45
С покупателем заключается договор купли-продажи материалов и услуг
по монтажу. Бухгалтер компании в программе «1С: Бухгалтерия» проводит и
выписывает счет на оплату заказа. Покупатель может произвести оплату, как в
кассе компании, так и через любой удобный ему банк. Далее создается заказ
поставщику на поставку продукции. После этого бухгалтеру необходимо
провести оплату поставщику через банковскую систему, а полученные
документы и их реквизиты вручную занести в «1С Бухгалтерию». После чего
готовая продукция от поставщика доставляется на склад компании и после
осмотра продукции, информация передается бухгалтеру и данные вносятся в
«1С Предприятие» для ведения товарного учета продукции.
Затем материалы доставляется покупателю, вместе с этим, на место
выезжают монтажники и производят монтаж или иные услуги. После этого
бухгалтер вручную должен списать товар из «1С Предприятия», это
необходимо для правильного учета имеющейся продукции, а после этого
подтвердить закрытие договора в «1С Бухгалтерии».
Процесс оказания услуг включает в себя следующие подпроцессы:
прием заявки на доставку;
поиск свободной машины, рядом со складом;
процесс погрузки;
процесс доставки;
передача информации о доставке в бухгалтерию.
Для того, чтобы начать продавать и доставлять строительные материалы
компании необходимо заказать их у поставщиков. Процесс закупки материалов
показан на рисунке 6.
46
Рисунок 6. Процесс закупки материалов
Закупочная деятельность компании включает в себя несколько шагов:
выбор поставщика, с которым компания будет сотрудничать;
процесс формирования заказов и дополнительные работы, которые ведутся
совместно с этим;
контроль менеджера над закупками;
возврат товара поставщику, который не подошел по качеству, количеству
или просто оказался не нужен.
Процесс выбора поставщика включает в себя:
выбор поставщика;
формирование запроса;
получение ответа от поставщика;
оценка поставщика.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что данные
проблемы сказываются на работе предприятия и снижают его эффективность.
Большое количество времени теряется при оформлении заказов, документов.
Все время оформления документов сотрудник не может покинуть свое рабочее
место и эффективность его действий снижается. В текущей ситуации, при
постоянном увеличении клиентов, в компании могут возникнуть очереди, что
очень негативно сказывается на имидже компании.
Среди покупателей может возникнуть недовольство, а часть из них
предпочтут воспользоваться услугами конкурентов. Это напрямую скажется на
Закупка
материалов
Спрос на
товар
З
Законодательные
акты
З
Решение о закупке
руководством
Поставщики
Сотрудники
Программное
обеспечение
Поставленный
товар
Документ на
поставленный товар
47
прибыли компании и заработной плате ее сотрудников, так как часть из них
работает на сдельных условиях.
2.3 Оценка эффективности использования информационных
технологий в транспортной логистике на примере ООО «СК Стройсервис»
В ООО «СК Стройсервис» выделено 3 группы функций управления
логистикой:
координация и планирование деятельности всех участников логистической
цепочки;
регулирование плана работы по выполнению заказов;
контроль над движением финансовых потоков.
В ходе первой функции составляются графики и планы перемещения
материальных потоков, осуществляется согласование локальных графиков
подразделений, разрабатываются способы контроля и методы оценки их
деятельности, координируется работа всех подразделений компании по
выполнению намеченных задач.
Вторая функция предполагает наблюдение за передвижением
материальных ценностей, разрабатываются меры по устранению возникающих
нарушений.
В рамках третьей функции осуществляется оценка уровня снабжения
необходимыми материалами, анализируются затраты и организовывается
выработка алгоритма действий по повышению управления логистическими
процессами.
Логистическая стратегия фирмы направлена на оптимизацию ресурсов
компании при управлении основными и сопутствующими потоками.
ООО «СК Стройсервис» придерживается стратегии минимизации общих
логистических издержек. Для реализации данной стратегии организация
использует следующие пути:
сокращение логистических издержек в отдельных логистических функциях;
48
оптимизация уровней запасов в логистической системе;
выбор оптимальных вариантов «складирование - транспортировка»
(переключение с одной логистической функции на альтернативную);
оптимизация решений в отдельных функциональных областях и/или
логистических функциях по критерию минимума логистических издержек;
3PL подход и т.п.
Входящие информационные и материальные потоки исходят от клиента.
Это исходные данные, информация о проблеме и предоплата за услугу.
Одновременно, клиент получает от представителя предприятия информацию о
рисках, с которыми связана услуга и о сроках обработки заказа. На выходе – это
оказанные услуги, либо возврат денег, если по каким-либо причинам услуга не
могла быть предоставлена.
Движение потоков логистической системы на микроуровне предприятия
представлены на рисунке 7.
Рисунок 7. Материальный и информационный потоки
Итак, специфика предприятия такова, что ключевое значение в
формировании загрузки рабочего дня играет клиент. Именно согласно
поступающим текущим заказам синхронизируются производственные
процессы и этапы поступления материальных ресурсов, что способствует
усилению контроля и поддержанию уровня качества предоставляемой услуги.
