54
Утверждение плана внутренних коммуникаций осуществляет
генеральный директор Общества.
информационные стенды;
Информационные стенды служат инструментом внутренних
коммуникаций, который хорошо работает для работников, не имеющих доступа
к электронным рассылкам. К таким работникам в Обществе относятся
кладовщики, стропальщики, которые работают на производственных базах
Общества во всех регионах присутствия.
Информационные стенды оформляются в соответствии с требованиями
Методических указаний Компании «Руководство по применению фирменного
стиля ПАО «НК «Роснефть» в рекламно-презентационной деятельности»
(рисунок 5). Стенды включают постоянные и обновляемые разделы.
Рисунок 5. Макет стенда ПБОТОС ООО «РН-Снабжение»
Главная задача информационного стенда состоит в возможности в
доступной форме донести необходимую информацию как можно большему
количеству работников, чтобы они чувствовали свою причастность к
55
осуществляющимся проектам и принимали активное участие в жизни
предприятия.
Для осуществления контроля и мониторинга обновления информации на
информационных стендах назначаются ответственные работники по
направлениям деятельности в Обществе.
Ответственный за разработку макетов в Обществе ведущий специалист
по взаимодействию со средствами массовой информации и общественностью,
ответственные за изготовление и контроль обновления Управление по
сервисной поддержке.
сигналы обратной связи
Обратная связь является инструментом управления, который должен
учитываться в каждом аспекте любой организации.
Обратная связь это передача оценочной или поправочной информации о
действии, событии или процессе исходному или управляющему источнику, а
также и сама передаваемая таким образом информация.
Для организации обращений работников и/или получения обратной связи
в электронном формате посредством электронного сообщения, в Обществе
используется единый электронный почтовый адрес: FEEDBACK-
SNAB@rosneft.ru.
Информация, сигналы обратной связи и/или обращения работников
Общества, поступающие как корреспонденция или как сообщение на
FEEDBACK-SNAB@rosneft.ru, подлежат фиксации в Журнале обратной связи.
Сигналы обратной связи подлежат фиксации с целью дальнейшего
анализа и разработки управленческих решений по фактам обратной связи.
Подразделением, ответственным за работу с сигналами обратной связи,
является управление по сервисной поддержке.
информационные рассылки (внедрен единый электронный почтовый
адрес: NV-SNAB-INFO для осуществления массовых информационных
рассылок, внедрен единый электронный почтовый адрес: ORD-INFO-SNAB для
56
осуществления рассылок ОРД Общества, внедрен единый электронный
почтовый адрес: LNDRN-Supply для осуществления рассылок ЛНД Общества);
Информационные рассылки являются одним из важнейших каналов
внутренних коммуникаций, который дает возможность максимально быстро и
эффективно передавать ключевую информацию по вопросам, имеющим
первоочередную важность и приоритетное значение.
В Обществе внедрен единый электронный почтовый адрес: NV-SNAB-
INFO для осуществления массовых информационных рассылок, внедрен
единый электронный почтовый адрес: ORD-INFO-SNAB для осуществления
рассылок ОРД Общества, внедрен единый электронный почтовый адрес:
LNDRN-Supply для осуществления рассылок ЛНД Общества.
Подразделением, ответственным за данную работу, является управление
по сервисной поддержке.
прием по личным вопросам (осуществляется в постоянном режиме,
согласно графика);
информационное сопровождение в СМИ
Ответственным за данную работу в Обществе, является ведущий
специалист по взаимодействию со средствами массовой информации и
общественностью. В Обществе разработан и утвержден на текущий год плана
мероприятий по привлечению внешних СМИ, при появлении новостного
повода подготавливаются новости для корпоративного портала Компании,
осуществляется разработка и тиражирование внутренней газеты ООО «РН-
Снабжение» (рисунок 6).
57
Рисунок 6. Внутренняя газета «Новости Снабжения»
ООО «РН-Снабжение»
Аудиторией информационного листа являются все работники Общества.
Периодичность выхода Информационного листа - 1 раз в месяц.
Основной целью Информационного листа является поддержание единого
информационного пространства Общества и формирование корпоративной
лояльности работников;
Основными задачами Информационного листа являются:
популяризация корпоративной политики;
разъяснение основных решений ГД и ЗГД;
формирование единых стандартов корпоративного поведения;
формирование и поддержание традиций;
информирование о достижениях Общества и успехах работников;
информирование о кадровой политике, принципах вознаграждений и
компенсаций;
вовлечение в корпоративные конкурсы;
58
публикация отчетов и мнений работников по результатам участия в
корпоративных, внешних и внутренних мероприятиях;
публичное поощрение и признание заслуг; публикация лучших решений
и проектов, обмен опытом;
установление обратной связи с работниками.
Информационный лист является эффективным инструментом обратной
связи. В нем присутствуют дискуссионные материалы или материалы,
побуждающие к обсуждениям актуальных вопросов, в которых принимают
участие не только руководство, но и рядовые работники, а также критичные
материалы.
