16
Структура ИО организации, осуществляющей экономическую
деятельность имеет сложную структуру. Такое ИО включает в себя комплекс
информационных структур, представленных в виде иерархии. На рисунке 1
приведен пример иерархического построения информационной системы.
Рисунок 1. Структура экономического ИО
9
Для того, чтобы структурировать информацию об экономическом
объекте был использован логический подход. Согласно этому подходу были
выделены структурные единицы ИО:
Реквизит, представляющий собой информационную единицу
низшего уровня, служащую основанием для создания документов,
хранящихся в памяти машин;
9
Балдин К.В. Информационные технологии в менеджменте. - М.: ИЦ Академия, 2017. - 328 с.
17
Показатель;
Документ;
Информационное сообщение;
Информационный массив (файл);
Информационная подсистема;
Информационная система.
Согласно приведенному списку структурных единиц ИО, реквизит
является простейшей единицей, которая может быть представлена в виде
цифр и букв. Реквизит ИО обязательно должен иметь смысл, а не быть
просто набором символов. Реквизит не подлежит дальнейшему делению.
Реквизиты могут быть следующих видов:
реквизиты-признаки, которые отражают качество информации;
реквизиты- основания, которые отражают количество какого-
либо объекта.
Реквизиты-признаки могут в дальнейшем быть обработаны логически с
помощью сортировки, группировки или выборки. А реквизиты-основания
могут обрабатываться только арифметически. При сочетании одного
основания и всех, относящихся к нему признаков, образуется логическое
высказывание, в котором содержится как качественная, так и количественная
характеристика отражаемого явления.
Следующей структурной единицей ИО является документ, который
может включать в себя комплекс реквизитов. Значимость документов
заключается в том, что каждой экономической задаче сопутствуют
определенные формы документов и система показателей, которые в них
содержатся. Во внутримашинном представлении документы – это
информационные файлы. Они могут включать в себя условно-постоянную,
переменную, входную, промежуточную, результатную, архивную и прочие
виды информации.
18
Следующей структурной единицей является информационный поток,
который включает в себя совокупность информационных файлов, которые
используются для обработки экономических задач.
Информационное обеспечение, рассмотренное выше является основой
информационных систем. Информационной системой (ИС) называют
систему, которая осуществляет функции хранения, поиска и обработки
информации, а также ресурсы, которые осуществляют обеспечение и
распространение информации. Ресурсами могут быть: люди, технические
средства, и т. д.
Разработка ИС осуществляется с целью автоматизированной обработки
экономических задач. ИС включают в себя подсистемы, которые отвечают за
автоматизацию конкретных зада. Комплекс всех подсистем ИС представляет
собой информационную систему, которая реализует различные функции
управления.
Поскольку разработка ИС невозможна без создания ИО, оно должно
соответствовать следующим принципам:
организация автоматизированных рабочих мест сотрудников и
активное участие пользователя в вычислительном процессе;
автоматизация формирования первичных документов
персональным компьютером;
сетевая интегрированная обработка комплексов экономических
задач предприятия;
создание распределенной базы данных организации;
широкое информационно-справочное обслуживание
пользователей;
использование электронного документооборота.
19
1.2. Информационная технология как процесс информационного
обеспечения управленческой деятельности
Информационное обеспечение проекта представляет собой основу, на
которой строится вся проектная управленческая деятельность. Организация
информационного обеспечения проекта должна основываться на следующих
принципах
10
:
1. Взаимодействии.
2. Законности, которое заключается в исполнение проектной
командой действующего законодательства.
3. Паритетности (равноправия).
4. Конфиденциальности, которая включает неразглашение
коммерческой тайны.
5. Компенсационности.
6. Информационной стоимости.
Важность создания информационного обеспечения проектов
заключается в том, что без внедрения информационных технологий
невозможно обеспечить эффективное взаимодействие между
подразделениями. В процессе обработки больших массивов разнообразной
информации технические средства помогают обеспечить взаимодействие
персонала.
Кроме основных принципов, которым должно соответствовать
информационное обеспечение, существуют дополнительные принципы, к
которым относится
11
:
1. Развитие.
2. Динамизм.
3. Оперативность.
4. Интеграция.
10
Степанова, Е. Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности / Е.Е. Степанова,
Н.В. Хмелевская. - М.: Форум, 2016. - 192 c.
11
Гольдгамер, Г.И. Информационное обеспечение исследований и разработок / Г.И. Гольдгамер. -
М.: Советское радио, 2015. - 352 c.
