16
Трудовая книжка работника это основной документ работника, где
отражены данные о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным
органом исполнительной власти регламентируются форма, порядок ведения и
хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых
книжек и обеспечения ими работодателей.
На основании приказа о приеме или трудового договора, кадровая служба
предприятия заводит личную карту работника (форма № №T−2), которая
содержит метрические данные, а также данные об образовании, квалификации
и т.д. Каждому работнику предприятия присваивается табельный номер,
который отражается в документах по кадровому учету, использованию
рабочего времени и расчетам по заработной плате.
Данные лицевого счета также применяют при расчете среднего заработка.
Туда же и заносятся данные о переводе работника между подразделениями
(форма № №T−5), заслуги, информацию об отпусках и т.д. В свою очередь
отпуск работнику предоставляется приказом руководителя (форма № №T−6).
Составляется, соответственно при подаче работником заявления на отпуск,
графика отпусков, положением коллективного договора. При увольнении
работника оформляется приказ о расторжении трудового договора (форма №
№T−6). Документ, на основании которого работник увольняется, а бухгалтерия
производит окончательный расчет с ним. Документы по учету оплаты труда
Среди первичных документов для бухгалтерского учета по оплате труда,
можно выделить следующие
5
:
Штатное расписание (форма № №T−3) предприятие применяет для
утверждения структуры, штатного состава и штатной численности
предприятия.
5
Литти С. Оцениваем сотрудника – повышаем эффективность // Справочник по управлению
персоналом. – 2019. – №9. – С.64 – 70.
17
В штатном расписании содержится перечень всех структурных
подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц,
должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание утверждает руководитель предприятие или
уполномоченное им лицо путем издания соответствующего приказа.
Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве – это обмен
юридически важными бумагами, оформленными в онлайн-формате, с помощью
цифровой подписи. Считается, что такой способ сокращает издержки
работодателей и упрощает процедуру кадрового учета. Но для перехода на е-
документооборот есть преграды, и главная из них – отсутствие нормативной
базы, закрепляющей понятия и правила организации деятельности компаний в
электронном виде в кадровой сфере. Чтобы написать правовые основы,
учитывая реальный опыт внедрения, в Минтруде провели эксперимент.
Благодаря крупным организациям, где проводился пилотный проект по
внедрению электронного кадрового документооборота (ЭКД), чиновники
сумели определить, с какими сложностями столкнутся работодатели при
переходе на новые правила работы, и во сколько обойдется само
реформирование.
Электронный документ – это набор кодов, несущих в себе определенную
информацию, которую может «прочитать» вычислительная техника.
Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой
информационный комплекс, построенный на смарт-технологиях.
Принципы СЭД: одноразовая идентификация документа в системе;
множественность источников доступа к одному и тому же документу;
непрерывность; согласованность работы всех элементов схемы; моментальный
поиск полноценного документа по минимальному его фрагменту; высокая
степень прозрачности.
18
Основные функции СЭД преимущественно зависят от типа и формы
самой системы
6
.
На данный момент существует общая классификация систем
компьютерного обмена данными:
1. Системы, имеющие постоянно развивающиеся поисковые
инструменты, а также огромные информационные хранилища. СЭД с
развитыми возможностями «workflow», которые обеспечивают поток
информации по заранее заданным маршрутам.
2. Смарт-системы. Дают возможность эффективного управления и
развития организации. СЭД, разработанные для совместного сотрудничества
нескольких участников. Разработки, оснащенные пакетом дополнительных
функций. Этот перечень не является полным, так как развитие
информационных технологий не стоит на месте.
Функции СЭД можно рассмотреть на примере электронной коммерции
(рисунок 2)
6
Терещенко К. Аттестация IT – специалистов // Справочник по управлению персоналом. –
2019. – №1. – С.48 – 55.
19
Рисунок 2. Функции СЭД
Всем известен факт, что ее основополагающими моментами стали первые
разработанные системы электронного документооборота.
Вся структура ЭК состоит исключительно из потока информации, которая
закодирована с помощью цифровых носителей.
В этой сети принимает участие множество физических и юридических
лиц по всему земному шару. Во время обмена электронными данными
контрагенты должны быть полностью уверены в том, что вся информация
будет использована по назначению. Исходя из этого принципа, можно
перечислить следующие функции систем электронного документооборота:
Безопасность. Вся информация, имеющаяся в базах обмена данными, должна
быть надлежащим образом защищена.
Одним из способов защиты и заверения цифровых документов стала
электронная цифровая подпись, право использовать которую дают специальные
сертификационные центры. Версионность. Любой цифровой документ может
находиться в системе в большом количестве тиражей, причем разных
форматов. Моментальный поиск.
