35
1.4 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.4.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В рамках данного подраздела выполняется обзор существующих систем
документооборота, который возникает во время процесса обслуживания
клиентов компаниями, которые предоставляют услуги населению. Целью
данного анализа является определение основных функций данных систем, их
функциональных характеристик, особенностей функционирования. Рассмотрим
подробнее существующие системы.
1. Система Soft Xpansion. Решение компании Soft Xpansion позволяют
оптимизировать и автоматизировать все процессы, связанные с созданием
документов, их согласование, утверждение, ознакомлением, выполнением
поручений и контроля прохождения документа по всем заданным стадиях.
Решения данной системы базируются на концепции единого информационного
пространства и позволяют создать унифицированную систему работы с любым
содержанием в самых форматах.
Выгоды от внедрения:
– быстрая и качественная обработка входящей, внутренней и исходящей
документации;
– ускорение процессов прохождения и согласования документов внутри
организации;
– сокращение ошибок в работе с документами;
– возможность постановки на контроль определенного документа,
группы документов, выполнение поручений и др.;
– широкие аналитические возможности по параметрам, задаются или
настраиваются;
– возможность групповой работы (в том числе и удаленных
пользователей);
– возможность криптографической защиты данных при пересылке
(защита данных от изменений при передаче);
36
– возможность использования электронной цифровой подписи (в
пределах организации) для точной идентификации документа и подтверждение
его целостности;
– существенное сокращение затрат на подготовку исходной
документации (в том числе большого количества документов для рассылки
клиентам или партнерам)
22
.
Основные характеристики решение:
a) Организация защищенного электронного архива документов.
b) Автоматизация процессов общего делопроизводства (обработка
входящих, исходящих, внутренних документов).
c) Автоматизация договорной деятельности.
d) Автоматизация процесса согласования документов.
e) Оптимизация процесса обслуживания запросов клиентов.
f) Автоматизация документооборота, связанного с процессами продаж и
закупок.
g) Автоматизация делопроизводства, связано с производственными
процессами.
h) Оптимизация процессов наложения резолюций, выдачи поручений.
i) Контроль исполнительской дисциплины (автоматические отчеты о
выполнении поручений).
j) Оптимизация процессов обработки заявок (Service-Desk, заявки на
продукцию, МТЦ и др.).
k) Оптимизация взаимоотношений с поставщиками и клиентами.
l) Сканирование и оцифровка, распознавания и импорт документов.
m) Ведение архивов, управление технической, конструкторской,
проектной документацией.
n) Электронно-цифровая подпись и шифрование.
22
Грекул, В. И. Управление внедрением информационных систем / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л.
Коровкина. - Москва: РГГУ, 2014. – С. 24.
37
o) Интеграция систем электронного документооборота с другими
информационными системами предприятия.
p) Автоматизация кадрового делопроизводства и др.
2. 1С: Предприятие 8. Документооборот КОРП. Для любого
предприятия: бюджетного или коммерческого, торгового или производственного
актуальным является вопрос упорядочение документооборота. У большинства
современных российских предприятий подготовка документов ведется с
помощью программного обеспечения информационных систем и оргтехники, а
их обработки и хранения происходит только на твердых носителях. Такое
противоречие приводит к усложнению поиска нужного документа и снижение
эффективности работы всего коллектива.
Действенным способом совершенствования делопроизводства является
внедрение электронного документооборота. Программных средств для этого
предлагается немало, однако при выборе платформы необходимо проверить,
соответствует ли она законодательству, госстандартам, отечественной практике
и интегрируется с имеющимися на предприятии информационными системами.
Все названные требования удовлетворяет программа «1С: Предприятие 8.
Документооборот КОРП», предложенная фирмой «1С» 23 ноября 2011.
Данное программное обеспечение на платформе «1С: Предприятие 8.2»
решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия
сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
– обеспечение безопасного хранения документов;
– ведение учета входящих, исходящих и внутренних документов;
– ведение учета обращений граждан/ клиентов;
– ведение учета договоров, начиная от этапа инициации договора,
заканчивая контролем выполнения обязательств и расторжением договора;
– ведение учета и контроля переадресации документов в другие
организации и получение документов от них;
– использование электронной цифровой подписи;
38
– использование документов любых типов и форматов: офисные,
текстовые, документы с изображениями, аудио- и видео файлами, документами
систем проектирования, программами и т.д.;
– автозаполнение документов на основе разработанных шаблонов;
– автоматизация совместной работы пользователей с использованием
таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласования,
утверждения, регистрация документа;
– автоматизированная загрузка документов из электронной почты
загрузка файлов со сканера;
– ведение учета и контроля рабочего времени сотрудников;
– обмен данными в режиме онлайн и оффлайн с другими типовыми
конфигурациями 1С
23
.
3. Описание программы «M.E.Doc». Компьютерная программа
"M.E.Doc" предназначена для эксплуатации на IBM-совместимых персональных
компьютерах.
