23
обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности
организации может как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее.
Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры,
оформление дополнительных льгот, являются, конечно же, более сложными
с точки зрения кадрового учета.
Как рассчитать текучесть кадров. Если руководитель решил
отталкиваться от количества персонала, и этот способ кажется более
простым и удобным, стоит все же рассчитать текучесть за прошедший
период и сформулировать основные задачи. Текучесть находится по простой
формуле: Кт = (Количество уволенных) х 100 / (Среднесп. Численность)
Пример:
За год в компании уволено 23 человека, среднесписочная численность
равна 150 человек, расчет текучести: Коэффициент текучести = 23 х 100 / 150
= 15,33. Норма текучести зависит от сферы деятельности организации,
материальной стабильности, сезонности и политики руководства.
В целом коэффициент, равный 10-20 процентам, считается
нормальным. Чем текучесть выше, тем больше нагрузка на кадровых
работников, и если она значительно превышает средние показатели, это
является поводом для увеличения численности отдела кадров. Итак, для
использования этого метода принимаем во внимание: Численность.
Текучесть. Дополнительные функции. При низкой текучести и небольшом
количестве нагрузки в виде добавленных задач наличие одного кадрового
работника на 150 человек видится достаточным. Достоинства
Незначительные трудозатраты и возможность иметь временной запас
человеко-часов для непредвиденных ситуаций. Недостатки Низкая точность
и необходимость регулярно доказывать правильность расчета, т. к.
наглядность результатов невысока.
9
9
Базаров, Т.Ю. Управление персоналом. Практикум: Учебное пособие для студентов
вузов, обучающихся по специальностям «Управление персоналом», «Менеджмент
организации» / Т.Ю. Базаров. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 239 c.
24
Ведение кадрового документооборота в компаниях осуществляется по-
разному, однако в организациях, имеющих немалое количество документов,
возникает потребность в их упорядочивании. Учитывая требования
законодательства, определяющего сроки хранения, и обязанность
работодателя по соблюдению хранения документов, номенклатура дел
становится необходимостью.
Цель создания номенклатуры – установление полного перечня дел, их
состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации
структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления
деятельности.
Далее рассмотрим порядок формирования номенклатуры дел как
важнейшую функцию кадровой службы. Номенклатура отдела кадров
базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» КоАП РФ (ст. 13.25) приказ Минкультуры России от
31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения,
комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в органах
государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
(далее — Правила 2015); приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558
«Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках
хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с
указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации.
Комплекс нормативно-методических документов по документированию
25
кадровой работы в управленческих структурах различных форм
собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку
передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.:
Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. 2003. Нарушение
установленного порядка и сроков хранения документов по КоАП РФ «влечет
наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от
двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот
тысяч до трехсот тысяч рублей». Следующим шагом изучаем уставные
документы, структуру организации, содержание и структуру документов.
Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год составляется специально
назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или
должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.
Рассмотрим подробнее заполнение формы. Графа 1 «Индекс дела»
Состоит из установленного в организации цифрового обозначения
структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка
дела по номенклатуре в пределах отдела кадров. Индексы дел принято
обозначать арабскими цифрами, отделенными друг от друга тире, однако в
некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из
сочетания букв и цифр) индексация. Так, например, порядковый номер
кадровой службы в организации – 12. Если в перечне дел подразделения дело
«Служебное расследование» значится под номером 20, то индекс
обозначается 12-20.
В варианте, когда будет принято решение о дополнении дела
документами о проведении расследования, индекс изменится - 12-20.01.
Локальные и нормативные акты, утвержденные как самостоятельные
документы, группируют в отдельные дела. Если же распорядительные
документы являются приложениями, то и формируются они вместе с
вышеуказанными документами. Например, штатное расписание и изменения
к штатному расписанию будут иметь один индекс дела, так же как трудовые
договоры и соглашения к трудовым договорам. Графа 2 «Заголовок дела»
26
Отражает состав документов дела. Воспользовавшись правилами и
методическими рекомендациями, содержащими методику по составлению
заголовков в номенклатурах дел, можно избежать множества ошибок. В
номенклатуре должны быть отражены все документируемые участки работы
и вопросы деятельности отдела кадров. Следует обратить внимание на
отражение в заголовке основного содержания и состава документов дела.
Например, приказы по личному составу, штатное расписание, приказы о
направлении работника в командировку и т.д. Не допускается вносить в
номенклатуру дел заголовки «Важное», «Переписка» и т.п.
Условно заголовки дел можно разделить на следующие виды:
Том 1. О переводе.
Том 2. Об увольнении.
Том 3.
