31
Начальники служб управления и составления документации, а также
пользователи систем электронного документооборота из числа сотрудников
данных подразделений;
Специалисты отделов, выполняющие работу с документами в
подразделениях;
Начальники и специалисты отделов, использующие систему в аналитических
целях, а также при работе с проектами документов;
Системные технологи – работники служб документации или подразделений
информатизации, выполняющие функции пользовательского и технологического
администрирования;
Системные администраторы и специалисты служб тех поддержки.
Число пользователей систем электронного документооборота, а также их
исполняющий и должностной состав увеличивается по мере поэтапного внедрения
систем электронного документооборота и достижения новых уровней зрелости
системы.
Информационная база, описывающая правила управления документацией и
применения систем электронного документооборота должна актуализироваться на
каждом новом этапе внедрения и развития системы, расширения применения
технологий электронного документооборота. Кроме того, корпоративные нормы по
вопросам управления документацией являются зависящими от системы
государственного регулирования в этой области, которая, по мнению
специалистов, не вполне соответствует современному уровню развития технологий
электронного документооборота.
Поэтому уровень зрелости систем электронного документооборота зависит
не только от корпоративных норм и правил, но и от общегосударственной
правовой среды.
Все названные основные компоненты функционирования систем
электронного документооборота взаимосвязаны и взаимообусловлены. Например,
сотрудники банковской организации непосредственно работающие с системой
электронного документооборота должны знать требования к процессам и правилам
работы в системе, а также обладать навыками внесения в базу данных информации
и получению информации; нести ответственность за использование
32
информационных ресурсов систем электронного документооборота; обладать
достаточными умениями и навыками при работе с техникой, в том числе с
оборудованием, используемым для сканирования, копирования, электронной
почтой, носителями ключевой информации при использовании электронно
цифровой подписи и т. п.
Необходимо отметить, что указанные компоненты систем электронного
документооборота не пассивны и имеют свой операционный цикл. При внедрении
систем электронного документооборота, например, на базе сравнительно
устаревшего программного обеспечения, его жизненный цикл будет сдерживать
развитие системы на более поздних этапах достижения зрелости (а значит,
скажется и на общем эффекте от внедрения систем электронного
документооборота). Особенности системы управления организацией являются
факторами «сквозного» воздействия на все основные компоненты
функционирования систем электронного документооборота.
Необходимо уделить повышенное внимание необходимости эффективного
управления системой электронного документооборота как инновационным
проектом, обеспечивая при этом стабильное и корректное функционирование
системы и ее работу. Так, система электронного документооборота должна
адаптироваться к развитию системы управления, бизнес-процессов. При этом
важно участие руководства организации в расширении применения систем
электронного документооборота, обеспечении управленческой поддержки данному
проекту.
Встроенность систем электронного документооборота в процедуры
управления предполагает также участие руководителей организации и ее
подразделений в работе с системой. Это важно, чтобы не было разрывов в бизнес-
процессах и процедурах электронного документооборота. Следует учитывать и
закономерности, относящиеся к развитию информационно-поведенческой
подсистемы системы управления организацией, а также влиянию корпоративных
информационных систем и технологий на развитие управленческой интеграции.
Интеграционный эффект систем электронного документооборота, как и других
корпоративных информационных систем, тем значительнее, чем более высокий
уровень зрелости системы достигнут в данной организации. Рассмотренные выше
33
обстоятельства позволяют судить о том, что можно выделить различные уровни
зрелости систем электронного документооборота в зависимости от сложившихся
условий в банковской организации, непосредственно определяющих ее
функционирование, а также от факторов внутренней среды организации, ее
системы управления.
Предлагаемая модель уровней зрелости систем электронного
документооборота позволяет оценить как реальную практику применения уже
внедренной системы, так и наметить направления ее совершенствования для более
полной реализации потенциала систем электронного документооборота,
достижения большей системной зрелости. При разработке модели учитывался
практический опыт внедрения и развития различных систем автоматизации
документооборота в крупных организациях, в том числе кредитных, в России и
ряде зарубежных стран.
