44
Глава 3. Совершенствование логистической деятельности
торгового предприятия ООО «Кофе оператор»
3.1. Предложения по развитию логистической деятельности
Если посмотреть на схему структуры управления ООО «Кофе оператор»,
то мы увидим традиционную схему управления — это линейно-
функциональная структура управления. У подобной схемы есть несомненные
плюсы, а именно точность системы взаимодействия подразделения, единство
командования, разделение обязанностей, оперативное реагирование
подразделений на инструкции, полученные сверху.
Тем не менее, есть и серьезные отрицательные стороны:
- отсутствия связей, которые разрабатывают общую рабочую стратегию;
- руководители на всех уровнях в первую очередь решают оперативные, а
не стратегические проблемы;
- большое количество промежуточных связей между сотрудниками и
менеджером, который принимает решения;
- волокита при решении задач, требующих взаимодействия нескольких
подразделений.
Основные изменение в логистической системе ООО «Кофе оператор»
необходимо провести на уровне структуры управления, создав схему
логистического сервиса, которая будет управлять материальным потоком,
начиная с установления договорных отношений с поставщиком,
складированием, обеспечением своевременного обслуживания оборудования и
заканчивая доставкой продукта покупателю.
Возможная структура управления предприятием и материальными
потоками представлена на рисунке 10. Мы видим, что линейно-
функциональная схема частично сохранена. Это сделано для сохранения
преемственности и лучшей адаптации работников к новой схеме управления. В
частности полностью без изменений сохраняется схема финансовой службы.
45
Рисунок 10. Пример реализации изменений в организации системы
управления с измененной службой логистики
Мы видим, что на практике образовалась так называемая классическая
трехуровневая организационная структура службы логистики.
Все функции первого уровня — берет на себя директор по логистике. Он
занимается общим управлением, а именно:
- контролирует работу всей организацией логистики и корректирует
предыдущие планы;
- занимается разработкой стратегией компании;
- разрабатывает долгосрочный план развития службы логистики
компании;
- делает оценку работы системы в целом и отдельных подсистем
логистики;
- проводит при необходимости изменения в процедурах и операциях
службы логистики.
Функции второго уровня занимаются службы закупки и сбыта и частично
склада. Работа которая охватывает практически все функции логистических
подсистем:
- прием и обработка заказов;
- приобретение материально-технической базы;
- организация транспортных средств;
46
- организация складской и маркетинговой деятельности
21
.
Третий уровень это оперативное управление. Этим занимается склад и
техническая служба, они занимаются:
- управлением операциями и процедурами движения материальных
ресурсов;
- работают с поставками продукции, по которым нарушается график, и
существуют зафиксированные нарушения;
- управляют подсистемами в режиме реального времени;
- оперативно устраняют возникшие неполадки, мешающие нормальной
работе предприятия.
Изменились задачи и обязанности старых структур и появились новые.
Коммерческий директор теперь не занимается напрямую вопросами закупки и
сбыта, в его распоряжении отдел развития и основная задача — расширение
бизнеса компании.
Отдел развития занимается поиском новых клиентов и поддержанием
обратной связи с клиентской базой, одновременно постоянно контактируя с
главным инженером, который обеспечивает установку оборудования и его
своевременное техническое обслуживание и ремонт.
В структуре управления появилась должность директора по логистике,
которая со временем может превратиться в отдел при расширении объемов
продаж компании.
Директор по логистике находится в прямом подчинении генерального
директора, осуществляет организацию складской и логистической
деятельности, а именно:
- определяет тип, местонахождение и размер склада, который необходим
для хранения товара;
- определяет типы складов и рассчитывает их оптимальное количество;
- рассчитывает стоимость хранения;
- координирует технологический процесс работы складов (прием товаров
21
Степанов В.И. Логистика: Учеб. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 488с.
47
на складах, погрузочно-разгрузочные работы, прием и передача товаров на
складах, обеспечение режимов и условий, необходимых для их хранения на
складах);
- оптимизирует процесс перемещения товаров внутри компании;
- занимается разработкой методических рекомендаций по организации
инвентарного учета.
Осуществляет управление логистикой, а именно:
- обеспечивает управление материальным потоком;
- обеспечивает создание прогнозов и логистических планов;
- осуществляет разработку бюджета на логистику и обеспечивает его
соблюдение;
- рассчитывает затраты на логистику;
- осуществляет работы по созданию и внедрению логистических
информационных систем.
Осуществляет управление запасами, а именно:
- планирует объем запасов, необходимый для бесперебойной работы ;
- координирует работу по расчету затрат на составление и хранение
запасов, затраты на приобретение, эксплуатацию складских площадок.
- дает оценку затрат и затрат на запасы;
- координирует инвентаризацию запасов;
- следит за состоянием запасов.
Изменение схемы управления компании, а в частности ее логистической
составляющей, позволяет сделать материальный поток в ООО «Кофе оператор»
управляемым. Действия отделов участвующих в создании и управлении
материальном потоком становятся согласованными и не противоречащими друг
другу. Это дает возможность планировать закупку, осуществлять контроль за
движением товара от заказа до потребителя, включая транспортировку,
хранение и перемещение внутри предприятия.
Традиционно второстепенный склад стал ключевым звеном, которое
может, как увеличить прибыль, так и свести на нет все достижения успешного
48
бизнеса. Причиной этому является наступающая на пятки конкуренция и, как
следствие, стремление в целом снизить накладные расходы, в том числе за счет
оптимальной организации склада.
Заметные изменения в систему управления логистической деятельностью
внесет автоматизация учета товарооборота, система адресного хранения и
изменение структурной организации склада.
Для реализации задуманного усовершенствования управления складом
ООО «Кофе оператор», нам нужно:
- создать план мероприятий по автоматизации управления складом;
- запланировать будущие затраты для реализации идеи;
- организовать процесс по автоматизации управления складским
хозяйством;
- обучить персонал;
- закупить оборудование;
- мотивировать сотрудников организации к изменениям в системе
управления;
- скоординировать четкие действия между сотрудниками организации;
- контролировать процесс выполнения плана на всех этапах изменений.
Для этого придется посчитать, сколько нам нужно выделить средств из
бюджета компании на проект:
- покупка оборудования (Пк), транспортировка и установка обойдется в
56 тыс.руб;
- лицензия на использование программного обеспечения "1С-Логистика–
Управление складом" 22 тыс.руб;
- обучение персонала обойдется в 12 тыс.руб;
- премия для сотрудников в размере 20 тыс.руб.
В итоге выходит 110 тыс.руб. необходимо затратить на реализацию
проекта. Оборудование и программы будут покупаться в компании
«Компьютерный мир», с этой же компанией будет заключен договор на
доставку и установку оборудования и программного обеспечения. Срок
49
исполнения – 3 дня. Обучение сотрудники будут проходить на курсах, в
течение 10 дней.
За 13 рабочих дней компания сможет реорганизовать систему управления
складом. Но улучшение не будет очевидным, поскольку персонал склада
должен привыкнуть к новой системе управления. Необходимо разъяснить
назначение нововведений руководителю склада и сотрудникам. Отметить
задачи для достижения этой цели. Согласовать последовательность действий.
Чтобы улучшить работу системы, нужно мотивировать сотрудников за
счет денежных бонусов. За их интерес и помощь с изменениями в управлении
складом. Необходимо контролировать процесс реорганизации системы на всех
этапах, поскольку возможны непредвиденные обстоятельства, которые могут
иметь негативные последствия.
Закупка оборудования должна будет возложена на коммерческого
директора, в его обязанности входит:
1. Выбор фирмы для покупки оборудование и программа.
2. Заключение договора на доставку, установку и обслуживания
оборудования.
Коммерческий директор делегирует свои полномочия менеджеру по
закупкам.
В обязанности финансового директора входит выделить средства из
бюджета для реализации плана.
Главному инженеру поручено провести переобучение персонала. Из
коллектива предприятия были выбраны начальник склада и один кладовщик,
они пройдут обучение и будут работать на новом оборудовании. При
внедрении "1С-Логистика: Управление складом" достигается экономический
эффект по двум направлениям:
- уменьшение численности работников и кадровые изменения в процессе
оптимизации организационной структуры управления складом;
- сокращение простоев под погрузочно-разгрузочными работами
вследствие рационального размещения зон хранения, приемки и отпуска
50
материалов.
Также стоит отметить, что реорганизация управлением логистической
системы ООО «Кофе оператор» и всего предприятия в целом, ранее
проведенное техническое переоснащение основных технических средств и
введение автоматизации учета товарооборота, приведет к изменению
структуры организации склада. Она представлена на рисунке 10.
Изменения в организационной структуре склада коснутся кадровых
перестановок. В частности, будут упразднены должности курьеров, техников,
кладовщика отдела оборудования и запчастей и кладовщика отдела
ингредиентов.
Рисунок 10. Новая организационная структура склада
ООО «Кофе оператор»
Теперь на складе один кладовщик в его обязанности входит: прием и
выдача товарно-материальных ценностей, проверка товаросопроводительных
документов, ведение складской документации и др.
Кладовщик — материально ответственный человек. Из-за небольшого
количества сотрудников в компании, небольшого объема продукции, а так же
проведенной оптимизации структур склада, в задачи кладовщика входит:
- участие в погрузке и разгрузке товара;
51
- сортировка, упаковка и взвешивание товара;
- отбор товаров и формирование групп заказов для доставки клиентам;
- ведение автоматизированного учета;
- поддержание чистоты на складе.
