55
- логист инициирует деятельность по созданию и внедрению
информационных систем в области логистики;
- планирует и организовывает поиск поставщиков и заключает с ними
договоры на поставку товара;
- логист анализирует все условия договоров поставок;
- определяет сроки и виды платежей согласно соглашениям, организует
связь и взаимодействие с поставщиками;
- обязанности логиста по грузоперевозкам включают также составление
отчетов о поставках;
- проводит анализ качества выполнения заказов, управляет запасами,
планирует их объем, оценивает издержки и затраты на запасы;
- проводит контроль состояния запасов и координирует их
инвентаризацию, проводит организацию складской деятельности;
- управляет транспортировкой товаров;
- организует проведение таможенного оформления и предоставления
документации;
- осуществляет управление рисками в логистике, управляет
логистическим персоналом;
- принимает участие во всей деятельности компании, которым
соответствует должностная инструкция логиста по грузоперевозкам.
Должностная инструкция логиста представлена в Приложении 20.
Должностная инструкция составлена с расчетом увеличения численности
отдела логистики. В рамках данной дипломной работы предполагается что
менеджер по логистике будет осуществлять управление диспетчерами
компании АО «ДХЛ ИНТЕРНЕШНЛ».
С целью повышения эффективности коммерческой деятельности АО
«ДХЛ ИНТЕРНЕШНЛ» необходимо включить в штат менеджера по рекламе.
Менеджер по рекламе организует весь процесс продвижения услуг компании
АО «ДХЛ ИНТЕРНЕШНЛ», размещая рекламу, проводя анализ конъюнктуры
рынка, разрабатывает рекламные предложения и т.д.
56
Таким образом, формирование новой структуры управления компании с
полноценной службой логистики позволит организовать весь цикл
предоставления услуг по организации сервисного обслуживания в одном
отделе, с распределением функций между сотрудниками и централизацией
управленческих функций у коммерческого директора, что позволит освободить
генерального директора АО «ДХЛ ИНТЕРНЕШНЛ» от выполнения данных
функций.
Изменение структуры управления приведет к перераспределению
функций на предприятии. Матрица РАЗУ распределения коммерческих
функций на предприятии после формирования службы логистики представлена
в таблице 8. В матрице РАЗУ (разделения административных задач управления)
наглядно представлена схема работы предприятия после изменения структуры
управления в компании.
Таблица 8
Матрица РАЗУ распределения функций между сотрудниками
Функция
Коммерческий
директор
Менеджер по
рекламе
Менеджер по
работе
с клиентами
Менеджер по
логистике
Диспетчер
Кассир
предприятия
Зам.
Начальника по
перевозкам
Автоколонна
Разработка и размещение рекламы
К
Е
Ведение переговоров с клиентами
К
И
Расчет стоимости услуг
К
И
Заключение договоров
К
И
Подача автотранспорта
К
Р
И
И
Выполнение заказа
К
К
Р
И
И
Выставление счета за услуги
К
И
Получение оплаты от клиента
К
К
И
И — исполнение, К — контроль, Р — непосредственное руководство, Е —
единоличное исполнение, С — согласование
Анализ показал, что в сравнении с ранее действующей схемой из бизнес-
процессов предприятия полностью исключается согласование этапов между
отделами и сотрудниками. Коммерческий директор выполняет контрольную
функцию, организуя управление всем коммерческим аппаратом, планирует
58
процессы формирования и хранения договоров и отчетных документов.
Для автоматизации управления логистическими процессами АО «ДХЛ
Интернешнл» и обеспечения оперативной связи работников и отделов
предприятия между собой, а также с заказчиками, поставщиками материальных
ресурсов, поставщиками информации, ремонтными мастерскими и т.д.
необходим программный комплекс. Наиболее перспективным является
автоматизированный комплекс 1С: Грузоперевозки 8.2.
В настоящее время на рынке существует ряд информационно-
компьютерных систем поддержки производства услуги по доставке груза
заказчику. Остановимся на одной из них – 1С: Грузоперевозки 8.2. Система
построена по технологии «Клиент-сервер» с использованием средств,
отвечающих современным технологиям и требованиям разработки
программных продуктов.
Использует СУБД Oracle8i, что обеспечивает многопользовательскую
работу системы в реальном масштабе времени и в совокупности с
эффективным аппаратом администрирования базы данных, гарантирует
целостность, сохранность и достоверность информации, эффективное
разграничение прав пользователей с защитой от несанкционированного
доступа.