Рекомендуемая конфигурация компьютера необходима для установки и
функционирования программы:
a) Процессор Pentium - с тактовой частотой (1,8 - 2) ГГц и быстрее
(многоядерный - от 1,6 ГГц и быстрее).
b) Оперативная память - не менее 2Гб.
c) Не меньшее 1,5 (3) Гб свободного места на жестком диске.
d) Устройство для чтения USB-накопителей.
e) Устройство для чтения CD-дисков.
f) Цветной графический дисплей (разрешение 1024 х 768).
g) Манипулятор типа мышь.
Компьютерная программа корректно работает на компьютерах с
установленными операционными системами: Windows Server 2003, Windows XP
(SP2, SP3), Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2008, Windows 8,
Windows 10, Windows Server 2012.
23
Гартвич А. 1С:Упрощенка 8.3 с нуля. 77 уроков для начинающих. – БХВ-Петербург.: 2016. – С. 14-18.
39
Также для корректной работы программы в региональных настройках ОС
должен быть установлен российский языковой стандарт.
Операционная система должна поддерживать кириллицу. На компьютере
должен быть установлен пакет MS Office (приложения Word и Excel).
Программа «М.Е.Dоc» предназначена для работы с электронными
документами, а именно: договорами, актами выполненных работ, накладными и
отчетностью.
Для придания юридического статуса электронным документам
пользователю нужно иметь электронную цифровую подпись (ЭЦП)
24
.
Программа имеет следующие модули:
a) «Электронный документооборот». Регистрация накладных (налоговых)
в ЕРНН, а также для осуществления обмена документацией с контрагентом.
Расширенная версия модуля: «ЭДО с дополнительными возможностями»
b) «Отчетность». Для предоставления контролирующим органам любого
типа отчетности.
c) «Корпорация». Если необходимо объединить документацию
нескольких предприятий одной масштабной структуры.
d) «Зарплата». Для простого и четкого расчета и начисления заработной
платы, а также управления служащими.
e) «Банковские счета». Этот сервис предназначен для своевременной и
автоматизированной рассылки уведомлений касательно открытия либо закрытия
счетов.
Наиболее функциональной и подходящей системой для поставленной
задачи является система 1С Предприятие, это связано с большим набором
функций и невысокой стоимость продукта.
24
Лушников, В. В. 1С: Документооборот. 200 вопросов и ответов / В.В. Лушников, А.В. Бондарев. - М.:
1С-Паблишинг, 2015. – С. 98.
40
1.4.2 Обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Для автоматизации процессов управления и информационного
обеспечения рассматриваются четыре способа приобретения программного
обеспечения:
– покупка готовой ИС;
– разработка ИС самостоятельно;
– разработка ИС аутсортинговой организацией;
– покупка+доработка ИС.
Покупка: Коробочная версия в рамках работы не рассматривается, так как
не предусматривает проектирование.
Покупка + доработка: покупается уже готовое решение. При этом есть
возможность реализовывать дополнительную функциональность либо со
стороны производителей ПО либо это может реализовать сама компания-
покупатель. Однако это накладывает определённые условия: в штате компании
должен быть разработчик, который работает на постоянной основе, разработчик
должен владеть языком программирования, совместимым с языком разработки
покупного программного обеспечения.
Разработка: данный случай предполагает привлечения сторонней
компании, которая специализируется на разработке ПО. Со стороны компании
им предоставляется чёткое техническое задание. Также возможна разработка ПО
за счет внутренних ресурсов самой компании – программистов, аналитиков и т.д.
Оба варианта, предполагающих доработку или разработку с нуля,
являются весьма трудозатратными проектами, сроки внедрения которых могут
превышать 6 месяцев.
Для разработки информационной системы сервисного обслуживания
клиентов наиболее оптимальным вариантом является «Разработка своими
силами»
25
.
25
Сенкевич, Г. Е. Информационная система малого предприятия "с нуля". Самое необходимое / Г.Е.
Сенкевич. - М.: БХВ-Петербург, 2016. – С. 200 .
41
1.4.3 Обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная
(хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация.
Кусочная автоматизация предполагает, что предприятие приобретает ИС,
заранее не продумав стратегию его использования, без всякого плана и
использует мощности не в полной мере, что приводит к тому, что предприятие
не извлекает почти никакой выгоды от внедрения электронного магазина.
Перспектива дальнейшего использования и развития магазина связано со
значительными большими затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает, что предприятие
автоматизируется отдельными участками, которые объединяются по
определенному перечню выполняемых функций. Необходимость использования
такого способа автоматизации обуславливается, тем, что участки, которые
автоматизируются, будут давать значительный экономический эффект,
например за счет сокращения персонала или выпуска более дешевой, но
качественной продукции.
Автоматизация по направлениям представляет под собой автоматизацию
некоторых направлений деятельности предприятия. В таком случае предприятие
осуществляет автоматизацию работы какой-то службы, например, кадровой
службы, участка - производства, подразделения - бухгалтерии или логистики.
