20
Рисунок 3 - Структурна я моде ль упра вле ния ре сурса ми прое кта
За купки ре сурсов — це нтра льный эле ме нт систе мы упра вле ния ими.
Приве де м основные понятия.
Под за купка ми понима ют ме роприятия, на пра вле нные на
обе спе че ние прое ктов ре сурса ми, т.е . имуще ством (това ра ми),
выполне ние м ра бот (услуг), пе ре да че й ре зульта тов инте лле ктуа льного
творче ства связи с конкре тным прое ктом. За купки и поста вки
вза имосвяза ны являются, по сути, двумя сторона ми проце ссов ма те риа льно-
те хниче ского обе спе че ния прое кта .
Упра вле ние за купка ми, ма те риа льно-те хниче ским обе спе че ние м
прое кта — подсисте ма УП, включа юща я проце ссы приобре те ния това ров,
продукции и услуг от вне шних орга низа ций — поста вщиков. Подсисте ма
состоит из пла нирова ния ма те риа льно-те хниче ского обе спе че ния, выбора
поста вщиков, за ключе ния контра ктов и их ве де ния, обе спе че ния поста вок,
за ве рше ния контра ктов.
Упра вле ние поста вка ми выде ляе тся в ка че стве са мостояте льной
подсисте мы на ряду с упра вле ние м за купка ми. Включа е т:
- пла нирова ние поста вок;
- орга низа цию бухга лте рского уче та ;
21
- доста вку, прие мку и хра не ние това ра ;
- уче т и контроль доста вки.
Пла нирова ние и орга низа ция за купок и поста вок — пе рвый эта п в
упра вле нии ре сурса ми прое кта . Пла нирова ние и орга низа ция
осуще ствляются на основе да нных прое ктно-сме тной докуме нта ции в
увязке с общим пла ном прое кта и учитыва ют длите льность цикла за купок и
доста вки грузов. Состоит из эта пов, включа ющих выбор поста вщиков,
ра зме ще ние за ка зов и контроль за поста вка ми.
Выбор поста вщиков осуще ствляе тся на основе изуче ния ква ли-
фика ционных а нке т, призва нных осве тить упра вле нче ские , те хниче ские ,
производстве нные и фина нсовые возможности. Список пре те нде нтов,
ра зра ба тыва е мый на основе изуче ния а нке т, согла суе тся с за ка зчиком и
руководите ле м прое кта . Оконча те льный выбор поста вщиков
осуще ствляе тся в ре зульта те торгов.
Ра зме ще ние за ка зов. Совме стно с прое ктной орга низа цие й ра з-
ра ба тыва ются ме роприятия по ста нда ртиза ции (сокра ще нию номе нк-
ла туры) за купок; общие за ка зы оформляются только на основе ра бот по
сокра ще нию номе нкла туры за купок. Оце нка за явок и прове де ние торгов
пре дше ствуют за ключе нию контра ктов, которое производится в ре зульта те
дополните льных встре ч и согла сова ний с побе дите лями торгов по вопроса м
тре бова ний к пе ре возке и хра не нию грузов, а та кже порядка пла те же й и
пре мирова ния.
Контроль за поста вка ми осуще ствляе тся на основе спе циа льных
гра фиков; орга низуе тся по ка ждому из видов поста вок (оборудова ние ,
ра боты, ме стные ма те риа лы, услуги); основыва е тся на обще м пла не
прое кта . Все изме не ния вносятся в общий гра фик, основыва ются на
ста нда ртных форма х отче тности.
Ка к основна я соста вляюща я УП ре сурсное пла нирова ние включа е т:
• ра зра ботку и сба ла нсирова нный а на лиз компле ксов ра бот и ре -
сурсов, на пра вле нных на достиже ние це ле й прое кта ;
22
• ра зра ботку систе мы ра спре де ле ния ре сурсов и на зна че ние от-
ве тстве нных исполните ле й;
• контроль за ходом ра бот — сра вне ние пла новых па ра ме тров ра бот с
фа ктиче скими и выра ботка корре ктирующих возде йствий.