20
Целью создания информационного обеспечения проектов является
информационно-аналитическая поддержка. Для этого необходимо
обеспечивать:
1. Разработку и внедрение программно-технических решений,
обеспечивающих автоматизацию процедур сбора, обработки и хранения
информации.
2. Создание современных экономико-математических методов
анализа, моделирования и оптимизации вырабатываемых предложений.
3. Создание и развитие защищенной информационно-
телекоммуникационной инфраструктуры.
В процессе создания и развития системы информационного
обеспечения проекта необходимо выполнять следующие требования:
1. Системность, которая заключается в рациональном разделении
системы на составные части, которые предоставляют возможность
автономной разработки и внедрения составных частей системы на основе
единой технической политики.
2. Открытость, которая заключается в возможности расширения
комплекса предоставляемых услуг, технологий и источников информации.
3. Стандартизация, которая подразумевает рациональное
применение типовых или стандартизированных проектных решений и
технологий.
Основными составляющими системы информационного обеспечения
являются
12
:
1. Технология организации сбора информации.
2. Технология обработки и хранения информации.
3. Аналитическая обработка информации о ходе проекта.
4. Предоставление информации о реализации проекта.
5. Обеспечение информационной безопасности.
12
Максимов, Н.В. Современные информационные технологии: Учебное пособие / Н.В. Максимов,
Т.Л. Партыка, И.И. Попов. - М.: Форум, 2017. - 512 c.
21
В создании информационного обеспечения проектов участвуют также
информационные системы управления проектами. Их создание
осуществляется в следующих случаях
13
:
1. При отсутствии информационной системы. Когда сотрудники
получают информацию в виде бумажных документов, обрабатывают их и
создают новые документы, которые являются входными документами по
отношению к другим сотрудникам.
2. Когда в организации внедрена автоматизированная система
управления и, кроме бумажных документов, часть информации вводится в
систему для обработки и получения сводной информации.
3. При использовании локальных средств автоматизации, когда
автоматизируются отдельно те или иные функции. В этих случаях качество
реализации повышаются, время обработки информации сокращается. Но она
представлена в виде тех же бумажных документов.
4. Создание единой информационной среды источников
потребления информации. Бумажный документ является носителем
юридического статуса, а файл, сохраненный в электронной системе, является
неотъемлемой частью системы и связан с объектом базы данных, на
основании которого он был получен. В этом случае создатели информации и
ее потребители работают с информацией напрямую.
При комплексной автоматизации предприятий, которая предполагает
не только совмещение выполнения этапов проектных исследований, но и
участие всей команды проекта в процессе решения функциональных задач
каждого этапа. В качестве программно-технической поддержки выступает
либо локальная сеть предприятия, либо интернет.
13
Мельников, В. П. Информационное обеспечение систем управления / В.П. Мельников. - М.:
Академия, 2015. - 336 c.
22
1.3. Проблемы функционирования информационных систем и
технологий
Информационные ресурсы и знания в существующей экономической
ситуации являются одним из основных ресурсов организации. Этот ресурс
может оказывать значительное влияние конкурентоспособность,
инвестиционную привлекательность и капитализацию организации.
Обеспечить решение управленческих задач может тесное
взаимодействие разных специалистов предприятия, включая специалистов по
информационным технологиям (ИТ). Основу управленческой деятельности
составляет оперативная информация. Оперативные данные специалисты
могут получать с помощью информационных ресурсов, которые
предоставляют информацию в удобной, сопоставимой форме в режиме
реального времени.
Поскольку большинство организаций жестко конкурируют на рынке,
использование информационных технологий и систем позволит повысить
свою конкурентоспособность. Отсутствие внешних и внутренних по
отношению к предприятию источников информации делает невозможным
осуществление управления организацией. Для устранения этого недостатка
были созданы корпоративные информационные системы (КИС).
КИС представляют собой системы, предназначенные для комплексной
автоматизации основных бизнес-процессов предприятия, а также всех видов
учета. КИС предназначены для обеспечения согласованной работы всех,
включенных в нее компонентов. Кроме КИС, организации используют ряд
автоматизированных информационных систем: информационно-поисковые,
справочные, экспертные и т.д.
Ранее информация о рынке сбыта и сегментах потребителей
организации представляла собой разрозненные данные, которые
использовалась локально. Сейчас, перед разработчиками программного
обеспечения стоит задача создания систем управления взаимоотношениями с
23
клиентами, потому что на основе этих данных формируется дальнейшая
стратегия развития и управления предприятием. При этом управленческие
решения принимаются на основании систематизированных данных из баз
данных, хранилищ данных и КИС.
