47
Стратегические цели бизнеса, включая ограничения (финансовые,
временные и технологические) преобразуются в стратегический план
автоматизации компании.
Автоматизация компании является инвестиционной деятельностью и к ней
можно применять все подходы оценки рентабельности инвестиций.
К главным ограничениям, которые важно учитывать при выборе стратегии
автоматизации, можно отнести: материальные; временные; человеческий фактор;
технические.
Материальные ограничения выражаются величиной инвестиций, которые
компания способна вложить в развитие автоматизации. Подобный тип ограничений
самый универсальный, поскольку остальные три вида могут быть частично
преобразованы в материальные.
Временные ограничения связаны с сменой технологий главного
производства, рыночной стратегией компании, государственным регулированием
экономики.
К человеческому фактору можно отнести корпоративную культуру или
отношение персонала к автоматизации и особенности рынка труда в части
трудового законодательства.
Технические ограничения выражаются степенью морального и физического
износа технического парка компании.
Кроме указанных выше ограничений, сесть типичные проблемы, которые
могут иметь место при разработке стратегии автоматизации и, обычно связанны с
такими факторами, как:
• Состояние IT-рынка;
• Выражение рентабельности инвестиций в IT;
• Важность переосмысления деятельности компании при внедрении IT.
Хаотичная автоматизация.
Хаотичная автоматизация становится одним из наиболее неактуальных
видов вложения средств в развитие компании. Под хаотичностью процесса в таком
случае подразумевается отсутствие плана развития. Обычно при таком подходе
процесс применения информационных технологий выражается мимолетными
отдельными задачами, и не связан с актуальными потребностями бизнеса. В
48
качестве критериев принятия решений при этом выступают: уровень
осведомленности и предпочтений лиц, принимающих решения, доступность
покупки сейчас с выгодной скидкой какую-либо технику или ПО и т. д. Обычно в
результате компания в лучшем случае получает раздробленные прикладные
системы, стоимость внедрения которых в ряде зачастую больше стоимости
комплексного решения. В худшем случае разрабатываются незаконченные
фрагменты IT-инфраструктуры и прикладных систем, которые не используются в
дальнейшей практической деятельности компании. При этом сама компания несет
значительные убытки на дублирование функций, которые должны быть
реализованы в ИС, а также на обслуживание созданных разрозненных прикладных
систем.
Главная причина такого подхода может состоит в неточном понимании
своей роли и функций IT-отдела (АСУ, вычислительной техники — тут название
роли не играет).
Автоматизация по участкам.
Автоматизация по участкам включает в себя процесс автоматизации
некоторых производственных или управленческих отделов компании,
сгруппированных по функциональному признаку (к примеру, бухгалтерия,
канцелярия и т.п.). Автоматизация по участкам включает в себя отбор одного или
нескольких участков работ, а точнее, задач, выполняемых одним или несколькими
сотрудниками конкретного отдела без привязки к установленным в компании
бизнес-процессам. Такой способ характерен для отдельных случаев:
• объем инвестиций компании недостаточен для полной автоматизации;
• есть участки, где использование ИС дает видимый экономический
эффект, к примеру, за счет сокращения сотрудников;
• технология производства или иные условия не смогут обходится без
применения ИС.
Зачастую подобный метод используется для автоматизации
производственных участков. Главное средство автоматизации — созданные АСУ
ТП. Применение принципа автоматизации компании по участкам для ряда фирм
становится единственно возможным способом увеличить экономические
показатели в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Для того, чтобы
49
автоматизация по участкам стала эффективной, необходимо создание
стратегических и оперативных планов автоматизации. При этом стратегический
план автоматизации, в случае выбора стратегии автоматизации по участкам,
должен через какое-то время пересматриваться (лучше не реже раза в год). При
ревизиях стратегического плана особое внимание уделяется вопросам
преемственности комплекса стандартов на IT, используемые в компании.
Автоматизация по направлениям.
Автоматизация по направлениям включает автоматизацию конкретных
направлений работы компании, например, производство, сбыт, управление
финансами. Подход, основанный на автоматизации по направлениям, зачастую
используется в процессе работы с системами класса MRPII, ERP, когда итоговой
целью работ становится совокупная автоматизация предприятия.
От автоматизации по участкам отличается тем, что автоматизация по
направлениям работ включает участие в подобном процессе всех организационных
подразделений, работа которых связана с автоматизируемым направлением.
