44
существенное влияние на эффективность и конкурентоспособность бизнеса, что
приводит к необходимости ее соответствия следующим требованиям:
- обеспечение минимальных затрат на поддержку и контроль;
- создание максимальных удобств клиентам при обращении, как с точки
зрении оптимальности процесса, так и использования предлагаемых продуктов
или услуг;
- формирование высокой культуры сервиса и обслуживания;
- обеспечения качества производственного процесса;
- налаживание качественной информационной связи между различными
структурными элементами;
- создание условий для производства товаров или оказания услуг с
минимальными затратами трудовых и финансовых ресурсов предприятия.
Проанализируем структуру управления ООО «Гесперус». Предприятие
функционирует в сфере услуг, что позволяет не раздувать штат. Но в тоже
время требуется грамотно подходить к вопросам квалификации и сервиса. Так
как компании зарегистрирована как ООО, то органом управления формально
должно являться собрание участников. Однако их всего два и они работают в
компании на должности директора и заместителя директора. Это позволяет
упростить процесс управления микропредприятия.
С точки зрения управления в компании ООО «Гесперус» ее руководством
выполняются следующие функции:
- реализация руководства и контроля в хозяйственной, финансовой и
производственной деятельности предприятия, что делается в соответствии с
уставом компании;
- контроль соблюдения и исполнения законности в деятельности бизнеса
как в процессе работы самой организации, так и взаимодействия с клиентами;
- формирование стратегических планов, их корректировка и контроль за
исполнением;
- организация взаимодействия всех структурных подразделений компании
и контроль за оптимизацией данного процесса;
45
- формирование и контроль исполнения всех обязательств, принимаемых
компанией и ее сотрудниками;
- обеспечение условий труда, соответствующих требованиям
безопасности и здоровья;
- защита имущественных интересов ООО «Гесперус» в разнообразных
организациях.
Существующая в настоящее время организационная структура ООО
«Гесперус» соответствует функциональной структуре организации. Для начала
представим данные в табличном виде (см. табл. 2).
Таблица 2. Состав и производственная структура основных отделов
ООО «Гесперус»
Наименование
подразделения
Вид деятельности
Численность
структурного отдела
Административный отдел
Обеспечение работы
компании: ведение
собственной бухгалтерии,
поиск и заключение
договоров с клиентами, найм
персонала, контроль и т.п.
3 человека
Отдел юридических услуг
Работа с клиентами в сфере
юридического сопровождения
2 человека
Отдел бухгалтерских услуг
Ведение клиентов по
вопросам финансов и
бухгалтерии
2 человек
В наглядном виде структура ООО «Гесперус» представлена ниже (см.
рис. 22).
46
Рисунок 22 - Структура управления ООО «Гесперус»
Как видно, в ООО «Гесперус» принята линейная функциональная
структура управления персоналом компании. Такой формат подразумевает
такие отношения между руководителями и подчиненными им органами в
системе управления, при которых вышестоящее звено концентрирует все
функции управления, а объект управления выполняет управляющие команды
только своего субъекта управления. Так как организация небольшая, часть
работ отдана на аутсорсинг, а сам персонал малочислен.
Проведем анализ трудового потенциала ООО «Гесперус», что потребует
обращения не только к структуре и составу персонала, но и его качественным и
количественным характеристикам.
Выше уже было указано, что в компании работает всего 6 человек, что
объясняется как малой формой компании, так и спецификой ее услуг.
Требуется отметить, что при такой малой численности, ООО «Гесперус» не
имеет излишек персонала. Но в тоже время по этой причине возрастают и
риски:
- если сотрудник не может выполнить свои обязанности, это кардинально
влияет на работу ООО «Гесперус» и снижает его прибыль (к этому могут
приводить отпуска, больничные, прогулы);
47
- в случае высокого спроса на услуги компании, ООО «Гесперус»не
сможет взять дополнительные контракты, так как кадровые ресурсы
ограничены;
- в случае простоев работника возрастают риски и происходит снижение
оборотов предприятия.
Если анализировать рабочий график, то он соответствует ТК РФ:
работники ООО «Гесперус» работают по 8 часов, 5 дней в неделю с двумя
выходными. Такой график с одной стороны привлекателен для работников,
удовлетворяет требованиям клиентов (так как по сути услуги ориентированы на
рынок В2В-услуг). Но с другой – отсутствуют преимущества для персонала.