Ре сурсы являются обе спе чива ющими компоне нта ми ра бот по про-
е кту, включа ющими исполните ле й, эне ргию, ма те риа лы, оборудова ние и
т.д. Соотве тстве нно с ка ждой ра ботой можно связа ть функцию потре бности
в ре сурса х и ра ссчита ть ме тода ми ка ле нда рного пла нирова ния
потре бности в ре сурса х по прое кту в це лом, а ме тода ми выра внива ния
обе спе чить соотве тствие потре бносте й на личию или возможностям
обе спе че ния ре сурса ми.
Име ются два основных ме тода пла нирова ния ре сурсов прое кта :
1) ре сурсное пла нирова ние при огра ниче нии по вре ме ни;
2) пла нирова ние при огра ниче нных ре сурса х.
Пе рвый подход — ре сурсное пла нирова ние при огра ниче нии по
вре ме ни пре дпола га е т фиксирова нную да ту оконча ния прое кта и на -
зна че ние дополните льных ре сурсов на пе риоды пе ре грузок.
Второй подход — пла нирова ние при огра ниче нных ре сурса х пре д-
пола га е т, что пе рвона ча льно за да нное количе ство доступных ре сурсов не
може т быть изме не но и являе тся основным огра ниче ние м прое кта .
В ре зульта те ре сурсного пла нирова ния ме не дже р прое кта получа е т
возможность пе ре йти к сле дующе й фа зе упра вле ния ре сурса ми — к
орга низа ции их за купок и поста вок.
1.3. Ме тоды пла нирова ния ма те риа льного обе спе че ния прое ктов
Пла ны (гра фики, се ти) ка к ре зульта ты проце ссов пла нирова ния
должны обра зовыва ть в совокупности не которую пира мида льную
структуру, обла да ющую свойства ми а гре гирова ния информа ции,
диффе ре нцирова нной по уровням упра вле ния, эше лонирова ться по срока м
23
ра зра ботки (кра ткосрочные , сре дне срочные и долгосрочные ). Уровни
пла нирова ния и систе ма пла нов должны строиться с использова ние м
принципов «обра тной связи», обе спе чива ющих постоянное сра вне ние
пла новых да нных с фа ктиче скими, и обла да ть большой гибкостью,
а ктуа льностью и эффе ктивностью.
Структура ра збие ния (де композиции) ра бот (WBS — Work Bre a kdown
Structure ) — ие ра рхиче ска я структура после дова те льной де композиции
прое кта на подпрое кты, па ке ты ра бот ра зличного уровня, па ке ты
де та льных ра бот. СРР являе тся ба зовым сре дством для созда ния систе мы
УП, та к ка к позволяе т ре ша ть пробле мы орга низа ции ра бот,
ра спре де ле ния отве тстве нности, оце нки стоимости, созда ния систе мы
отче тности, эффе ктивно подде ржива ть проце дуры сбора информа ции о
выполне нии ра бот и отобра жа ть ре зульта ты в информа ционной
упра вле нче ской систе ме для обобще ния гра фиков, стоимости, ре сурсов,
ра бот и да т их за ве рше ния.
Принципиа льна я схе ма структуры ра збие ния ра бот пре дста вле на на
рис.5.