Зачастую любое направление бизнес-процесса охватывает почти все подразделения
предприятия, именно поэтому автоматизацию по направлениям не стоит
рассматривать, как локальную. К примеру, процесс снабжения. В нем участвуют
все отделы: от производственных (для составления планов закупки сырья,
оборудования и компонентов) до управленческих (канцтовары, мебель), также
отдел снабжения и транспортные службы. Его создание связано с внедрением как
минимум телекоммуникационной инфраструктуры компании. И зачастую
автоматизация по направлениям связана с перестройкой бизнес-процессов и влечет
за собой разработку модели всей компании.
Все вышесказанное относительно повышения эффективности при
применении подхода автоматизации по участкам сохраняется и в рассматриваемом
случае. Проверка стратегического плана автоматизации выполняется по окончанию
автоматизации отдельного направления и оценки полученных результатов.
Полная автоматизация управления компанией.
АСУП как система включает в себя большое количества элементов разных
уровней и разного назначения. К ним можно отнести модули, задачи, подсистемы,
управленческие процедуры, функции, операции, блоки управления и т. п.
50
Стандартные системы типа ERP обычно представляют собой иерархические
структуры, включающие в себя элементарные управленческие процедуры,
используемые для включения в АСУП.
Внедрение включает в себя объединение и утверждение управленческих
функций и процедур, чтобы в рамках управления компанией реализовывалась
оптимизация его поведения. Хаотичная автоматизация исключается, так как
обладает не большой экономической эффективностью и подразумевает
автоматизацию всех процессов на предприятии.
Автоматизация по участкам так же не подходит по причине того, что
производится автоматизация и внедрение нового направления деятельности.
Автоматизация по направлениям представляется одним из подходящих
типов стратегий, так как в процессе решения задачи нашего проекта фактически
происходит создание нового направления деятельности.
Полная автоматизация не может быть применена из-за того, что основная
деятельность автосалона уже автоматизирована.
Рассматриваемая компания, в отношении целевой аудитории имеет
постоянный приток новых и большое количество постоянных клиентов. Однако в
целях увеличения, как притока клиентов, так и области рынка, компания планирует
продвигать бизнес посредством вложения средств в современные IТ-технологии.
Рассмотрев все возможные способы автоматизации, а также основные принципы и
факторы на которых эти способы основываются, наиболее подходящим, для
автоматизации задачи текущего проекта, является способ автоматизации по
направлениям, так как фактически автоматизируется новое направление
деятельности. Ранее реализация данного направления проводилась другими
техническими методами. Использовав данный способ автоматизации, реализация
проектного решения не затронет другие направления в предприятии.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
51
Выбор системы зависит от множества критериев и связан с качеством и
полнотой проработки всех предшествующих этапов цепочки автоматизации.
Также, именно в результате их проведения, решается, будет ли внедрена готовая
система или придется создавать программное обеспечение непосредственно под
имеющееся предприятие. Основной вопрос, встающий перед компанией, что проще
и дешевле: своими силами создать готовое решение или приобрести его на стороне.
Но одно дело доверить столь ответственное задание специалистам, создающим
готовые проекты, другое - собрать IT-отдел и заказать разработку системы,
полностью отвечающим требованиям автосалона.
В таблице 1.8 перечислены основные достоинства и недостатки различных
способов приобретения ИС.
Таблица 1.7
Основные достоинства и недостатки различных способов приобретения ИС
Способ
Достоинства
Недостатки
Покупка
готового
решения
- экономия рабочей силы
компании заказчика;
- иногда не возможность
доработки;
- существует «техническая»
зависимость от
разработчика;
- сложность отладки;
- сложность, иногда
невозможность добавления
новых возможностей;
Покупка и
доработка
- полное соответствие
требованиям и нуждам
заказчика
- высокие затраты;
- сложность организации -
2-х процессов покупки и
доработки вместо одного;
Разработка
собственного
решения
- пропадает «техническая»
зависимость от разработчика;
- - отладка приложений
разработанной системы
значительно проще и
оперативней, нежели
стандартной системы.
