42
Простота создания плана модернизации
Одним из самых популярных методов моделирования бизнес-процессов
(с целью их модернизации) является двухэтапный метод: сначала создается
описание «как есть» (AS-IS) – то есть, с помощью блок-схем описываются те
функции и взаимосвязи, которые в данный момент протекают в организации.
На основе этого описания выделяются недостатки нынешней модели – и
создается улучшенная модель бизнес-процессов «как должно быть» (TO-BE), в
которой устраняются недостатки, которые были в первой модели. Чаще всего,
этого добиваются с помощью введения информационных систем (ИС),
выполняющих большую часть функций. ИС также отображают на улучшенной
модели TO-BE.
Легкость проектирования ИС на основе плана модернизации
Итак, ИТ-специалист уже четко знает, как в данный момент
функционирует организация, какие в ней процессы протекают, каким образом
друг с другом взаимодействуют, а также – у него есть улучшенная модель этих
бизнес-процессов. Теперь ему необходимо разработать информационную
систему, которая будет реализовывать основные функции улучшенного плана.
Так как у нас уже все функции нашей ИС описаны (в улучшенной модели) – то
первый пункт проектирования этой ИС уже проведен – функционал системы
определен – что сильно упрощает жизнь ИТ-специалисту.[27]
2.2. Виды бизнес-процессов
Большинство источников разделяет бизнес-процессы на три вида, однако
можно найти и более подробную классификацию, состоящую из шести видов:
основные процессы;
сопутствующие процессы;
вспомогательные процессы;
обеспечивающие процессы;
управляющие процессы;
процессы развития.[20]
Дадим определение каждому из видов бизнес-процессов:
43
Основными бизнес-процессами являются процессы, ориентированные
на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами
создания предприятия и обеспечивающие получение дохода. Так, для завода
древесно-стружечных плит и деталей (ДСП и Д) основным бизнес-процессом
является производство ламинированной древесно-стружечной плиты.
Сопутствующие процессы – процессы, ориентированные на
производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами
сопутствующей основному производству производственной деятельности и
также обеспечивающие получение дохода. Так, для автотранспортного
предприятия процесс ремонта стороннего транспорта на собственной
ремонтной базе является сопутствующим процессом.
Вспомогательные бизнес-процессы – процессы, предназначенные для
обеспечения выполнения основных БП и поддержания их специфических черт.
Так, для ТЭЦ или ГЭС вспомогательным бизнес-процессом является процесс
ремонта производственного оборудования.
Обеспечивающие бизнес-процессы – процессы, предназначенные для
жизнеобеспечения всех остальных БП и ориентированные на поддержку их
универсальных черт. На предприятиях любой отрасли это процесс финансового
обеспечения деятельности, процесс кадрового обеспечения, инженерно-
технического обеспечения и т. п.
Бизнес-процессы управления – это процессы, охватывающие весь
комплекс функций управления на уровне каждого БП и бизнес-системы в
целом. Это процессы стратегического, оперативного и текущего планирования,
формирования и осуществления управленческих воздействий.
Бизнес-процессы развития – это процессы совершенствования
производимого товара или услуги, технологий, модификации оборудования.
Например, это проведение научно-исследовательских и опытно-
конструкторских работ (НИОКР) в машиностроении, процесс технического
перевооружения в электроэнергетике и т. п. [20]
44
Бизнес-процесс, который будет описан в третьей главе, относится к
процессам управления, поэтому стоит уделить больше внимания именно этому
виду.
Отличительными особенностями процессов управления является их
типовая структура. Различие между управленческим процессами определяется
спецификой объектов управления, которыми они управляют. Например,
бизнес-процесс "Управление финансами" управляет объектом "деньги", бизнес-
процесс "Управление маркетингом" управляет объектом "клиент", бизнес-
процесс "управление персоналом" – объектом "Персонал" и т.д.
Типовая структура бизнес-процессов управления представляется
стандартной цепочкой управленческого цикла, который состоит из следующих
этапов:
Этап 1. "Планирование". На данной этапе собирается информация,
проводится ее анализ и разрабатывается план действий.
Этап 2. "Организация". После разработки плана нужно обеспечить его
реализацию – довести мероприятия до сотрудников, замотивировать и
обеспечить сотрудников необходимыми для реализации плана ресурсами.
Этап 3. "Учет". По истечении установленного периода нужно собрать
фактическую информацию о выполнении запланированных работ и
достигнутых результатов.
Этап 4. "Контроль". После проведения учета план сопоставляется с
фактической информацией и проводится анализ план-фактных отклонений.
Этап 5. "Регулирование". На последнем пятом этапе принимается
решение о последующих действиях – корректировки плана, поощрении или
наказании сотрудников, которые эти планы реализовывали.
Любой управленческий процесс ложится на эту схему. Если взять
процесс "Бюджетирование", то этап "Планирование" будет называться
"Разработкой бюджетов", выходом которого будут финансовые и
операционные бюджеты. Далее происходит реализация бюджетов,
осуществляется учет достигнутого и т.д. Если рассмотреть процесс
45
"Стратегическое управление", то первый этап будет называться
"Стратегическое планирование", выходом которого будет стратегический
план.[21]
Рис. 2. Типовая структура бизнес-процессов управления.
Бизнес-процесс управления также подразделяется на несколько видов.
Одни управленческие школы выделяют 16 процессов управления, другие
выделяют 12, третьи выделяют – 7. В реальности количество бизнес-процессов
управления неограниченно и определяется количеством критических объектов
управления, которые существуют в компании и которыми необходимо
управлять.
Существует несколько обязательных бизнес-процессов управления,
которые есть во всех организациях:
Стратегическое управление;
Управление финансами;
Управление маркетингом;
Управление персоналом.
Остальные бизнес-процессы управления определяет специфика и
стратегия конкретного предприятия.
2.3. Моделирование бизнес-процессов, определение, цели и история
развития
Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения
качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит
46
описание процесса через различные элементы (действия, данные, события,
материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес
процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его
начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях
моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации
процессы или системы.
Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести
анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть
составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших
организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и
многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-
функциональных связей.
Обычно для моделирования бизнес процессов применяются различные
компьютерные средства и программное обеспечение. Это облегчает управление
моделями, отслеживание в них изменений и позволяет сократить время
анализа.[31]
Конечная цель моделирования бизнес процессов заключается в том,
чтобы добиться улучшения работы. Для этого в ходе анализа основное
внимание уделяется повышению ценности результатов процесса и снижению
стоимости и времени выполнения действий.
Моделирование бизнес процессов преследует несколько целей:
во-первых, это цель описания процессов. За счет моделирования
можно проследить, что происходит в процессах от начала, до завершения.
Моделирование позволяет получить «внешний» взгляд на процессы и
определить улучшения, которые повысят их эффективность.
во-вторых, нормирование процессов. Моделирование бизнес
процессов задает правила выполнения процессов, т.е. то, каким образом они
должны быть выполнены. Если следовать установленным в моделях правилам,
руководящим указаниям или требованиям, то можно достичь желаемой
производительности процессов.
47
в третьих, установление взаимосвязей в процессах. Моделирование
бизнес процессов устанавливает четкую связь между процессами и
требованиями, которые они должны выполнять.[31]
Теперь рассмотрим историю возникновения и развития моделирования
бизнес-процессов.
История моделирования бизнес-процессов насчитывает уже почти
столетие, хотя вплоть до начала 1990-х гг., когда термин «бизнес-процесс»
вошел в широкое употребление, говорили об описании того, каким образом
организация осуществляет свои функции и выполняет те или иные задачи.
Развитие методов моделирования и автоматизации бизнес-процессов принято
разделять на три этапа, или три «волны». Началом каждой из них явился
очередной всплеск интереса к повышению эффективности деятельности
предприятий и процессному управлению, происходивший каждый раз на новом
качественном уровне. Основные характеристики этих этапов приведены на
рисунке 3; в сравнении с соответствующими стадиями развития
информационных технологий и подходов к совершенствованию деятельности
компании. [30]
Таблица 2.
Этапы в истории моделирования и управления бизнес-процессами
Моделирование
бизнес-процессов
Совершенствовани
е деятельности
Информационные
технологии
Первая
волна
1920-80-е гг.
Анализ способов
выполнения работ
Рационализация
трудовых операций
Модели на бумаге
Низкая автоматизация
1980-е гг.
Всеобщее
управление
качеством
Непрерывность
изменений
Научный подход
Последовательное
совершенствование
1970-90-е гг.
Система
управления базами
данных
Совместное
использование
данных
Приложения,
обращающиеся к
48
базам данных
Вторая
волна
1990-е гг.