Автоматизация в таком случае дает позитивный результат, дальнейшая
интеграция автоматизированных направлений будет обходиться значительно
дешевле и не будет встречать серьезных препятствий
26
.
Хаотичная, она же кусочная стратегия не подходит, так как выполняется
автоматизация целого отдела (отдел электронных продаж), при этом
используется несколько составляющих ИС, такие как веб сервер, СУБД, клиент
серверное приложение, нельзя автоматизировать только часть из них, эффекта от
этого будет ноль.
26
Грекул, В. И. Управление внедрением информационных систем / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л.
Коровкина. - Москва: РГГУ, 2014. – С. 44 .
42
Полная стратегия автоматизации тоже не подходит в нашем случае, так
как мы автоматизируем одно из направлений деятельности ООО «Лаборатория
ремонта».
Стратегия автоматизации по участкам лучше всего подходит в данной
работе, потому что в данном случае выполняется автоматизация сервисного
обслуживания клиентов. Автоматизировав процесс обслуживания клиентов,
можно будет сократить риск возникновения конфликтных ситуаций из-за
несвоевременной сдачи техники, что в свою очередь будет способствовать
укреплению репутации компании и привлечению новых клиентов.
1.5 Обоснование проектных решений
1.5.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
В информационное обеспечение входят следующие компоненты:
– определение классификаторов;
– определение перечня документации, которая используемой в
информационной системе;
– обоснование выбора информационной базы данных.
В рамках данной работы будет использоваться локальная система
кодирования, которая позволяет кодировать определенные несложные
множества объектов, при этом учитывается возможность увеличения
кодируемого множества и разбиение по одному признаку классификации.
В составе разрабатываемой ИС выделены следующие классификаторы:
– классификатор сотрудников;
– классификатор номенклатуры;
– классификатор клиентов;
– классификатор места хранения;
– классификатор поставщиков номенклатуры.
Сводные характеристики классификаторов представлены в таблице 1.1.
43
Таблица 1.1
Сводные характеристики классификаторов
Наименование
классификатора
Значность
кода
Система
кодирования
Система
классификации
Вид
классификатора
Сотрудники
4
разрядная
Иерархическая
Локальный
Номенклатура
8
разрядная
Иерархическая
Локальный
Клиент
4
порядковая
Иерархическая
Локальный
Место хранения
4
порядковая
Иерархическая
Локальный
Поставщики
номенклатуры
5
порядковая
Иерархическая
Локальный
1) Для классификатора сотрудники используется разрядная система
кодирования. Классификатор является локальным и состоит из четырех знаков.
Структурная формула классификатора сотрудники:
Ф1 = [ХХХХ];
2) Для классификатора номенклатура используется разрядная система
кодирования. Классификатор является локальным и состоит из восьми знаков.
Структурная формула классификатора номенклатура:
Ф2 = [ХХХХХХХХ];
3) Для классификатора клиент используется порядковая система
кодирования. Классификатор является локальным и состоит из четырех знаков.
Структурная формула классификатора клиент:
Ф3 = [ХХХХ];
4) Для классификатора место хранения используется порядковая система
кодирования. Классификатор является общесистемным и состоит из восьми
знаков. Структурная формула классификатора место хранения:
Ф4 = [ХХХХ];
5) Для классификатора поставщик номенклатуры используется
порядковая система кодирования. Классификатор является локальным и состоит
из пяти знаков. Структурная формула классификатора поставщик номенклатуры:
Ф3 = [ХХХХХ];
44
Разработанные классификаторы позволяют упростить работу системы и
повысить ее эффективность.
В рамках данной работы использованы локальные документы (см.
таб.1.2).
Таблица 1.2
Документы электронного магазина
Документ
Идентификатор
Максимальное количество
записей
1
2
3
Прием комплектующих
ПК
9999
Прием заявки
ПЗ
9999
Счет
Счт
9999
Эти документы должны отвечать следующим требованиям:
– предоставлять достаточную полноту информации, необходимую в
решении задачи;
– исключать избыточную информацию;
– предоставлять достоверную и своевременную информацию;
– быть согласованными с формами первичных документов;
– иметь логичное построение документа;
Чтобы организовать информационную базу (ИБ), применяют следующие
варианты организации базы данных.
1. Модель файловых данных
Данные хранятся в таблицах (один или несколько) в виде записей одной
структуры. Записи можно сортировать, фильтровать. Каждый массив является
независимым документом, без возможности сотрудничества с другими.
Примером является телефонная книга на мобильном телефоне, а также таблицы
Excel или таблицы, выполненные в MS Word.
2. Иерархическая модель данных.
Иерархическая модель данных – это упорядоченные данные в структуре
дерева, на основе основных и подрядных записей. Каждая запись (кроме корня)
сохраняет указатель на одну основную запись. Поиск данных в иерархической