15
1.2 Подходы к формализации и оптимизации бизнес-процессов
На сегодняшний день есть большое трактовок и понятий «формализация
бизнес-процесс». Все они описывают систему формализации бизнес-процессов
с разнообразных точек зрения.
В таблице 2 приведены определения формализации бизнес-процессов
различных авторов. Рассмотрим таблицу 2.
Таблица 2
Определения формализации бизнес-процессов различных авторов
Автор
Определение
М. Хаммера и Д. Чампи
«…Формализация бизнес-процессов (ФБП) -
фундаментальное переосмысление и радикальное
перепроектирование бизнес-процессов для
достижения коренных улучшений в основных
показателях деятельности предприятия» [9]
О.С. Черемных,
Черемных С.В. [18]:
«…Формализация бизнес-процесса - внесение
радикальных (революционных) изменений в
реализацию бизнес-процесса для радикального
повышения стоимости, создаваемой в бизнес-
процессе. Формализация бизнес-процессов
определяется процессно-стоимостным подходом» [18].
Перов Ю.А., Шлимович
Е.Л [22]:
«…Формализация бизнес-процесса предусматривает
новый способ мышления - взгляд на построение
компании как на инженерную деятельностьили бизнес
рассматривается как нечто, что может быть построено,
спроектировано или перепроектировано в
соответствии с инженерными принципами» [22]3
Бахтизин В.В., Глухова
Л.А [17]
«…Формализация бизнес-процесса – это деятельность,
предусматривающая замену старых методов
управления новыми, более современными и на этой
основе резкое улучшение основных показателей
деятельности предприятий» [17].
Елиферов В. Г [1]
«…Формализация бизнес-процесса – это деятельность,
направленная на резкое радикальное изменение
фундаментальных процессов бизнеса, дающая
результаты, которые по количественным и
качественным критериям в десятки и сотни раз
превосходят свои предыдущие значения» [1].
Рубцов С. В. [2]
«…Формализация бизнес-процесса – это деятельность,
направленная на целостное и системное
моделирование и реорганизацию материальных,
финансовых и информационных потоков,
направленные на оптимизацию организационной
структуры, перераспределение и минимизацию
использования различных ресурсов, сокращение
сроков удовлетворения потребностей клиентов,
повышение качества их обслуживания» [2].
Источник: разработано автором
16
Вышеуказанные объяснения связывает то, что они отображают, что и
для чего делается при реинжиниринге бизнес-процессов.
Однако Рубцов С. В объяснение показывает масштабно, упираясь на то,
как реализовывается, формализация бизнес-процесса, а также из объяснения
превратится осматриваемый какие виды показателей бизнес-процесса должны
усовершенствоваться.
Подобным образом, в этой работе мы будем исходиться на определение,
определённое Рубцовым С. В., так как оно наиболее широко отражает сущность
понятия «реинжиниринг бизнес-процессов».
«Фундаментальный». При формализации необходимо понимать
главнополагающие основы происходящих на предприятиях изменений без
предсказаний и возможностных оценок.
«Радикальный». Включает в себя радикальное просматривание бизнес-
процессов в целом и выявление первопричины их недочётов, что конечно же
требует создания абсолютно новой базы реализации бизнес-процессов.
По мнению М. Хаммер, «…Цель формализации бизнес-процессов
заключается в следующем:
− внедрение качественно лучших технологических процессов;
− значительное сокращение издержек производства продукции;
− увеличение производительности и снижение сроков изготовления и
продажи продукции;
− внедрение автоматизированных систем управления» [9].
В итоге формализации в компании произойдут коренные изменения,
позволяющие сделать его более конкурентоспособной.
М. Хаммер привел несколько основных положений формализации, [9]:
− «…изменение процессов не должно происходить без учета
имеющегося опыта;
− фундаментальные и радикальные перестройки реализуются на основе
применения современных информационных технологий» [9].
17
Елиферов В. Г. выделяет, что «…этапы формализации бизнесов
процессов имеют определенную логическую последовательность» [1, c. 34-35].
Елиферов В. Г. выделяет четыре этапа:
«…Этап 1. Анализ первичных требований и подготовка к проведению
работ, выбор методологии и инструментария моделирования.
Этап 2. Моделирование и анализ процессов "как есть" (Модель AS-ІS).
Модель "как есть" представляет собой "снимок" положение дел на
предприятии на момент обследования.