Кроме того, при определении уровней зрелости систем электронного
документооборота принимались во внимание подходы, закрепленные в
упомянутых выше международных стандартах CobiT4 и MoReq2. Представляют
также интерес публикации компании Gartner, анализирующей тенденции развития
информационных технологий в мире, и другие публикации аналитического
характера, в которых также предлагаются подходы к оценке зрелости отдельных
видов новых информационных технологий, близко соприкасающихся с
технологиями электронного документооборота. Модель уровней зрелости систем
электронного документооборота разработана с учетом опыта внедрения и развития
системы автоматизации документооборота и делопроизводства в Центральном
банке Российской Федерации. Особая ценность опыта автоматизации
документооборота в Банке России для исследования уровней зрелости систем
электронного документооборота определяется, прежде всего, длительным
временем эксплуатации системы, масштабами ее использования, реальными
достижениями в применении технологий электронного документооборота и
развитии нормативной базы. Важно подчеркнуть, что со времени внедрения
системы автоматизации документооборота, используемой в настоящее время в
центральном аппарате Банка России, прошло 12 лет. Около 10 лет аналогичные
системы действуют в территориальных учреждениях и организациях Банка России.
34
Кроме того, система внедрена также в расчетно-кассовых центрах и других
подразделениях Банка России. Взаимодействие автономных баз данных
осуществляется в рамках общей корпоративной технологии, получившей название
«взаимоувязанный документооборот». К настоящему времени количество
пользователей превысило 22 тысячи. Богатый статистический материал о ходе
внедрения и эксплуатации системы в центральном аппарате и учреждениях Банка
России, достигнутый общий высокий уровень использования потенциала системы,
дают возможность выделить в развитии систем электронного документооборота
ряд типичных уровней зрелости. Сопоставление их с практикой работы других
организаций подтверждает выявленные закономерности.
Уровень 0 – нулевой. Этот уровень зрелости можно условно выделить в
организациях с достаточно развитой организационной структурой, из-за чего
процесс внедрения систем электронного документооборота в подразделениях
осуществляется постепенно, ее применение сосуществует с ранее принятыми в
организации формами и процедурами работы с документами. Основные задачи –
завершить подключение всех подразделений организации, участвующих в
документообороте, проводя одновременно мероприятия по оптимизации процессов
работы на основе систем электронного документооборота, а также подготовить и
утвердить документы, регламентирующие применение систем электронного
документооборота.
Уровень 1 – начальный. Применение систем электронного документооборота
становится обязательным во всех подразделениях организации. На начальном
уровне зрелости систем электронного документооборота круг пользователей
системы, как правило, ограничивается работниками службы документации, а также
работниками, выполняющими функции по работе с документами непосредственно
в подразделениях. При этом общее число пользователей систем электронного
документооборота обычно составляет около 10% от общего числа сотрудников
банка. В связи с этим важно повышать осведомленность остальных сотрудников о
возможностях корпоративной технологии. В этот период решаются основные
вопросы применения системы, регламентируется ее использование, продолжается
оптимизация и унификация документооборота. Работа с электронными
документами (электронными копиями бумажных документов) находится в
35
начальной стадии (обычно практикуется распечатка пользователями систем
электронного документооборота электронных файлов на бумажный носитель, а
остальные сотрудники работают уже с бумажными документами).
Возможен и вариант, при котором систем электронного документооборота
используется лишь для сопровождения бумажного документооборота. Работа на
данном этапе может вестись с электронными карточками без прикрепления файлов
документов, при этом накапливается необходимый опыт работы под- разделений в
условиях корпоративной технологии. В работе пользователей при внесении
информации в систему могут отмечаться ошибки.
Уровень 2 – распространяющийся. Общее число пользователей систем
электронного документооборота уже может достигать примерно 20 – 25% от
общего числа сотрудников организации. Круг пользователей системы расширяется
за счет специалистов подразделений, использующих систем электронного
документооборота в справочно-информационных целях при выполнении своих
основных функций. Эти пользователи имеют возможность непосредственно
работать с документами в электронной форме (без их предварительной
распечатки). При этом должны быть определены и нормативно закреплены
конкретные виды документов, для которых обязателен ввод в систем электронного
документооборота их электронных файлов и, соответственно, процессы
документооборота которых должны осуществляться в электронной форме.
Ошибочные действия пользователей встречаются редко и наиболее
распространены у новых сотрудников.
Уровень 3 – продвинутый. Число пользователей систем электронного
документооборота составляет примерно половину общего числа сотрудников
организации. Активно используется внутренний документооборот в электронной
форме, хотя часть документов может циркулировать по-прежнему на бумажном
носителе. Доля электронных документов или электронных копий бумажных
документов в смешанном электронно-бумажном документообороте может
составлять порядка 30 – 50% от общего объема документооборота организации (в
зависимости от особенностей документации организации). Развивается
дифференциация документооборота в связи с оптимизируемыми бизнес-
процессами. Если требуется, максимально расширяется видовой состав
36
документов, работа с которыми осуществляется с применением систем
электронного документооборота.
