36
является графической нотацией, при которой бизнес-процесс сначала
рассматривается в виде «черного ящика»: известны только входы и выходы
процесса
16
. Затем процесс разбивается на составные части для того, чтобы
сделать его более понятным и наглядным до тех пор, пока не будет достигнут
нужный уровень детализации.
Рассматриваемая организация осуществляет реализацию продукции
собственного производства. Для процесса реализации готовой продукции
важно знать точное количество товара на складе организации. Для этого на
предприятии ведется складской учет. Рассмотрим процесс складского учета с
помощью нотации IDEF0, описание которой приведено в Приложении 1. Для
этого была создана контекстная диаграмма бизнес-процесса в CASE-средстве
Bpwin Process Modeler (рисунок 4), описание этого программного продукта
представлено в Приложении 2.
Управление процессом регламентировано распоряжениями
Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н, а именно
Положением по бухучету «Учет материально-производственных запасов»
(ПБУ 5/01), которые были утверждены Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
17
. Согласно ПБУ 5/01, осуществлять ведение
складского учета в организации должно специально назначенное
материально-ответственное лицо.
Складской учет ведется в информационной системе SAP R/3, поэтому
она также будет механизмом задачи. Входными информационными потоками
процесса являются:
1. Материально-производственные запасы (МПЗ), которыми могут
быть: сырье и материалы, необходимые для деятельности организации.
2. Акт МХ-3, который сопровождает возврат МПЗ, сданных на
склад.
16
Граничин, О. Н. Информационные технологии в управлении / О.Н. Граничин, В.И. Кияев. - М.:
Интернет-университет информационных технологий, Бином. Лаборатория знаний, 2017. - 336 c.
17
Приказ Минфина РФ от 9 июня 2001 г. N 44н «Об утверждении Положения по
бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (принят
ГД ФС РФ 19.07.2001) (ред. от 16.05.2015) // СПС Консультант Плюс
Рисунок 4. Модель бизнес-процесса складского учета
3. Готовая продукция, произведенная внутри организации и
переданная из отдела производства на склад.
4. Приходный ордер М-4, которым сопровождается прием МПЗ от
поставщиков.
5. Накладная-требование, согласно которой осуществляется
перемещение МПЗ между структурными подразделениями.
Выходными информационными потоками процесса являются:
1. Акт МХ-1, который сопровождает прием МПЗ на хранение.
2. Лимитно-заборная карта, сопровождающая выдачу МПЗ на
нужды производства.
3. Накладная М-15, которая сопровождает отпуск продукции
покупателю.
4. Отпущенные МПЗ.
5. Отгруженная продукция.
Складской учет включает в себя:
1. Оприходование материально-производственных запасов на склад.
Ввод данных в систему осуществляется согласно сопроводительным
документам: приходному ордеру М-4 и акту МХ-3.
2. Перемещение МПЗ внутри организации. Запасы передаются со
склада в производственный отдел для обеспечения процесса производства.
Этот процесс оформляется накладной-требованием М-11 и лимитно-
заборной картой М-8. Также в этом процессе задействована готовая
продукция. Она поступает на склад из производственного отдела. Все данные
о движении каждого наименования готовой продукции и материально-
производственных запасов отражаются в учетной карточке М-17.
3. Отпуск МПЗ со склада готовой продукции покупателю
сопровождается накладной М-15.
Декомпозиция бизнес-процесса складского учета представлена на
рисунке 5.
Рисунок 5. Декомпозиция процесса складского учета
На основании проделанной работы можно сделать вывод о том, что в
процессе складского учета формируется большой объем документов.
Процесс включает в себя достаточно сложную структуру внутренних
подзадач. При этом необходимо обеспечивать не только оперативность учета
данных, но надежную отгрузку готовой продукции, чтобы она была
доставлена покупателю в товарном виде. Поэтому из комплекса задач
складского учета для дальнейшей автоматизации был выбран процесс
отгрузки продукции со склада.
Опишем бизнес-процесс отгрузки товара со склада (рисунок 6).
Процесс отгрузки материально-производственных запасов (МПЗ) со склада
будет рассматриваться от комплектации заказа покупателя до отгрузки
готовой продукции со склада.
Важность процесса в целом для предприятия заключается в
необходимости доставки надежно упакованной продукции соответствующего
качества в заказанном количестве покупателю.
Отгрузка готовой продукции со склада осуществляется
кладовщиками. Входными информационными потоками процесса являются:
оприходованная из производства готовая продукция;
заказ покупателя;
тара для упаковки заказа.
Выходными информационными потоками процесса являются:
отсутствие продукции на складе;
накладная М-15, которая печатается в двух экземплярах для
подписи покупателем;
отгруженная покупателю продукция.
Процесс управления отгрузкой продукции связан с процессом
перемещения МПЗ внутри организации, потому что продукция поступает на
склад из производственного отдела. Также управление отгрузкой связано с
процессом продажи товаров, потому что в результате этого процесса
формируется заказ покупателя, согласно которому продукция отгружается.
Рисунок 6. Декомпозиция процесса отгрузки МПЗ со склада
Результатным показателем бизнес-процесса является количество
отгруженной продукции, которое рассчитывается в системе складского
учета.
На основании проведенного анализа был выделен комплекс проблем в
автоматизации:
1. Бумажный документооборот: заказ покупателя не вводится в
систему SAP R/3, он передается на склад в бумажной форме, в системе при
этом формируется запись «Реализация».
2. Отсутствие необходимых данных у кладовщиков: доступ к
записям о реализации продукции есть только у сотрудников отдела продаж,
кладовщики не могут обращаться к этим данным.