При оценке эффективности управленческой работы предприятия также
следует отразить характеристики персонала более подробно. Нагляднее всего
это можно представить с помощью диаграмм. Основные направления
характеристики: по полу, образованию и возрасту. Большая часть работников
ООО «Гесперус» – женщины (см. рис. 6). Это в основном специалисты по
финансам, управленцы (оба совладельца также женщины).
Рисунок 23 - Гендерный профиль сотрудников ООО «Гесперус», %
67%
33%
женщины
мужчины
48
Средний возраст сотрудников ООО «Гесперус» составляет 35 лет.
Ситуация с притоком молодых сотрудников в компанию не является
критической, так как весь персонал достаточно молод. Однако при
стратегическом развитии компании стоит обратить внимание на возможность
привлечения молодых специалистов.
Все 100% работников организации имеют высшее образование. Это
связано со спецификой работы и требованиями современности. Кроме того,
данный показатель полезен для создания позитивной картины
профессионального уровня кадров. Саморазвитием каждый работник
занимается самостоятельно. Компания фиксирует свое внимание на удаленной
работе с помощью интернет-технологий.
Важно выделить, что ООО «Гесперус» ведет активную социальную
политику в области персонала. Основными принципами и целями стратегия
развития управления персоналом ориентируется на реализацию долгосрочных
целей предприятия, укрепление конкурентных преимуществ на отраслевом
рынке и повышение эффективности работы и имеет следующие цели:
- планирование персонала;
- создание целостной системы нормативных, методических,
внутрикорпоративных документов и принципов работы с
персоналом;
- формирование и укрепление корпоративного духа, воспитание
чувства привлекательности и корпоративной принадлежности;
- создание благоприятных социальных условий для работников.
Основные принципы и цели управления персоналом направлены на
разумное сочетание процессов обновления и поддержки оптимального,
численного и качественного состава работников, способного на высоком
профессиональном уровне обеспечивать решение задач предприятия.
49
2.2 Проблемы внедрения internet-технологий в управлении кадрами
Эффективность деятельности какой-либо организации во многом зависит
от максимально полного и рационального использования имеющихся ресурсов,
минимизации издержек и комплекса рисков. Главное в управлении это
своевременный анализ имеющейся информации, быстрое реагирование и
принятие правильного управленческого решения на ее основе. При
оперировании большим количеством информации – это сделать достаточно
сложно, а иногда и вовсе нереально, все зависит от масштабов организации.
Это обуславливает внедрение в деятельность компании информационно-
аналитическое обеспечение, которое является частью автоматизации
деятельности организации [37].
В компании ООО «ГЕСПЕРУС» в качестве автоматизации кадрового
учета применяется программный продукт, который называется «Корс-Кадры»
(версия 1.1, 2012 г., разработчик ООО "Корс-Софт") [38]. Данная программа
используется в организации с 2012 года, ее стоимость составляет 1500 рублей.
Она достаточно проста в использовании и не требует привлечения сторонних
лиц для обучения работы в ней. Внешний вид интерфейса системы представлен
на рисунке 24.
50
Рисунок 24 – Внешний вид программы
«Корс-Кадры» позволяют автоматизировать лишь некоторые функции по
управлению персоналом, а именно вести учет сотрудников компании,
формировать приказы кадровой службы, учитывать отработанной время,
составлять штатное расписание и отчеты [38].
Применяя данное программное обеспечение, сотрудники тратят очень
много времени на повторное занесение данных в сторонние программы,
которые применяются в компании для автоматизации других процессов. Это
связано с тем, что в программе «Корс-Кадры» отсутствует интеграция и
совместимость с иными программными решеньями. Т.е. нет единого контура
систем для решения типовых задач.
По этой же причине, неудобства возникают и у бухгалтера, при учете
заработной платы. После фиксирования отработанного времени сотрудник
должен вручную отразить данные в бухгалтерской отчетности, что влечет за
собой, опять же, большие затраты временных ресурсов и неэффективность
работы.