Оказание услуги потребителю услуги начинается задолго до его прихода
непосредственно в организацию, т.к. многие клиенты предпочитают задать
интересующие их вопросы посредством телефона или по электронной почте.
Однако зачастую невозможно точно оценить степень риска, как для клиента,
так и для предприятия, поэтому потребителя приглашают непосредственно в
офис, где он получает предварительную консультацию и принимает решение.
Логистический процесс оказания услуги на предприятии построен таким
Заказчик-
потребитель
Производитель
услуги
49
образом, что каждый из сотрудников осуществляет не только свою часть
работы, но и контролирует другого.
В компании проблемы с логистикой в основном решаются отделом
продаж и отделом снабжения. В реализовано множество логистических
функций, но нет единого информационного пространства.
В настоящее время логистическая система ООО «СК Стройсервис»
представлена модулями, разработанными и реализованными компанией 1С.
ООО «СК Стройсервис» использует интегрированную систему 1С:
Предприятие 8, на платформе, где создаются модули для обеспечения
деятельности общества, все модули интегрированы вместе и могут получить
доступ к необходимой информации. Во время исследования выяснилось, что в
логистической системе нет такого звена, как транспортная логистика, все
процессы выполняются вручную до настоящего времени.
Таким образом, необходимо разработать систему на существующей
платформе, чтобы избежать затрат на повторное обучение персонала, а также
охватить все функциональные области бизнеса. В данном случае логистическая
система должна включать как транспортную, так и складскую логистику, но
также должна обеспечивать интеграцию информации между модулями
платформы.
В результате анализа логистической информационной системы на
предприятии были выявлены основные проблемы компании: увеличение
финансовых и временных затрат, при сохранении объемов производства;
неэффективное планирование; проблемы, связанные с организацией
транспортировки, что приводит к простоям транспорта и, следовательно,
временным и финансовым издержкам; документооборот на предприятии не
полностью автоматизирован, что приводит к увеличению логистических затрат.
Проводимые мероприятия по сокращению затрат на предприятии ООО
«СК Стройсервис» не являются эффективными, так как сам подход к расчету
издержек не является оптимальным. Учет издержек в логистике не требует той
тщательности, которая необходима в бухгалтерском учете. Главная задача здесь
50
выявить основные издержки и понять, как они взаимосвязаны друг с другом.
На предприятии ООО «СК Стройсервис» же учет издержек
осуществляется по функциям, а не по процессу, и рассчитывается
бухгалтерией, который отражает лишь фактические затраты, но не учитывает,
например, потенциальный эффект от еще не принятых решений.
Проанализировав значимые факторы, можно сделать вывод о важности
согласованного взаимодействия подразделений предприятия в процессе
логистики и перехода от функционального к процессному управлению.
Следовательно, ООО «СК Стройсервис» необходимо предложить
рекомендации по систематизации и оптимизации, происходящих на
предприятии логистических процессов, для снижения финансовых и временных
издержек.
Проанализировав информационную логистическую систему, выявлены
следующие недостатки:
частичное отсутствие автоматизированного контроля оборудования и
транспортных средств компании;
отсутствие возможности менеджеров напрямую заказывать товар у
поставщиков;
отсутствие единой системы контроля платежей;
большое количество документов заполняется вручную;
большое количество ошибок из-за «человеческого фактора».
Значительная часть документации вписывается вручную. Подобные
операции часто приводят к ошибкам в связи с человеческим фактором, их
исправление занимает значительное количество времени.
Предоставляемая руководству информация часто бывает,
несвоевременна, что снижает эффективность принятия управленческих
решений. В связи с имеющимися недостатками в компании снижается
эффективность работы, увеличивается время принятие решений, уменьшается
прибыть.
51
Глава 3 Разработка мероприятий по внедрению и использованию
информационных технологий в транспортной логистике на
примере ООО «СК Стройсервис»
3.1 Предложения по внедрению и использованию информационных
технологий в транспортной логистике на примере ООО «СК Стройсервис»
В современной логистике использование информационных технологий
является неотъемлемой частью. Сейчас трудно представить построение и
организацию работы процесса доставки товаров без своевременного обмена
информацией и без быстрого реагирования на потребности рынка. На
сегодняшний день практически невозможно обеспечивать качество товаров и
услуг, которые востребованы потребителем, не используя современные
информационные системы и программные комплексы для планирования,
анализа и поддержки принятия коммерческих решений в логистической
системе.
Анализ существующей на предприятии логистической информационной
системы ООО «СК Стройсервис» показал, что для повышения логистической
деятельности предприятия предлагается проведение следующих мероприятий:
внедрение модуля 1С-Рарус: «Транспортная логистика и экспедирование».
Прежде чем выбрать конкретную информационную систему, нами
проведен сравнительных анализ нескольких логистических информационных
технологий. Из таблицы видно, что наиболее оптимальной будет
информационная система 1С-Рарус: «Транспортная логистика и
экспедирование».