По правилам делопроизводства дело должно содержать не более 250
страниц при толщине не более 3-4 см. При большом объеме дела его обычно
разбивают на части, и составляют подзаголовки, уточняющие содержание
общего заголовка. Графа 3 «Количество дел» Заполняется по окончании
календарного года. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в
графе «Примечание» вносится запись «не формировалось». Графа 4 «Срок
хранения и № статьи по перечню» Сроки хранения документов
регламентированы Перечнем типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 6
октября 2000 г. Руководствоваться им должны не только государственные, но
и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ
от 21.02.2012 № 14589/11). Следует учитывать, что Федеральным законом от
2 марта 2016 г. № 43-ФЗ были установлены новые сроки хранения некоторых
документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по
личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются
прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.
Графа 5 «Примечание» Указывается дополнительная информация
27
относительно дел. В вышеназванной графе ставятся отметки о действиях,
совершенных с документами: например, об утрате, изъятии, переходящих
делах, о выделении дел к уничтожению и др. Следует обратить внимание и
на содержание в Перечне других специальных отметок, которые относятся к
срокам хранения документов.
По окончании календарного года работник, ответственный за ведение
номенклатуры дел отдела кадров, письменно указывает категории и
количество дел с постоянным, временным (до 10 лет) и временным (свыше
10 лет) сроком хранения. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел
При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также
производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная
комиссия (при ее действительном существовании и работе) так и работник,
несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых
документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и
специалистом юридического отдела. В другом случае можно предусмотреть
дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие
записи можно собственноручно. При проведении реорганизации компании,
согласно правилам делопроизводства, номенклатуру дел необходимо
изменить в течение месяца.
Бывает и так, что предусмотренная группа дел прекращает
существование, или сбор и хранение документов отпадают в течение года,
тем не менее, вычеркивать ничего не следует. Однако при последующем
утверждении такая группа в документ уже не вносится. Ежегодно
номенклатура кадровой службы подлежит пересмотру и переутверждению,
для сохранения актуальности в ведении дел. Документ используется для
упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, и в то
же время для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные
учреждения. В случае отсутствия серьезных изменений документ в четвертом
квартале подлежит уточнению и вступает в силу с начала следующего года.
28
1.3 Перспективы использования инновационного подхода в
кадровой работе на государственной службе
Главная цель проведенной работы заключается в комплексном
теоретическом исследовании проблемы увеличения конкурентоспособности
современного менеджмента персонала, в учреждении государственной
службы.
В процессе проведения исследования был выявлен ряд факторов,
оказывающих влияние на принятие решений на государственной службе, в
том числе и в сфере управления персоналом. Особо следует выделить такие
факторы:
- обязательный (правоприменительный) характер;
- высокий уровень значимости иерархических отношений (так
называемая система субординации);
- оперирование бюджетными средствами;
- некоторые сложности в части однозначного определения целей
деятельности.
10
Отметим, что в отношении деятельности руководителей
государственной службы понятие «управленческие инновации» должно
рассматриваться как реформаторство в системе управления госучреждением,
применяемое для повышения эффективности осуществляемой деятельности.
Управленческие инновации, которые внедряются в деятельность
государственных учреждений, должны быть направлены, прежде всего, на
изменение корпоративных отношений, сотрудничество, увеличение качества
и эффективности работы, искоренение коррупции и достижение социально-
экономических целей государственного управления через использование
механизма инновационных методов.
10
Никитина А.С. Инновации в кадровом резерве на государственной службе:
возможности внедрения и готовность к исполнению. Никитина А.С., Каргина Е.Д.
Вопросы управления. 2016. № 3 (21).
29
Основные направления усовершенствования инновационных
механизмов управления в рассматриваемой области должны реализовываться
на основе комплексного подхода, состоящего из трех основных элементов:
методологии внедрения инноваций, кадровых технологий и организации
труда руководителя.
Помимо традиционных показателей, в предлагаемых кадровых
технологиях используются также показатели дифференцированности оплаты
труда и результативности профессиональной деятельности.
На наш взгляд, понятие управленческих инноваций в сфере управления
персоналом на государственной службе – это отдельный специфический вид
инноваций, воплощенный не только в новых управленческих технологиях, но
и в новейших административных процессах, а также в организации труда
персонала. Данное понятие включает в себя введение новых методов
организации работы, управления ресурсами и структурирования задач в
рамках концепции «управления по результатам», определения
вознаграждения и прочих методов, направленных на повышение качества и
эффективности работы, изменение корпоративных отношений,
сотрудничество, искоренение коррупции.
11
Инновационным механизмом принятия управленческих решений на
государственной службе в сфере управления персоналом предполагается
ситуация, при которой в арсенале у руководителя имеется модель
информационного обеспечения (с привлечением информационно-поисковых
систем) управленческих решений, принимаемых им в рамках своих
служебных полномочий. При этом должно учитываться, что цена
дополнительной информации может существенно превышать показатели
результатов, ожидаемых от соответствующего уровня обоснованности
принимаемых решений.