- использование и трата
денежных средств на
собственный штат
компании;
Так как компания имеет собственный штат специалистов (ИТ-отдел),
квалифицирующихся во всех областях задач и процессов, выполняющихся в
рамках данного проекта, учитывая основные достоинства и недостатки различных
способов приобретения ИС, можно сделать вывод, что более подходящий вариант
52
– это разработка собственного решения системы учета продаж, который будет
удовлетворять всем упомянутым требованиям и нуждам.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Само ИО любой подсистемы зачастую включает в себя некую
информационную модель работы персонала на фирме. Часто лучше всего делить
его на внемашинное и внутримашинное.
Любое ИО может состоять из системы кодирования и классификации;
методики разделённой документации, применяемой зачастую в ИО;
информационную базу в качестве совокупности имеющихся массивов данных.
Внемашинное обеспечение включает в себя совокупность данных,
описанных в основном в виде документов. Обычно документы делят на первичные
(декларации, выписки, ведмости) и отчетные документы, куда можно отнести всю
отчётность налогоплательщиков, проанализированную и выбранную для отдела
камеральных проверок.
Внутримашинное ИО часто представляет данные на машинных носителях в
упорядоченном виде БД и связей между ними. Часто подобный вид ИО реализует
среду, которая отражает выполнение сотрудниками возложенных на них
обязанностей. Зачастую подобная область описывается набором объектов, их
свойствами и взаимного обмена. И для любого объекта эти взаимосвязи и свойства
определены отдельно.
Потоками данных внешнемашинного ИО часто называют регулярное
движение документов от исполнителя к получателю и обратно.
Классификаторы применимы для описания данных, могу обосновать
единство кодирования и классификации и нужны для безошибочной машинной
обработки и выдачи данных в удобной форме для решения потребительски
проблем
В описанной задаче использовались 2 общероссийских классификатора:
• ОКУД – общий классификатор управленческих документов;
53
• ОКОПФ – общий параметр организационно-правовых форм.
По любому в процессе реализации системы может применятся реляционная
модель БД. Такая модель опивает на отдельной предметной области совокупность
отношений, изменяющихся во времени. В процессе создания программы данная
совокупность помогает получить данные по объектам предметной области, а также
помогает создать модель связи между ними. Сами же данные помещаются в
таблицы. Для простоты поиска и определения любая таблица имеет свой
уникальный код.
Обычно к ИО предъявляют ряд требований, а именно:
• ИО должно быть полноценным и адекватным для поддержки всех
описываемых функций;
• При кодировке данных важно применять подтвержденные ID;
• В процессе кодировки входной или выходной информации,
применяемой на высшем уровне управления, важно использовать лишь
классификаторы данного уровня;
• ИО обязано быть на 100% совместимо с создаваемой системой;
• Все формы документов должны сочетаться с корпоративными
стандартами и определенной системы документации;
• Структура визуальных форм и всех документов должна полностью
соответствовать описанию каждого рабочего места сотрудника;
• Применяемые сокращения, графики и сообщения должны быть
приняты в обществе и рассматриваемой предметной области, а также утверждены с
заказчиком.
в ИС важно предусмотреть механизмы проверки входной и выходной
информации, обновления данных в массивах данных, отслеживания целостности
БД, защиты НСД.
В описанном случае к ИО также относятся входные и выходные документы,
классификаторы, а также список экранных форм, которые нужны для поддержки
диалога пользователя и системы.
В процессе проектирования структуры экранных форм для ввода данных
первичных документов с текущей информацией логично применять
комбинированную форму, максимально похожая на ту, которая использовалась для
54
создания самого документа. Расположение полей должно идти в той
последовательности, которая полностью удовлетворяет логической структуре
документа и файлов с текущей информацией, уменьшающей трудоемкость
операции загрузки данных в базу.
При разработке экранных форм для документов с фиксированными данными
следует помнить, что эти макеты применяются для ввода и обновления записей ИБ,
поэтому в процессе их проектирования лучше всего использовать анкетную форму
расположения реквизитов, подходящую для реализации этих операций.
В процессе выбора экранных форм используется принцип минимальной
трудоемкости и стоимости ввода данных в ЭВМ, лучшей степени читабельности
итоговых данных, выводимых на экран, и повышенной надежности и правильности
выполнения этих операций.
Главной частью внутримашинного ИО становится информационная БД.
Информационная база (ИБ) представляет собой структурированную
совокупность данных, хранимых в памяти ЭВМ в виде файлов, с помощью
которых реализуются информационные запросы управленческих процессов и
решаемых задач.
