37
• Все работники ООО «Петровский Автоцентр» не имеют права
применять ресурсы сети Интернет для хранения корпоративных данных;
• Деятельность работников ООО «Петровский Автоцентр» с Интернет-
ресурсами возможна только в режиме просмотра данных, исключая возможность
передачи данных ООО «Петровский Автоцентр» в сеть Интернет;
• Работникам, которые имеют личные учетные записи, полученные от
публичных провайдеров, нельзя использовать их на оборудовании, принадлежащем
ООО «Петровский Автоцентр»;
• Работники ООО «Петровский Автоцентр» перед использованием или
отправкой файлов, полученных через сеть Интернет, должны проверять их на
наличие вирусов;
• Запрещен доступ в Интернет через сеть ООО «Петровский Автоцентр»
для иных лиц, не являющихся сотрудниками ООО «Петровский Автоцентр», а
также близких и членов семей работников ООО «Петровский Автоцентр».
Специалисты ИТ-отдела могут контролировать содержание всего потока
данных, идущих через канал связи к сети Интернет во всех направлениях.
Сотрудники обязаны помнить о важности обеспечения физической
безопасности оборудования, хранящем все данные ООО «Петровский Автоцентр».
Сотрудникам категорически запрещено самовольно корректировать
конфигурацию аппаратного и программного обеспечения. Подобные изменения
делаются авторизованными специалистами ИТ-отдела, и только после
согласования всех предстоящих изменений с Департаментом по ЗИ.
Все компьютерное оборудование (а это сервера, ПК и ноутбуки),
периферийное оборудование (принтеры, сканеры, МФУ), аксессуары (клавиатуры,
мыши, веб-камеры), сетевое оборудование (факс-модемы, коммутаторы,
маршрутизаторы, концентраторы), в рамках политики безопасности вместе
определяются как "компьютерное оборудование". Компьютерное оборудование,
находящееся у Компании, является ее собственностью и используется
исключительно в производственных целях.
Пользователи ноутбуков, содержащих данные, составляющие коммерческую
тайну ООО «Петровский Автоцентр», должны обеспечить их хранение в
защищенных и безопасных помещениях, запираемых ящиках рабочего стола,
38
шкафах, или гарантировать их защиту при помощи аналогичного по степени
эффективности защитного устройства, особенно в те моменты, когда данный
компьютер находится не в работе.
Все компьютеры нужно защищать паролем на стадии запуска системы,
активации по горячей клавиши и в момент выхода из режима "Экранной заставки".
Чтобы установить эти режимы, пользователь может обратиться в службу
технической поддержки. Данные не могут быть скомпрометированы в результате
халатности или небрежного отношения, что приводит к потере оборудования.
Перед тем, как утилизировать оборудование, все его компоненты, в состав которых
включены носители данных (например, жесткие диски), нужно проверить, чтобы
убедиться в полном отсутствии на них секретных и важных данных и
лицензионных ключей продуктов. Необходимо также выполнить процедуру
форматирования носителей информации для исключения возможности
восстановления данных.
В процессе записи какой-либо информации на носитель для передачи его
контрагентам или партнерам по бизнесу важно удостовериться в том, что носитель
полностью чист, т.е. не имеет никаких лишних данных. Важно помнить, что
обычное переформатирование носителя не дает гарантии финального удаления
записанной на нем информации.
КПК и другие телефоны, поддерживающие возможности получения и
отправки электронной почты, а также прочие переносные устройства не включают
в число устройств, имеющих хорошие надежные механизмы защиты данных. В
таких устройствах не рекомендуется хранить секретную и конфиденциальную
информацию.
Все ПО, установленное на предоставленном Компанией компьютерном
оборудовании, становится собственностью ООО «Петровский Автоцентр» и может
быть использовано только в производственных целях.
Сотрудникам категорически запрещено устанавливать на переданном в
пользование компьютерном оборудовании стороннее, нелицензионное ПО или ПО,
не имеющее отношения к их рабочему процессу. Если в ходе проведения
технической проверки будет обнаружено запрещенное к установке ПО, оно будет
39
немедленно удалено, а сообщение о нарушении будет направлено
непосредственному руководителю сотрудника, а также в ИТ-отдел.