11
Никитина А.С. Инновации в кадровом резерве на государственной службе:
возможности внедрения и готовность к исполнению. Никитина А.С., Каргина Е.Д.
Вопросы управления. 2016. № 3 (21).
30
К числу факторов, которые сдерживают внедрение инноваций в
управленческую деятельность, относятся:
- изменение управленческих отношений;
- неопределенность результатов и высокие риски;
- возникновение отрицательных последствий и непредвиденных
проблем;
- коррупция;
- психологическое непринятие государственными служащими
происходящих изменений.
Методика выработки и принятия инновационных решений включает в
себя две наиболее стандартные ситуации: проблема может быть аналогичной
предыдущей, однако обстоятельства и ситуация, при которых она появилась,
могут отличаться; обстоятельства, при которых появилась проблема,
остаются прежними, но изменилась сама проблема.
12
Главным направлением повышения эффективности инновационного
механизма принятия управленческих решений, в том числе и в сфере
управления персоналом, является внедрение инновационной методики,
которая позволяет удовлетворить потребность государственных органов в
высококвалифицированном и компетентном персонале. Такой методикой
стала методика функционального кадрового аудита, которая позволяет не
только сформировать перечень требований к кадровому составу
государственного учреждения для осуществления возложенных на него задач
и функций, но и проводить анализ имеющегося кадрового состава
государственного органа.
Совершенствование механизма принятия руководителем
государственной службы управленческих решений на основе инновационных
методов должно осуществляться в общей системе мер перестройки
12
Никитина А.С. Инновации в кадровом резерве на государственной службе:
возможности внедрения и готовность к исполнению. Никитина А.С., Каргина Е.Д.
Вопросы управления. 2016. № 3 (21).
31
организационного экономического механизма государственного управления
и административной реформы.
Проведение анализа эффективности внедрения инноваций в сфере
управления персоналом, принятия управленческих решений и оценка
эффективности деятельности руководителей были осуществлены на
основании результатов анкетирования государственных служащих краевого
центра.
Управленческое решение (УР) в сфере управления персоналом
является родовым понятием, поскольку оно выражает практически все
основные стороны деятельности субъекта управления по руководству
соответствующей социальной системой. В современной науке
управленческое решение трактуется в несколько различающихся между
собой дефинициях.
Мы не будем проводить обстоятельный анализ разных признаков и
дефиниций УР, но отметим, что в широком понимании оно является
инструментом реализации функций управления, а в узком – выбором
альтернативы, ориентированный на определенную цель.
Инновации имеют между собой массу различий и могут различаться по
многим параметрам. В условиях кардинальных реформ, в сфере управления
персоналом в том числе, существенно увеличивается значение и роль
современных руководителей, владеющих и применяющих на практике
инновационные методы управления. Прежде всего это относится к
руководителям государственных учреждений и организаций, управление
которыми усложняется по мере реформирования всей системы
государственного управления.
Нынешнее состояние развития общества, достижение целей
управления и успешное функционирование государственного учреждения
определяется в большей степени тем, насколько эффективным является его
руководитель. Эффективность любой управленческой деятельности, в том
числе и в сфере управления персоналом, напрямую зависит от умения
32
руководителя принимать обоснованные решения. Данное утверждение
справедливо до такой степени, что управление может быть обозначено в
качестве системы принятия обязательных решений. Принятие решений
осуществляется на всех этапах управленческой деятельности, а также для
реализации всех ее функций, начиная с постановки задач и целей, заканчивая
контролем.
Немаловажным условием в процессе разработки инновационной
системы управления государственным учреждением является совокупность
таких стратегических шагов:
- приведение существующей системы государственного управления в
полное соответствие с текущими потребностями развития государства;
- обеспечение бесперебойной и эффективной деятельности системы
государственных учреждений;
- поддержание на оптимальном уровне баланса интересов субъектов
государственного управления.
В вышеназванные шаги четко вписывается система управления
персоналом, показанная в Приложении 2.
Сбалансированная система показателей (ССП), в разработке которой
принимает участие высшее руководство, направлена на оптимизацию
процесса модернизации системы управления персоналом. Ответственность за
поставленные цели возложена на всех членов учреждения. Сама же ССП и,
следовательно, работа по модернизации методов управления персоналом
становится своеобразной организационной основой управления широким
комплексом важных процессов. В результате этого все участники процесса
модернизации приходят к единому мнению в независимости от своей
настоящей специализации либо предыдущего опыта.
Таким образом, ССП – это основа для распространения стратегии
модернизации учреждений. На рисунке 2 приводится схема ССП с позиции
взаимодействия ее основных элементов, модифицированная нами в целях
реализации стратегии по модернизации учреждения. Корректно составленная