23
Служба технической поддержки
Профильные
специалисты
Администрато
р
Горячая
линия
Получение
заявки от
клиентов
Определение
профильности
Уведомление
клиента
Отработка
заявки
Выполнение
работ
Тестирование
Рисунок 1.11 - Диаграмма бизнес-процессов в нотации BPMN
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Как показано в результате анализа бизнес-процессов, изучаемая
технология связана со смежными задачами:
- учетом поставок;
- учетом клиентов;
- поддержки функционирования Интернет-портала;
- взаимодействием со службами доставки;
- работой экономического отдела.
Диаграмма места проектируемой задачи в информационной системе
предприятия показана на рисунке 1.12.
24
Работа
информационного
портала
Взаимодействие
со службами
доставки
Учет поставок Учет клиентов
Поддержка
Интернет-
портала
Работа
экономического
отдела
Рисунок 1.12 - Диаграмма места проектируемой задачи
в информационной системе предприятия
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В ходе исследования было выявлено, что в технологии управления
Интернет-магазином возникает необходимость формирования отчетных
форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные
из информационной базы. Примерные расчеты приведены в таблице 6.
В таблице 6 показано, что использование информационной системы
позволит существенно экономить рабочее время сотрудников, сократить
трудозатраты на выполнение основных технологических операций
в управлении Интернет-магазином.
25
Таблица 6
Частота формирования отчетных документов
№
Название документа
Время
формирован
ия без
применения
автоматизац
ии
Время
формирован
ия с
применение
м
автоматизац
ии
Частота
формирования
раз в год
1
Учет операций по продажам
15 мин.
0,5 мин
6000
2
Учет поставок
15 мин.
0,5 мин.
4000
3
Формирование документов по
продажам
15 мин.
0,5 мин.
4000
4
Учет операций по доставке
товаров клиентам
15 мин.
0,5 мин.
6000
5
Формирование сводного
отчета
15 мин.
1 мин.
7000
6
Формирование
аналитического отчета о
динамике продаж
15 мин.
1 мин.
6000
7
Формирование отчета в
экономическую службу
2 ч.
1 мин.
12
8
Формирование отчета по
поставщикам
1 ч.
1 мин.
100
Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш
рабочего времени в 1030 рабочих дней.
Схема документооборота для процесса «Учет продаж» приведена
на рисунке 1.13. Схема документооборота для процесса «Анализ продаж»
приведена на рисунке 1.14.
26
Исполнитель
Специалист по
продажам
Специалист по
работе со
службой
доставки
Экономист
Действие
1. Оформление
продаж
Ввод продаж
2. Отправка в
службу доставки
Оформление
документов
Оформление
доставки
3.
Аналитический
отчет
Формирование
аналитического
отчета
Рисунок 1.13 - Схема документооборота для процесса «Учет продаж»
Исполнитель
Специалист по
продажам
Экономист
Руководитель
Действие
1. Учет продаж
Ввод данных по
продажам
2. Учет
поступлений
Ввод
поступлений
Формирование
сводного отчета
3.
Аналитический
отчет
Формирование
аналитического
отчета
Рисунок 1.14 - Схема документооборота для процесса «Анализ продаж»
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
В условиях ООО "ОК-Сервис" предусмотрено использование
технологий информационной безопасности в соответствии с действующим
законодательством и регламентирующими внутренними документами.
27
Основными направлениями в обеспечении защиты информации
ООО "ОК-Сервис" являются:
- обеспечение физической защиты помещений (использование
охранной и пожарной сигнализации, система видеонаблюдения, наличие
договора с охранным предприятием);
- организационная защита информации (разработка внутренних
регламентирующих документов, ознакомление сотрудников с ними под
роспись, доведение ответственности за нарушение требований защиты
информации, определение перечня видов конфиденциальной информации,
с которой работают сотрудники и порядка работы с ней);
- программная защита информации (защита информационной системы,
что включает использование антивирусной защиты, средств защиты
от сетевых угроз, криптографические системы).
Защита информации ООО "ОК-Сервис" осуществляется со стандартами
по классу К3.
В условиях информационной системы ООО "ОК-Сервис" используются
программные продукты в области информационной безопасности:
- Антивирусное решение DrWeb Security Space 11.0;
- управление видеосистемой на базе «Орион»;
- Криптографические системы на базе «Крипто-Про».
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для проведения анализа существующих разработок автоматизации
задачи учета продаж были выбраны 3 программных продукта:
- «CRM Лайт»;
- «1С: Комплексная автоматизация 8»;
- «Мои продажи 2.0».
28
«CRM Лайт» - онлайн-сервис для ведения клиентской базы
и автоматизации продаж. С помощью «CRM Лайт» можно видеть
информацию по всем клиентам и продажам в одном интерфейсе, настроить
процессы обработки заказов, анализировать всю статистику по воронке
продаж.
Таким образом, «CRM Лайт» позволяет [7]:
- автоматизировать процесс продаж;
- вести учет клиентов;
- контролировать ход всех сделок;
- видеть воронку продаж;
- оценивать эффективность отдела продаж.
Прикладное решение «1С: Комплексная автоматизация 8» позволяет
автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и управления
на предприятиях, которые ведут оптовую, розничную, комиссионную
торговлю (включая субкомиссию), осуществляют прием товаров на
комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.
Программный продукт обладает следующим функционалом [8]:
- возможность планирования продаж и закупок;
- учет поставок и товарных запасов;
- учет взаиморасчетов с контрагентами.