Рассмотрим описание перечисленных выше программных продуктов.
Roadnet Transportation Suite - универсальный набор интегрированных
приложений, созданный для эффективного контроля всех транспортных
средств и процессов, занятых в ходе доставки продукции.
52
Таблица 5
Сравнительный анализ логистических информационных
систем
Параметр
Roadnet
Transportation
Suite
ИС «Первый
БИТ»
1С-Рарус:
Транспортная
логистика и
экспедирование
Цена
200000
165000
128000
Удобство
синхронизации с
существующей ИС
Не совместима,
возможна
интергация
на базе
платформы
«1С:Предприятие
8»
на базе
платформы
«1С:Предприятие
8»
Функционал
5 модулей
3 модуля
8 модулей
Сервис
Стандартный
Стандартный
Стандартный
Roadnet Transportation Suite позволяет:
снизить транспортные расходы (сокращение пробега, сокращение
количества транспорта, сокращение сверхурочных часов работы водителей и
логистов;
увеличить прибыли (повышение рентабельности за счет сокращения
холостых и неоправданных пробегов и затрачиваемых на них средств
компании и рабочего времени водителя);
профессионально удовлетворять запросы клиентов (расширение
возможностей транспортных средств, заметное улучшение в управлении
водителями, товар будет доставляться вовремя и в полном объеме, о чем
клиенты мечтают, вы сделаете для них уже завтра тем самым повысив
лояльность; вы сможете четко ответить клиентам когда и во сколько будет
осуществлена поставка товара);
улучшить стратегические возможности планирования и управления
маршрутами (возможность балансировки маршрутов по различным
критериям: пробег, время, кол-во точек и т.д.; возможность динамического
внесения изменений в маршруты - перемаршрутизация);
точный и своевременный контроль транспортных расходов (все данные по
транспортным расходам будут доступны для руководителей и менеджеров);
53
контроль передвижений водителей (на карте можно увидеть траекторию
движения машины, можете оценить производительность труда водителя в
соответствии с точно заданными маршрутами, картами и направлениями).
Программа Roadnet состоит из модулей:
1. Territory Planner (территория продаж);
2. Roadnet (модуль по маршрутизации);
3. FleetLoader (загрузка/разгрузка товара);
4. MobileCast (контроль и управление доставками);
5. Roadnet Информационный Центр.
Конфигурация БИТ: Управление транспортной логистикой ред. 3.0
является идеологическим потомком конфигурации НОВА: Управление
доставкой, созданным с использованием новейших технологий и на новой
платформе 1С:Предприятие 8.
Программное обеспечение решает ряд вопросов:
1. Сокращение расходов на транспорта за счет:
оптимальной загрузки транспорта;
оптимизации маршрутов посещения адресов;
точного учета показателей рейса (длительность, пробег, затраты и т.д.);
2. Повышение лояльности клиентов за счет:
точного выполнения доставки с учетом временных окон;
сокращения времени формирования рейсов;
устранение «человеческого фактора» при принятии решений.
Программный продукт «1С:Транспортная логистика, экспедирование и
управление автотранспортом КОРП» предназначен для организации процессов
экспедирования и управления перевозками. Позволяет планировать
мультимодальные, LTL и FTL перевозки, экспедировать грузы, контролировать
доставку заказов, управлять работой с подрядчиками и решать другие задачи
управления транспортной логистикой. Решение 1C для транспортной компании
ориентировано на транспортно-логистические предприятия, а также
54
производственные, торговые организации и интернет-магазины, доставляющие
свою продукцию покупателям силами собственного или наемного транспорта.
Программа решает следующие задачи:
автоматизации экспедирования и обеспечения сохранности грузов;
помогает скоординировать деятельность логистов, экспедиторов,
специалистов транспортной службы и склада;
организовать эффективный менеджмент автомобильных перевозок;
обеспечить оперативный контроль доставки грузов;
быстрое формирование документов;
повышенная скорость доставки груза клиентам;
надежный перевозчик;
сохранность вашего груза и контроль;
быстрое распределение заявок на доставку грузов.
Конфигурация «Транспортная логистика, экспедирование и управление
автотранспортом» на базе 1С решает задачи автоматизации экспедирования и
обеспечения сохранности грузов. Помогает скоординировать деятельность
логистов, экспедиторов, специалистов транспортной службы и склада,
организовать эффективный менеджмент автомобильных перевозок,
оптимизировать распределение заявок на доставку, планирование маршрутов и
выбор подрядчиков для выполнения заказов, обеспечить оперативный контроль
доставки грузов.
Ключевые бизнес-эффекты от использования системы 1С для
транспортной логистики и экспедирования:
сокращается время обработки и распределения заявок на доставку грузов;
ускоряется формирование транспортных документов;
повышается скорость доставки грузов клиентам – за счет оптимизации
загрузки транспортных средств и маршрутов доставки
сокращается время на поиск надежных перевозчиков для выполнения
заказов;