3. Ручное формирование документооборота: кладовщик проверяет
наличие товарных позиций, указанных в заказе. Если какая-либо товарная
позиция отсутствует на складе, кладовщик оформляет заявку, в которой
перечислены наименования продукции и количество, и передает ее в
производственный отдел.
4. Отсутствие данных об упаковочной таре: когда заказ
укомплектован, кладовщик осуществляет выбор тары по списку, который
составляется в бумажной форме.
5. Ручная маркировка упакованной продукции: затем печатаются
маркеры продукции, которые представляют собой номера штрих-кодов
товарных позиций. Они наклеиваются на упакованную в тару продукцию.
На основании выявленных проблем можно сделать вывод о том, что
информационное обеспечение организации нуждается в удобных
инструментах обработки. Этого можно достичь с помощью внедрения
информационных технологий, автоматизирующих процесс отгрузки и
маркировки товаров. Внедрение системы, автоматизирующей процесс
отгрузки и маркировки товаров позволит устранить выделенные ранее
недостатки.
43
2.4. Характеристика проекта компании
Выявленный ранее перечень проблем в информационном обеспечении
организации необходимо устранить с помощью внедрения программного
обеспечения, которое будет отвечать потребностям поставленной задачи. Для
этого необходимо проделать следующую работу
18
:
1. Выделить критерии к программному обеспечению.
2. Провести обзор рынка программного обеспечения.
3. Проанализировать программное обеспечение согласно
выделенным критериям.
4. Осуществить выбор программного обеспечения.
5. Произвести расчет экономической эффективности проекта.
Выделим требования к программному обеспечению. Проектные
решения по информационному обеспечению представляют собой описание
входных и выходных документов процесса, переменной и условно-
постоянной информации
19
. Опишем перечисленные элементы процесса
управления отгрузкой товаров.
Заказ клиента является входным документом задачи. В нем
перечислены наименования и коды готовой продукции и количество каждого
товара, заказанного клиентом. Заказ передается на склад из отдела продаж в
бумажном виде (печатается из системы SAP R/3). Заказ представлен в виде
таблицы в строках которой указаны наименования продукции, а в столбцах
необходимое количество. Заказ не обладает унифицированной формой.
Выходным документом процесса является отчет об отгруженных
заказах за выбранный пользователем период времени. Отчет необходим
кладовщикам для отслеживания отгруженных заказов, а специалистам отдела
продаж он помогает контролировать выполнение заказов клиентов. Отчет
18
Иларионова, Т. С. Информационное обеспечение управления персоналом. Материалы к лекции-
презентации / Т.С. Иларионова. - М.: РАГС, 2016. – 368 c.
19
Симионов Ю.Ф., Боромотов В.В. Информационный менеджмент. - Ростов н.Д: Феникс, 2014. -
250с.
44
представлен в табличной форме, где в строках перечислены номера заказов, а
в столбцах даты отгрузки.
Опишем переменную информацию. К переменной информации
относится заявка на производство. Заявка на производство отправляется в
том случае, когда необходимой продукции по заказу нет в наличии или нет
требуемого количества продукции. Тогда кладовщик оформляет заявку, в
которой перечислены наименования готовой продукции и необходимое
количество продукции. Записка представлена в табличной форме, она не
унифицирована и передается из склада в производственный отдел в виде
бумажного документа.
Перечень тары относится к переменной информации. Перечень тары
служит для выбора необходимой упаковки для каждого вида готовой
продукции. Кладовщику необходимо знать какой вид тары в каком
количестве есть на складе. В системе SAP R/3 не ведется учет тары, поэтому
кладовщики самостоятельно формируют перечень тары в табличном
процессоре. Перечень тары представлен в табличной форме, которая не
является унифицированной.
Маркер готовой продукции представляет собой штрих-код продукции,
напечатанный на бумаге с клеевой основой. Он наклеивается на упакованную
продукцию для возможности ее идентификации. Маркер продукции имеет
унифицированную форму.
В рассматриваемом процессе есть условно-постоянная информация. К
ней относятся:
1. Наименование готовой продукции, содержит текстовую.
2. Группа готовой продукции.
3. Наименование тары.
4. Виды тары.
5. Штрих-код продукции.
6. ФИО кладовщика.
45
Перечисленная информация будет представлена в виде справочников
проектируемой информационной системы. Вся условно-постоянная
информация имеет текстовую форму, кроме штрих-кода. Он представлен в
графической и числовой форме.
Также нужно описать организацию информационного обеспечения.
Для того, чтобы кладовщикам не приходилось вводить заказы в систему, в
ней будет создана функция загрузки информации о заказах из системы SAP
R/3. Программный модуль системы будет подключаться к базе данных
системы SAP R/3 и копировать данные о заказах и готовой продукции в
собственную базу данных.
Для каждого вида готовой продукции должна быть указана степень
хрупкости. Это необходимо для выбора тары и упаковочных материалов.
Также в системе для каждого наименования продукции должен указываться
штрих-код, который будет печататься на принтере для штрих-кодов и
наклеиваться на упакованную продукцию для возможности идентификации.
Заявки на производство будут отправляться в систему SAP R/3 с
помощью программного модуля, аналогичного модулю загрузки данных о
заказах и продукции. С той лишь разницей что модуль передачи заявки на
производство будет подключаться к базе данных системы SAP R/3 и
копировать данные о заявке из собственной базы данных в базу данных
системы SAP R/3.
Опишем комплекс проектных решений по программному
обеспечению. Работа системы будет осуществляться в среде операционных
система семейства Windows, а именно в среде операционной системы
Windows 10, которая установлена на каждом персональном компьютере
организации
20
. Поэтому разрабатываемая не должна обладать кросс-
платформенностью.
20
Уткин, В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник для студентов высших учебных
заведений / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. - М.: ИЦ Академия, 2015. - 288 c.