63
Глава 3. РАЗРАБОТКА МЕТОДИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО
ВНЕДРЕНИЮ «КАЙДЗЕН-КУЛЬТУРЫ» В КИТАЙСКИХ
УЧРЕЖДЕНИЯХ ОБРАЗОВАНИЯ
У любого плана действий есть своя цена и свой риск.
Но они значительно меньше, чем цена и риск
комфортного ничегонеделания.
Джон Кеннеди
3.1. «Кайдзен-событие» как способ повышения эффективности учебных
процессов, мотивации преподавателей и студентов, а также открытости
изменениям и усовершенствованиям.
«Кайдзен»-событие, или «Кайдзен»-блиц, является рядом семинаров и
совещаний, регулярно проходящих в организации в течение 2-8 дней, и
проводимых приглашённым «Кайдзен»-консультантом, либо одним из
работников, назначенным руководством.
Целью «Кайдзен»-события является целенаправленное
систематическое обучение стратегии и культуре «Кайдзен» с помощью
лекций, «мозгового штурма» и практических заданий, направленных на
усовершенствование выбранных процессов, улучшение организаторских
способностей и повышение мотивации [26, стр. 145] .
«Кайдзен»-событие имеет следующие характеристики:
1. Чёткие цели;
2. Вовлечение всех сотрудников организации;
3. Инновационные методики обучения персонала;
64
4. Командный дух;
5. Стопроцентное фокусирование на решаемых проблемах;
6. Короткая продолжительность;
7. Креативность;
8. Наименьшие капиталовложения;
9. Устранение потерь;
10. Быстрое и проактивное принятие решений;
11. Претворение усовершенствований в жизнь;
12. Обеспечение устойчивости новых процессов;
13. Всестороннее развитие сотрудников. [23, стр. 26-30].
Автор Д. Миллер утверждает, что «хорошо спланированное и
проведённое «Кайдзен»-событие должно позволить научиться принципам
«Кайдзен» и создать организационную культуру «Кайдзен», а не механически
применить отдельные элементы стратегии» [26, стр. 170].
«Кайдзен»-событие является эффективным средством не только
улучшения определённого процесса, но, в отличие «Кайдзен на каждый день»,
позволяет увидеть результаты работы в краткосрочном периоде, что поможет
представителям традиционной неадаптивной китайской культуры осознать
преимущества внедрения стратегии. Артефакты культуры «Кайдзен», такие
как цикл Деминга, 5S, система предложений, принцип непрерывного
совершенствования и другие, изменят поведение сотрудников, а оно в, свою
65
очередь, изменит их образ мышления, что поможет создать культуру
«Кайдзен» в организации.
Планирование «Кайдзен»-события должно начинаться как минимум за
две недели до его начала. Этап планирования «Кайдзен»-события является
частью цикла Деминга «Планируй». Этап проведения события – это часть
цикла Деминга, именуемая «Делай». Проверка эффективности
усовершенствований – это этап «Проверяй», а систематическое внедрение
усовершенствования – этап «Действуй». Таким образом, на примере
планирования и проведения «Кайдзен»-события, можно увидеть, что цикл
Деминга является незаменимым инструментом стратегии «Кайдзен» [23, стр.
23].
Для успешного проведения «Кайдзен»-события, руководству
организации при помощи «Кайдзен»-посредника (работника, отвечающего за
проведение «Кайдзен»-события, или «Кайдзен»-сенсея (яп. «先生»–sensei,
учитель)) необходимо на первом семинаре обучить сотрудников принципам
стратегии и держать эти принципы на видном месте в «Гемба». Эти
принципы станут частью системы ценностей сотрудников через
приобретённый опыт использования стратегии в действии. Примерами таких
действий являются следующие мероприятия:
1. Поход в «Гемба» и наблюдение за процессом производства;
2. Открытое обсуждение проблем в эмоционально-комфортных
условиях;
66
3. Работа в команде и совместное решение проблемы;
4. Наблюдение и оценка результатов «Кайдзен»-трансформаций;
5. Осознание желания руководства использовать финансовые и
временные ресурсы для совершения «Кайдзен»-трансформаций [26,
стр. 145].
«Кайдзен»-событие завершается презентацией о проделанной работе,
подготовленной командой «Кайдзен», проверкой успешного применения
нововведений в «Гемба», составлением плана потенциальных
усовершенствований стандарта для будущих «Кайдзен»-событий и
официальным празднованием завершения события [26, стр. 150].
Планирование и проведение «Кайдзен»-события, как и внедрение
«Кайдзен»-трансформаций должно быть отражено документально
(таблица2).