Компания предпочитает покупать уже готовое ПО, а не разрабатывать
собственные программы, поэтому пользователям, которые хотят внести новые
возможности в уже существующие бизнес-процессы, важно обсудить свое
предложение со своим менеджером по бизнес информации, который уведомит их о
порядке приобретения и/или создания нового ПО.
Электронные сообщения (удаленные или не удаленные) также могут быть
доступны или получены государственными органами или конкурентами по бизнесу
с целью их применения в качестве доказательств в рамках судебного
разбирательства или в процессе развития бизнеса. Поэтому все электронные
сообщения должны строго соответствовать стандартным компании в области
деловой этики.
Применение электронной почты в личных целях возможна только в тех
случаях, когда получение/отправка сообщения не оказывает негативного влияния
на работу других пользователей и не мешает бизнес деятельности.
Сотрудникам нельзя направлять партнерам любые конфиденциальные
данные ООО «Петровский Автоцентр» по электронной почте без применения
систем шифрования. Вся конфиденциальная информация ООО «Петровский
Автоцентр», ни при каких обстоятельствах не может быть отправлена третьим
лицам по электронной почте.
Сотрудникам ООО «Петровский Автоцентр» нельзя применять публичные
почтовые ящики электронной почты для реализации любого вида корпоративной
деятельности.
Применение сотрудниками ООО «Петровский Автоцентр» общедоступных
почтовых ящиков электронной почты возможно только при согласовании с
департаментом по ЗИ и использовании надлежащих механизмов шифрования.
Сотрудники ООО «Петровский Автоцентр» для пересылки документов
бизнес партнерам обязаны использовать только личный персональный адрес
электронной почты.
Сообщения, отправляемые по электронной почте, представляют из себя
постоянный рабочий инструмент для электронных коммуникаций, имеющий тот
40
же статус, что и письма, и факс. Электронные сообщения, как и прочие средства
письменных коммуникаций, подлежат хранению и регламентации.
Чтобы предотвратить шибки в процессе написания и отправки, необходимо
непосредственно перед отправкой внимательно проверить правильность написания
имен и адресов получателей. В момент получения сообщения лицом, для которого
это сообщение изначально не предназначается, данное сообщение нужно переслать
непосредственному получателю. Если присланная таким образом информация
несет конфиденциальный характер, об этом необходимо сразу проинформировать
специалистов отдела ИТ.
Отправитель электронного сообщения или документа, а также лицо, которое
его перенаправляет, должен указать свои инициалы, служебный адрес и тему
отправляемого сообщения.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время для организации учета продажи учета работы с
контрагентами применяются так называемые CRM.
Рассмотрим основные из существующих подобных систем, предназначенных
для автоматизации рассматриваемых в дипломном проекте процессов, а именно:
Клиент-Коммуникатор КлиК: Управление продажами;
FreshOffice CRM;
RegionSoft CRM;
ELMA;
Sales Expert;
Quick Sales;
CRM Кларис.
«КлиК: Управление продажами» (УП) - новое CRM решение для
автоматизации продаж, разработанная как более простая альтернатива
комплексной конфигурации «КлиК: Управление бизнесом» (УБ).
41
Поскольку решение полностью готово к использованию, в комплект
поставки не входят модули для изменения конфигурации и интерфейсов. Вместе с
тем, присутствует дизайнер отчетов Crystal Reports и инструмент для настройки
шаблонов отчетов Word и Excel.
В данный момент актуальна 5-я версия FreshOffice CRM системы. По
сравнению с предыдущей, 4-й версией есть ряд очень мощных нововведений,
изменилась и стоимость системы.
FreshOffice CRM позволяет выписывать все необходимые документы по
заранее сформированным шаблонам - счета, договора, ком. предложений и многие
другие, используя конструктор документов MS Word, Fast Report. Учет
финансовых движений в FreshOffice CRM позволяет вести всю информацию о
поступивших средствах от клиентов а так же о текущих расходах. Управление
всегда будет иметь информацию о планируемых и уже поступивших средствах а
также выявлять размер прибыли от каждого заказа, клиента, сотрудника, отдела.
Аналитические отчеты, сводные данные, маркетинг. Встроенные в систему
аналитически отчеты помогут проанализировать данные базы CRM. Распределение
продаж, Ожидаемые поступления, Сезонную динамику, и многое другое, а также
проконтролировать работу каждого Вашего сотрудника, выполнение плана,
результативность звонков, встреч и многое другое.
