12
подразделений системы управления организацией, оценки экономической
и социальной эффективности совершенствования управления персоналом,
аудита персонала.
Таким образом, концепция управления персоналом организации –
это система теоретико-методологических взглядов на понимание и
определение сущности, содержания, целей, задач, критериев, принципов и
методов управления персоналом, а также организационно-практических
подходов к формированию механизма ее реализации в конкретных
условиях функционирования организации. Управление персоналом –
система взаимосвязанных элементов, каждый их которых выполняет
определенные функции. [1, с. 37]
До последнего времени само понятие «управления трудом» в нашей
управленческой практике отсутствовало. Правда, системы управления
каждой организации имело функциональную подсистему управления
кадрами и социальным развитием коллектива, но большую часть объема
работ по управлению кадрами выполняли линейные руководители
подразделения. [7, с. 167] Основным структурным подразделением по
управлению трудом в организации является отдел кадров, на который
возложены функции по приему и увольнению кадров, а также по
организации обучения, повышения квалификации и переподготовке
кадров.
Для решения социальных проблем в организациях создаются службы
социального исследования и обслуживания. Службы управления
персоналом, как правило, имеют низкий организационный статус,
являются слабыми в профессиональном отношении. В силу этого они не
выполняют целый ряд задач по управлению персоналом и обеспечению
нормальных условий его работы. Важнейшие в их числе:
1. социально психологическая диагностика;
13
2. анализ и регулирование групповых и личных
взаимоотношений, отношений руководства;
3. управление производственными и социальными конфликтами
и стрессами;
4. информационного обеспечения системы кадрового управления;
5. управление занятостью;
6. оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;
7. анализ кадрового потенциала и потребности в персонал;
8. планирование и контроль деловой карьеры;
9. профессиональная и социально-психологическая адаптация
работников;
10. управление трудовой мотивацией;
11. правовые вопросы трудовых отношений.
Если в условиях командно-административной системы эти задачи
рассматривались как второстепенные, то при переходе к рынку они
выдвинулись на первый план, и в их решении заинтересована каждая
организация. [17, с. 309]
Изменение в экономической и политической системах в нашей
стране одновременно несут как большие возможности, так и серьезные
угрозы для каждой личности, устойчивости ее существования, вносят
значительную степень неопределенности в жизнь практически каждого
человека. Управление персоналом в такой ситуации приобретает особую
значимость, поскольку позволяет реализовать, обобщить целый спектр
вопросов адаптации индивида к внешним условиям, учета личного фактора
в построении системы управления персоналом организации. Укрупнено
можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на людей в
организации:
1. иерархическая структура организации, где основное средство
воздействия – это отношение власти подчинению, давление на человека
14
сверху, с помощью принуждения, контроля над распределением
материальных благ;
2. культура, то есть вырабатываемый обществом, организацией,
группой людей совместные ценности, социальные нормы, установки
поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют
индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения;
3. рынок – сеть равноправных отношений, основанных на купле-
продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии
интересов продавца и покупателя.
Вышеперечисленные факторы воздействия являются достаточно
сложными и на практике реализуются отдельно и последовательно. От
того, какой фактор находится в приоритете – зависит развитие общей
экономической ситуации на рынке, что в конечном счете отражается на
состояния предприятия или фирмы.
Необходимо отметить, что принципиально новые службы
управления кадрами создаются уже на основе имеющихся традиционных
структур: бухгалтерия, отдел кадров, отдел охраны труда и т.д. Задачи
новых структур заключены, как правило, в реализации кадрового
управления и интеграции всей деятельности по управлению трудом на
предприятии.
В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от
чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования
трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением,
предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и др.
[17, с. 311]
Несомненно, структура службы управления трудом во многом
определяется размерами предприятия, характером её деятельности,
кадровым составом и т.д.
15
Во многих современных организациях службы управления трудом
формируются под единым руководством директора, заместителя
директоры по управлению персоналом, к этому процессу привлекаются все
подразделения, которые имеют отношение к работе с персоналом и
кадрами.