Технологический процесс издания Информационного листа занимает (с
учетом формирования, сбора материала и согласования) не менее 20
календарных дней;
Публикации, фото- и графические материалы в Информационном листе
не должны противоречить принципам корпоративной культуры, корпоративной
политике в сфере охраны труда и промышленной безопасности Компании.
встречи с трудовыми коллективами (проводятся встречи с трудовыми
коллективами, согласно графику встреч);
Встречи с трудовым коллективом Общества проводятся с целью
разъяснения корпоративной политики, снятия социальной напряженности и
сопротивления изменениям, предотвращения и/или опровержения слухов,
ответов на актуальные для работников вопросы.
Встречи планируются на регулярной основе в соответствии с Графиком,
утвержденным генеральным директором Общества.
Блок заместителя генерального директора по персоналу разрабатывает и
обеспечивает утверждение генеральным директором графика встреч при
необходимости в зависимости от численности работников и его
территориальной распределенности.
В графике встреч для каждой встречи указываются: месяц, тематика,
ответственный за организацию встречи, участвующий руководитель.
59
Обеспечение встреч информационными материалами осуществляется
работником, ответственным за организацию встречи.
Встречи с трудовыми коллективами проводятся по возможности в
комфортных условиях и с учетом минимальных потерь рабочего времени (во
время смены вахты, в начале или в конце рабочего дня и т.д.).
Продолжительность встречи – в пределах 1 часа.
Тематика встреч определяется на основании мониторинга проблемных
тем (опросы, анкетирование, работа со слухами, часто задаваемыми вопросами,
ожидания, сигналы обратной связи и т.д.).
внутренние социологические исследования (проводятся социологические
исследования, согласно плана графика работ по проведению социальных
исследований на год).
В соответствии с функциональной ролью и значением внутреннего PR
одной из целей развития системы, является формирование единого
информационного пространства ООО «РН-Снабжение». В настоящее время в
ООО «РН-Снабжение» единое информационное пространство выражается в
хранении информации на сетевом диске Общества, рассылках по электронной
почте, стенды.
Так, информирование работников о значимых событиях в жизни
Общества и прочей информацией происходит, в основном, с использованием
средств электронной почты. Подготовленные для рассылки файлы, презентации
о прошедших мероприятиях направляются вложением в письмо. При наличии
фото/видео отчета о прошедшем мероприятии, все фотографии располагаются
на файловом ресурсе и в сообщении направляется ссылка для доступа к ним;
Помимо этого, существует система корпоративного телевидения, где
размещается ряд производственных показателей и фотоотчеты об прошедших
событиях. Видео панели системы расположены только в фойе АБК-1 Общества
– данное распространение информации несет нарушение в области
информационных технологий по рассылке/пересылке данной информации по
средствам использования корпоративно почты;
60
информирование о новых мероприятиях и сбор заявок на участие в
них происходит так же через рассылку сообщений по электронной почте;
контактная информация работников расположена в адресной книге
MS Outlook и телефонном справочнике Общества, который ведется в MS Excel.
Обновление информации в справочнике связи при кадровых перестановках
работников или изменении места расположения происходит по запросу от
пользователя;
опросы и анкетирование пользователей происходят путем рассылки
по электронной почте опросников, которые выполнены в виде файлов формата
MS Word или MS Excel. Заполненные опросники направляются организатору
опроса/анкетирования. Сведение полученной информации в итоговый отчет
происходит вручную.
бронирование сеанса системой видеоконференции осуществляется
через корпоративный web-сервис, в котором зарегистрированы все
переговорные Компании. Бронирование переговорных комнат в Обществе (при
использовании ВКС/при использовании конференц-залов без использования
ВКС) осуществляется только через отдел административной поддержки.
заявки на предоставление различных документов или услуг
(трудовая книжка, организация рабочего места и пр.) направляются по
электронной почте работнику профильного подразделения. При
необходимости, готовится запрос на бумажном носителе и направляется в
профильное подразделение через отдел делопроизводства.
большинство общих шаблонов, бланков, форматов и пр.
стандартизованной документации, которая требуется работнику в рамках
решения производственных задач, хранится и поддерживается в актуальном
состоянии в папках сетевого файлового ресурса. За поддержание документов в
актуальном состоянии отвечает структурное подразделение – владелец ресурса.
Таким образом, любая публичная информация для региональных СМИ
распространяется исключительно ведущим специалистом по взаимодействию
со средствами массовой информации и общественностью и/или ДИР. Любая
61
публичная информация для зарубежных и федеральных российских СМИ
распространяется исключительно ДИР, либо по его поручению ведущим
специалистом по взаимодействию со средствами массовой информации и
общественностью.
Размещение публичной информации на действующих собственных
информационных ресурсах Общества осуществляется исключительно ведущим
специалистом по взаимодействию со средствами массовой информации и
общественностью. В ООО «РН-Снабжение», такие площадки сосредоточены на
общедоступном сетевом диске, стендах ООО «РН-Снабжение», по средством
массовых рассылок на электронные почтовые ящики работников.