Таблица 2 - Документирование «Кайдзен»-события
Этап «Кайдзен»-события
Документ
Планирование
1. Хартия «Кайдзен»-события
2. Расписание «Кайдзен»-события
3. Матрица ролей и ответственности
4. Контрольный список необходимых материалов
5. Реестр навыков
Проведение и внедрение
6. План проведения «Кайдзен»-события
7. План устойчивого развития
8. Отчёт о «Кайдзен»-событии
Хартия «Кайдзен»-события–это один из документов, используемый
для его планирования. В нём должны быть указаны следующие детали:
усовершенствуемый процесс, причины необходимости усовершенствований,
прогнозируемые результаты усовершенствования, возможные проблемы,
67
работники, приимающие участие в событии, а также место и время его
проведения [23, стр. 34].
Хартия «Кайдзен»- события представлена в таблице 3.
Таблица 3 - Хартия «Кайдзен»-события [23, стр. 36]
Хартия «Кайдзен»-события
Масштаб мероприятий
Руководство
Расписание
Название
события
Спонсор
Даты
Специфические
условия
Руководитель
организации
Начало/ окончание
Процесс запуска
Помощник
Адрес
Первый шаг
Руководитель
команды
Промежуточный
брифинг
Последний шаг
Временные
рамки событий
Координатор
событий
Подготовка рабочей
силы
Время презентации
События/ текущие
вопросы
Члены команды
1
Действия
Имя
2
1
Цели и задачи
мероприятия
2
1
3
2
4
Потенциальные
результаты
Служба поддержки
1
Действия
Имя
2
1
3
2
Возможные препятствия
Утверждение
1
Спонсор
Руководитель
организации
Помощник
2
Подпись
Подпись
Подпись
3
4
Дата
Дата
Дата
Спонсором «Кайдзен»-события обычно является лидер высшего звена,
например исполнительный директор. Руководитель команды (другие
названия – фасилитатор, посредник, «Кайдзен»-сенсей) это работник,
68
назначенный руководством в качестве учителя, целью которого является
научить команду принципам стратегии «Кайдзен» и её основным
инструментам (5S-усовершенствованиям, циклу Деминга, устранению
«муда» и другим), а также научить членов команды грамотно задавать
вопросы (5 «почему»), самостоятельно мыслить и находить решения,
предполагающие наименьшие капиталовложения [23, стр. 40]. Координатор
события решает проблемы, связанные с логистикой. В небольших компаниях
функции координатора может взять на себя руководитель команды.
В таблице 4 предлагается образец расписания «Кайдзен»-события.
Таблица 4 - Расписание управления «Кайдзен»-событием
Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Тренинг 1
Внедрение
улучшений
Планирование
улучшений
Утвердждение
стандарта
Планирование
будущего
«Кайдзен» -
события
Поход в
«Гемба»
Обсуждение и
оценка
Внедрение
улучшений
Поход в
«Гемба»
Предложения
улучшений
Тренинг 2
Поход в
«Гемба»
Тестирование
и проверка
Обсуждение и
оценка
Презентация
достижений
Планирование
улучшений
Предложения
улучшений
Обсуждение
результатов
Корректировка
стандарта
Повторение
пройденного
Повторение
пройденного
Повторение
пройденного
Повторение
пройденного
Празднование
окончания
В идеале, члены команды должны быть работниками разных отделов
организации и разных возрастов, с различным опытом работы. В этом случае,
каждый член команды предложит своё видение проблемы, что в результате
приведёт к принятию решений, учитывающих интересы как можно большего
числа работников организации [23, стр. 59-62].
Матрица ролей и ответственности «Кайдзен»-события представлена в
таблице 5.
69
Таблица 5 - Матрица ролей и ответственности
«Кайдзен»-события
Работы
«Кайдзен»-
события
Ответственные за работы
Спонсор
Руководитель
команды
Координатор
Члены
команды
Согласование
целей
Консультация
Разработка
Консультация
Разработка
плана события
Консультация
Разработка
Консультация
Составление
расписания
Утверждение
Приёмка
работы
Разработка
Консультация
Приобретение
необходимых
материалов
Разработка
Приёмка
работы
Консультация
Утверждение
плана события
Утверждение
Разработка
Консультация
Консультация
Тренинг,
обсуждение,
поход в
«Гемба»
Разработка
Консультация
Презентация
Приёмка
работы
Разработка
Предоставление
отчётности
Приемка
работы
Празднование
окончания
Утверждение
Контрольный список необходимых материалов представлен в таблице 6
Таблица 6 - Контрольный список материалов «Кайдзен»-события
[23, стр. 78]
Список необходимых материалов
Руководитель
команды
Название
события
Координатор
Дата
1
Доска магнитная (1 шт.)
