
17
23
Демонтаж конструкций
15
24
Возведение стен
23
25
Установка оконных конструкций
24
40
№
Задача проекта
№ задачи-
предшественнника
26
Отделочные работы
25
27
Установка дверных конструкций
26
28
Проведение внутренних работ завершено
27
29
Сдача объекта в эксплуатацию
16
30
Подготовка актов приемки
28
31
Проведение приемки
30
32
Подписание документов
31
33
Сдача объекта в эксплуатацию завершена
32
34
Ремонт спортивного комплекса завершен
33
Затем нужно задать длительность выполнения каждой задачи. В
длительность задач важно вкладывать временной запас, который
предназначен для непредвиденных случаев: болезни сотрудника, поломки
оборудования или задержки в поставках материалов. Длительности задач
проекта представлены в таблице 3.
Таблица 3
Последовательность выполнения задач проекта
№
Задача проекта
Длительность
задачи, день
1
Ремонт спортивного комплекса
80
2
Обследование объекта
15
3
Осмотр объекта
1
4
Оценка состояния объекта
4
5
Составление перечня работ
3
6
Составление перечня материалов
2
7
Расчет сметы проекта
3
8
Согласование сметы проекта
2
9
Обследование объекта завершено
0
10
Подготовка документации
15
11
Составление договора с заказчиком
5
12
Согласование договора
5
13
Подписание договора
1
14
Заключение договоров на поставку материалов и
оборудования
4
15
Подготовка документации завершена
0
16
Проведение работ
40
17
Проведение наружных работ
35
18
Укрепление конструкции
10
19
Кровельные работы
10
20
Отделка фасадов
15
21
Проведение наружных работ завершено
0
22
Проведение внутренних работ
40
23
Демонтаж конструкций
5
24
Возведение стен
5
25
Установка оконных конструкций
2
41
№
Задача проекта
Длительность
задачи
26
Отделочные работы
23
27
Установка дверных конструкций
5
28
Проведение внутренних работ завершено
0
29
Сдача объекта в эксплуатацию
10
30
Подготовка актов приемки
5
31
Проведение приемки
5
32
Подписание документов
5
33
Сдача объекта в эксплуатацию завершена
0
34
Ремонт спортивного комплекса завершен
0
После того как определены длительности задач и последовательность
их выполнения, можно создать календарный план проекта, который включает
в себя перечень задач, их длительность и сроки их выполнения. Дата начала
проекта 8.04.19. Исходя из этой даты рассчитаем сроки выполнения задач
проекта. Календарный план проекта представлен в таблице 4.
Таблица 3
Последовательность выполнения задач проекта
№
Задача проекта
Длительность
задачи, день
Дата
начала
Дата
окончания
1
Ремонт спортивного комплекса
80
8.04.19
26.07.19
2
Обследование объекта
15
8.04.19
26.04.19
3
Осмотр объекта
1
8.04.19
8.04.19
4
Оценка состояния объекта
4
9.04.19
12.04.19
5
Составление перечня работ
3
15.04.19
17.04.19
6
Составление перечня
материалов
2
18.04.19
19.04.19
7
Расчет сметы проекта
3
22.04.19
24.04.19
8
Согласование сметы проекта
2
25.04.19
26.04.19
9
Обследование объекта
завершено
0
26.04.19
26.04.19
10
Подготовка документации
15
29.04.19
17.05.19
11
Составление договора с
заказчиком
5
29.04.19
3.05.19
12
Согласование договора
5
6.05.19
10.05.19
13
Подписание договора
1
13.05.19
13.05.19
14
Заключение договоров на
поставку материалов и
оборудования
4
14.05.19
17.05.19
15
Подготовка документации
завершена
0
17.05.19
17.05.19
16
Проведение работ
40
20.05.19
12.07.19
17
Проведение наружных работ
35
20.05.19
5.07.19
18
Укрепление конструкции
10
20.05.19
31.05.19
19
Кровельные работы
10
30.06.19
14.06.19
20
Отделка фасадов
15
17.06.19
5.07.19
42
№
Задача проекта
Длительность
задачи, день
Дата
начала
Дата
окончания
21
Проведение наружных работ
завершено
0
5.07.19
5.07.19
22
Проведение внутренних работ
40
20.05.19
12.07.19
23
Демонтаж конструкций
5
20.05.19
24.05.19
24
Возведение стен
5
27.05.19
31.05.19
25
Установка оконных конструкций
2
3.06.19
4.06.19
26
Отделочные работы
23
5.06.19
5.07.19
27
Установка дверных конструкций
5
8.07.19
12.07.19
28
Проведение внутренних работ
завершено
0
12.07.19
12.07.19
29
Сдача объекта в эксплуатацию
10
15.07.19
26.07.19
30
Подготовка актов приемки
5
15.17.19
19.07.19
31
Проведение приемки
5
22.07.19
26.07.19
32
Подписание документов
5
22.07.19
26.07.19
33
Сдача объекта в эксплуатацию
завершена
0
26.07.19
26.07.19
34
Ремонт спортивного комплекса
завершен
0
26.07.19
26.07.19
Разработанный план проекта будет включен в состав информационного
обеспечения проекта.
2.3. Состав информационного обеспечения проекта
Для разработанного ранее проекта ремонта спортивного комплекса
требуется обеспечение ресурсами. Ресурсами проекта являются не только
персонал организации, который задействован в проектных работах,
строительные материалы и оборудование. Для того чтобы управлять проектом
требуется информация о необходимых ресурсах, расходе ресурсов,
следовании бюджету проекта и т.д. Вся перечисленная информация составляет
информационное обеспечение проекта.
Определим состав информационного обеспечения проекта. В состав
информационного обеспечения должно входить:
1. Данные о задачах проекта, которые включают в себя
наименование задач проекта, их длительность и сроки выполнения.