Есть несколько способов организации подобной базы:
• Связанные локальные файлы — реализуется при помощи пакетов
прикладных программ;
• Встроенная БД — базируется на применении универсальных
программных средств хранения, записи, поиска и поддержания актуальности
данных, т.е. СУБД.
В проектном решении применяются несколько принятых у заказчика
классификаторов: локальный и общегосударственный. По второму классификатору
будут делится все ГОСТы, имеющиеся в базе системы. Также требованием
является создание локальных классификаторов. При этом требуется использовать
справочники: линейные и иерархические. В линейных справочниках все элементы,
включенные в состав, описаны в виде классических списков, а в иерархических –
имеют вид списков с иерархической структурой.
Выделим требования к системам кодирования и классификации данных.
Системы классификации (СК) можно разделить на иерархические и
55
многоаспектные. Иерархическая СК включает в себя разбиение начального
множества на отдельные подмножества, между которыми есть отношения
подчинения друг другу. В многоаспектных СК использованы параллельно сразу
несколько независимых классификационных признаков, т.е. начальное множество
описывается сразу в разных аспектах. [11] Поскольку данные не нужно
классифицировать по нескольким признакам, в проектном решении будет
использоваться иерархическая система.
Унифицированная система документации (УСД) является грамотно
организованным комплексом объединенных документов, отвечающим совокупным
правилам и требованиям и включающим данные, требуемые для управления
отдельными экономическими объектами. [7]
При реальном проектировании реализуется целый цикл разработки ИС и
создания программных модулей. Подобный подход становится достаточно дорогим
и выбор его оправдан в отдельных случаях:
• Создание полностью новой ИС;
• Неимение доступных прототипов ИС;
• Подготовка малых ИС с минимальным числом функций;
• Работа опытных разработчиков в самой компании.
Электронная форма документа – это некий шаблон с пустым пространством,
которое оставлено для самостоятельного заполнения пользователем. Подобные
формы включают в себя командные кнопки, меню, формы и поддерживают
разнообразные виды входных данных. Важно понимать, что для реализации
подобных форм необходимо узконаправленное ПО. Определим часть форм:
• Формы для сбора данных, переноса их в БД с возможность обработки
(перемещение и сбор по e-mail, через формы на самих Web-серверах);
• Формы для получения и сбора данных внутри компании и за ее
пределами (заказы на покупку, отчеты о расходах в командировках, счета).
В системе анализа заявок применяются оба типа электронных форм.
Информационная база (ИБ) является некой совокупностью данных,
организованной конкретным способом и помещённая в память вычислительной
системы под видом файлов, с помощью которых реализуются потребности в
данных для управленческих процессов и решаемых задач.
56
Есть несколько вариантов реализации информационной базы: группировка
локальных файлов и объединенная информационная база, контролируемая СУБД.
Локальные файлы поддерживают оперативную обработку данных, но из-за
огромного числа дублированных данных, сложности доступа к ней это становится
несущественным. Поэтому хранение локальных файлов требуется только в
отдельных приложениях, которые нуждаются в повышенной скорость передачи
при импорте информации.
Интегрированная ИБ – объединение взаимосвязанных данных с малой
избыточностью, допускающей их применение оптимальным образом для
большинства приложений.
СУБД поддерживает совместимость данных, минимизацию синтаксической
и семантической избыточности, совмещенность данных и реального состояния
объекта, разделённое хранение информации у пользователей. Нюансом можно
отметить требование повышенного контроля вводимых данных и разделение
доступа к данным.
В качестве ИБ выбирается интегрированная БД под контролем СУБД.
Документооборот в компании довольно большой, документы дублируются и
корректируются много раз. Пользователям нужна актуальная информация с
периодическим обновлением, а группа локальных файлов не дает такой
возможности.
Существуют насколько вариантов реализации организации данных в БД:
• Иерархическая модель;
• Сетевая модель;
• Реляционная модель.
Взаимосвязь в иерархической модели реализована совокупностью
структурных данных, где тип сегмента потомка связывается лишь с одним типом
сегмента предка. Подобная модель имеет ряд нюансов, к примеру, отсутствие явно
определенного разделения физических и логических параметров модели. Для
выявления неиерархических отношений нужны другие действия. Неявные запросы
потребуют перестроить саму БД.
Сетевая модель – переданные данные сетевыми структурами типов записей и
совокупных отношений «один к одному» или «один ко многим».