2
Компьютер (5 шт.)
3
Принтер (1 шт.)
4 - 20
Проектор (1 шт.) и т.д.
70
Кроме различного видения способов решения проблем, все участники
«Кайдзен»-события должны обладать рядом особых качеств. Эти качества
представлены в реестре навыков в таблице 7.
Таблица 7 - Реестр навыков [23, стр. 40]
Сотрудники
Навыки
Технические
навыки
Администра-
тивные навыки
Коммуника-
тивные навыки
Стратегичес-
кие навыки
Спонсор
Помощь в
решении
общих
проблем
Делегирование
Определение
целей
Разрешение
конфликтов
Лидерство
Стратегическое
планирование
Руководитель
команды
(«Кайдзен» -
сенсей)
Управление
технологией
«Кайдзен»-со
бытия
Достижение
компромиссов
Эффективное
оправданное
использова-
ние
современных
технологий
Привлечение
специалистов
Понимание
политики
компании
Оказание
помощи в
решении
проблем
Построение
команды
Получение
поддержки
спонсора
Мотивация
«Кайдзен» -
команды
Принятие
решений
Умение работать
в условиях
стресса и риска
Координатор
Помощь в
решении
проблем
логистики
Календарное
планирование
Внимание к
деталям
Проведение
переговоров с
целью
обеспечения
ресурсами
Умение
планировать
ресурсы
Члены
«Кайдзен»-
команды
Умение
нестандартно
мыслить
Организатор-
ские
способности
Навыки
эффективного
общения
Умение работать
в команде
Целью составления плана проведения «Кайдзен»-события не является
подробное описание, как улучшить каждый отдельный процесс, а отражение
будущего состояния процессов в организации в идеале в определённый
момент времени в будущем [23, стр. 17].
71
План проведения «Кайдзен»-события представлен в таблице 8.
Таблица 8- План проведения «Кайдзен»-события [23, стр. 19]
Область
Цель
Действия
Ответст-
венный
Состоя-
ние
Тайм
лайн
Название события
Имя
Дата
Управление
«Кайдзен»-
событием
План подготовки и
проведения
выполнения за счет
грамотного
управлениями
задачами и людьми
Логистика
«Кайдзен»-
события
Подготовлено место
проведения и все
необходимые
материалы
Содержание
«Кайдзен»-
события
Подготовлена
программа события,
продуман опыт
участников
Оформле-
ние
«Кайдзен» -
события
Концептуальные
элементы программы
нашли свое
физическое
воплощение
Работа с
участни-
ками
«Кайдзен»-
события
Участники получили
опыт работы над
проектом
Коммуника-
ция
Информация о
событии донесена до
целевой аудитории
Финансы
Событие уложилось в
утвержденный
бюджет
План устойчивого развития–документ, отражающий факторы успеха
внедрения усовершенствований. Он должен быть закончен в последний день
«Кайдзен»-события, и после утверждения, прикреплён к отчёту о
«Кайдзен»-событии. Самыми важными элементами, на которые должно быть
72
направлена программа устойчивого развития, являются эффективность
коммуникации и обучения, а также текущий мониторинг процессов [23, стр.
174].
Участники «Кайдзен»-события должны усовершенствовать план
устойчивого развития во время последующих еженедельных брифингов в
течение двух месяцев. План устойчивого развития представлен в таблице 9.
Таблица 9 - План устойчивого развития «Кайдзен» - события
[23, стр. 173]
План устойчивого развития «Кайдзен»-события
Спонсор
Название события
Руководитель
команды
Дата события
Координатор
Место проведения
аудита
Первый аудит (через
месяц после события)
Второй аудит (через
два месяца после
события)
Обучение / Брифинг
Необходимые действия
План
Тренинг для отсутствовавших на
«Кайдзен» - событии
Кто и когда будет проводить тренинг?
Интеграция предыдущих
усовершенствований в последующий
тренинг
Кто и когда будет принимать решение об
интеграции?
Обновление документации тренинга
Кто обновляет документацию?
Публикация отчёта и плана
устойчивого развития
Кто занимается публикацией? В каком
источнике?
Отчёт об аудитах и их публикация
Кто ответственный за отчёты и
публикацию?
Отчёт об эффективности
усовершенствованных процессов
Кто ответственный за отчёт?
Отчёт о «Кайдзен»-событии констатирует меры, принятые
«Кайдзен»-командой для достижения целей проведения события, а также
предложенные усовершенствования. Отчёт составляется одним из членов
команды, либо её руководителем. Отчёт используется на презентации,