Также введена новая должность, техник-курьер. В его обязанности
входит:
- обеспечение доставки заказанных грузов по указанному адресу, как
правило, в определенном районе города или области;
- своевременная и без потерь доставка грузов с обеспечением
правильного оформления сопроводительных документов;
- выполнение работ связанные с оперативным и текущим ремонтом,
обслуживанием и установкой оборудования;
- своевременное информирование руководства об форс-мажорных
обстоятельствах и невозможности выполнить заказ;
- при отсутствии выездных заданий осуществлять помощь кладовщику и
проводить профилактические работы с оборудованием в отделе ремонта.
Главному инженеру поручена организация кадровой работы в
соответствии со спецификой, обучением и квалификацией, а так же подбор
молодых специалистов, проведение новой аттестации работников.
Новая организационная структура склада призвана дать следующий ряд
положительных эффектов:
- сокращение персонала без уменьшения качества обслуживания
клиентов;
- уменьшение зоны охвата территории техником-курьером и как
следствие улучшение качества обслуживания клиентов;
- оперативное решение технических проблем у клиентов;
- уменьшится зависимость курьерской службы от числа заболевших или
находящихся в отпуске сотрудников;
- общее повышение качества обслуживания заказчиков, тем самым
значительно повышая конкурентно способность компании.
52
Явными симптомами ошибок в управлении складскими процессами
являются: нехватка места, неэффективное использование оборудования и
технических ресурсов, высокие затраты на хранение и обработку.
Задача повышения эффективности работы склада, если он уже
существует и работает, выполнима и без существенных инвестиций в
оборудование и перестройки склада. Рациональное размещения товара
позволит нам сократить количество времени и трудозатрат на отгрузку
продукции, что, несомненно, повлияет на эффективность работы складского
хозяйства ООО «Кофе оператор».
По этому рассмотрим оптимизацию зон хранения на складе ООО «Кофе
оператор», это может дать значительный прирост в производительности труда
на складе, без особых материальных затрат.
Размещение товаров для хранения должно осуществляться таким
образом, чтобы количество перемещений работника склада при последующих
технологических операциях было минимальным. Для этого они делят все
элементы на три группы, после этого для хранения назначаются «горячие» и
«холодные» зоны хранения.
Для оптимального разделения номенклатуры товаров необходимо
использовать методы ABC-анализа. В этом случае, что касается
технологического процесса, основным критерием для разделения основных
изделий на группы будет количество подходов перемещений персонала склада
во время технологических операций, в частности, во время процедуры
обработки и комплектация заказов клиентам.
Чтобы выполнить ABC-анализ, необходимо собрать статистические
данные, предпочтительно за предыдущий год.
Информация должна включать в себя:
- название каждого изделия;
- количество заказов и количество универсальных грузовых единиц,
отправляемых каждый месяц для каждого товара.
После составления статистической базы данных вся линейка продуктов
53
для ABC-анализа делится на три группы. В целом, разделение проводится в
классических пропорциях:
- группа А - 20%;
- группа Б - 30%;
- группа С - 50%.
Время отбора товара из «горячей» зоны - 2 мин., из «средней» - 4 мин., из
«холодной» - 8 мин. Пример деления товаров по ABC-анализу приведен в
таблице 3.
Таблица 3
АВС-анализ товарных позиций ООО «Кофе оператор»
Наименование
товарной
позиции
Артикул
Количество
заказов
Зона
хранения
Время
отбора
Группа
Сахар
1001
100
«холодная»
800
А
Молоко
3001
95
«холодная»
760
А
Кофе зерно А
2001
82
«холодная»
656
В
Ванильный кофе
4002
68
«холодная»
544
В
Кофе
сублимированный
4010
56
«средняя»
224
В
Шоколад
5011
47
«холодная»
376
С
Кофе зерно Б
2001
20
«средняя»
80
С
Кофеавтомат тип1
7001
16
«горячая»
32
С
Кофеавтомат тип2
7002
8
«средняя»
24
С
Кофеавтомат тип3
7003
6
«горячая»
12
С
Итого
498
3508
Из таблицы 3 мы видим, что в группу А вошло 20% товарных позиций
(сахар, молоко), они чаще всего встречались в заказах , в группу В - 30%
товарных наименований, реже встречающихся и в группу С - 50% товарных
позиций, которые встречались в заказах реже по сравнению с группами А и В.
Поначалу можно сделать вывод, что наибольшее количество подходов к
передвижению будет выполняться на позициях группы А, но это не совсем так,
поскольку необходимо учитывать такой параметр, как количество отгруженной
продукции.
Ведь, несмотря на то, что было только 82 заказа на такую позицию, как
кофе зерно, количество отгруженных коробок и, как следствие, количество