51
При требовании работником какой-либо справки, она выдается только
через несколько дней. Такое наблюдение свидетельствует о применения
нефункциональной системы автоматизации, которая тормозит выполнение
простых задач. Также, отсутствие некоторых функциональных возможностей
(например, обучение, отбор кадров и аттестация сотрудников) в системе
заставляет менеджера по персоналу уделять больше времени на их
осуществление, а не на какие-то другие, требующие более приставленного
внимания, процессы.
После проведенного анализа финансовой деятельности и кадровой
политики были выявлены проблемы, которые достаточно сильно повлияли на
производительность работы компании. Причинами такого спада стал отчасти
первоначально неправильный выбор системы, который повлек за собой ее
неэффективное использование.
На основе анализа информационно-аналитического обеспечения учета
кадров, можно составить таблицу, которая отражает ограниченные
функциональные возможности системы, используемой в компании
«ГЕСПЕРУС» (таблица 3).
Таблица 3– Функционал «Корс-Кадры»
№
Функциональные и другие возможности системы
«Корс-Кадры»
1
Кадровый и индивидуальный учет
+
2
Введение штатного расписания
+
3
Формирование табеля учета раб. времени
-
4
Расчет и начисление зарплаты
-
5
Формирование регламентированной отчетности
ограниченный
6
Определение потребности в кадрах
+
7
Отбор персонала
-
8
Управление обучением персонала
-
9
Совместимость с другими системами
-
В таблице отражены те функциональные возможности, которые
необходимы для эффективной работы пользователя. Из нее видно, что
использование программы «Корс-Кадры» не позволяет рассчитать зарплату,
зафиксировать обучение персонала и произвести подбор сотрудников на новые
52
рабочие места. Такой ограниченный функционал обуславливает замену
программы на более подходящую под требования пользователя.
По причине того, что многие процессы давно не подвергались анализу
сотрудниками организации, были допущены ошибки при управлении и это
повлекло за собой падение производительности, повышение текучести кадров,
проблемы в финансовой составляющей компании, выбор не подходящей
системы автоматизации бизнес-процессов и к другим ошибкам.
Проведя анализ программного обеспечения, которое используется в сфере
управления персоналом можно сделать вывод, что «Корс-Кадры» не подходит
для осуществления эффективной деятельности в компании и ее необходимо
заменить.
Менеджер по персоналу используя другую систему избавится от
неудобства работы в ней, снизится количество ошибок, трудоемкость работы,
появится возможность унификации вводимой информации и импорт
накопленных данных.
Внедрение информационной системы управления персоналом даст
множество преимуществ, например:
- ускоренный доступ к структурированной и актуальной информации
(в рамках полномочий);
- анализ и принятие обоснованных решений;
- быстрое формирование отчетности и подача ее руководству
компании.
Информационная система управления персоналом даст руководству
- компании следующие возможности:
- оперативную полную и достоверную информацию о персонале;
- решение задач обеспечения бизнеса кадрами, учет кадров;
- принятие на основе анализа информации обоснованных
управленческих решений;
- фиксирование обучения сотрудников и ее результатов;
- расчет заработной платы.
53
При выборе информационно-аналитического обеспечения необходимо
учитывать следующие критерии в данном порядке [42]:
Функциональность. Например, в процессе работы программного продукта
руководитель узнает об отсутствие возможности интеграции с другими
программами, это может привести к проблемам в дальнейшем. И как следствие
следующее требование не будет выполняться.
Удобство в использовании.
Цена. При этом не стоит забывать, что программный продукт после
приобретения необходимо внедрить и сопровождать посредством обеспечения
его нормальной работы. Затраты на приобретение должны окупиться.
Технические характеристики.
Для того, чтобы понять, что программа будет являться эффективном
дополнением деятельности компании при внедрении, необходимо провести ее
всесторонний анализ при этом сравнив с другими аналогичными системами.
2.3 Оценка эффективности действующей системы оценки персонала в
компании
На основе проведенного анализа информационно-аналитического
обеспечения учета кадров уже имеющегося в ООО «ГЕСПЕРУС» было решено
заменить его на более подходящий программный продукт, который должен
обладать следующими возможностями, представленные в таблице 4.
Далее представлен анализ путем сравнения следующих наиболее
популярных систем:
- ADP HRM;
- БОСС-Кадровик;
- 1С: Зарплата и управление персоналом 8;
- SAP ERP HCM;
- Oracle HRMS;