В зависимости от размеров организации состав подразделений будет
меняться: в мелких организациях одно подразделение может выполнять
функции нескольких подсистем, а в крупных функции каждой подсистемы,
как правило, выполняет отдельное подразделение.
Работа по управлению кадрами в целом осуществляется через:
профессионально-квалификационное деление работ;
штатное расписание;
анализ положений об отделах, должностные инструкции и
описание рабочих мест;
приказы организации, нормативные акты и прочее.
Сегодня, в век технологий, комплексный ответ позволяют дать
разработанные компьютерные модели, являющиеся наборами
математических формул, синтезирующих в себе сразу несколько
популярных практических методов: экстраполяцию, экспертные оценки,
информативную базу о динамическом развитии факторов, влияющих на
изменения в потребностях компании в трудовых ресурсах.
Единственный существенный недостаток автоматических систем –
необходимость наличия специальных навыков для их использования.
Преимущества же существенны – рост размеров и сложности задач,
встающих перед фирмой, необходимость интеграции кадрового
планирования в общий процесс планирования деятельности компании,
который в большей своей части также уже компьютеризирован.
16
1.2. Компьютерные программы как современные средства
управления персоналом в организациях
Ещё не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На
пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т2 – личные
карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и
носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали
статистические отчёты. С повсеместным внедрением информационных
технологий многое принципиально изменилось. Автоматизация позволяет
значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой
службы. Система кадровой документации достаточно специфична. В
работе с личным составом создаётся большой объём однотипных
документов, легко поддающихся формализации. Создание
унифицированных форм этих документов и их электронных версий,
использование специальных компьютерных программ значительно
облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами.
Применение компьютера делает возможным даже силами одного
специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по
личному составу средних и даже крупных организаций.
Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой,
специализированными программами, обеспечивающими однократный
ввод информации по личному составу и её использование всеми
подразделениями. Внедрение компьютерной техники позволяет
накапливать массивы информации (базы данных) и документы в
электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву,
быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую
информацию по личному составу. [17, с. 312-313]
Кадровая документация – непременная часть документов
любой организации. Она ведётся кадровой службой (отделом,
17
департаментом по работе с персоналом). Использование
автоматизированных технологий позволяет существенно повысить
эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу
– это специфическая документация, требующая специализированных
программ для работы с ней. Сегодня практически в любой организации
есть своя компьютерная служба.
В небольшом офисе – это один или несколько «компьютерщиков». В
средних и крупных организациях – это отделы, департаменты
информационного обеспечения (так называемые информационные (IT)
службы). Однако работники IT-служб – это программисты, системные
администраторы, эксплуатационники, то есть специалисты именно по
компьютерной технике. А для составления списка требований к системе
автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени, подходящей
для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия
именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы
кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных
автоматизированных систем, в первую очередь – для определения
потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания
для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее
обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с
документацией по личному составу. [3, с. 14]
Применение информационных технологий значительно облегчает
работу по оформлению движения кадров. Достигается это, прежде всего
введением электронных версий, утверждённых общегосударственных
унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как
на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся
управленческих ситуаций.
Понимая значение унификации документов для совершенствования
процесса управления, повышения эффективности труда, его качества.
18
Госкомстат России в соответствии с Постановлением Правительства
Российской Федерации от 08.07.1997 № 835 разработал согласованные с
Минфином России и Минэкономики России формы первичной учётной
документации, в том числе по учёту труда и его оплаты.
Всего утверждено 19 форм по учёту кадров, они были рассмотрены
в главе 3. Кроме того, утверждено 11 форм по учёту рабочего времени и
расчётов с персоналом по оплате труда. Формы по использованию
рабочего времени – табели учёта (формы № Т12 и № Т13) часто ведутся
работниками отдела кадров. Остальные формы: расчётно-платёжные
ведомости, расчётные ведомости, платёжные ведомости, лицевые счета и
др. ведутся в бухгалтерии. Все формы выпускаются не только в бумажном,
но и в электронном вариантах в формате Microsoft Word. Для этого широко
применимы программы Microsoft Office 2007 и 2010 годы.
