Рисунок 3. Декомпозиция контекстной диаграммы
35
Рисунок 4. Модель бизнес-процесса приема заказа клиента
36
Рисунок 5. Модель бизнес-процесса составления расписания
квалификацией. Когда расписание составлено, менеджер заполняет путевые
листы, которые передаются водителям.
На рисунке 6 представлена модель бизнес-процесса контроля
выполнения заказа. За каждым менеджером закреплены ряд заказов,
выполнение которых он контролирует. Менеджер определяет место
нахождения груза в соответствии с расписанием. Он связывается с водителем
для того, чтобы проверить его нахождение. Если появляется отклонение от
расписания, Менеджер вносит изменение в расписание. Отслеживание
нахождения груза осуществляется ежедневно для того, чтобы максимально
быстро реагировать на отклонения от расписания.
Моделирование бизнес-процессов с последующим анализом позволяют
выявить недостатки, которые присутствуют в текущей практике выполнения
работ. Рассмотрим недостатки, выявленные в результате анализа бизнес-
процессов.
В целом деятельность менеджера отдела логистики направлена на
обработку заказов на осуществление грузоперевозок. Однако, в процессе
планирования грузоперевозок менеджеру необходима следующая
информация:
Наличие необходимых транспортных средств в автопарке
предприятия.
Нахождение необходимых транспортных средств.
Наличие или отсутствие водителей, обладающих необходимой
квалификацией для выполнения заказа.
Эта информация хранится в виде документов:
путевых листов,
расписаний
перечней основных средств.
Для того, чтобы спланировать грузоперевозку, диспетчеру необходимо
осуществить поиск по документам, которые, в зависимости от объема
заказов, могут иметь большой объем.
Рисунок 6. Модель процесса контроля выполнения заказа
Для удобства документы группируются по временным интервалам и
хранятся в архивных папках. Однако, каким бы оптимизированным не было
хранение документов, менеджеру приходится тратить время на поиск по ним.
Расчет стоимости заказа не автоматизирован и осуществляется с
помощью калькулятора на основании цен, указанных в прайс-листе
компании. Такой способ расчета стоимости грузоперевозки делает процесс
расчет не прозрачным. менеджер может совершить ошибку в формировании
стоимости заказа или намеренно изменить стоимость выполнения заказа.
Помимо этого, ручной расчет формирования заказа требует от диспетчера
высоких временных затрат, знания прайс-листа и внимательности.
Для каждого водителя менеджер, курирующий выполнение заказов,
должен заполнить путевой лист. А также расписание грузоперевозок
формируется вручную. Заполнение документов требует от менеджеров
внимательности, что влечет за собой временные затраты.
Для того, чтобы контролировать выполнение плана грузоперевозок,
каждому менеджеру необходимо сверять данные расписания с фактическими
данными местонахождения груза. Для этого необходимо обеспечить
оперативный доступ к расписанию грузоперевозок, которое формируется в
одном экземпляре, но используется всем диспетчерским отделом. Каждому
менеджеру может понадобиться внесение изменений в расписание, что
потребует дополнительных временных затрат и может негативно отразиться
на работе других сотрудников отдела.
При ведении бумажного документооборота существует вероятность
допущения ошибок при заполнении форм и утери документов. Так же
сотрудники уделяют ведению документации большее количество времени,
чем своим прямым обязанностям.
Ведение бумажного документооборота характеризуется высоким
уровнем расходов на закупку бумаги. Переход к электронному
документообороту поможет учреждению сократить затраты на расходные
материалы на 60%.
40
Архив документов при ведении бумажного документооборота имеет
положительную тенденцию роста и занимает все больше места. Переход к
электронному документообороту поможет сократить рост численности
архива документов на 40%. Поиск нужного документа в архиве требует
значительных временных затрат.
Бумага является недолговечным материалом в связи с чем сохранность
документа подвергается риску внешних воздействий. Ведение бумажного
документооборота характеризуется отсутствием централизованного
хранилища документов. Документы постоянно перемещаются между
получателями. Процесс перемещения документа от одного респондента к
другому так же требует высоких временных затрат. При этом отсутствует
возможность контролировать нахождение документа.
Проанализировав предметную область, можно выделить следующие
недостатки в существующих бизнес-процессах:
Бумажный документооборот.
Отсутствие единой информационной базы о наличии и нагрузке
на ресурсы предприятия (транспортные средства, водители).
Высокие временные затраты на формирование и внесение
изменений в документы.
Высокая необходимость в расходных материалах (картриджах,
бумаге и т.д.).
Высокая вероятность допущения ошибок, связанных с
человеческим фактором.
Наличие временных издержек из-за того, что все сотрудники
работают с одним документом – расписанием грузоперевозок.
Устранение перечисленных недостатков возможно с помощью
применения информационных технологий. Далее будет рассмотрено
осуществление бизнес-процессов отдела логистики после внедрения
информационной системы.
41
На рисунке 7 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса
деятельности менеджера логистического отдела. Управление бизнес-
процессом осуществляется согласно должностным инструкциям и приказам
руководителя. После внедрения логистической ИС механизмами бизнес-
процесса будут менеджер логистического отдела и логистическая ИС.
Входным потоком является обращение клиента. Выходными потоками
бизнес-процесса являются: сохраненный заказ, путевой лист и расписание
грузоперевозок.
После применения средств вычислительной техники для автоматизации
бизнес-процесса, он стал включать в себя следующие подпроцессы:
Формирование заказа.
Планирование грузоперевозок.
Контроль грузоперевозок.
Декомпозиция бизнес-процесса представлена на рисунке 8.
Процесс формирования заказа после внедрения логистической ИС
будет начинаться с создания заказа. Затем менеджер будет вводить в форму
заказа параметры, которые выясняются в процессе диалога с клиентом. К
таким параметрам относятся:
вид груза;
вес груза;
габариты груза;
хрупкость груза;
пункт отправления заказа;
пункт назначения заказа;
планируемая дата заказа.
В зависимости от выбранных параметров ИС автоматически
рассчитывает стоимость грузоперевозки. Если клиента не устраивает
стоимость заказа, менеджер изменяет параметры заказа и ИС повторно
осуществляет расчет стоимости заказа.
Рисунок 7. Контекстная диаграмма бизнес-процесса
43
Рисунок 8. Декомпозиция бизнес-процесса