Этап 3. Моделирование бизнес-процессов "как должно быть" (Модель
TO-BE). Модель «как должно быть» интегрирует перспективные предложения
руководства.
Этап 4. Сопровождение изменений при внедрении бизнесов-процессов
"как должно быть". На этом этапе предполагается: выбор приоритетов при
внедрении бизнесов-процессов "как должно быть" на основе рассчитанной
экономической эффективности» [1, c. 37-38].
Рисунок 3. Основные этапы формализации бизнес – процессов [1]
Источник: [1, с. 91]
18
Бахтизин В.В., Глухова Л.А в своей работе «Методология
функционального проектирования IDEF0» подчеркивают, что «…наиболее
распространенной концепцией моделирования бизнес-процессов является
методология IDEF0» [17].
В дальнейшем данная методология была принята в качестве
федерального стандарта США под наименованием IDEF0. Подробные
спецификации на стандарты IDEF даны в электронном источнике [11].
Основной концептуальный принцип методологии IDEF – представление
любой изучаемой системы в виде набора взаимодействующих и
взаимосвязанных блоков, отображающих процессы, операции, действия,
происходящие в изучаемой системе. В IDEF0 все, что происходит в системе и
ее элементах, принято называть функциями [11].
IDEF0-модель должна иметь четко сформулированную цель,
единственного субъекта моделирования и единую точку зрения.
Таким образом, существуют различные точки зрения на формализацию
бизнес-процессов. В каких-то аспектах они совпадают, в каких-то нет. На наш
взгляд, наиболее емким является трактовка данного понятия, которую дает
Рубцов С.В. Формализация бизнес-процесса происходит по алгоритму,
включающему от четырех до пяти этапов. Основная методика формализации
бизнес-процессов, которая является наиболее распространенной в настоящее
время базируется на стандартах IDEF.
1.3 Анализ современных систем формализации бизнес-процессов
предприятия
Существует множество вариантов отображение проекта формализации
бизнес-процессов.
Данный процесс необходимо делить на отдельные стадии, как и любой
процесс модернизации.
19
В. Г. Елиферов считает, что «…при осуществлении формализации
бизнес – процессов предприятия необходимо пройти 4 этапа:
1. Стадия проектирования, включающая отбор бизнес-процесса для
формализации посредством оптимизации и совершенствования процессов,
определение действительности достижения повышений и постановка целей;
формирование команды; создание плана для проекта формализации бизнес -
процессов.
2. Стадия формализации.
Результат формализации позволит преобразовать бизнес - процесс,
поднять его на новый уровень, оптимизировать затраты.
3. Стадия трансформирования [1, c. 45-46].
Главные шаги этапа реализации:
− обозначение набора целей для конверсии;
− выполнение плана внедрения;
− контролирующий прогресс выполнения».
Рисунок 4. Основные стадии формализации бизнес – процессов
торгового предприятия
Источник: [22, с.56]
20
Также стоит отметить, что по мнению многих специалистов (среди них
М. Хаммер, Дж. Чампи Дж.), «…существуют три основных метода
формализации:
1. Так называемый "Zero-aproach" — построение концептуального
описания бизнес-процессов организации. Этот подход является разработкой
идеального образа бизнес-процессов организации на основе практических и
теоретических положений, инноваций перепроектирования, а также управления
организации.
2. Проектирование бизнес - процессов предприятия на основании
моделирования системы принимаемых решений управления с последующим
усовершенствованием и построением формализованных бизнес-процессов на
основе оптимизированной системы принятия решений.
3. Детальное отражение существующего положения и последующее
построение модели бизнес - процессов. Данный подход - это детальное
описание и всесторонний анализ ключевых аспектов деятельности компании по
различным параметрам. Данный анализ необходим для дальнейшей
конструкции бизнес - процессов, на основе полученных данных» [9].
Программные комплексы для формализации и управления бизнес-
процессами:
BizAgi Suite
BizAgi Suite состоит из двух модулей — BizAgi Modeler, который
используется для моделирования и описания бизнес процессов, и BizAgi Studio,
который позволяет превратить модели в исполняемые приложения. Классно то,
что это не требует навыков программирования, т.е. каждому по силам делать
приложения.
Исполняемое приложение – это приложение на базе BizAgi Engine,
которое превращает модель в программу. Например, вы можете создать модель
согласования заявки на закупку и превратить ее в приложение, которое
позволит участникам процесса выполнять в этом приложении все операции
21
процесса — создание заявки, прохождение заявки через разные стадии
согласования, комментирование, доработки заявки и т.д.
Функционал и особенности:
− моделирование бизнес процессов, их проверка и анализ;
− создание описания бизнес процессов;
− создание исполняемых приложений на базе моделей;
− выполнение и отслеживание процессов в реальном времени;
− назначение процессов сотрудникам;
− назначение других ресурсов бизнес процессам;
− программа на русском языке.
Стоимость. Бесплатно, до 20 сотрудников.
ELMA BPM
Особенности программы заключаются в возможности интеграции с
платформой 1С, что, безусловно, весьма привлекательно для российских
компаний. Это значит, что все происходящее в 1С будет отражено в ELMA. И
наоборот.
ELMA позволяет исполнять и отслеживать выполнение процессов в
реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0.
Кстати, именно благодаря сотрудникам ELMA нотация была переведена на
русский язык.
Весьма эффективно работает система документооборота в системе. Все
документы имеют классификацию по типам, рассортированы по папкам, имеют
правила создания и работы и т.д.
Функционал и особенности:
− построение моделей бизнес процессов;
− назначение ролей бизнес процессов сотрудникам;
− выполнение и отслеживание процессов в реальном времени;
− системная работа с документооборотом;
− удобная «справка»;
22
− отличная поддержка;
− интеграция с 1С.
Стоимость. 77 000 рублей за 10 лицензий ELMA Standart. Это
минимальное количество. На наш взгляд, стоимость вполне адекватна
функционалу.
Business Studio
Так же как и ELMA, это российская разработка. Наверное, самый
раскрученный инструмент для управления бизнес процессами на
отечественном рынке. Первая версия увидела свет в 2004 году. Впервые я
столкнулась с этой программой в 2006. На тот момент это было самое лучшее
решение.
В программе все довольно стандартно — определяем цели компании,
моделируем процессы, которые позволяют достигать целей, назначаем
ответственных из дерева оргструктуры, отмечаем используемые в процессах
ресурсы.
Очень примечательно, что для постановки целей используется
концепция Системы сбалансированных показателей. Это одна из самых
успешных методик перевода стратегии компании в осязаемый и понятный вид.
Построение бизнес процессов, как часто происходит, производится
сверху вниз. Программа поддерживает несколько нотаций моделирования:
IDEF, eEPC, BPMN и еще несколько других.
Функционал и особенности:
− моделирование процессов в разных нотациях;
− автоматическая генерация документов;
− постановка целей компании по системе сбалансированных
показателей;
− интеграция со сторонними системами;
− контроль выполнения процессов;
− база знаний.
23
Таким образом, компании для формализации каких-то своих бизнес-
процессов необходимо пройти пять стадий, если кратко их описать: анализ
деятельности, анализ существующих бизнес-процессов, разработка
имитационной модели, внедрение новых бизнес-процессов и внедрение
автоматизированных систем управления. Выделяют различные программные
комплексы для формализации и управления бизнес-процессами: BizAgi Suite,
ELMA BPM, Business Studio. Каждая из низ имеет как преимущества, так и
недостатки, и подойдет в зависимости от задач, которые требуется решить.
Выводы по главе 1
За последние два десятилетия формализация бизнес-процессов (ФБП)
стала одним из самых популярных подходов повышения эффективности
организации. Однако обзор соответствующей литературы показывает, что
доступные модели ФБП, которые широко используются, имеют некоторые
серьезные ограничения и не учитывают человеческий фактор и управление
изменениями.
Теоретический разрыв, отмеченный в научных исследованиях, также
отражен в торговой практике.
В этой работе анализируются существующие модели ФБП, для
разработки комплексной интегрированной модели и устранения их
недостатков.
В ходе первой теоретической главы проведен анализ основных подходов
проведения формализации бизнес-процессов, обобщен опыт, накопленный в
данной области на основе теоретических материалов,
Полученные теоретические выводы в данном параграфе работы
позволили сделать вывод о единственно возможном направлении оптимизации
и формализации бизнес-процессов – их реинжиниринге, который основывается
на необходимости проведения стратегических изменений в компании.
В данной теоретической главе представлены основные проблемы и
ограничения существующих моделей ФБП.
24
Данные проблемы будут рассмотрены и проанализированы на
конкретном торговом предприятии ООО «Хай-Тек», чтобы предоставить
доказательства необходимости более систематической модели, с помощью
которых организация будет успешно выполнять инициативы и задуманные
проекты.