Рисунок 4 - Принципиальна я схе ма структуры ра збиения ра бот
С одной стороны, СРР позволяе т согла сова ть пла н прое кта с по-
тре бностями за ка зчика , пре дста вле нными в виде спе цифика ций или
описа ний ра бот. С другой стороны, СРР — удобное сре дство упра вле ния
для ме не дже ра , та к ка к позволяе т:
24
• опре де лить ра боты, па ке ты ра бот, обе спе чива ющие достиже ние
подце ле й (ча стных це ле й) прое кта ;
• прове рить, все ли це ли будут достигнуты в ре зульта те ре а лиза ции
прое кта ;
• созда ть удобную, соотве тствующую це лям структуру отче тности;
• опре де лить на соотве тствующе м уровне де та лиза ции пла на ве хи
(ключе вые ре зульта ты), которые должны ста ть контрольными по прое кту;
• ра спре де лить отве тстве нность за достиже ние це ле й ме жду ис-
полните лями и те м са мым га ра нтирова ть, что ни одна из ра бот не выпа де т
из поля зре ния;
• обе спе чить чле на м кома нды понима ние общих це ле й и за да ч
прое кта .
Па ке ты ра бот обычно соотве тствуют са мому нижне му уровню
де та лиза ции СРР и состоят из де та льных ра бот. После дние при не об-
ходимости могут подра зде ляться на ша ги. Ни де та льные ра боты, ни ша ги
не могут быть эле ме нта ми СРР.
Ра зра ботка СРР проводится либо све рху вниз, либо снизу вве рх, либо
используются одновре ме нно оба подхода . Приме няе мый для этой це ли
ите ра ционный проце сс може т включа ть ра зличные подходы к выявле нию
информа ции. На приме р, используе тся ме тодика «мозгового штурма »,
осуще ствляе мого ка к в ра мка х кома нды прое кта , та к и с привле че ние м
пре дста вите ле й других е го уча стников. В ре зульта те построе ния СРР
должны быть учте ны все це ли и созда ны все не обходимые пре дпосылки
для их успе шной ре а лиза ции.
Урове нь де та лиза ции СРР за висит от соде ржа ния прое кта , ква -
лифика ции и опыта кома нды прое кта , приме няе мой систе мы упра вле ния,
принципов ра спре де ле ния отве тстве нности, суще ствующе й систе мы
докуме нтооборота и отче тности и т.д. В проце ссе созда ния СРР могут
использова ться де та льные те хниче ские спе цифика ции или только
25
функциона льные спе цифика ции с тре бова ниями к ра бота м в са мом обще м
виде .
Ие ра рхиче ска я структура прое кта , созда ва е ма я на основе СРР,
позволяе т приме нять проце дуры сбора и обра ботки информа ции о
ре а лиза ции прое кта в соотве тствии с уровнями упра вле ния, па ке та ми
ра бот, ве ха ми и т.д., обобща ть информа цию по гра фика м ра бот, за тра та м,
ре сурса м и срока м.
Систе ма УП должна включа ть возможность пре дста вле ния ин-
форма ции по пла новым и фа ктиче ским да нным в соотве тствии со
структурой СРР, кроме , ра зуме е тся, типовых ма ке тов, построе нных на
основе фильтров по конкре тным пока за те лям (срока м, ре сурса м,
отве тстве нным и т.д.).
Основа ние м де композиции СРР могут служить:
• компоне нты това ра (объе кта , услуги, на пра вле ния де яте льности),
получа е мого в ре зульта те ре а лиза ции прое кта ;
• проце ссные или функциона льные эле ме нты де яте льности орга -
низа ции, ре а лизующе й прое кт;
• эта пы жизне нного цикла прое кта , е го основные фа зы;
• подра зде ле ния орга низа ционной структуры;
• ге огра фиче ское ра зме ще ние для простра нстве нно ра спре де ле нных
прое ктов.
На пра ктике используются комбинирова нные структуры СРР,
построе нные с использова ние м не скольких основа ний де композиции.
Искусство де композиции прое кта состоит в уме лом согла сова нии
основных структур, к которым относят пре жде все го орга низа ционную
структуру ста те й за тра т, ре сурсов, функциона льную, информа ционную,
структуру вре ме нных инте рва лов (порядок и соста в фа з, эта пов, ключе вых
событий прое кта ) и их возможные соста вные структуры. СРР служит
основой для подобного согла сова ния.
26
В соста в СРР входят все ра боты прое кта (их де та лиза ция учитыва е тся
в ра мка х па ке тов). А на лиз на полноту СРР являе тся одним из са мых
ва жных эта пов построе ния этой систе мообра зующе й структуры прое кта .
Е сли в не м име ются ра боты, контролируе мые не только гла вным
ме не дже ром, но и за ка зчиком, то эти ра боты сле дуе т включить в соста в
СРР, те м са мым обе спе чива я полноту да нной структуры. При этом вне шние
па ке ты ра бот учитыва ются в СРР на соотве тствующе м уровне (с
ра зде ле ние м на вне шние и внутре нние ра боты) либо ме не дже ром (на
вне шние и внутре нние орга низа ционные подра зде ле ния).
В любом случа е СРР должна быть понятна и позволять собира ть
прое кт в це лом из отде льных ра бот, обе спе чива ть е го упра вляе мость при
ре а лиза ции и ра спре де ле ние отве тстве нности по ка ждой ра боте и т.д.
Обе спе че ние упра вляе мости пре дпола га е т уста новле ние ре гла ме нта
(внутрифирме нного ста нда рта ), пре дписыва юще го уча стника м прое кта
порядок их де йствий и пра ктиче ское обе спе че ние выполне ния этого
ре гла ме нта . Пе рвое на зыва ют «упра вле ние в большом», а второе —
«упра вле ние в ма лом».
СРР служит основой для понима ния чле на ми кома нды соста ва и
за висимосте й ра бот по прое кту. Одна ко ве сь прое кт и люба я е го ча сть
могут быть выполне ны только в проце ссе согла сова нной, скоордини-
рова нной де яте льности уча стников.
Структурна я схе ма орга низа ции (ССО, OBS) и ма трица от-
ве тстве нности — инструме нты, призва нные помога ть гла вному ме не дже ру
в созда нии кома нды, отве ча юще й це лям и за да ча м прое кта . ССО являе тся
описа ние м орга низа ционной структуры, не обходимой для выполне ния
ра бот, опре де ле нных в СРР. Це лью ССО являе тся опре де ле ние соста ва и
ра спре де ле ние обяза нносте й исполните ле й для ра бот, входящих в СРР.
Использова ние этих структур в проце ссе построе ния ма трицы
отве тстве нности можно виде ть на рис. 6. Соста в и порядок ре а лиза ции
27
ра бот во многом опре де ляе т форму орга низа ционной структуры,
созда ва е мой для достиже ния це ле й прое кта .
Рисунок 5 - Проце сс за полне ния ма трицы отве тстве нности
Хотя связь ме жду па ке та ми ра бот в СРР и эле ме нта ми орга низа -
ционной структуры на пра ктике никогда не быва е т та кой же ясной, ка к на
блок-схе ме , ва жно, чтобы пра ва и обяза нности уча стников прое кта были
че тко опре де ле ны.
Ма трица обе спе чива е т описа ние и согла сова ние структуры отве т-
стве нности за выполне ние па ке тов ра бот. Она пре дста вляе т собой форму
описа ния ра спре де ле ния отве тстве нности за ре а лиза цию ра бот по прое кту
с ука за ние м роли ка ждого из подра зде ле ний в их выполне нии. Ма трица
соде ржит список па ке тов ра бот СРР по одной оси, список подра зде ле ний и
исполните ле й, принима ющих уча стие в выполне нии ра бот, — по другой.
28
Эле ме нты ма трицы — коды видов де яте льности (из за ра не е опре де ле нного
списка ) и/или стоимость ра бот.