ПО для построения
диаграмм и анализа
процессов в статике
Ручной реинжиниринг
Единовременное
создание модели
Автоматизация: КИС с
поддержкой
протоколов работ
(WfMS, ERP)
1990-е гг.
Реинжиниринг
бизнес-процессов
Дискретность
изменений
Научный подход
Радикальное
преобразование
1990-е гг.
Распределенные
вычисления
Совместное
использование
функций
Распределенные
приложения
Третья
волна
2000-е гг.
Ориентированное на
бизнес-процессы ПО
Исполняемые модели
Итеративная
оптимизация
Средства
моделирования
интегрированы в BPMS
Имитационное
моделирование и
анализ моделей в
динамике
Конвертирование
2000-е гг.
Управление бизнес-
процессами (BPM)
Непрерывность
изменений
Гибкость,
адаптивность
Научный подход
Итеративное
совершенствование
2000-е гг.
Системы
управления
бизнес-процессами
Совместное
исполнение
бизнес-процессов
Распределенные
бизнес-процессы
49
моделей
Стандартизация
методологий
Продолжение таблицы 2
Начало первого этапа относят к 1920-м гг. XX в. и связывают с именем
Фредерика Тейлора и его книгой «Принципы научного управления». В этот
период впервые была осознана необходимость исследовать бизнес-процессы,
описывать их в различных документах и действовать в соответствии с этими
описаниями. Описание бизнес-процессов производится в текстовом, табличном
и графическом виде, причем последний все более формализуется.
В период «первой волны» для моделирования бизнес-процессов
используются блок-схемы, ориентированные графы, сети Петри, методологии
SADT, IDEF, DFD. Блок-схемы на основе определенной в ГОСТ 19.701-90
нотации схем алгоритмов, программ, данных и систем (в англ. литературе —
ANSI flowcharts) остаются и сегодня простейшим, но практически важным
формальным графическим языком моделирования бизнес-процессов. Пример
описания процесса с помощью блок-схемы приведен на рис. 4. Блок-схемы
позволяют быстро и наглядно показать шаги бизнес-процесса в понятной
каждому форме, однако их нотация не предусматривает формализованного
описания многих деталей процесса, в частности исполнителей бизнес-функций.
Что же касается сетей Петри, то использование этого аппарата
непосредственно для описания бизнес-процессов хотя и имеет своих
сторонников, но не завоевало широкой популярности, так как его графическая
50
нотация не является интуитивно понятной (с ней сложно работать бизнес-
аналитикам и менеджерам). Кроме того, есть процессы, которые невозможно
описать с его помощью. Однако, забегая вперед, отметим, что сети Петри лягут
в основу ряда языков, специально разработанных для моделирования бизнес-
процессов в рамках «третьей волны».
В 1980-х гг. предпринимаются первые попытки автоматизации бизнес-
процессов путем реализации в программном обеспечении для управления
документами — системах электронного документооборота — функций по
отслеживанию последовательности выполняемых действий для автоматизации
процедур утверждения и выпуска документов. Успех таких систем вдохновляет
разработчиков ПО на распространение аналогичного подхода на
автоматизацию других функциональных областей бизнеса.
Бизнес-моделирование выделяется в самостоятельное научно-прикладное
направление только к началу 1990-х гг. Большинство созданных и
применяемых до этого момента методологий не предназначались специально
для описания бизнес-процессов, а разрабатывались для моделирования
сложных систем и проектирования ПО. Они зачастую лишены строго
определенной семантики. Модели, полученные с помощью таких методологий,
как правило, воспринимаются интуитивно, и их интерпретация может меняться
в зависимости от пользователя или области приложений модели. Эти модели
хорошо подходят для обсуждения бизнес-процессов между сотрудниками
компании и руководством, для чего они, собственно, и применялись, но не
могут быть основой для работы информационной системы, так как неполны и
допускают различные интерпретации.[30]
51
Рис. 3. этапы истории моделирования и управления бизнес-процессами.
Начало второго этапа ознаменовал выход книги М. Хаммера и Д. Чампи –
«Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе», которая
возродила в управленческой среде интерес к описанию и анализу бизнес-
процессов с целью их радикальной перестройки — реинжиниринга.
Реинжиниринг бизнес-процессов предполагает построение двух моделей
бизнес-процесса: как есть (англ. as is) и как должно быть (англ. to be), а затем
внедрение последней на предприятии.