66
обязательного страхования гражданской ответственности (ОСАГО),
какие-либо сертификаты и т.д.).
Программа позволяет выписывать и обрабатывать путевые листы
следующих видов:
грузового автомобиля повременный (Форма 4-П);
грузового автомобиля сдельный (Форма 4-С);
специального автомобиля (Форма 3 спец);
междугородного автомобиля (Форма 4-М);
строительной машины (ЭСМ2);
автобуса необщего пользования (форма 6 спец);
легкового автомобиля (Форма 3);
путевые листы индивидуальных предпринимателей.
Выписка путевых листов может выполняться двумя способами: ручным
вводом каждой путевки и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной
выписки особенно удобен крупным предприятиям, поскольку позволяет в
течение короткого промежутка времени сформировать и распечатать путевые
листы при минимальном участии диспетчера.
При формировании нового путевого листа, из предыдущей путевки
автоматически переносятся остатки топлива в баках и показания спидометра
автомобилей. После окончательной обработки путевого листа программа
рассчитывает такие параметры выработки, как время в наряде, в работе, в
простое, пробег с грузом и без груза, вес перевезенного груза, грузооборот,
количество поездок и операций и т.д.
Необходимые параметры выработки настраиваются пользователями через
специальный справочник. Так же для водителей в путевых листах
предусмотрено начисление заработной паты по результатам работы.
На основании данных путевых листов программа позволяет формировать
разнообразные аналитические отчеты:
отчет по выработке транспортных средств;
отчет по пробегу;
67
отчет по наработке оборудования;
отчет по простоям;
журнал путевых листов (форма ТМФ-8);
карточка работы транспортных средств;
ведомость технико-эксплуатационных показателей;
диаграмма состояния ТС.
Функциональные возможности программы дают возможность
пользователям отслеживать состояние автомобилей, например:
автомобиль запланирован в рейс (оформлена разнарядка);
автомобиль находится в рейсе;
автомобиль в ремонте;
автомобиль законсервирован и т.д.
Оформление таких документов, как разнарядка на выпуск ТС, путевой
лист, ремонтный лист автоматически изменяют состояние автомобиля. Кроме
этого пользователь при помощи специального документа «Диспозиция ТС»
может задавать любое состояние и местонахождение автомобиля. Данные о
состоянии ТС наглядно представляются в соответствующем отчете.
Подсистема ПТО.
Основное назначение подсистемы ПТО – ведение справочника
транспортных средств, учет выработки ТС и оборудования, контроль сроков
замены шин и аккумуляторов, планирование технического обслуживания, учет
дорожно-транспортных происшествий (ДТП), контроль окончания сроков
действия таких документов, как полисы ОСАГО, медицинские справки,
водительские удостоверения и др.
В справочниках «Транспортные средства», «Модели ТС», «Оборудование
ТС» ведется учет всей необходимой информации:
гаражный и государственный номер;
номер двигателя, шасси, кузова, VIN, цвет;
габаритные и полезные размеры;
68
собственный вес и грузоподъемность;
количество осей и колес;
тип двигателя и мощность;
вид топлива и нормы расхода ГСМ;
нормы прохождения планового ТО;
выданные документы (полисы ОСАГО, сертификаты и т.д.);
установленные шины, аккумуляторы, аптечки, рации и любое другое
оборудование;
закрепленный экипаж.
Удобная форма списка транспортных средств позволяет организовать
быстрый отбор автомобилей по колоннам, моделям и организациям,
специальными пиктограммами выделяются автомобили, у которых
приближается плановое техническое обслуживание и заканчивается срок
действия таких документов (полисы ОСАГО, сертификаты и т.д.).
На многочисленных закладках в карточке можно вести учет следующих
данных:
документов, выданных на автомобиль. Программа автоматически
контролирует окончание сроков действия документов;
водителей, закрепленных за автомобилем;
установленном оборудовании и прицепах;
шин, аккумуляторов, аптечек и прочей дополнительной комплектации
автомобиля;
пластиковых картах и т.д.
Учет выработки автомобилей и оборудования выполняется на основании
путевых листов. При обработке путевых листов программа рассчитывает
заданные параметры выработки (общий пробег, грузооборот, наработку в
моточасах и т.д.) и использует их в дальнейшем для формирования
разнообразных аналитических отчетов и контроля прохождения планового
технического обслуживания.
69
Функциональные возможности программы позволяют вести контроль
срока действия любых документов, выданных водителям и транспортным
средствам. Виды документов настраиваются через специальный справочник, и
их количество неограниченно, например: полисы ОСАГО, различные
сертификаты, медицинские справки, визы и т.д.
В программе ведется учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП).
В соответствующих документах заносятся данные автомобиля и водителя,
участвовавшие в ДТП, список остальных сторонних участников ДТП, данные
экспертизы ущерба и страховой компании. Аналитические отчеты позволяют
проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей,
сравнить затраты на восстановительный ремонт с суммами выплат страховых
компаний.