Количе ство видов отве тстве нности може т быть ра зличным в за ви-
симости от спе цифики прое кта и е го орга низа ции, но в любом случа е
ре коме ндуе тся огра ничиться не большим на бором ле гких для описа ния и
понима ния видов уча стия в выполне нии ра бот. На приме р, ва жную роль в
выполне нии любой де та льной ра боты игра е т не посре дстве нно
отве тстве нный за е е выполне ние , но в ма трице должны быть отобра же ны и
те люди или орга низа ции, которые обе спе чива ют подде ржку ра бот
не посре дстве нного исполните ля, а та кже те , кто буде т осуще ствлять их
оце нку и прие мку.
Ма трица може т та кже отобра жа ть виды отве тстве нности конкре тных
руководите ле й за те или иные ра боты. Кроме того, в ма трице могут быть
отобра же ны роли люде й, не за де йствова нных не посре дстве нно в прое кте ,
которые могут ока зыва ть подде ржку ра боте кома нды. Тща те льно
подготовле нна я и продума нна я ма трица являе тся те м инструме нтом,
который обе спе чива е т успе шную подде ржку прое кта ка к все ми
сотрудника ми, та к и вне шними орга низа циями
5
.
На зна че ние отве тстве нных происходит на эта пе пла нирова ния, та к
ка к не обходимо име ть точное пре дста вле ние не только о за тра та х, но и об
име ющихся доступных ре сурса х до того, когда пла н на чне т выполняться.
После того ка к все ре сурсы будут опре де ле ны, не обходимо выяснить,
ка ким обра зом их можно получить, в особе нности это ка са е тся подбора
ка дров с тре буе мой ква лифика цие й. Исполните ли конкре тных ра бот по
прое кту должны быть доста вле ны в нужное ме сто и в опре де ле нное вре мя
и име ть при этом все не обходимое для выполне ния за да ний.
На зна че ние проводится поэта пно от ра боче й группы кома нды
прое кта . Ра боча я (инициа тивна я) группа служит ядром будуще й кома нды,
котора я и дове де т прое кт до успе шного оконча ния. Соста в ра боче й группы
5
Разу М.А. Управление проектом. Основы проектного управления. - М.: КНОРУС, 2009.
29
опре де ляе тся це лями и за да ча ми прое кта и, ка к пра вил включа е т
ме не дже ров (упра вляющих), уча стников прое кта , име ющие суще стве нное
влияние или инте ре с, и основной пе рсона л. Ра боча я группа уча ствуе т в
инициа ции и пла нирова нии прое кта . На этой фа не возможно опре де литься
с ре сурса ми, та к ка к е сть лишь на ибольша я информа ция, а вся
не обходима я може т быть получе на только из де та льных ра бот и СРР.
Оконча те льное на зна че ние исполните ле и ра спре де ле ние их пра в и
обяза нносте й происходят лишь тогда , когда прое кт на ча л ре а лизовыва ться,
а е го пла н ра зра бота н и утве ржде н.
Для на зна че ния отве тстве нных на до зна ть, что у компа нии име ются
се мь типов ре сурсов, которые они могут использова ть:
1) трудовые ре сурсы;
2) де ньги;
3) оборудова ние ;
4) те хниче ска я осна стка ;
5) ма те риа лы и поста вщики;
6) информа ция;
7) те хнологии.
На пра ктике да ле ко не все гда у исполните ле й е сть все не обходимые
рыча ги для упра вле ния, а та кже для использова ния выде ле нных им
ре сурсов, те м не ме не е уче т этих ре сурсов позволяе т описа ть ве с прое кт и
ре шить вопрос о на зна че нии отве тстве нных, та к ка к ка жда я из
выполняе мых ра бот должна быть «укомпле ктова на » все м не обходимым.
Для этого на до получить отве т на два вопроса :
1) ка кие ка дры, ма те риа лы, оборудова ние и другие ре сурсы
не обходимы для того, чтобы выполнить ка ждую ра боту прое кта . Используя
СРР, гра фик выполне ния ра бот, можно получить список тре бова ний по все м
не обходимым ре сурса м;
2) что из этого списка уже име е тся?