FreshOffice CRM позволяет активно использовать электронная переписку, в
ней встроен обмен данными с Microsoft Office Outlook, позволяющий
организовывать массовые рассылки, а так же хранить электронную переписку по
каждому Вашему клиенту.
База знаний, хранилище информационных массивов, доступных для
сотрудников, обучающих материалов, должностных инструкций, информации о
тренингах семинарах, характеристики продаваемой продукции и прочие.
FreshOffice CRM имеет встроенный корпоративный мессенджер по типу
ICQ, QIP.
RegionSoft CRM - мощное современное средство для автоматизации
оперативной деятельности отделов продаж и сервисных служб, программа и
система в одном лице.
42
CRM система спроектирована на основе клиент-серверной технологии,
имеющее встроенную систему отчетности, легко настраиваемое под особенности
автосалона, отраслевую специфику, позволяющее работать всем сотрудникам
автосалона с единым информационным массивом контрагентов, базой клиентов.
Клиентская база учитывается и ведётся с помощью карточек - клиентов,
имеющих разные поля в случае юридических лиц и физических лиц.
Используется бесплатная база данных Firebird.
RegionSoft CRM имеет встроенный почтовый клиент, конфигуратор и
дизайнер отчетов с поддержкой открытого кода, возможность удаленной работы
пользователей, а также массу других достоинств.
ELMA — система управления бизнес-процессами (BPM-Система),
позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудников компании и
контролировать их деятельность с целью повышения качества и эффективности
работы всей компании, подразделений, отделов, сотрудников.
Система ELMA реализует концепцию BPM (Business Process Management),
что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы.
Это решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-
процессов компании.
ELMA CRM – это операционный тип системы CRM, основными функциями
которой являются управлением процессами, в частности процессом продаж (в том
числе механизм воронки продаж, т.е. прохождение по этапам сделки, продажи,
поставки) и ведение истории взаимоотношений со всеми Вашими группами
контрагентов (База контрагентов, лидов (потенциальных клиентов) контактов,
открытых, находящихся в работе сделок и т.д.)
CRM возможно интегрировать с телефонией, IP АТС и Call-центрами -
Астериск, Октелл, Инфрател и другими, таким образом очень эффективно делая
телемаркетинг, обзвоны потенциальных и существующих клиентов.
Система Sales Expert разработана в 2002 году с учетом пожеланий свыше
1000 пользователей первого продукта, продаваемого под этой маркой. Программа
предназначена для компаний, уже сделавших первые шаги в построении своей
CRM-идеологии (как вариант - внедрение после использования Quick Sales, откуда
легко переносятся все данные компании), и предлагает руководителям и
43
менеджерам расширенные возможности управления продажами, анализа
деятельности сбытовых, маркетинговых, сервисных подразделений и всей
компании в целом, развития клиентской базы и повышения качества обслуживания
клиентов.
Кларис CRM - может устанавливаться локально в офисе компании (с
единоразовой оплатой) и в то же время доступна, как SaaS WEB система на нашем
сервере на условиях аренды с помесячной оплатой.
Кларис CRM позволяет сделать быструю регистрацию звонка, регистрацию
заказа клиента, отследить состояние заказов, платежей, историю контактов и
действий.
Online система Кларис CRM доступна круглосуточно 24 часа, 7 дней в
неделю, с любого компьютера, где есть подключение к Интернет.
Импорт (и экспорт) любых начальных данных и справочников из Excel и
других форматов - база клиентов, контрагентов, прайсы, товары, справочники,
номенклатура.
Сравнение рассмотренных систем приведен в таблице 1.7.
Таблица 1.6
Сравнение рассмотренных систем
Параметр
Клиент-
Коммуника
тор
FreshOffi
ce CRM
RegionS
oft CRM
ELMA
Sales
Expert
Quick
Sales
CRM
Клар
ис
WEB
интерфейс
(через
браузер)
+
+
+
+
Десктоп
приложение
+
+
+
+
+
Клиентская
база
+
+
+
+
+
+
+
Управление
этапами
+
+
+
+
+
+
+
44
продаж
Настройка
уровня
доступа
сотрудников
+
+
+
+
+
+
+
Задачи,
напоминания,
расписание,
поручения
+
+
+
+
+
+
+
Документообо
рот с
клиентами
+
+
+
+
+
+
+
Настраиваемы
й процесс
визирования
документов
(work-flow)
+
База данных
MS SQL
MS SQL
Firebird
Firebir
d, MS
SQL
Firebi
rd
Firebi
rd
MS
SQL
10
рабочих мест
48000/8000
0
125 500
руб.
76 450
руб.
67200
руб.
68750
руб.
37070
руб.
35000
руб.
15
рабочих мест
69000/1155
00
188 250
руб.
110 450
руб.
88 200
руб.
96
800
руб.
3 570
руб.
51
000
руб.
Каждая из рассмотренных систем обладает своими преимуществами, однако
не решает главной из поставленных задач – учета заявок клиентов, поэтому для
внедрения в компании не подходят все системы.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Проектирование рассматриваемой системы состоит из ряда
последовательных этапов и включает в себя:
1. сбор информации о деятельности рассматриваемого отдела.
2. определение стратегических свойств ИС;
3. определение функциональности ИС;
4. выбор стратегии автоматизации:
5. выбор способа приобретения;
6. определение архитектуры.
45
На первом этапе происходит сбор необходимой информации о работе
продаж, производится анализ деятельности отдела и выбор направлений
автоматизации, таких как: обучение, контроль за нарушениями ОТ, проведение
мероприятий и учет руководящих документов.
На втором этапе определяется базовая концепция проектируемой
информационной системы, которая отражает основные свойства будущей системы,
основные компоненты и их взаимосвязи.
На третьем этапе детально прорабатывается функциональность каждого из
компонентов системы. Здесь предъявляются предварительные требования к
функционалу каждой из подсистем.
На четвертом этапе происходит выбор стратегии автоматизации.
Существуют четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и
комплексная автоматизация. На данном этапе был сделан выбор автоматизации по
направлениям.
На пятом этапе производится анализ существующих разработок для
автоматизации комплекса задач, вырабатываются критерии оценки эффективности
использования существующих информационных систем, и производится
сравнительный анализ с вариантом разработки новой информационной системы,
на основе чего делается выбор наиболее подходящего способа приобретения. В
результате проведенного анализа было принято решение о разработке новой
информационной системы.
На шестом этапе производится выбор и обоснование проектных решений по
техническому и программному обеспечению задачи, определяется
приблизительный вариант архитектуры будущей информационной системы.
Выбор стратегии автоматизации состоит из базовых принципов, которые
используются при автоматизации автосалона:
цели (выявление областей деятельности автосалона и последующая их
автоматизация);
способ автоматизации (по отделам, направлениям или комплексная
автоматизация);
46
долгосрочная IT-политика (внедрения комплекса внутренних
стандартов);
ограничения (финансовые, временные, кадровые и т. д.);
процедура управления изменениями в планировании.
Стратегия автоматизации изначально должна удовлетворять приоритетам и
стратегии (задачам) бизнеса и выражать пути достижения этого соответствия.
Стратегический план автоматизации готовится с учетом:
• Промежуточного периода смены технологий главного производства;
• Промежуточного отрезка жизни выпускаемых компанией продуктов и
их модификаций;
• Указанных долгосрочных планов поставщиков технических решений в
плане их развития;
• Временем амортизации применяемых систем;
• Долгосрочного плана развития компании, включая планы разделения
или слияния, изменения числа сотрудников и номенклатуры производимой
продукции;
• Возможных изменений функций персонала.
Автоматизация становится одним из способов реализации стратегических
бизнес-целей, и никогда не станет процессом, развивающимся по своим
утвержденным законам. В начале стратегии автоматизации зачастую располагается
стратегия бизнеса компании: ее миссия, направления и модель бизнеса. Поэтому
стратегия автоматизации является неким планом, согласованным по срокам и
целям со стратегией компании.
Следующей важной особенностью автоматизации становится степень
соответствия приоритетов автоматизации стратегиям бизнеса, т.е. получению
поставленных целей, к которым относятся:
• Цена продукции;
• Рост ассортимента или количества;
• Упрощение цикла: создание новых товаров и услуг, выход на рынок;
• Смена типа производства «на склад» к производству «для указанного
заказчика» с учетом конкретных требований.