Технология работы с заказами позволяет проводить эффективное
размещение заказов покупателей и отражение их в планах подразделений
согласно принятой в компании стратегии их исполнения и технологическими
схемами (складские операции, под заказ). В процессе регистрации заказа
нужные товары автоматически резервируются на складских площадях
предприятия, а в случае отсутствия необходимого количества товаров
производится автоматическое формирование заказа для поставщика.
«Мои продажи 2.0» - бесплатная программа с открытым исходным
кодом для учета продаж и товаров. Предназначена для розничных торговых
точек, которые работают по упрощенной системе.
29
Возможности программного продукта [16]:
- создание нескольких пользователей с возможностью разграничения
их полномочий;
- просмотр параметров продаж в онлайн режиме из различных
торговых точек;
- формирование и печать списка продаж за выбранный период;
- просмотр статистической информации за выбранный период в разрезе
отделов и продавцов;
- возможность гибкой работы с продукцией, наличие древовидного
каталога продукции при неограниченной степени вложенности, реализация
технологий прихода, списания продукции, просмотра и распечатки остатков
товаров для более эффективного процесса инвентаризации;
- поиск по товарам, продажам, сделанным расходам;
- возможность расширения функций программы через добавление
плагинов.
Сравнение функциональных возможностей автоматизированных
систем учета продаж представлено в Таблице 1.2.
На сегодняшний день наиболее эффективным программным продуктом
для целей автоматизации учета продаж является «1С: Комплексная
автоматизация 8», позволяющая как осуществлять планирование продаж
компании, так и проводить комплексный анализ продаж, формировать
отчетные документы, заявки и договора.
Таблица 1.12
Таблица сравнения функциональных возможностей
автоматизированных систем учета продаж
Функциональные
возможности системы
Наименование системы
«CRM Лайт»
«1С:
Комплексная
автоматизация 8»
«Мои
продажи
2.0»
Специальные возможности
Календарное
-
+
-
30
Функциональные
возможности системы
Наименование системы
планирование, контроль и
управление продажами
предприятия
Календарное
планирование
поступления денежных
средств от продаж
-
+
-
Специальные возможности
Оперативная отчетность
+
+
+
Формирование счета-
фактуры
+
+
-
Формирование плана
поступления денежных
средств от продаж
-
+
-
Контроль исполнения
плана поступления
денежных средств
-
+
-
Учет и регистрация
поступающих заявок
+
+
+
Согласование и
утверждение заявок на
платежи
+
+
+
Формирование договора с
компанией
+
+
-
Регистрация документов
+
+
-
Отчеты по продажам
+
+
+
Общие возможности (%)
Удобство интерфейса
90
70
80
Гибкость
50
80
30
Практичность
50
100
25
Безопасность
80
90
60
Стоимость программы,
руб.
2500
22000
12000
Основным недостатком перечисленных систем является их
громоздкость и, как следствие, сложность внедрения, и большое количество
времени и средств, затрачиваемых на это.
В нашем же случае необходимо разработать автоматизированную
систему учета реализации продукции и учета заявок поставщикам, то есть
31
автоматизировать только небольшой участок деятельности предприятия.
Рассмотренные же системы автоматизируют большую часть деятельности
в области реализации продукции, то есть, в случае покупки такого
программного комплекса большая часть функций не будет использоваться,
следовательно, финансовые средства будут потрачены впустую
и не принесут ожидаемого эффекта. Таким образом, в случае Интернет-
магазина ООО "ОК-Сервис" оптимальным решением будет являться
собственная разработка программного обеспечения.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разрабатываемая система автоматизации бизнес-процессов для
Интернет-магазина должна обладать приемлемыми характеристиками
по параметрами масштабируемости надежности хранения информации.
Кроме того, система должна обладать адаптируемостью под программную
среду в условиях ООО "ОК-Сервис". Также, разрабатываемая система ИС
должна иметь возможности по доработке функционала при изменении
потребностей организации. Система не должна иметь неиспользуемого
функционала. Система должна представлять собой: приложение Windows,
обладать понятным пользовательским интерфейсом, интерфейс
администратора должен иметь набор необходимых функций, также должна
быть реализована возможность по формированию отчетности согласно
поставленным задачам.
При реализации проекта необходимо определить следующие стадии
[12]:
1. Проведение анализа существующих бизнес-процессов управления
предприятием с использованием информационного портала. Предполагает
проведение сбора и анализа следующих параметров: объем продаж, наличие
товара на складе, уровень спроса по видам продукции.
2. Определение функций, подлежащих автоматизации.
32
3. Определение стратегии автоматизации. Проведение анализа
существующих стратегий автоматизации и подбора наиболее подходящего
варианта для ООО "ОК-Сервис".
4. Разработка документа «Техническое задание» и сроков исполнения
работ
Далее проведем выбор стратегии автоматизации применительно
к данному проекту.
Принятыми в настоящее время стратегиями автоматизации являются
[10]:
- Кусочная (предполагает автоматизацию для каждой из задач
с использованием собственной информационной системы;
- По участкам (автоматизируются участки деятельности
с использованием собственного ПО);
- По направлением (производится автоматизация направления
деятельности);
- Полная автоматизация (весь производственный процесс
автоматизируется одним программным продуктом).
В рамках данного проекта в качестве способа автоматизации выберем
автоматизацию по направлению, направлением является «учет и анализ
продаж в Интернет-магазине». Использование полной автоматизации
нецелесообразно, так как остальные направления деятельности Интернет-
магазина (учет хозяйственных операций, работа юридического и кадрового
отдела, учет заработной платы) не имеют связи с изучаемой технологией.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Далее проведем выбор способа приобретения программного решения
для процесса управления продажами Интернет-магазина. Существуют
следующие способы приобретения программных решений [5]: