22
Функции управления адаптации сотрудника в новом коолективе могут
выполнять не только служба управления персоналом. Большую роль в этом
процессе могут взять на себя руководители структурных подразделений. Также
в организации может быть создан отдел обучения персонала, который будет
заниматься организацией процесса введения в должность на основе проведения
курсов, семинаров, соответствующего инструктажа. Активно способствовать
адаптации нового работника может и должен коллектив структурного
подразделения.
Процесс адаптации обычно проходит такие этапы:
оценка уровня подготовленности нового работника, этот этап
необходим для разработки программы адаптации:
практическое ознакомление работника со своими обязанностями и
требованиями, которые предъявляются ему;
приспособление нового работника к своему новому статусу, его
включение в межличностные отношения в коллективе, то есть
непосредственная адаптация. Для этого этапа важно оказывать
психологическую поддержку работнику. Отделу персонала и руководителю
подразделения необходимо регулярно проводить беседы и оценивать его
психологическое состояние и эффективность его деятельности на новом
рабочем месте;
полное включение в работу, что завершает процесс адаптации нового
работника в организации и переход к стабильной работе.
Система управления адаптацией персонала в организации предполагает
разработку общих и специальных адаптационных программ для новых
сотрудников.
Общие программы адаптации нового работника могут включать в себя
лекции, экскурсии, буклеты, видеофильмы. Это позволяет работнику получить
следующие сведения:
общее представление об организации, ее цели, приоритеты,
характеристику выпускаемой продукции, внешние взаимосвязи;
23
как организована кадровая политика организации, правила поведения в
организации и политика административных нарушений;
сведения о «социальном» пакете (материальное и моральное
стимулирование, наличие медицинской страховки, организация питания,
условия парковки и прочее);
организация охраны труда и техники безопасности, правила
противопожарной безопасности, предупреждения о возможных опасностях
(если это производственное предприятие).
Специальные программы адаптации позволяют новому работнику
адаптироваться в структурном подразделении и затрагивают следующие
вопросы:
функции подразделения, его задачи, взаимоотношения внутри
коллектива, взаимоотношения с другими подразделениями;
обязанности работника, его права и ответственность;
требуемая отчетность на рабочем месте;
процедуры, правила, предписания, характерные только для данного
подразделения.
Если процесс адаптации работника на новом месте работы не организован
на должном уровне, то можно разрушить все позитивные представления об
организации. Это, скорее всего, приведет к тому, что сотрудник не будет
стремиться как-то проявить себя и свою инициативу в работе, и как следствие
приведет к его увольнению.
Об успешной адаптации работника можно судить по следующим
характеристикам:
новый работник не испытывает неуверенности и чувства
напряженности;
показатели его работы устраивают руководителя подразделения;
у нового работника есть желание совершенствоваться и это связано с
той работой, которой он занимается;
работника удовлетворяет оценка его трудового вклада;
24
у работника есть ощущение жизненного успеха, так как у него все
хорошо на новом месте работы. [12]
1.6. Информационное обеспечение системы управления персоналом
Основные функции управления персоналом сводятся к выработке
управленческих решений и контролю за их исполнением. Поэтому управление
персоналом представляет собой информационный процесс. Он включает в себя
получение информации, ее анализ и обработку, а также хранение и
использование ее для дальнейшего наращивания. Информация делиться на:
оперативную информацию, нормативно-справочную информацию,
классификаторы технико-экономической информации, унифицированные
системы документации, которыми пользуются все работники, и специальные,
которые предназначены для узкопрофильных специалистов.
Для эффектного функционирования службы управления персоналом к
качеству информации должны предъявляться необходимые требования.
Информация должна быть:
комплексной, то есть отражать все стороны деятельности службы
управления персоналом (техническую, технологическую, организационную,
экономическую и социальную);
оперативной – процесс получение входной информации должен
протекать одновременно с тем процессом, который происходит в системе, и
соответствовать потребностям в точных сведениях;
систематичной – требуемая информация должна поступать
систематически и по возможности непрерывно;
достоверной – информация должна соответствовать фактически
происходящим процессам, формироваться и основываться на проведенных
расчетах и анализе.
В настоящее время особую актуальность для компаний приобрело
эффективное управление знаниями как глобальными систематизированными
массивами информации.
25
Вот один из примеров, подтверждающих необходимость внедрения
процессов управления знаниями в компании. Компания Microsoft, несмотря на
то, что не была самой первой компанией, которая внедрила системы
управления знаниями, сейчас занимает лидирующие позиции по
использованию накопленных знаний в области управления информацией.
Программы управления знаниями данной компании подразделяются на три
секции: стратегия управления знаниями, процедура и технологии. В
программах подробно описываются такие темы, как оценка знаний,
каталогизация фондов знаний, даются ссылки на знания в сфере организации,
приводится структура цикличности знаний.
Знания – это необходимая людям информация, которая используется ими
по определенным правилам, в соответствии с определенными процедурами и с
учетом их отношения к этой информации.
Большую роль в информационом обеспечении системы управления
персоналом играют корпоротивные знания.
Их можно ориентировочно разделить на несколько категорий:
знание бизнес-процессов компании. В эту категорию можно отнести
производственно-технологическую информацию, а также соответствующую
сопроводительную, справочную, финансовую, юридическую документацию,
навыки и опыт персонала;
знание корпоративной культуры. Здесь подразумеваются
корпоративные стандарты взаимодействия персонала с клиентами компании,
принципы взаимодействия между подразделениями внутри компании и
межличностные коммуникации между сотрудниками. Кроме того, всегда
существуют неписаные правила, незнание которых может сильно мешать
успешному старту новичков компании;
знания о внешней среде компании, то есть это сведения о состоянии
дел в сегментах рынка, на которых присутствует компания в данный момент, о
конкурентах и их действиях, об особенностях клиентов.
26
личные знания сотрудников. Такие знания содержат информацию,
которую сотрудник не обязан применять лично, но которая может прямо или
косвенно помочь коллегам в выполнении их непосредственных задач.
навыки применения информационных технологий. Эти знания
необходимы для того, чтобы новый сотрудник, который пришел в компанию,
как можно быстрее освоил новые для него информационные технологии. Также
следует, по возможности, постоянно учиться и тем работникам которые прочно
закрепились в компании.
Корпоративные знания – это большой и сложный комплекс информации,
факторов его проявления существует немало, и они тесно переплетаются между
собой. Тем не менее, возможности управления знанием существуют. В общем,
управление знаниями, можно определить как создание и управление
интеллектуальными активами компании. Управление знаниями – это процесс
создания условий для выявления, сохранения и эффективного использования
знаний и информации в сообществе. Управление знаниями предоставляет
много возможностей для реального повышения эффективности бизнеса.
Историческими причинами возникновения научного направления
управления знаниями являются: глобализация и обострение конкуренции,
быстрое развитие и внедрение информационных технологий, повышение
общего технологического уровня производства.
Поскольку знания – это информация высокого качества, то ценность
знаний определяется так же, как и ценность информации.
В целом ценность знаний можно разделить на два вида:
непосредственную и потенциальную. После использования знаний для
принятия конкретного решения их непосредственная ценность исчезает,
поскольку исчезает необходимость в принятии решения, но остается
потенциальная ценность, т.е. возможность использовать знания для решения
аналогичных или других проблем в будущем.
Процесс управление корпоративными знаниями должен включать
следующие этапы:
27
аудит имеющегося уровня управления знаниями;
разработка схем и форм обмена знаниями между сотрудниками в
процессе межличностных отношений;
применение разнообразных форм обучения персонала для
приобретения новых знаний;
внедрение специальных информационных технологий для управления
знаниями;
разработка системы мотиваций приобретения знаний;
организационные изменения в компании.
Результатом внедрения системы управления корпоративными знаниями
должно стать повышение скорости и качества бизнес-решений, увеличение
объема ценных знаний, которые сохраняются в компании, несмотря на
различные миграции персонала. И все это самым благоприятным образом
скажется на эффективности бизнеса компании в целом.
Информационное обеспечение службы управления персоналом
структурно подразделяется на внемашинное и внутримашинное.
Внемашинное информационное, это так называемое документационное
обеспечение. Оно представляет собой совокупность сообщений и документов,
воспринимаемых человеком непосредственно. Такой обмен информацией
реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления
(приказы, распоряжения и прочее) и от объекта к субъекту (отчеты, справки по
кадровым вопросам, служебные записки, и другие документы). Такое
информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта
управления, формализовать информацию и представить ее в виде документов
установленной формы.
Внутримашинное информационное обеспечение, это электронное
информационное обеспечение. Оно включает в себя массивы данных,
формирующие информационную базу системы на машинных носителях и
систему программ организации. Банк данных программ организации строится
из баз данных, каждая из которых организованна по определенным правилам.
28
Эти правила предусматривают общие принципы описания, хранения,
манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно
обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из
которых ориентирован на использование при решении управленческих задач.
При разработке информационного обеспечения системы управления
персоналом необходимо учитывать такие факторы, чтобы обработка
информации в базе была рационально интегрирована, и число форм документов
было минимальным. Также должна быть возможность машинной обработки
информации, содержащейся в документах.
Таким образом, для технического обеспечения службы управления
персоналом необходим комплекс технических средств сбора, регистрации,
накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации,
взаимосвязанных единым управлением или автономных, а также средств
оргтехники.
Исходными данными для выбора технических средств являются:
характеристики задач, которые предназначены для решения службой
управления персоналом организации;
характеристики технологического процесса обработки информации;
технические характеристики оборудования, которое может быть
использовано как составная часть комплексных технических средств системы
управления персоналом.
Основные характеристики задач, которые должны учитываться при
выборе оборудования, являются:
носители входной и выходной информации и их объем;
сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
формы и способы представления результатов решения задач
пользователям.
При выборе оборудования необходимо учитывать: назначение и состав
комплектов оборудования, его производительность, надежность и
безотказность работы, а также совместимость работы оборудования различных
29
типов, в т.ч. персональных компьютеров. Также важно учитывать и стоимость
оборудования, размер площади для его размещения, состав и численность
обслуживающего персонала.
Все технические средства, которые могут быть использованы в службе
управления персоналом, можно разделить на пять групп: средства сбора и
регистрации, средства передачи, средства хранения, средства обработки и
средства выдачи информации.
Средства сбора и регистрации информации предназначены для
преобразования формы информации в вид, удобный для дистанционной
передачи и дальнейшей обработки.
Средства передачи информации предназначены для передачи
информации в пространстве.
Хранение информации – одна из основных операций, осуществляемых
над информацией. Запись информации на вспомогательные запоминающие
устройства на различных носителях для последующего использования является,
главным способом обеспечения ее доступности в течение определенного
промежутка времени. Основное содержание процесса хранения и накопления
информации состоит в поддержании информационных массивов и баз данных
в активном состоянии.
Технические средства обработки информации делятся на две большие
группы: основные и вспомогательные средства обработки. Основные средства –
это всевозможные устройства и системы и в первую очередь, это компьютер –
универсальная машина для обработки информации. Вспомогательные средства
– это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств. К
таким средствам обработки информации относятся средства оргтехники и
ремонтно-профилактические средства. Использование различных средств
оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ
с документами в 3-4 раза.
В удобный для восприятия человеком вид информации преобразовывают
средства выдачи информации. К ним относятся печатающие устройства,
30
дисплеи, а также различные видеотерминалы, предоставляющие выходную
результирующую информацию, что позволяет принимать соответствующие
управленческие решения. [13]
Задачи любой компании – сокращение затрат за счет увеличения
эффективности и продуктивности работы персонала. Система автоматизации
управления персоналом позволяет оптимизировать работу с человеческими
ресурсами, выявить «узкие места» для обеспечения функциональности всех
HR-процессов: кадровый учет, организационный менеджмент, расчет
заработной платы. На данный момент самая популярная и наиболее
используемая программа массового назначения, позволяющая в комплексе
автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы персонала и
реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и
реальной практики работы предприятий, это «1С: Зарплата и управление
персоналом 8». Она может успешно применяться в службах управления
персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях,
заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для
управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного
масштаба.
Место «1С: Зарплата и управление персоналом 8» в общей системе
управления предприятием[14]:
31
Рис. 1. Место «1С: Зарплата и управление персоналом 8» в общей системе
управления предприятием.
1.7. Дистанционная работа с персоналом
С 2013 вступил в силу Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ, в
соответствии с которым Трудовой кодекс РФ дополнен главой 49.1 об
особенностях регулирования труда дистанционных работников. Таким образом,
у работодателей, которые имеют в своём штате работников, исполняющих
обязанности вне места нахождения организации, появилась возможность
оформления такой работы как дистанционной.[2]
Теперь работник и работодатель могут находиться в разных городах, но
при этом иметь возможность заключить трудовой договор путем обмена
электронными документами. Многие сотрудники уже сейчас работают вне
офиса или совмещают офисную работу с частичной занятостью, носящей
фактически дистанционный характер.
Дистанционная работа – это выполнение определенной трудовым
договором трудовой функции, при условии использования для выполнения
данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между
работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением,
информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том
числе сети "Интернет":
a) вне места нахождения работодателя, его филиала,
представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая
расположенные в другой местности),
b) вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо
или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Для характеристики работы вне офиса – наряду с категорией
«дистанционной работы» активно применяются схожие, ранее устоявшиеся в
практике понятия: «удаленная работа», «работа на дому (надомная работа)»,
«работа по свободному графику», «фриланс».