Ведущий специалист по взаимодействию со средствами массовой
информации и общественностью обеспечивает принятие мер, направленных на
сохранность конфиденциальности коммерческой и значимой информации в
части своего функционала (принятие мер по снижению риска попадания в СМИ
конфиденциальной информации, предотвращение распространения
представителями Компании конфиденциальной информации во время участия в
публичных мероприятиях).
Выбор средств рекламы и интегрированных маркетинговых
коммуникаций ведущим специалистом по взаимодействию со средствами
массовой информации и общественностью основывается на анализе
эффективности средств рекламы предыдущих периодов, необходимости и
достаточности охвата заданных целевых аудиторий и не маловажный фактор
который будет включать максимальный охват рынка просмотров, и конечно же
это ценовой диапазон оказываемых услуг, после чего все эти направления
согласовываются и утверждаются ДИР ПАО «НК «Роснефть»
В прямом смысле слова, реклама в ООО «РН-Снабжение» не
используется в понимании продвижения товара/услуг, она больше нацелина на
продвижение имиджевых услуг, т.к. специфика Общества не предусматривает
покупку/продажу тех и/или иных товаров третьим лицам. В ООО «РН-
Снабжение» установлен минимальный бюджет на статью затрат рекламы, т.к.
62
публикации осуществляются в большей степени на освещение корпоративных
мероприятий.
Формирование затрат в Бизнес-плане по статье PR разделен на регионы
присутствия ООО «РН-Снабжение», такие как Нижневартовск, Бузулук, Нягань
и установлены приоритеты расходования средств на наиболее перспективные
мероприятия.
PR-деятельность ведущего специалист взаимодействию со средствами
массовой информации и общественностью включает составление Медиа-плана
на предстоящий год, в котором отражены все основные мероприятия
необходимые к публикациям и освещениям. Организовывает процесс
приглашения печатных изданий и/или телевизионных каналов для освещения
данных мероприятий в рамках утвержденного Медиа-плана ДИР ПАО «НК
«Роснефть».
Ведущий специалист по взаимодействию со средствами массовой
информации и общественностью также разрабатывает и периодически
выпускает короткие статьи в рамках небольших публикаций внутри ООО «РН-
Снабжение», адресованные работникам для информирования о деятельности
ООО «РН-Снабжение» и/или прошедших мероприятиях.
Все без исключения материалы (включая акции), публикующиеся в СМИ,
необходимо согласовывать с ДИР ПАО «НК «Роснефть».
Размещение информационных и рекламных материалов в СМИ является
неотъемлемой частью информационной политики ООО «РН-Снабжение» и
координируется ведущим специалистом по взаимодействию со средствами
массовой информации и общественностью с учетом потребностей структурных
подразделений ООО «РН-Снабжение».
Специалисты структурных и обособленных подразделений ООО «РН-
Снабжение», участвующее в любых публичных мероприятиях,
заблаговременно согласовывает текст своего доклада на публичных
мероприятиях с ведущим специалистом по взаимодействию со средствами
массовой информации и общественностью.
63
Распространяемая, предоставляемая СМИ и/или внешним аудиториям
существенная информация подлежит обязательному предварительному
согласованию с руководителем, находящимся в прямом подчинении
генеральному директору Общества.
Проведение видео-фотосъёмки на территории ООО «РН-Снабжение»
осуществляется по разрешению отдела экономической безопасности.
Ведущий специалист по взаимодействию со средствами массовой
информации и общественностью имеет право обращаться к должностным
лицам Общества с просьбой предоставить имеющуюся в распоряжении
информацию (форма представления информации: интервью, комментарий,
материалы публичного выступления, информационные справки - в печатном и
электронном виде) для подготовки материалов к распространению.
Для своевременного получения качественной и достоверной информации
для создания полноценного и качественного информационного фона в регионе
деятельности ООО «РН-Снабжение», ведущий специалист по взаимодействию
со средствами массовой информации и общественностью (при необходимости)
ежемесячно, до 10 числа месяца предшествующего планируемому в
электронном виде запрашивает информацию в необходимости
публикаций/освещений.
В целях формирования положительного имиджа ООО «РН-Снабжение» в
регионе присутствия, недопущения распространения недостоверной и
негативной информации о деятельности ООО «РН-Снабжение», а также для
анализа информационно-рекламных материалов о деятельности ООО «РН-
Снабжение», ведущий специалист по взаимодействию со средствами массовой
информации и общественностью осуществляет подготовку мониторинга
материалов СМИ в регионе присутствия ООО «РН-Снабжение».
Готовый мониторинг публикаций СМИ в электронном виде
предоставляется руководству ООО «РН-Снабжение».
При выявлении в процессе мониторинга недостоверной, негативной
информации об ООО «РН-Снабжение», ведущий специалист по