Спецификой кадровой документации является то, что значительная
её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр,
выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи. Однако
создание и хранение приказов и других документов в компьютерной
форме – это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под
автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по
личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с
жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда
совпадающими с требованиями государственных нормативов и
потребностями конкретной организации) и работающая на одном
локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной
организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL
Server и т.п. Программа для работы с личным составом может быть
отдельным модулем более крупной программы для автоматизации
делопроизводства в организации в целом. Документы, фиксирующие
трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения
19
работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в
автоматизированной системе, построенной на основе баз данных. [44]
Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод
сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые
многократно используются впоследствии в разных документах. Более
сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для
расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с
потребностями конкретной организации. [41]
Примеры таких программ: «Кадры компании»; «Электронные
офисные системы» – на базе Lotus Notes, MS SQL Server, «АИТ»,
«ФАРАОН», «БОСС-кадровик», «Галактика» и другие программы.
20
1.3. Автоматизированные формы управления персоналом в
России и за рубежом
В предыдущем параграфе был обозначен ряд программ, которые
наиболее часто используются в системе управления персоналом: «Кадры
компании»; «Электронные офисные системы» – на базе Lotus Notes, MS
SQL Server, «АИТ», «ФАРАОН», «БОСС-кадровик», «Галактика» и др.
В нынешнее время использование баз данных становится
неотъемлемой частью функционирования любых отдела персонала. Во
время информационной перегруженности возникает вопрос: Как
осуществить структурированное хранение и обновление данных? Как раз в
этом и помогают Системы Управления Базами Данных (СУБД). СУБД –
программа, которая управляет данными, осуществляет хранение,
извлечение, поиск, редактирование информации, хранимой в базе данных.
Так же они позволяют осуществить быстрый поиск необходимой
информации. Ещё одним достоинством является компактность хранения
информации и низкие трудозатраты на составление.
СУБД обычно отличаются простым интерфейсом и легкой
функциональностью, одновременно можно производить операции на трех
вкладках.
Крупные зарубежные компании уже давно перешли на
автоматизированные системы управления базами данных. Среди наиболее
распространённых программ следует выделить: «1С ЗУП», «Галактика
HRM», «SAP HRM», «E-Staf», а также «Experium», «Taleo». Главная
возможность этих программ – составление четкой структуры компании и
размещение вакансий (поиск резюме) прямо через программу. К
сожалению, не все российские программы имеют такие функции.
21
Также, для составления базы данных и ведения бухгалтерской
отчётности России используют «1С:Предприятие 8» (это одна из
последних версий 1 С).
Программный продукт «1С:Бухгалтерия 8» включает
технологическую платформу «1С:Предприятие 8» и конфигурацию
(прикладное решение) «Бухгалтерия предприятия».
Конфигурация обеспечивает решение всех задач бухгалтерской
службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за
учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов,
учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать
только для ведения бухгалтерского и налогового учета.
Состав счетов, организация аналитического, валютного,
количественного учета на счетах соответствуют требованиям
законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в
отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно
создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.
«1С:Бухгалтерия 8» выпускается в трех версиях, предназначенных
для ведения бухгалтерского и налогового учета: базовая, ПРОФ и КОРП.
Базовая версия представляет собой однопользовательский аналог версии
ПРОФ «1С:Бухгалтерии 8». Предусмотрены две специализированные
поставки базовой версии, предварительно настроенные на особые режимы
учета: «1С:Упрощенка 8» и «1С:Предприниматель 8».
Изучим также особенности работы более устарелой программы,
«Фараон». Несмотря на свой «возраст», данная программа лет5-7 назад
пользовалась популярностью у российских компаний.
Достоинством программы «Фараон» является простой графический
интерфейс. Реляционная база данных – система, основанная на нескольких
принципах: