26
Решение учитывает все задачи и потребности служб ДОУ и обеспечивает
оптимизацию каждой из них. СЭД позволит перевести традиционные
документы в электронный вид с помощью систем сканирования и
регистрировать их, обеспечит автоматический поиск документов, их
маршрутизацию, позволит формировать необходимые отчеты и вести архивы, а
также распределять права доступа к документам различной степени
конфиденциальности.
Кроме того, решение» позволит обеспечить юридическую значимость
документооборота компании благодаря функции электронно-цифровой
подписи.
Возможности системы позволяют перевести ключевые функции
документооборота в автоматический режим (табл. 1)
11
:
Таблица 1
Автоматизация документооборота
Блоки
функций
Функции документооборота
Работа с
документами
Ввод и редактирование реквизитов, прикрепление файлов к
документам.
Связывание документов (перекрестные ссылки на
документы).
Автоматическое присвоение регистрационных номеров.
Сканирование и распознавание образов документов, и их
автоматическое прикрепление к карточке.
Подписка на документы.
Создание шаблонов документов.
Создание документов на базе шаблона.
Контроль регистрации дубликатов документов.
Обеспечение юридически значимого документооборота
благодаря использованию электронно-цифровой подписи.
Контроль
исполнения
Назначение ответственного исполнителя.
Назначение соисполнителей.
Постановка документов на контроль.
11
Осик Ю.И., Нурмагамбетова Н.А., Жарылкасынова А.К. Мотивация к деятельности в
контексте теорий потока и выгорания // Международный журнал экспериментального
образования. – 2018. – № 10-2. – С. 434.
27
Назначение контролера.
Перепоручение.
Прерывание исполнения поручений.
Списки контроля исполнения (просроченные документы,
исполнение сегодня, исполнение месяц).
Оперативный контроль исполнительской дисциплины с
помощью закладки «Мониторинг».
Поиск документов
Поиск документов по реквизитам.
Поиск документов по содержимому
Замещение
Назначение заместителей и помощников.
Безопасность
Система позволяет настроить права доступа по видам
документов и состояниям жизненного цикла документов.
Уведомления
Уведомления об изменении состояния документа.
Уведомления о наступлении срока исполнения.
Уведомления о просрочке.
Отчеты
Формирование оперативных отчетов, возможность настройки
любых форм отчетов
Интеграция
Интеграция с электронной почтой.
Интеграция с Active Directory.
Интеграция с внешними справочными системами.
Интеграция с прочими корпоративными информационными
системами.
В состав системы сходят утилиты администратора, позволяющие
управлять пользователями и группами пользователей, определять состояния
жизненного цикла, настраивать маршруты, распределять права пользователей и
т.д.
Итак, при разработке СЭД интерфейсу уделяется особое внимание. Для
сбора и систематизации требований к интерфейсу проводились опросы
пользователей существующих систем, отдельно привлекались специалисты по
разработке интерфейсов. В результате интерфейс СЭД удобен для работы всех
категорий пользователей – от линейных исполнителей до руководителей.
Рассмотрим примеры зарубежного подхода к подбору персонала на
основе применения инновационных технологий.
Поиск кандидатов при помощи Интернета за последние годы
существенно обогатился новыми инструментами и техническими
возможностями.
28
Цифровые платформы более точно соотносят профиль соискателя
предлагаемой вакансии, сокращая время поиска и теневую занятость.
С появлением подобных порталов во многих странах наметилась
тенденция к распространению профессиональных сообществ в сети Интернет.
Например, в США на платформе Linkedln зарегистрировано более 130
млн. человек, что представляет собой существенную долю работающего
населения США.
Наблюдается подобная тенденция и в России: на российской платформе hh.ru
размещено более 25 млн. резюме
12
.
Как правило, говоря о подборе персонала в мире, выделяют следующие 3
направления: западное, восточное и российское.
Характерной чертой для западной процедуры найма является
сотрудничество с кадровыми агентствами, очень тщательное изучение
характера кандидата. Кандидаты подвергаются серьезным испытаниям до
приема на работу, до 6 месяцев проходит испытательный срок, притом лишь
кандидаты, получившие положительные оценки, попадают в резерв для
дальнейшего выдвижения их на должность.
Кроме того, существует особенность, заключающаяся в том, что
западноевропейские предприятия во многих случаях отдают предпочтение
внутренним источникам покрытия потребности в персонале, хотя с формальной
стороны условия конкурса на замещение вакантной должности равнозначны
как для претендентов извне, так и для собственных сотрудников предприятия.
Предпочтение, отдаваемое внутренним источникам, обусловлено экономией
средств и усилий на процесс обучения и адаптацию новых сотрудников.
12
Вахрушева М.Ю., Евдокимов И.В. Моделирование бизнес-процессов предприятия как
предварительный этап разработки информационных систем / / Труды Братского
государственного университета. Сер. Гуманитарные и социальные науки, 2018. – Т. 1. –
С.259.
29
Важным примером в изучении зарубежной стратегии подбора персонала
на основе применения инновационных технологий является опыт США –
государства, являющегося «пионером» во многих направлениях управления
персоналом.
На сегодняшний день, руководители, как крупных организаций, так и
малого бизнеса, ставят в приоритет, работу с квалифицированными кадрами.
Такие кадры готовы меняться и подстраиваться под современные реалии.
Каждый руководитель знает, что платит высокою стоимость
неэффективно подобранного персонала. На интервью не столько важно, чем
кандидат занимался «до», намного важнее, что он умеет сейчас.
В современном обществе ничего не стоит на месте, все меняется
ежесекундно, поэтому необходимо искать новые пути и менять «правила».
Разберем самые распространенные на сегодняшний день, инновационные
методы подбора персонала.
Интеллектуальные интервью
На собеседовании при приеме на работу, используются головоломки,
загадки и «несуществующие вопросы» Ответа на такие вопросы никто не знает.
Цель такого вида интервью - выявить степень логического мышления, способен
интервьюер принимать молниеносные и креативные решения. Руководитель
должен быть уверен, что сотрудник готов выйти из любой рабочей ситуации,
работать дольше положенного времени, если этого требуют условия.
Основные задачи такого метода интервью: 1. умение справляться с
психологической нагрузкой и решение задачи в стрессовой ситуации.
Метод стрессового интервью
Цель такого интервью определить - уровень стрессоустойчивости
кандидата. Такой метод собеседования требуется для определенных вакансий,
например: пожарные, работники банка, сотрудники полиции.
30
Для выявления такого уровня, для кандидата создают заведомо известные
стрессовые условия и наблюдают его реакцию.
Методы могут быть самые разные. В лучшем случае, менеджер по
подбору персонала смоделирует стрессовую ситуацию в устной форме, а в
худшем случае, может произойти физический контакт. Зачастую, кандидат
может подумать, что такие действия происходят вне собеседования, поэтому, я
считаю, что сотрудник отдела кадров должен осведомить кандидата заранее и
возможных методах, но не сообщать детали.
Brainteaser-интервью
Дословный перевод с английского, «brainteaser»- щекочущее мозг. Суть
данного метода состоит в том, что кандидату необходимо дать ответ на
замысловатый вопрос или решить логический ребус. Цель - выявить уровень
аналитического мышления и выявить творческие способности. Целевая
аудитория, подходящая для данного вида собеседования: программисты,
дизайнеры, сотрудники рекламы и связей с общественностью.
Данный метод был популяризован благодаря одному из ведущих
руководителей Microsoft. Слухи таковы, что, идя по улице, он придумал вопрос,
«Почему канализационные люки круглые?» И с успехом, задавал этот вопрос
на большом количестве интервью.
Американские фирмы не делают различий по значимости между
внутренними и внешними источниками покрытия потребности в персонале,
предоставляя равные возможности при отборе на вакантную должность, как
своим сотрудникам, так и внешним претендентам. Именно поэтому данную
концепцию называют смешанной. Ее специфика обусловлена
демократичностью общества и системы управления, где особое внимание
уделяется контролю над соблюдением трудовых и социальных прав
национальных и расовых меньшинств.
31
Компании США, использующие традиционные принципы подбора
персонала, основное внимание уделяют специализированным знаниям и
профессиональным навыкам.
Общими критериями подбора являются: уровень образования, опыт
работы, психологическая совместимость, умение работать в коллективе.
Американские предприятия ориентированы на узкую специализацию, как
менеджеров, так и инженеров и ученых. Специалисты, как правило,
профессионалы в узкой области знаний и поэтому продвижение их по иерархии
управления происходит строго по вертикали.
Это ограничивает продвижение по уровням управления, что в свою
очередь приводит к текучести управленцев, их передвижению из одной
компании в другую.
В японской практике кадровые службы находят подходящих сотрудников
еще в студентах, которые учатся на 2 и 3 курсах. С ними начинают работу, в
которой начитываются лекции о деятельности компании, ее целях и планах
развития на будущее. Цель этих лекций – развития чувства патриотизма по
отношению к предприятию, лояльности к ней. После попадания в компанию к
данным сотрудникам приставляется наставник, помогающий им влиться в
коллектив. Данный способ очень трудоемкий и капиталозатратный. Особое
внимание в данной системе уделяется принципу преемственности, который
затрагивает не только профессиональные аспекты, но и процесс формирования
организационной культуры, традиционности производственного процесса и
коллективных взаимоотношений.
Корейская система управления профессиональной подготовкой и набором
персонала сформировалась на основе американской и японской.
32
Так как сочетает в себе их характеристики: выбор кандидата из
выпускников университетов, но по рекомендациям сотрудников (мало
внимания отводится уровню престижа вуза, в отличие от США и в отличие от
Японии, ответственность за рекомендованное лицо не ложится на человека,
который дал рекомендацию)
Жесткая программа проверки кандидата на профпригодность
(скопирована с японской модели, однако она трансформирована, учитывая
культурные особенности страны)
Важность психологического тестирования работников (сохранение
благоприятной психологической атмосферы является приоритетной задачей
службы управления персоналом Кореи)
Так же различные методы подбора имеют привязку к странам. Личное
интервью с кандидатом на должность – британский метод, письменные тесты –
китайский, анализ заявительных документов – немецкий, проверка кандидата в
условиях неформальной обстановки и разнообразные психологические
тестирования относятся к американскому методу.
К примеру, практика подбора персонала в странах Европы существенно
разнится, исходя из статистических данных. Так, например, в Дании, Норвегии,
Швеции, главными методиками подбора являются биографические данные и
рекомендации. При этом тесты способностей, психометрическое тестирование
практически не используются. Ирландия, Великобритания, Нидерланды,
формирующие западноевропейскую группу, в большей степени полагаются на
анкеты-заявки, центры оценки, тестирование. В странах Южной Европы
(Португалия, Испания) распространены психометрические тестирования, при
этом на рекомендации обращается значительно меньше внимания. Финляндия,
Турция, Франция используют собственные подходы. В Финляндии чаще
используется панельное интервью и анкета-заявка, а проверке биографических
данных и рекомендаций уделяется мало внимания.
33
В Турции в вопросах подбора персонала ставка делается на анкете-заявке
и проверке рекомендаций, во Франции – в приоритете три метода подбора:
анкета-заявка, панельное интервью, проверка рекомендаций.
Следует отметить, что в отечественной практике процесс отбора и
подбора персонала выступает в качестве комплексного процесса,
опирающегося на данные, собранные в результате исследования
психологических, а также профессиональных качеств кандидата с целью
определения потенциальной эффективности выполнения им своих трудовых
обязанностей. В отобранном массиве методико-теоретической литературы
отечественных специалистов были выделены 3 ключевых концептуальных
подхода к осуществлению процесса отбора и найма персонала.
1. Отбор кадров на основании принципа соответствия или «новой крови».
До начала работы по поиску и отбору кадров работодатель определяет, в
чем именно он заинтересован: либо в том, что новый сотрудник будет
полностью соответствовать прежним традициям и технологиям, сложившимся
в корпоративной культуре организации, либо в том, что новый сотрудник
внесет свежесть в рабочий процесс, и позволит выдвинуть качественно новые
рубежи для достижения в функционировании организации.
Первая стратегия выдвигается в качестве основы для продолжения и
сохранения традиционного функционирования предприятия, например, когда
прежний рабочий состав выходит на пенсию, либо обнаруживает негативные
проявления профессиональной деформации. В этом случае сотрудники,
готовые перенять и внедриться в рабочую среду предприятия будут
рассматриваться в качестве возможных преемников для тех норм и обычаев,
которые уже зарекомендовали себя как эффективные технологии в управлении
предприятием.
34
Вторая стратегия является актуальной в том случае, если работодатель
видит необходимость внесения изменений в рабочий процесс организации, и
сделать это можно через привлечение к работе «свежего взгляда», который
позволит оптимизировать рабочее пространство в соответствии с актуальными
потребностями рабочей среды предприятия.
2. Найм для выполнения текущих обязанностей, либо для построения
карьеры в долгосрочной перспективе.
Данные две стратегии основываются либо на актуальных требованиях
предприятия, от которых невозможно избавиться без привлечения
дополнительной силы (например, через кратковременное увеличение объемов
производства в соответствии с сезонными требованиями рынка)
Для долгосрочной перспективы требуется несколько иной тип
специалистов, которые обладают пусть и недостаточно длительным, но
компетентным опытом в сфере производства, и могут вырасти в настоящих
профессионалов за время длительного сотрудничества с организацией. Как
правило, менеджеры по отбору кадров ищут срединное положение, при
котором сотрудник, только что зачисленный в штат, был бы способен сразу же
приступить к эффективному выполнению обязанностей, но также имел бы
потенциал для дальнейшего становления.
3. Найм опытных сотрудников и найм сотрудников, приобретающих опыт
в процессе сотрудничества.
Опираясь на экономические причины, более целесообразным является
найм уже опытных сотрудников, которые заведомо подготовлены к
выполнению аналогичных обязанностей. Тем не менее, опыт работы в
структуре другой организации может выработать привычки у опытных
сотрудников, которые будут не соответствовать производственной
действительности, а также накладывать непоправимый отпечаток на
эффективность самой организации.
35
Именно поэтому некоторые работодатели предпочитают нанимать
выпускников и кандидатов без опыта в выделенной сфере труда, для того,
чтобы научить новичка работать в таком режиме, в котором это необходимо
предприятию.
1.3. Перспективы инновационных технологий в кадровой работе
Информационная функция высшего руководства состоит
преимущественно в сборе и интерпретации сведений о реакции политически
значимых внешних групп на программы деятельности организации.
Информационная функция членов организации, часто контактирующих с
клиентами, состоит в первую очередь в том, чтобы сообщать наверх
информацию, связанную с воздействием программ на клиентов и их реакцией
на эти программы. Информационная политика в организации обеспечивается в
первую очередь системой документационного обеспечения
13
.
При этом любая информация имеет свою важность (ценность) для
организации. Она разделяется по важности: на очень важную,
конфиденциальную, для служебного пользования, открытую и
информационное окружение внешней среды.
Вся корпоративная информация должна периодически
переклассифицироваться (обычно с течением времени относится к менее
важной информации). Отсюда видно, что информационная система на
предприятии в идеале охватывает все информационные процессы целого
организации, достигая их полной согласованности, безубыточности и
прозрачности. Такие системы иногда называют системами комплексной
автоматизации организации.
13
Коростелева Е.В. Совершенствование системы мотивации персонала современной
организации // VII ежегодная всероссийская научно-практическая конференция студентов. 25
апреля 2018 г. / Под ред. Е.В. цензура – Пермь: АНО ВПО «Пермский институт экономики и
финансов», 2018.