Уровень 4 – стандартизованный. Число пользователей систем электронного
документооборота составляет более половины общего числа сотрудников
организации и охватывает практически всех специалистов и руководителей
подразделений, участвующих в основных бизнес-процессах. Возможно личное
участие в использовании систем электронного документооборота высшего
руководства организации. Более 50% внутреннего документооборота организации
осуществляется в электронной форме. Практикуется или находится в стадии
освоения технология электронного согласования проектов документов.
Применение систем электронного документооборота рассматривается как основа
управленческих коммуникаций внутри организации и осуществления основных
бизнес-процессов. Вновь внедряемые бизнес-процессы реализуются с применением
систем электронного документооборота. Практикуется интеграция и
взаимодействие систем электронного документооборота с другими
корпоративными информационными системами, задействованными в
автоматизируемых бизнес-процессах.
Уровень 5 – стратегический. В число пользователей систем электронного
документооборота входят практически все специалисты и руководители
подразделений, а также высшее руководство организации. Функциональные
возможности систем электронного документооборота и технологии электронного
документооборота используются в максимальной мере, в том числе активно
используется электронное согласование проектов документов и, при
необходимости, подписание официальных документов в электронной форме. На
этом уровне зрелости систем электронного документооборота проявляется
потребность принятия стратегических решений по дальнейшему ее развитию или
модификации, возможной интеграции с другими информационными системами (с
учетом жизненного цикла поколений техники, программного обеспечения и
потребностей дальнейшего организационного развития). В частности, в
организации должны быть решены вопросы регламентации и практического
осуществления процессов хранения документов, создаваемых и циркулирующих в
электронной форме.
37
Необходимые для этого подготовительные работы следует начинать на более
ранних уровнях зрелости систем электронного документооборота. Пятый уровень
зрелости для большинства организаций пока представляется своего рода
«идеальной моделью» использования системы, не достижимой в условиях
сегодняшней управленческой практики и действующей нормативной базы,
относящейся к государственному уровню регулирования электронного
документооборота. Вместе с тем уже имеются примеры, когда практика работы
некоторых организаций (как правило, с существенной долей технологического
документооборота) уже приближается к 4 – 5-му уровням. К их числу можно
отнести и ряд учреждений Банка России. Начиная с первого уровня зрелости
проявляется в той или иной мере «возврат от сделанных инвестиций», прямой и
косвенный экономический эффект от внедрения систем электронного
документооборота.
По мере достижения более высоких уровней зрелости все более ощутимо
проявляется эффект от применения электронного документооборота, в том числе
интеграционный эффект от внедрения систем электронного документооборота и
повышение управляемости организации. Как показывает анализ факторов,
влияющих на эффективность работы кредитных организаций, значение уровня
информатизации в совокупности с другими факторами в последнее время возросло.
Вместе с тем способы оценки этого фактора нуждаются в дальнейшей проработке.
Отмеченные уровни зрелости систем электронного документооборота
применительно к деятельности конкретной организации, в том числе банка, могут
быть более детально охарактеризованы с использованием комплекса критериев.
Это позволит поэтапно осуществлять аналитическую работу, реально оценивая
достигнутые результаты и выявляя резервы и возможности более эффективного
применения систем электронного документооборота. Большинство организаций,
внедривших систему электронного документооборота, а также разработчиков
используемого в этих целях специализированного программного обеспечения при
характеристике успешности реализованных проектов используют обычно три
характеристики:
1. Время работы с автоматизированной системой;
38
2. Годовой размер документооборота, осуществляемого с применением
системой электронного документооборота;
3. Общее количество пользователей системы.
Эти характеристики создают представление о масштабах внедренной
системы. Особенно важно оценивать реальный уровень зрелости систем
электронного документооборота в организациях, в которых прошло уже более двух
лет со времени принятия системы в эксплуатацию, хотя предварительную оценку
реального применения корпоративной технологии следует проводить с самого
начала процесса внедрения. Нередки случаи, когда на несколько лет организация
останавливается на первом или втором уровне зрелости систем электронного
документооборота. Вместе с тем, как показывает практика, в течение двух лет
применения систем электронного документооборота даже в крупных организациях
(с развитой организационной структурой, наличием территориально разобщенных
подразделений, большим числом пользователей) можно выйти на достаточно
высокий уровень зрелости. Учитывая указанные обстоятельства, предлагаем
использовать более широкий перечень критериев, соответствующих основным
факторам функционирования систем электронного документооборота.