Система состоит из 5-и основных разделов: справочная информация;
документы; журналы; учѐт; отчѐты. В справочниках сосредоточена вся
информация по сотрудникам, подвижному составу предприятия, юридическим
лицам. В справочнике сотрудников имеется возможность вести кадровый учѐт
на предприятии (приѐм на работу, увольнение, отпуска).
В разделе документы сосредоточена информация по всем документам,
требующимся для проведения рейса: путевые листы, CMR-накладные, Carnets,
разрешения, приказы по предприятию, договора, заказы на перевозки.
Путевые листы — форма, где регистрируются только показатели на
конец рейса, всѐ остальное рассчитывается автоматически. Это одна из
важнейших форм, так как информация из путевых листов используется во
59
многих формах, и участвует во многих расчѐтах системы.
Такие документы как CMR, Carnets, разрешения, приказы используются
только для их учѐта и получения полной информации по рейсу, а вот заказы —
ещѐ одна важная форма. Здесь регистрируются заказы, и с учѐтом указанной
ставки в конечном итоге формируется прибыль по рейсу, за определѐнные
периоды и в целом по предприятию.
Раздел журналы наиболее полно отражает информацию по ходу рейсов,
а так же по отдельным его моментам. Система позволяет вести учѐт движения
топлива внутри предприятия, при этом есть возможность распечатки
накладной. Данные по движению топлива используются при формировании
перерасхода топлива по сотруднику, а так же расчѐт баков на начало рейса.
В разделе отчѐты главной формой является ―Авансовый отчѐт‖. Для его
формирования достаточно ввести отрезки маршрутов по странам с указанием
его даты и веса груза, расходы по квитанциям, авансы, обмены валют и система
автоматически рассчитает: расход топлива по норме; переведѐт все расходы в
расчѐтную валюту с учѐтом обменов валют; средневзвешенную стоимость
топлива по рейсу; сальдо по топливу; прибыль по рейсу; экономический эффект
от заправок по странам с учѐтом установленных норм и стоимости топлива в
различных странах.
Так же формируется ряд бумажных отчѐтов для бухгалтерии, система
интегрируется со всеми программными продуктами фирмы «1С».
Использование данной системы на предприятии АО «ДХЛ ИНТЕРНЕШНЛ»
позволит автоматизировать процессы обмена информации между
сотрудниками, отслеживать в реальном времени процессы на предприятии,
контролировать деятельность компании, и повышать эффективность системы
сервисного обслуживания на предприятии.
Необходимым дополнением реорганизации структуры управления в АО
«ДХЛ ИНТЕРНЕШНЛ» является автоматизация процессов — связь
компьютеров в единую сеть, чтобы все функции транспортного подразделения
и коммерческого подразделения выполнялись в программе, являющейся частью
60
единой информационной системы компании.
Каждое автоматизированное рабочее место обеспечивает доступ к
определенному интерфейсу в соответствии с функционалом сотрудника. Через
данный интерфейс сотруднику поступают задания, которые он должен
выполнить в заранее оговоренные регламентами сроки. Аналогичным образом
контролируется работа каждого технологического участка, а на экране у
руководителей в режиме on-line меняются цифры, проценты, соотношения,
позволяющие детально оценить производительность того или иного участка.
Специализированное программное обеспечение для нужд транспортной
логистики придется выбирать и интегрировать в используемую систему
отдельно. Модули управления транспортом, которые предлагаются в
комплексных системах автоматизации, обеспечивают целостность информации
при достаточной степени детализации, но, как правило, не обладают
достаточной функциональностью и удобством, а разрабатывать самостоятельно
программы данного класса требует существенных материальных затрат.
Помимо автоматизации документооборота и административной работы
особое значение имеет обеспечение автоматизации системы контроля за
движением автомобилей на маршруте. Такой подход поможет провести анализ
и оптимизацию логистики предприятия, выявить пути совершенствования
системы оказания услуг клиентам и повысить эффективность сервисной
деятельности предприятия за счет оптимизации маршрутов, снижения времени
в пути, затрат предприятия на ГСМ, повысить показатели использования
автопарка и пробега автомобилей. Рассмотрим существующие варианты:
1. Геоинформационные приложения. Программы автоматизированного
формирования маршрутов доставки (геоинформационные приложения
представляют собой растровую или векторную карту, совмещенную с
определенным алгоритмом оптимизации работы транспортных средств.
