27
повышение степени защищенности информации;
повышение степени достоверности информации, необходимой для
принятия управленческих решений.
С точки зрения косвенного эффекта могут быть достигнуты следующие
цели:
снижение затрат на обработку информации и, как следствие,
увеличение прибыли компании;
улучшение качества взаимодействия с другими подразделениями
компании;
уменьшение времени обработки заявок клиентов, и как следствие,
увеличение их лояльности к компании.
В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь
точнейшие сведения о количестве работ, их видах, сократить время на подготовку
аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.
Другим не менее важным вопросом стало обоснование количества
специалистов отдела технического обслуживания. С помощью Системы учета
продаж можно будет проводить анализ статистики выполняемых работ и
запчастей, которые будут аккумулироваться. Собранная статистика позволит
определить среднюю нагрузку и спрогнозировать пики поступления обращений
пользователей в день, неделю, месяц. Данные расчеты в совокупности с
разработанными квалификационными требованиями к специалистам позволят
провести отбор (не всегда безболезненный) потенциальных работников
производственно-технического отдела автосалона.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Темой дипломной работы является разработка системы учета продаж
менеджера по продажам. Необходимость такой разработки вызвана тем, что в
настоящее время при выполнении своих функциональных обязанностей Менеджер
28
по продажам сталкивается с некоторыми сложностями, которые вызваны
несовершенством бизнес-процессов компании.
Основной функциональной обязанностью менеджера по продажам является
осуществление продаж и их учет.
Учет продаж – задача, от эффективности решения которой зависит
эффективность работы торговой компании в целом.
Управление продажами заключает в себе функции подбора торгового
персонала, организации торгового персонала, прогнозирования и планирования
продаж, идентификации потенциальных клиентов, поддержания информации о
клиентах, а также создания и управления графиками продаж.
Как выяснено руководством автосалона, в последнее время часто возникает
ситуация, когда объемы выполняемых услуг в автосалоне не совпадают,
несовпадение также может происходить как по наименованию, так и по
количеству. В результате большое количество аксессуаров и запасных частей
остается хранится на складе или не может быть поставлено вовремя клиентам. В
связи с этим фирма несет убытки.
На рисунке 1.8 представлен бизнес процесс учета продаж в рассматриваемой
компании.
29
Рисунок 1.8 Бизнес процессы, выполняемые менеджером по продажам,
нулевой уровень
Деятельность менеджера по продажам заключается в консультировании
клиента, оказании ему помощи в выборе аксессуаров, услуг или товаров. При этом
для подбора нужной услуги клиент должен обязательно сообщить данные своего
автомобиля, если же такой возможности нет, то Менеджер по продажам использует
справочники для определения совместимости услуги или товара с автомобилем
клиента. Если клиент решил сделать покупку, то Менеджер по продажам
выписывает ему квитанцию для оплаты, с которой клиент может оплатить заказ и
получить его у продавца либо сразу, либо после готовности (если для выполнения
услуги требуется какое-то время).
Далее Менеджер по продажам учитывает продажу в файле Excel путем
записи даты, времени продажи, товаров, общей суммы.
На основании оплаченных квитанций и записей в книге продаж ежедневно
Менеджер по продажам формирует отчеты по продажам за день (или другой
период), по категориям товаров, а также общий отчет по продажам.
Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процессов менеджера по
продажам , приведенной на рисунке 1.9.
30
Рисунок 1.9 Декомпозиция бизнес-процессов менеджера по продажам
Существующий порядок работы менеджера по продажам имеет недостатки,
которые заключаются в использовании бумажных форм документов, что влечет за
собой повышенную вероятность допущения ошибок и значительную трудоемкость.
Ошибки при анализе продаж влекут за собой неверное толкование
направления развития компании, что, в свою очередь, влечет за собой снижение
прибыли.
Таким образом, уменьшается эффективность деятельности всего автосалона.
Поэтому анализ продаж должен производиться с максимальной скоростью и
достоверностью для обеспечения наиболее верных результатов анализа, так как
результаты анализа в конечном итоге влияют на принятие стратегических решений
всей компании.
Анализ продажи продукции позволяет более глубоко понять наметившиеся
тенденции спада или роста продаж.
Кроме того, анализ продаж позволяет выявить перспективные и
бесперспективные виды товаров, а также такие товары, для продвижения которых
на рынок следует приложить определенные усилия.
31
Менеджер по продажам перегружен рутинной работой, которая состоит в
необходимости ручного заполнения бумажных документов и последующем
построении отчетов на основании этих записей.
Поэтому необходимо:
– автоматизировать процесс учет поиска информации об автомобилях и
запчастях путем внедрения системы учета продаж;
– создать информационно-справочную систему, позволяющую быстро
находить нужную информацию по учету оказания услуг и работ;
– обеспечить достоверность данных;
– обеспечить актуальность данных по состоянию на предыдущий к
моменту подготовки отчета день;
– реализовать наборы сводок и аналитических отчетов, необходимых
руководству компании.
Разрабатываемая ИС должна выполнять следующие функции:
– учет продаж по категориям, товарным позициям;
– хранение данных по продажам в единой базе данных;
– анализ продаж за период по товарным позициям, категориям,
менеджерам по продажам, маркам и производителям товаров;
– возможность отслеживания периодичности и последовательности
работы пользователей в системе;
– возможность администрирования разработанной системы;
– возможность формирования отчетов.