Подсистема учет ГСМ. Подсистема предназначена для настройки норм
расхода ГСМ, учета поступления, выдачи и расхода ГСМ. Поступление и
выдача ГСМ оформляется документами «Поступление товаров» и «Заправка
ГСМ», расчет расхода топлива ведется в путевых листах. В случае возврата
топлива с автомобиля на склад предусмотрены специальные документы на слив
ГСМ.
В программе реализованы возможности оформления заправок следующих
видов:
со склада;
за наличные;
по пластиковой карте;
по талонам;
от поставщика.
Для случаев заправок по пластиковым картам в программе реализованы
дополнительные возможности учета – загрузки данных из отчетов с
детализациями заправок и автоматическое сравнение с данными, введенными
на основании квитанций водителей. В поставку программы включены
обработка для загрузки данных по заправкам следующих процессинговых
70
центров:
Лукойл-Интеркард;
Автокард;
Сибнефть;
ТНК-Магистраль;
Газпромнефть.
Для других процессинговых центров, которые не попали в данный
список, но предоставляют отчеты детализации заправок в электронном виде
открытого формата (DBF, Excel, txt и др.), с небольшими доработками можно
также реализовать автоматическую загрузку этих данных в программу и их
дальнейшую сверку с отчетами водителей.
Расчет расхода топлива выполняется в путевом листе при его обработке.
Нормативный расход считается согласно нормам расхода, которые
настраиваются в справочнике «Модели транспортных средств». Все алгоритмы
расчета реализованы в точном соответствии с приказом министерства
транспорта и позволяют рассчитывать следующие виды расхода топлива:
линейный расход на пробег;
расход на транспортную работу и на изменение собственного веса;
расход на работу отопителя;
расход на работу спец. оборудования;
расход дополнительные операции;
расход на запуск двигателя;
расход на пробег при выполнении специальной работы;
расход на простой с включенным двигателем.
Кроме этого в программе предусмотрен учет сезонных надбавок на
расход топлива, а также надбавок на работу в трудных условиях.
Результирующие данные по движению ГСМ представлены в следующих
отчетах:
ведомость движения ГСМ;
ведомость прихода-расхода ГСМ;
71
заправки ГСМ;
ведомость сравнения расхода ГСМ по водителям;
ведомость выдачи талонов на ГСМ;
ведомость сравнения заправок по пластиковым картам.
Подсистема учета ремонтов и сервисного обслуживания. Подсистема
предназначена для учета заказов на ремонт и сервисное обслуживание
транспортных средств, учета выполненных ремонтов и планового ТО, замены
шин и аккумуляторов, дополнительной комплектации. Программа позволяет
вести учет ремонтов, выполненных как на собственной ремонтной зоне, так и в
сторонних автосервисах.
Заказы на ремонт регистрируются документами «Предварительный заказ
на ремонт», в которых указывается автомобиль, причина обращения, перечень
неисправностей и запасных частей. На основании предварительных заказов
программа формирует ремонтные листы – документы, регистрирующие
выполненный ремонт, техническое обслуживание, замену шин и
аккумуляторов.
В случае проведения ремонта на собственной ремонтной зоне, документ
«Ремонтный лист» выполняет списание запасных частей со склада
предприятия, а в случае проведения ремонта на стороннем автосервисе в
документе указываются количество и стоимость выполненных работ. Если в
ремонте участвуют водители, то время, затраченное на работу, попадет в табель
учета рабочего времени водителей.
Подсистема складского учета. Подсистема предназначена для проведения
складских операций: поступления товаров и материалов на склад, внутреннее
перемещение между складами, списание, проведение инвентаризаций.
Списание материалов может быть выполнено одним из способов: First-In-First-
Out (FIFO), Last-In-First-Out (LIFO) и по среднему.
В отдельный складской учет вынесен учет шин, аккумуляторов, аптечек и
прочей комплектации, так как такую комплектацию необходимо учитывать в
разрезе каждой единицы. Для шин и аккумуляторов ведется учет подробной
72
технической информации. Также в программе предусмотрены возможности
группового оприходования шин и аккумуляторов, позволяющие значительно
сократить время при вводе документов.
Подсистема учета оказанных транспортных услуг. В подсистеме
управления взаиморасчетами реализованы функции учета прейскурантов и
тарифов, расчет стоимости услуг транспортных услуг, формирования счетов,
актов и реестров за оказанные услуги.
Справочник тарифов имеет сложную иерархическую структуру,
позволяющую настраивать различные области действия прейскурантов: для
контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС.
Тарифы могут быть заведены на любой параметр выработки, программа
позволяет настраивать зависимость величины тарифа от объема выполненной
работы, устанавливать фиксированные тарифы.
Расчет стоимости оказанных транспортных услуг выполняется при
обработке путевых листов в товарно-транспортных документов (аналоги
талонов заказчиков, товарно-транспортная накладная (ТТН). Программа
автоматически рассчитывается стоимость услуг на основании введенных
тарифов.
На основании этих документов за произвольный период времени могут
быть сформированы счета и акты услуг с различной степенью детализации
(автомобили, оказываемые услуги), формирование выполняется в разрезе
каждого заказчика. Как приложение к счетам и актам, может быть сформирован
реестр оказанных транспортных услуг.
Подсистема учета работы водителей. В данной подсистеме реализуются
две основные задачи: учет выработки и рабочего времени водителей и
начисление заработной платы по путевым листам. Расчет рабочего времени
водителей выполняется при обработке путевых и ремонтных листов.
Кроме этого предусмотрена возможность специальными документами
вводить различные отклонения в использовании водителями рабочего времени.
На основании этих данных автоматически формируется табель учета рабочего
73
времени – унифицированная форма Т13.
Расчет начислений по заработной плате водителей в программе ведется
различными способами:
по сдельным тарифам от выработки;
процентом от выручки;
процентом от других начислений;
фиксированной суммой;
доплата за ночные часы.
Гибкая система фильтров позволяет настраивать действие тарифов
только для определенных маршрутов, контрагентов, моделей ТС (например,
если водитель работает на одном маршруте, то зарплата будет рассчитана по
одному тарифу, а если перейдет на другой маршрут – то тариф автоматически
изменится). В программе предусмотрена возможность объединения тарифов в
тарифные планы, что будет актуально для организаций с большим количеством
водителей.
Подсистема учета затрат. Подсистема учета затрат позволяет вести учет
прямых затрат, выполнять распределение косвенных затрат между
автомобилями, получать отчеты по затратам в разрезе автомобилей, статей
затрат, клиентов и подразделений а также анализировать рентабельность
работы каждого автомобиля.
Возможность настройки различных планов затрат позволяет различным
образом учитывать затраты при оказании автомобилями услуг сторонним
клиентам и затраты при использовании автомобилей для служебных,
внутрихозяйственных целей.
Прямые затраты определяются на основании путевых и ремонтных
листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания,
износ автомобилей и шин. Кроме того отдельным документом можно
учитывать любые другие затраты на автомобили.
Косвенные затраты распределяются между автомобилями по одному из
следующих алгоритмов:
74
— пропорционально балансовой стоимости автомобиля;
— пропорционально выработки автомобиля (например, пробегу);
— поровну между всеми автомобилями.
Все из перечисленных подсистем используются работниками
соответствующих подразделений предприятия. Единая база данных позволяет
всем сотрудникам получать необходимую, постоянно обновляемую в режиме
реального времени, информацию из одного источника, что значительно
упрощает процессы управления и контроля на предприятии.
Каждая транспортная компания или организация, имеющая свой
автопарк, сталкивается с проблемой контроля использования транспорта.
Соответственно, возникает необходимость сокращения выявленных нецелевых
расходов. Данные мероприятия на сегодняшний день носят название
«мониторинг транспорта», или, другими словами, реализовывается система
слежения за автомобилем.
Эффективному управлению грузоперевозками на предприятия
препятствуют следующие проблемы:
непредусмотренные расходы при неизменных объемах перевозок;
невозможность выявить факт совершения водителем поездки по
личным нуждам или по незарегистрированному в путевом листе маршруту;
сложность определения местонахождения автомобиля в интервале
между посещениями конечных точек маршрута, которые отмечены в
накладных;
точное определение реального пробега транспорта и количество
израсходованного топлива.
Значение мониторинга транспорта для каждой успешной организации
сложно переоценить: своевременно полученная и обработанная информация в
современном, динамично меняющемся деловом мире — это деньги.
Ввести в должностные функции диспетчеров процедуру мониторинга
автотранспорта можно несколькими способами. Современные системы
мониторинга автотранспорта представляют собой совокупность элементов
75
навигации, организации и анализа автоперевозок. Абсолютным лидером по
спросу и эффективности является GPS/GSM система слежения (система
спутникового слежения).
Система контроля транспорта обеспечивает:
слежение, управление и анализ текущего состояния
контролируемых объектов;
контроль транспорта – соблюдения режимов работы;
повышение эффективности использования транспортных средств и
специальной техники;
предотвращение возможности хищения топлива;
снижение затрат на ремонт транспорта;
выявление недобросовестных работников;
повышение эффективности планирования маршрутов и
безопасности грузоперевозок;
накопление и систематизация всей информации в базе данных.
Система контроля транспорта осуществляет контроль за транспортом по
следующим параметрам:
текущее местоположение;
пройденный маршрут по заданным контрольным точкам;
скорость движения;
количество топлива в баках;
путевой расход топлива;
расход топлива, его заправки и сливы;
загруженность, положение механизмов (для спецтехники),
открывание дверей и т.д.;
время движения;
время и места стоянок;
обороты двигателя;
количество авточасов.