2. Данные о сотрудниках, задействованных в осуществлении
проекта.
43
3. Данные о необходимых ресурсах, к которым относятся материалы
и оборудование.
4. Данные о затратах проекта, которые необходимы при выполнении
бюджета проекта.
5. Данные о расходовании материалов.
6. Данные о рабочем времени персонала.
7. Данные о выполнении работ проекта.
Опишем состав данных о выделенных объектах. Данные о задачах
проекта должны содержать:
1. Наименование.
2. Длительность.
3. Сроки выполнения работы (дату начала и окончания).
4. Данные о текущем выполнении работы.
5. Данные об участии сотрудников в работе.
Данные о сотрудниках должны содержать:
1. ФИО сотрудника.
2. Должность.
3. Назначение сотрудника на задачу.
4. Количество отработанных часов.
5. Заработная плата сотрудника.
Данные о ресурсах должны содержать:
1. Наименование материала или оборудования.
2. Задействование ресурса в задачах.
3. Количество запасов.
4. Расход ресурса.
Данные о затратах включают в себя:
1. Наименование статьи расходов.
2. Сумма затрат.
3. Общий бюджет проекта.
44
4. Расход от общего бюджета в процентах.
Для проекта важно вести табель учета рабочего времени для расчета
заработной платы сотрудников. В табеле содержатся следующие данные:
1. ФИО сотрудника.
2. Дата.
3. Количество часов.
Дадим характеристику выделенным данным (таблица 4).
Таблица 4
Характеристика информационного обеспечения
Объект
Характеристика
Тип данных
Единица измерения
Задача
Наименование
Текст
-
Длительность
Число
День
Дата начала
Дата
-
Дата окончания
Дата
-
Процесс выполнения работ
Число
%
ФИО сотрудника
Текст
-
Сотрудник
Фамилия
Текст
-
Имя
Текст
-
Отчество
Текст
-
Должность
Текст
-
Наименование задачи
Текст
-
Количество часов
Число
Час
Заработная плата
Число
Рубль
Ресурс
Наименование
Текст
-
Наименование задачи
Текст
-
Количество
Число
Штук
Ресурс
Расход ресурса
Число
%
Затраты
Наименование
Текст
-
Сумма затрат
Число
Рубль
Общий бюджет проекта
Число
Рубль
Расход общего бюджета
Число
%
Табель
учета
рабочего
времени
Фамилия
Текст
-
Имя
Текст
-
Отчество
Текст
-
Дата
Дата
-
Количество часов
Число
Час
2.4. Организация информационного обеспечения
Перечисленные данные могут храниться и обрабатываться в разной
форме: записях, в файлах или в базе данных информационной системы.
Наиболее оптимальным из них является использование информационной
45
системы. Информационные системы, используемые в проекте предназначены
для автоматизации процессов сбора, хранения, поиска, переработки,
отображения и передачи информации.
Для того, чтобы руководитель проекта мог управлять проектом
необходимо создать единую информационную систему, поскольку в процессе
управления проектом осуществляется информационный обмен на всех
уровнях управления
18
.
Информационные системы содержат комплекс инструментов и
технологий, предназначенных для сбора, хранения, обработки и
распределения информации, которая была получена в процессе управления
проектами на всех его этапах. Управленческая информация собирается в
интересах всех участников проекта в соответствии с их компетенцией и
ответственностью. Принципиальное отличие информационных систем
управления проектами от прочих систем заключается в том, что большинство
из них разрабатывается для поддержки ограниченного числа функций.
Обычные информационные системы автоматизируют работу структурных
подразделений организации, а информационные системы управления
проектами объединяют данные из различных подразделений и организаций,
относящиеся к каждому конкретному проекту.
В процессе планирования и управления проектом, для обеспечения
руководителя проекта необходимой и достаточной информацией необходимо
разработать и поддерживать в актуальном состоянии информационную
модель проекта. Информационная модель проекта выполняет следующие
функции:
централизованное хранение данных и календарных планов работ,
ресурсов, стоимостных и прочих показателей проекта;
18
Джалота, П. Управление проектами в области информационных технологий / П. Джалота. - М.:
Лори, 2014. - 224 c.
46
возможность анализировать влияние различных факторов на
выполнение проектов, влияние ресурсного, финансового и другого вида
обеспечения на конечные результаты и показатели проекта;
возможность распределенной поддержки и обновления данных в
сетевом режиме функционирования информационной системы;
возможность автоматизированного формирования отчетности в
виде графиков и диаграмм, разработки проектной документации, а также
решения других задач и процедур управления проектом.
Структура проекта включает в себя следующие уровни управления,
которые требуют специализированной информационной поддержки:
1. Стратегический уровень управления проектом.
2. Уровень управления отдельным проектом.
3. Уровень исполнения работ проекта.
На стратегическом уровне управления проектом информационные
системы должны обеспечивать сбор и обработку данных для поддержки
принятия управленческих решений, направленных на утверждение целей,
приоритетов, стратегическое планирование и финансирование проектов,
контроль достижения задач-вех, промежуточных и конечных результатов
проекта. На этом уровне информационные системы должны обеспечить сбор
данных из различных источников, обобщение и представление данных в
форме, удобной для восприятия.
Для уровня управления проектом информационные системы должны
обеспечивать и поддерживать планирование комплекса работ, организацию и
контроль выполнения работ, анализ и регулирование хода исполнения проекта
и закрытие проекта. На этом уровне управления важным становится наличие
мощных средств, которые бы позволяли создавать корректную
информационную модель комплексов работ и ресурсов проекта
19
. А также
19
Мельников, В. П. Информационное обеспечение систем управления / В.П. Мельников. - М.:
Академия, 2015. - 336 c.