В формируемые отчеты должны входить следующие:
– общий отчет по продажам;
Содержит основные показатели по продажам компании за выбранный
период.
– отчет по работе менеджеров по продажам;
Содержит показатели по продажам относительно каждого продавца.
– аналитика продаж по категориям;
Подробный отчет по товарным категориям и анализ объема продаж для
возможности корректировки ассортимента и политики ценообразования.
– анализ продаж по категориям.
32
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Учет и планирование продаж, а также получение отчетов по ним в
настоящее время осуществляется вручную, без применения средств автоматизации.
В этом случае многие аспекты остаются без внимания компетентного
руководителя, что приводит к ошибкам со стороны отдела и влечет за собой не
только штрафы и неустойки, которые выплачивает компания клиентам согласно
договорам, но и к потере так называемого “goodwill”(с анг.: деловая репутация,
престиж, авторитет).
Схема документооборота приведена на рисунке 1.10.
33
Отчётность
Отчётность
Начальник
отдела
Директор
Заявка
Счет-фактура
Менеджер отдела
продаж
Изучение заявки
клиента на предмет
планирования
продаж
Подготовка
коммерческого
предложения
Утверждение у
начальника отдела
Учет счет-фактуры
Подготовка
отчетности
Печать отчётности
Действие
Подготовка
договора
№
1
2
3
4
5
6
7
Коммерческое
предложение
Договор
Договор
Отчетность
Отчетность
Рисунок 1.10 Схема документооборота
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж.
34
Таблица 1.4
Временные характеристики процессов менеджера по продажам
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее время,
минут
Учет продажи
10
5
50
Проверка корректности
отчетов
10
10
100
Выписка квитанции на оплату
10
20
200
Контроль первичных
документов
10
15
150
Подготовка обобщенных
отчетов
10
5
50
Подсчет экономических
показателей
10
10
100
Получение статистической
отчетности за период (раз в
неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
В таблице 1.6 приведены планируемые характеристики после использования
разработанной ИСС.
Таблица 1.5
Расчет эффекта использования
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее время,
минут
Учет продажи
10
5
50
Проверка корректности
отчетов
10
10
50
Выписка квитанции на оплату
10
2
100
Контроль первичных
документов
10
15
20
Подготовка обобщенных
отчетов
10
1
150
Подсчет экономических
показателей
10
1
10
Получение статистической
отчетности за период (раз в
неделю)
0,14
1
10
ИТОГО, минут:
340
35
Существующая информационная инфраструктура не позволяет силами
менеджера по продажам консолидировать информацию о сбыте товаров в
оперативные сроки, что соответственно затрудняет процесс анализа продаж.
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 320
минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы
сотрудников компании.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет
применения следующих мер:
1. Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а также
фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй;
2. Использованием антивирусного программного обеспечения - ESET
NOD32 Business Edition Smart Security urity;
3. Соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
4. Использованием резервного копирования информации;
5. Использование организационных и кадровых мер, в том числе
системы контроля доступа.
Защита от несанкционированного доступа в ООО «Петровский Автоцентр»
обеспечивается путем применения программного средства «Dallas Lock 6.0/7.0»,
обеспечивающего многоуровневую защиту локальных ресурсов компьютера, в том
числе:
· защиту информации от несанкционированного доступа на ПЭВМ
в ЛВС через терминальный и сетевой вход;
· разграничение полномочий пользователей по доступу к ресурсам
файловой системы;
· контроль доступа к реестру, контроль целостности, аудит событий;
· очистку остаточной информации;
36
· защиту данных путем преобразования диска (кодирования);
· разграничение доступа к устройствам, контроль аппаратной
конфигурации;
· возможность создания замкнутой программной среды;
· разграничение доступа при сетевом взаимодействии;
· сетевое администрирование, включая удаленную настройку
и просмотр журналов.
Сотрудникам, которые находятся за пределами офиса ООО «Петровский
Автоцентр» и работают на ПК, не принадлежащих ООО «Петровский Автоцентр»,
не разрешается копировать данные на компьютер, с которого реализуется
удаленный доступ.
Сотрудники и третьи лица, которым доступен удаленный доступ к
информационным ресурсам ООО «Петровский Автоцентр», обязаны соблюдать
требование, исключающее возможность подключения их компьютера к сети ООО
«Петровский Автоцентр» и одновременного подключения к каким-либо другим
сетям, не относящимся к ООО «Петровский Автоцентр».
Все ПК, подключаемые по методу удаленного доступа к информационной
сети ООО «Петровский Автоцентр», обязаны иметь установленное антивирусное
ПО, имеющее последние обновления.
Доступ к сети Интернет реализуется только в производственных целях и не
может быть использован для незаконной деятельности.
Предписанные правила:
• Всем работникам ООО «Петровский Автоцентр» разрешается
пользоваться ресурсами сети Интернет только в служебных целях;
• Исключено посещение любого сайта в сети Интернет, который можно
назвать оскорбительным для общественного мнения или содержащий контент
сексуального характера, пропаганду расовой ненависти, тематику по поводу
различия/превосходства полов, дискредитирующие заявления или другие
материалы с оскорбительными высказываниями на тему возраста, сексуальной
ориентации, политических или религиозных убеждений, национальности или
недееспособности;