75
2.2.3 Средства коллективной работы над проектом автоматизации
Команда проекта — управленческая команда, которая должна рассмотреть,
вникнуть, и понимать перспективность проекта, и соответственно продвигать, и
реализовывать его. Рассмотрим основные факторы, определяющие принципы
формирования команды проекта.
1. Специфика проекта. Команда проекта организуется для его реализации,
поэтому такая характеристика, как доскональное знание проекта — одна из главных в
образовании команды. Специфика проекта определяет формальную структуру
команды, которая утверждается руководством; ролевой состав; перечень знаний,
умений и навыков, которыми должны владеть члены команды; сроки, этапы, виды
работ по проекту. Очевидно, что состав команды для реализации проекта
автоматизации не должен входить обычные проектировщики, инженера, снабженцы и
т. д., а в состав команды научного проекта должны входить научные работники,
эксперты, аналитики и специалисты в областях соответствующих знаний исходя их
задания проекта. В нашей ситуации это специалисты в области
автоматизации.программирования, администрирования и программной безопасности.
2. Организационно-специализированная среда команды проекта, включает
такие характеристики, как принятые и разделенные всеми участниками обязанности
команды; способы распределения управления и власти; сплоченность и связанность
членов команды; характерные способы организации и протекания командного
взаимодействия (командных процессов - координации, коммуникации, деятельности
по разрешению конфликтов и принятию решений, налаживанию внешних связей);
организация ролевого распределения. Знание своего места в команде и качественное
исполнение своих обязанностей.
3. Особенности личного качества взаимодействия руководителя и как лидера со
всеми членами команды. Эти характеристики основываются на понятии «тип
лидера», которое понимается как характерные особенности, определяющие всю
систему взаимоотношений руководителя с подчиненными. Современная концепция
76
лидерства подчеркивает такую его ценность, как повышение у подчиненных
способности само руководству. Наиболее адекватный лидер - тот, кто может
руководить другими в таком направлении, чтобы они руководили собой сами.
Человека, способного к подобному лидерству, авторы называют лидером в полном
виде этого слова.
Управление командой проекта связано с необходимостью создания
рациональной структуры, обеспечения высокой степени профессионализма
сотрудников, сложностью достижения оптимального соотношения внешнего
контроля и независимости команды.
Руководитель проекта должен быть гибким, уверенным в себе и в своих
сотрудниках. Влияние в команде основано не только на статусе или положении, а на
профессионализме, компетентности и знании дела.
2.3 Информационное обеспечение задачи
2.3.1 Информационная модель и ее описание
Информационная модель представляет собой схему движения входных,
промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме
того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-
справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и
формирование конкретных выходных документов.
Рис.10 Информационная модель системы.
77
.
В соответствии с представленной выше информационной моделью менеджер
(сотрудник) заполняет Заявку. Далее, используя данные справочников Клиенты,
Сотрудники, Города, Фирмы, состояния проектов, заполняет содержание исходной
таблицы. На основании таблицы Проекты, Справочникиили Заявка менеджер
получает экранные формы выходных документов, таких, как список проектов и
список этапов выполнения проектов.
Первичная – ручная обработка, Основная – обработка проходит
технологическую программу и заключительный этап.
Первичная обработка информации включает в себя прием, контроль, правильность,
корректность и ввод (регистрацию) первичных документов. Когда в первичном
78
документе обнаруживаются ошибки, документ отправляется обратно к источнику для
их исправления, при правильном заполнении, документ передается для ввода
информации в ПЭВМ.
В процессе основной обработки данные первичных документов вводятся в
ПЭВМ, на их основе формируются последующие результатные документы. На
данном этапе автоматически подключаются информационные файлы системы с
условно-постоянной информацией на данных справочников и файлов базы. Это
решение значительно упрощает заполнение макета документа, и выявить направление
последующих действий материала.
К основной обработке также относится ведение электронных справочников,
которое осуществляется параллельно и сохранение результатов процесса, представляя
собой самостоятельный технологический процесс. Справочники используются при
вводе оперативной информации по входным проектным документам, а также на
выходе при формировании готовых документов, отчетов и журналов.
Финальная обработка заключается в проверке правильности формирования
выходных документов и передаче их к дальнейшему использованию.
Технологический процесс основной обработки информации представляет собой
комплектность операций, которые в диалоговом режиме работы с ПК могут
выполняться в произвольной последовательности. То есть последовательность
технологических операций определяется в процессе диалога пользователя с ПК.
Работа в диалоговом режиме не имеет заранее определенной
последовательности действий. Поэтому схема технологического процесса в
диалоговом режиме представляет собой совокупность технологических операций,
соответствующих схеме диалога задачи и представлена в виде схемы работы системы.
Пользователь информационной системы имеет свой интерфейс доступа,
связанный с должностными обязанностями. В связи с этим пользователи могут
производить только разрешенные им действия. После прохождения авторизации
пользователь получает порядок возможного взаимодействия с системой в
соответствии со статусом допуска. Отсюда пользователь может выбрать
интересующий его справочник или таблицу для получения требуемой информации.