Самые современные СЭД разработчики «заправляют» мощнейшими
поисковыми системами, которые способны в считанные секунды найти даже
самый объемный документ, имея для поиска лишь малую его часть.
Своевременное предоставление уведомлений. Учитывая, что СЭД обладает
огромными объемами информации, которую могут одновременно обрабатывать
крупные группы организации, нужно отметить, что всякая информационная
система оснащается множеством вспомогательных программ, которые могут
своевременно представить отчеты и уведомления по тем или иным операциям.
Наличие маршрутизаторов, а также заданий для пользователей.
Интеграция с электронной почтой. Эта функция важна на всех уровнях
управления. Документы движутся не только внутри организации.
20
Для функционирования организации ей постоянно необходимо прибегать
к инструментам почты, с помощью которых документы могут легко переходить
от внутреннего потока к внешнему
7
.
Рациональное строение имеющихся хранилищ и баз данных. Цифровые
архивы или резервные источники информации встроены практически во все
СЭД. Сканирование и полное распознавание информации. Именно так
происходит процедура трансформации бумажного документа в электронный.
Информационная поддержка на всех уровнях работы. Весь функционал СЭД
направлен исключительно на развитие и совершенствование организационных
процессов любых субъектов, которые тем или иным образом столкнулись с
работой в цифровом формате.
Документооборот в организации – это прохождение организационных
документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала
оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в
учете
8
.
Документооборот имеет две важнейшие составляющие:
- порядок осуществления документооборота по отдельным операциям
(расчетным, кассовым);
- график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для
расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и
депозитных, а также организационных операций и операций на фондовом
рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки).
7
Патрусова А.М. Современные информационные технологии оценки эффективности
инвестиционных IT-проектов // Современные технологии. Системный анализ.
Моделирование. – 2017. – № 2 (42). – С. 93.
8
Методика: Изучение мотивационного профиля личности (Ш. Ричи и П. Мартин)
[Электронный ресурс]. Режим доступа: http://hr-portal.ru/tool/metodika-izuchenie-
motivacionnogo-profilya-lichnosti-sh-richi-i-p-martin.
21
Ключевым общим интервалом, определяющим все графики
документооборота по конкретным операциям, является «операционный день» –
время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением
в учете текущего дня.
Тренд постепенно смещается к так называемым BPMS системам, которые
позволяют автоматизировать без лишнего программирования любые процессы
на базе одной платформы, включая типовые процессы документооборота, а
также типовые решения на базе таких платформ для того же организационного
сектора.
Организационный сектор имеет большое количество регуляторов,
предъявляющих повышенные требования к хранению личных данных клиентов
и организационной тайне, поэтому, учитывая консерватизм большинства
Организаций, перевод документооборота Организаций в облака в ближайшее
время маловероятен, как, собственно, и перенос большинства задач
Организации в облака.
Электронный документооборот существует в той или иной степени с
момента появления электронной почты. Другое дело, что документооборот
организации без системы – это катастрофа. В этом плане хорошо
систематизирован НБУ платѐжный документооборот, т. е. операции, связанные
с учѐтом и движением денежных средств (мемориальные ордера, реестры и т.
п.).
Движение внутренних распорядительных документов (приказы,
служебные записки и т. п.) в меньшей степени систематизировано, а потому
организации внедряют системы электронного документооборота на свое
усмотрение. В свою очередь эффективность внедряемой системы
документооборота существенно влияет на эффективность работы организации в
целом.
22
В современных реалиях СЭД – это инструмент, позволяющий
организации не «утонуть» в информации, с которой она имеет дело, а также
прозрачно управлять документооборотом. Специфика организаций такова, что
в своей работе они порождают большое количество документов, требующих
различного рода согласований/утверждений, контроля выполнения, хранения.
СЭД не только эффективно решает эти задачи, но и резко сокращает время на
их выполнение. Как следствие, сокращается время на принятие решений, что
повышает конкурентоспособность организации.
Современные СЭД решают две основные задачи – автоматизацию задач
классического делопроизводства (регистрация корреспонденции, внутренняя
переписка, выдача/контроль поручений, согласования и т.д.), и автоматизацию
бизнес-процессов организации. Обе эти задачи актуальны и для
организационной сферы. Организации находятся под строгим контролем
регулирующих органов, в частности НБУ, поэтому для выполнения задач
классического делопроизводства важен акцент на функциях СЭД, позволяющих
успешно проходить проверки и аудиты: регистрация входящей
корреспонденции и контроль за своевременным предоставлением ответов,
ведение нормативно-распорядительной документации, а также эффективные
инструменты проведения электронных расследований (e-discovery).