Далее представлен сводный список основных лидирующих производителей
программных продуктов банковского программного обеспечения, и смежных
производителей косвенно относящихся к банковскому документообороту.
Рисунок 4. Эмблема компании Центр Финансовых Технологий
Центр Финансовых Технологий (ЦФТ)– российская ИТ-компания,
специализирующаяся на разработке высокотехнологичных решений, а так же
оказании процессинговых услуг предприятиям финансового сектора и других
отраслей экономики России и стран СНГ.
Основная деятельность ЦФТ связана с проектированием, разработкой и
тиражированием высокотехнологичных решений для кредитно-финансовых
39
организаций, оказанием широкого спектра процессинговых услуг и обучением
банковских специалистов.
Сайт в Интернете:http://www.cft.ru/
Год основания: 1991
Головной офис (город): Москва
Центр разработки: Новосибирск
Офисы: Санкт-Петербург, Екатеринбург, Ростов-на-Дону, Казахстан
(Алматы), Молдова (Кишинев)
Активность в маркетинге: Компания ЦФТ ведет агрессивную маркетинговую
политику. В 2010 году (осень) компания объявила о новом подходе к продвижению
и продаже своих продуктов – «Каталог приложений». Компания полностью
изменила сайт и маркетинговые материалы и активно размещает рекламные и PR
материалы в прессе (как банковской и ИТ, так и в изданиях уровня газет Ведомости
и Коммерсант).
Компания является участником всех рыночных мероприятий, которые хоть
сколько-нибудь затрагивают банковские ИТ. Также организует и собственные
мероприятия различного уровня: от вебинаров для клиентов до крупных рыночных
конференций в Москве и других городах.
За счет наличия решения для сегмента B2C («Город») рекламируют бренд
компании в наружной рекламе и телевидении, значительно увеличивая тем самым
узнаваемость и стоимость бренда компании.
Общие выводы о позиции на рынке:
На сегодняшний день компания ЦФТ важный представитель банковских IT
решений. Позиции компании на рынке очень сильные: наибольшее количество
клиентов среди ТОР-100 и имеется активное лобби в среде ИТ. В ходе тендеров
проявляют значительную ценовую гибкость.Ведут агрессивную маркетинговую
политику. Широко представлены во всех каналах информирования, PR и рекламы.
Участвуют во всех маркетинговых мероприятиях рынка, активно организуя
собственные.
Ориентированы на создание и продвижение собственных продуктов.
Меняют вектор развития в сторону функционального отрыва и демонстрируют
хорошие успехи. Принципиальных проблем с качеством предлагаемых рынку
40
продуктов нет. Большинство отзывов клиентов – положительные. Однако после
декларации подхода «Каталог приложений» идет тенденция снижения довольности
текущих клиентов в связи со сменой лицензионной и ценовой политики. Компания
приобретает имидж «слабо вменяемой», не идущей на компромиссы.
Рисунок 5. Эмблема компании R-StyleSoftlab.
R-StyleSoftlab – ведущий отечественный поставщик программного
обеспечения для бизнеса, лидер российского рынка банковской автоматизации.В
арсенале компании – решения для комплексной автоматизации любых видов
деятельности как в крупных, так и небольших и средних кредитных учреждениях.
Сайт в Интернете:http://www.softlab.ru/
Год основания: 1994
Головной офис (город): Москва
Филиалы: Украина (Киев), Казахстан (Алматы), Брянск, Вологда
Активность в маркетинге:С точки зрения продвижения компания делает
ставку на маркетинговые мероприятия (в прессе информации о компании –
минимум.Рекламные модули практически отсутствуют).Компания участвует
практически во всех крупных рыночных мероприятиях, но участие часто
ограничивается участием представителей и информационным и рекламным
стендом. Также компания организует собственные бизнес-завтраки и семинары,
последнее время часто на Украине и в Белоруссии.
Выпуск новых продуктов собственной разработки:В настоящее время
компания сконцентрировала свои силы на выпуске отдельных нишевых продуктов,
основанных на хранилище данных (отчетность МСФО, анализ кредитных рисков,
налоговый учет).Выпуск новых комплексных продуктов не осуществляется (кроме
выпуска новых версий по текущим продуктам с незначительными обновлениями и
поддержкой законодательства).
Импорт на зарубежные рынки:Компания имеет два структурных
подразделений в других государствах: Украина (более 70 человек, решает задачи
по локализации продуктов марки R-Style на территории восьми стран СНГ