79
Для этого пользователю необходимо выбрать в меню программы интересующий его
пункт. Далее в выбранной таблице или справочнике, пользователь может добавить
или откорректировать уже имеющиеся записи, либо просто просмотреть имеющиеся
документы и оставить базу без изменений.
2.3.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Для решения задачи по автоматизации отделаменеджертехнического отдела на
машинной стадии использует данные взятые из входного оперативного документа
– Заявка на оказание услуг технического специалиста сервисного отдела.
Входной документ Заявка на оказание услуг специалиста технического отдела
включает в себя следующие поля:
1) ФИО Клиента
2) Контактный номер клиента
3) Текст заявки
4) Дата поступления заявки
5) Подпись клиента
6) Подпись менеджера отдела продаж
7) Печать отдела продаж
Из перечисленных полей для оповещения клиента менеджера технического отдела
используются для заполнения макета нового клиента только поля:
ФИО Клиента, контактный номер клиента.
Заявка на обслуживание – поступает от клиентов компании по одному из каналов
связи (форма обратной связи на сайте компании, электронная почта, телефон)
содержит следующие сведения.
a) Реквизиты клиента (название организации или фамилия, имя и отчество
физического лица, номер договора, ФИО и должность контактного лица, телефон, e-
80
mail). В большинстве из этих реквизитов заполняется один раз, при поступлении на
работу, и хранятся в системе;
b) Описание проблемы и пошаговое (по возможности) описание действий по
воспроизведению проблемы;
c) Воспроизводимость - показывает случайный или неслучайный характер
носит описываемая проблема;
d) Критичность – указывает важность решения возникшей проблемы;
e) Приоритет – указывает, как быстро следует обработать данное
обращение;
f) Дополнительная информация - все что угодно, в контексте обращения,
чтоб ускорить процесс устранения проблемы;
g) Скриншот возникшей проблемы в сжатом формате (gif, png, jpg) по
необходимости;
Отправкой заявки, система сама начинает дальнейшую работу.
Заявка учитывается путем внесения данных в экранную форму «Учет заявок».
Экранная форма приведена на рисунке 11.
81
Рис.-11 Экранная форма учета заявок
Клиент, отправив заявку может видеть статус заявки, “ожидает”, “выполняется” или
“закрыт”. В строке приоритет, есть выбор, клиент выбирает самостоятельно по
степени важности.
Список клиентов, создание клиентской базы с указанием соглашения об уровне
обслуживания – формируется договорным отделом. Данные о клиентах вносятся в
справочник “Клиенты” согласно договору и тарифного плана, путем использования
экранной формы «Добавление клиентов» Добавлением клиента занимается начальник
отдела, система будет видеть клиента в виде кода с его тарифным планом, исходя из
этого, система будет предлагать приоритет и статус.
Экранная форма учета клиентов приведена на рисунке 12.
82
Рис.-12 Экранная форма учета клиентов
Список сотрудников отдела технической поддержки департамента работы с
клиентами – формируется начальником отдела техподдержки. Данные о сотрудниках
вносятся в справочник “ Сотрудники” и этот «справочник» находясь в системе, будет
хранить данные сотрудника. Начальник отдела путем использования экранной формы
«Добавление сотрудника», вносит следующего работника с его должностью и создает
индивидуальные входные параметры (логин, пароль). Начальник отдела может
заблокировать сотрудника, и система будет обходить его. Экранная форма учета
сотрудников приведена на рисунке 13.
83
Рис.-13. Экранная форма учета сотрудников.
С технологическим ростом предприятия появляются новые виды оборудования
и соответственно его обслуживание. Список оказываемых дополнительных услуг
отделом технической поддержки – формируется отделом продаж после заявления
начальника отдела. Данные об новых услугах вносятся в справочник “Услуги” в базу
системы, путем использования экранной формы «Добавление услуг». Данный
документ формируется 1 раз в месяц. Экранная форма ввода данных приведена на
рисунке 14.
84
Рис.-14 Экранная форма учета ввода данных в справочник Услуги.
В системе предусмотрена создание бесконечного числа справочников, в нашем
случае используется 11 справочников для хранения условно-постоянной информации,
это:
Справочник Клиент- служит для хранения информации о клиентах компании и
содержит следующие реквизиты: -Название, № договора, Фамилия, Имя, Отчество,
Должность, Телефон, E-mail.
Справочник пользователь - хранит сведения о сотрудниках отдела
тех.поддержки, являющихся пользователями системы. Включает следующие
реквизиты: - Фамилия; - Имя; - Отчество; - Дата рождения; - Должность; - Телефон; -
Тип пользователя; - Логин; - Пароль; - Дата регистрации.
В остальных справочниках таких как:
-Критичность; -Неисправность; -Пол; -Приоритет; -Должность; -Тип
пользователя; - Тип предложений и Статус.
содержаться только коды записей и название.
Главная задача программиста состоит в определении последовательности действий,
после входа данных, которые необходимо выполнить, чтобы достигнуть нужного
результата на выходе, с учетом всех сторонних воздействий на задачу.
Порядок написания считается алгоритмом, если оно обладает следующими
свойствами:
определенностью, т.е. точностью, не оставляющей место для излишеств;