Критерии оптимальности — минимум пробега, максимум использования
ресурсов транспортного средства по вместимости и грузоподъемности.
При грамотной настройке и использовании программа способна
61
значительно снизить транспортные расходы за счет менее трудозатратного,
более быстрого и экономичного планирования, уменьшения расхода ГСМ,
снижения амортизации и т. п. Эффективность данных программ особенно ярко
проявляется на предприятиях с большим оборотом, специализирующихся
регулярных рейсах на небольшое расстояние, у которых ежедневно более 1000
доставок.
Геоинформационное приложение — это тонкий инструмент, который
должен быть тщательно настроен опытным планировщиком. Только что
купленная программа при попытке использовать ее «как есть» не принесет
ничего, кроме вреда. Основные улицы города должны быть тщательно
проработаны с точки зрения средней скорости движения по ним, а те улицы, на
которых ведутся ремонтные работы, заблокированы.
Должны быть проверены и стандартизированы справочники адресов,
товара, автомобилей, водителей, экспедиторов. Работать с приложением
должен настоящий профессионал, который точно знает, например, какова
средняя скорость езды по городу, если на дворе зима, на дороге гололед, а за
рулем Петров Иван Иванович.
Если учесть все вышеперечисленные условия и факторы, уже нельзя
будет сказать, что «планировщик за $300 в месяц планирует лучше». Это будет
действительно так только в одном случае — если именно этот планировщик
является единственным оператором геоинформационной системы. Данный
вариант не подходит для компании АО «ДХЛ ИНТЕРНЕШНЛ» в виду
неэффективности использования с автопарком предприятия и объемов услуг.
2. Системы GPS-мониторинга. Системы, работающие на основе GPS-
технологий и обеспечивающие возможность отслеживания местонахождения
транспортного средства в режиме реального времени, представляют собой
программно-аппаратные комплексы с серверной частью в офисе компании (или
офисе компании-поставщике услуг), рабочим местом диспетчера и мобильными
терминалами в каждом автомобиле.
Используются в сочетании с диспетчером. Только с ее помощью
62
становится возможным оперативно оценить дорожно-транспортную ситуацию,
понять, что выполнение доставки под угрозой, отменить маршрутную точку
либо послать на перехват еще одну машину. Отслеживание происходит в
режиме реального времени на экране компьютера.
Кроме визуального контроля, GPS в случае установки
соответствующего оборудования позволяет регистрировать в автоматическом
режиме практически любое событие, происходящее с автомобилем, и
формировать статистические выкладки: маршруты движения; пробег; средняя
скорость движения; расход топлива и заправки; обороты двигателя; учет
времени работы и времени простоев; остановки и стоянки; количество поездок;
отдаление от базы (расстояние); погрузка/разгрузка.
В оперативном режиме данные функции помогают обеспечить защиту
от угона и сохранность грузов. По результатам рабочего дня (или отчетного
периода) формируются аналитические отчеты. Сравнение путевых листов и
отчетов системы позволяет выявлять и пресекать ряд фактов злоупотребления
служебным автотранспортом. Например, слив топлива, холостой пробег,
преждевременное ТО, левые рейсы, накручивание моточасов.
Существенный минус системы — достаточно высокая цена. Стоимость
каждого комплекта составляет от 15 до 20 тысяч рублей. Необходимо оснастить
соответствующим оборудованием, как сам автомобиль, так и рабочее место
диспетчера.
Существует также ряд технических проблем, некритичных, но
неприятных. Основной является вероятность отличия данных в программе от
показаний штатных автомобильных приборов (например, одометра).
Причинами различий в показаниях могут стать:
1) погрешность, которую имеет каждый прибор автомобиля. Разброс
погрешности в зависимости от производителя составляет от 0,5 до 5%;
2) временная потеря сигнала спутника. При потере сигнала спутника и
последующего его нахождения система автоматически выстраивает маршрут
между двумя точками;
63
3) особенности настройки обмена данными со спутником. GPS
определяет положение объекта не в определенной точке, а в пределах коридора
длиной в 15 м. Внутри данного коридора автомобиль движется по неизвестной
программе траектории, соответственно возникает расхождение в показаниях.
Практика показывает, что базовые настройки вполне позволяют достичь
поставленных перед системой задач. Так, например, слив топлива
гарантированно не уложится в допустимую погрешность и со 100-процентной
вероятностью будет зафиксирован системой. По разным данным, эффект от
использования систем спутникового GPS-мониторинга варьируется в пределах
от 10 до 30% экономии затрат.