Организации, имеющие СЭД, будут стремиться «расширить» еѐ до
полноценного ECM решения, которое позволит контролировать и эффективно
использовать любую неструктурированную информацию, с которой они
сталкиваются.
Несмотря на все преимущества «облачных» технологий, даже
неорганизационные организации с осторожностью относятся к хранению
внутренних, в том числе конфиденциальных данных вне своей территории.
Организации имеют дело с большим объѐмом конфиденциальных данных,
которые неизбежно попадают в СЭД.
23
Требования к хранению таких данных жѐстко регламентируются как
НБУ, так и международными стандартами, например, PSI DSS.
Бизнес (организационный в том числе) пронизан потокам информации и
если движение информации замедленно или прерывается – это
катастрофически сказывается на работе в целом. В организациях правильно
внедренная и настроенная система электронного документооборота выступает
как основное связующее звено между всеми информационными
специализированными системами организации, беря на себя не только
транспортные, но и регламентирующие функции
9
.
Востребованная функциональность определяется приоритетами
организации. Договора или служебные записки, контроль исполнительской
дисциплины или поручения – все выходит из приоритетов руководства
организации и принятой модели управления.
Выделим термины:
регистрационно-контрольная карточка (РКК) – объект СЭД, в котором
представлены в электронном виде основные реквизиты входящего документа,
его содержание (включая при наличии сопроводительное письмо и
приложения), резолюции, поручения по документу, получатели и исполнители
документа в рамках системы Организации, отчеты исполнителей резолюций,
поручений;
папка – объект СЭД, объединяющий совокупность электронных
документов (РКК) по одному вопросу или участку деятельности и
обеспечивающий удобный доступ к РКК;
9
Лукичева Л.И. Управление персоналом: Курс лекций / Л.И. Лукичев, под ред. проф. Ю.П.
Анискина. – 3-е изд., стереотип. – М.: ОМЕГА-Л, 2018. – 264 с.
24
уведомление – электронное сообщение СЭД сотруднику Организации,
уведомляющее его (напоминающее ему) о поступлении в его адрес
электронного документа и (или) листа ознакомления с документом, резолюции
по документу, извещения о постановке на контроль резолюции, о приближении,
наступлении, истечении срока исполнения документа;
резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной
должностным лицом Организации (Руководителем) и содержащей принятое им
решение по рассмотренному документу (при необходимости –
предписывающий ее исполнение с указанием срока исполнения);
лист ознакомления – объект СЭД, оформляющий и фиксирующий
процесс электронного ознакомления с документом;
поручение – отдельный документ, содержащий главную резолюцию и
предписывающий ее исполнение.
Каждому структурному подразделению назначается роль, определяющая
обязанности по электронной обработке различных видов входящих документов.
Для разных входящих документов (видов документов) одно и то же
структурное подразделение может выступать в различных ролях (Руководитель,
Ответственный Исполнитель, Исполнитель).
И к заключению первой главы, можно сказать, что на сегодняшний день в
Российской Федерации создана федеральная законодательная база, на которую
опирается работник кадровой службы. Кадровая служба учреждения должна
руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими
документами, содержащими нормы трудового права. Современные кадровые
технологии позволяют найти подход к любому трудовому коллективу, развить
его трудовой потенциал. Разработать мотивационную политику, основанную не
только на материальном положении, но и на психологическом воздействии. Так
же хочу отметить, что здоровый климат учреждения, это залог успешного
производственного развития. А соблюдение законодательных актов,
юридическая защита, как работодателя, так и работника.
25
О переходе на электронный документооборот в кадровой службе говорят
давно.
Но не все документы могут существовать только в компьютере.
Требования трудового законодательства, правила оформления, а иногда и
содержание кадровых документов объясняют тот факт, что до сих пор большая
их часть создается в бумажном виде и подшивается в дела по особым правилам.
Не так давно в Трудовом кодексе РФ
10
появились нормы о дистанционной
работе, а вместе с ними и понятие электронных кадровых документов.
1.2. Международная практика применения инновационных технологий в
процессе отбора кадров в организацию
Создание систем электронного документооборота позволит перевести
документооборот на новый уровень организации и управления.
Решение значительно повысит:
1. Эффективность деятельности компании в целом.
2. Прозрачность и управляемость компании.
3. Уровень информационной безопасности.
Задачи служб ДОУ:
1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2. Обеспечение единого порядка документирования, организация работы
с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и
подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими
нормативами.
3. Сокращение документооборота, количества форм документов и
документов.
4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в организации.
10
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ. (действующая
редакция) – Электронный ресурс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/.