Поскольку производственный процесс сейчас тоже управляется с
помощью информационных технологий, для его оптимизации используют
системы управления производственным процессом (АСУП). Ввиду
непрерывно изменяющихся требований рынка и больших объемов научно-
технической, технологической и маркетинговой информации, персонал
предприятия, ответственный за стратегию и тактику развития организации,
должен обеспечивать быстрое и точное принятие решений, которые
направлены на максимизацию прибыли п снижение издержек.
Чтобы оптимизировать затраты и повысить объемы производства в
соответствии со все возрастающими требованиями потребителей в условиях
жесткой рыночной конкуренции необходимо принимать решения
основываясь не на умозрительных заключениях и интуиции, а на контроле
всех центров затрат на предприятии. При этом используются сложные
математические методы анализа, прогнозирования и планирования, в основе
которых лежит учете большого количества параметров и критериев в системе
сбора, накопления и обработки информации.
Достижение этих целей возможно с помощью максимальной
автоматизации производственных, финансовых, снабженческих и сбытовых
бизнес-процессов. Для этого также используются КИС.
Автоматизация деятельности организации способна сделать ее
деятельность успешной. Поэтому главным отличием ИС на высоком уровне
зрелости предприятия является не количество инвестиций в
информационную инфраструктуру, а добавленная стоимость. Следовательно,
окупаемость инвестиций в информационные технологии (ИТ) зависит от
использования ими, а не от их наличия. Ведь руководители принимают
решения, основываясь на данных, доступных в момент приятия решения, а
24
персонал выполняет их с той или иной степенью прилежания, как только им
это решение станет оно известно.
Основной целью ИТ в экономике является повышение
производительности, экономия финансов, подготовка обоснованных
решений, что относится к способам достижения тактических, краткосрочных
преимуществ. Стратегической целью применения ИТ является содействие
управлению организации, реагированию на динамику рынка, создание,
поддержка и углубление конкурентных преимуществ.
На формирование стратегии внедрения ИТ влияют следующие
факторы:
Сфера деятельности;
Тип предприятия;
Вид производственно-хозяйственной деятельности;
Модель управления;
Управленческие задачи;
Информационная инфраструктура и т.д.
На успех функционирования ИС оказывает прямое влияние качество
проектирования. При проектировании ИС перед разработчиков ставится цель
обеспечения эффективного функционирования разрабатываемого
программного обеспечения. Качественный процесс проектирования
способствует созданию такой ИС, которая будет функционировать в
условиях постоянного совершенствования всех компонентов ее обеспечения:
технического, программного, информационного.
Для этого необходимо выполнить следующие задачи:
1. Провести технико-экономическое обследование и анализ
деятельности организации.
2. Осуществить постановку задачи проектирования.
3. Определить предметную область.
4. Провести анализ входных и выходных данных.
25
5. Изучить документооборот.
6. Разработать информационно-логическую модель.
7. Реализовать поставленную задачу.
Причиной недовольства заказчика при сдаче ИС в опытную
эксплуатацию может быть отсутствие четкой цели разработки и внедрения
ИС. В условиях отсутствия четкой цели сложно оценить результаты
внедрения.
Еще одной проблемой в области автоматизации деятельности
предприятия является защита информации. К обеспечению информационной
безопасности ИТ необходимо подходить системно т.е. необходимо
обеспечить регулярность этого процесса, при этом необходимо обеспечить
объединение всех средств, методов и мероприятий, используемых для
обеспечения информационной безопасности.
Также создание системы защиты информации нельзя ограничивать
только выбором средств защиты. Для создания таких систем на предприятии
специалисты должны иметь определенный базис знаний. Необходимо
учитывать, что существующая нормативно-методическая база не дает
полного представления о том, как организовать обеспечение
информационной безопасности, что увеличивает риски предприятий.
Помимо перечисленного выше, можно выделить следующие
проблемы в функционировании ИТ:
1. Реагирование на неверные действия пользователей системы –
неправильные данные, а также их отсутствие могут привести к
кардинальным ошибкам и сбоям в работе программного обеспечения, а также
к возможности риска неверного принятия управленческих решений.
2. Высокая стоимость, которая включает в себя кроме стоимости
лицензии на программное обеспечение еще и затраты на поддержку и
сопровождение.
3. Отсутствие понимания у руководителей что представляют собой
ИТ и какие из них необходимо применять в деятельности организации.