3. Система Euteltracs. Спутниковая система связи и контроля движения
автомобильного транспорта Euteltracs обеспечивает высоконадежную и
удобную двустороннюю текстовую связь диспетчера со всеми своими
водителями в любой точке европейского континента в любое время суток, а
также постоянное наблюдение за их движением по карте автодорог на экране
компьютера.
Диспетчер имеет возможность в любое время связываться с водителями
машин, которые могут находиться в любой точке Европы. На каждое
сообщение поступает подтверждение о получении и прочтении, причем
сообщение обязательно сопровождается указанием местоположения машины.
Каждый час координаты всех машин определяются автоматически (с
точностью до 100 м). Если возникнет какая-либо чрезвычайная ситуация,
водитель сможет подать сигнал тревоги. Вместе с сигналом поступит
информация о том, где сейчас находится машина.
Система Евтелтракс является единственной спутниковой системой,
разработанной специально для наземного транспорта, что позволило
разработчикам учесть всю специфику автоперевозок. В результате система
имеет ряд очень ценных для автоперевозчиков характеристик.
Высочайшая надежность доставки сообщений в сложных условиях
движения автомашины. Автоматическое определение местоположения всех
64
автомашин. Автоматическое получение и хранение информации даже в
отсутствие диспетчера. Система Евтелтракс получила широкое
распространение в мире. В настоящее время число машин с Евтелтраксом
превысило 200 000 и ежемесячно увеличивается в среднем на 3000.
Наиболее перспективным с учетом исходных данных (численность и
характеристика автопарка, районы оказания услуг, объемы оказываемых услуг)
является использование GPS-трекинга. Отслеживания положения машин в
реальном времени, возможность оперативной корректировки маршрута
диспетчерами, оправка дополнительной машины и контроль технического
состояния и расхода топлива, проведения ТО и прочее позволит существенно
повысить эффективность системы сервисного обслуживания в компании АО
«ДХЛ ИНТЕРНЕШНЛ».
Таким образом, необходимо принять установку программного
комплекса 1С грузоперевозки 8.2 и установку GPS-трекеров на автомашины
предприятия.
Среди всех программных продуктов наиболее известным и популярным
на сегодняшний день является «1С: Предприятие» со всевозможными
вариациями и решениями, которые содержат инструменты, позволяющие
решать огромное количество задач, стоящих перед руководством компании.
Конкретный программный продукт выбирается исходя из поставленных целей,
а также отраслевой специфики предприятия.
Каждая отраслевая версия программного продукта обладает общими и
индивидуальными функциональными возможностями. Так как компания АО
«ДХЛ ИНТЕРНЕШНЛ» является автотранспортным предприятием, рассмотрим
отраслевое решение для транспорта.
Совместное решение «1С: Управление автотранспортом Стандарт»
предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета в
автотранспортных предприятиях и организациях, а также в автотранспортных
подразделениях торговых, производственных и прочих предприятиях,
использующих автотранспорт для собственных нужд. Решение является
65
самостоятельным продуктом, разработанным на платформе «1С: Предприятие
8», не требующим приобретения дополнительных продуктов на платформе 8.
Программа «1С: Управление автотранспортом Стандарт» состоит из
восьми основных подсистем:
подсистема диспетчерская;
подсистема пункт технического обслуживания (ПТО);
подсистема учета ГСМ;
подсистема учета ремонтов;
подсистема складского учета;
подсистема взаиморасчетов;
подсистема учета работы водителей;
подсистема учета затрат.
Схематичное изображение подсистем и их взаимосвязей.
Подсистема диспетчерская предназначена для принятия заказов на
автотранспорт, выписки разнарядки на выпуск транспортных средств (ТС) и
формирование маршрутных листов, формирования и обработки путевых
листов.
Заказы на автотранспорт могут приниматься как от сторонних
контрагентов, так и от внутренних подразделений компании. В заказе
указываются маршрут перевозки, параметры груза, требования к
транспортному средству. В программе предусмотрено отслеживание частично
выполненных заказов.
Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом
различных режимов работы ТС и графиков работы водителей. При этом
программа автоматически проверяет, является ли автомобиль пригодным для
выполнения рейса по следующим показателям:
автомобиль не находится в текущем ремонте;
у автомобиля нет приближающегося планового технического осмотра
(ТО);
у автомобиля нет документов с истекшим сроком действия (полис