14
установить контакты с местными трудовыми органами, в службе занятости и
профориентации, университетов и технических учебных заведений
(колледжей), с частными агентствами, специализирующимися на наборе в связи
с необходимостью изучения ситуации на рынке труда, найма, их обучения и
развития и т.д.
Методология управления связаны с применением определенных методов
управления, под которыми понимаются «способы воздействия на персонал с
целью осуществления координации их деятельности в процессе
функционирования организации»
4
. Основные существующие методы
управления представлены на рисунке 1.
Рисунок 1. Система методов управления персоналом
Административные методы проявляются в виде организационного и
распорядительного воздействия со стороны руководства предприятия и
4
Дятлов, В.А. и др. Управление персоналом / В.А. Дятлов, А.Я. Кибанов, В.Т. Пихало. - М: ПРИОР, 2015. - 401
с.
15
направлены на организацию трудового процесса. Экономические методы в
условиях рыночной экономики усилили свое значение, так как стали важным
условием для создания целостной системы управления.
Психологические методы направлены на личность конкретного
человека, а социологические – на определение места личности в коллективе.
Данные методы позволяют развить внутренний потенциал работника, развить
эффективные коммуникации в трудовом коллективе.
Таким образом, кадровые службы предприятий на современном этапе
развития представляют собой достаточно сложный элемент управления,
который соединяет в методические, информационные и координирующие
центры по работе с персоналом. Для того, чтобы эта работа была успешной,
разрабатываются концепции управления персоналом, которая должна включать
в себя методологию управления, систему и технологию управления.
Работу службы кадров регулируют нормативные акты федерального
уровня и локальные нормативные акты, издаваемые в самой организации. К
нормативным актам федерального уровня относится Конституция Российской
Федерации.
Ст. 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по
трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом
продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни,
оплачиваемый ежегодный отпуск».
В Конституции оговорено также «право на неприкосновенность частной
жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени», что
означает возможность человека самому контролировать информацию о себе, не
разрешать разглашение сведений личного характера.
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) защищает права и
интересы работников и работодателей, создает необходимые правовые условия
для оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений. На
основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок
ведения документов: разрабатываются и применяются Правила внутреннего
16
трудового распорядка, составляются графики отпусков, трудовые договора и
пр.
5
Согласно нормам, установленным в ТК РФ, в организациях оформляется
прием, перевод работников, расторжение трудового договора, предоставляются
отпуска, производится поощрение работников, применяются дисциплинарные
взыскания и т.д.
Гражданский кодекс регулирует правовое положение юридических и
физических лиц в процессе предпринимательской деятельности, а также
документирование различных отношений, возникающих между ее
участниками
6
. Наказание за нарушение порядка доступа к информации
персонального характера нашли отражение в Кодексе Российской Федерации
об административных правонарушениях
7
.
В Федеральном законе от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой
тайне» раскрывается вопрос конфиденциальности информации в рамках
трудовых отношений (ст. 11), что обязательно учитываются при оформлении на
должности, предполагающие работу с конфиденциальной информацией, в том
числе с персональными данными
8
.
Закон РФ «О персональных данных»
9
создает правовую основу
обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации
конституционных прав человека, в том числе права на неприкосновенность
частной жизни, личную и семейную тайну. В законе определены принципы и
условия обработки персональных данных.
Отдельно регулируются отношения по обработке специальных
категорий персональных данных (сведения о расовой, национальной
принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских
убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни).
Кроме федеральных нормативно-правовых актов работу кадровой
5
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016)
6
Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ
7
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ
8
Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ
9
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ
17
службы в организации, регламентирует ряд локальных нормативных актов.
Устав – правовой акт и документ, определяющий структуру, функции и права
предприятия. Устав считается учредительным документом для большинства
юридических лиц, за исключением полных и коммандитных обществ.
Именно в нем отражены все основные вопросы, касающиеся
деятельности предприятия. Начинается устав с наименования юридического
лица и заканчивается порядком его прекращения. Также уставом регулируются
полномочия тех или иных органов управления юридическим лицом. Например,
в большинстве договоров указывается, что директор той или иной стороны
действует на основании устава.
Коллективный договор является правовым актом, регулирующим
социально-трудовые, экономические отношения между работниками и
работодателем. Регулирует рабочее время и время отдыха, оплату и
нормирование труда, охрану труда, социальные льготы, гарантии, социальное
страхование и т.д.
В приложениях к коллективному договору содержится ряд документов:
— Положение о непрерывном стаже работы в системе предприятия;
— Положение об оплате труда и премировании;
— Перечень профессий и должностей с вредными условиями труда,
работа в которых дает право на дополнительный отпуск и порядок его
предоставления;
— Перечень должностей работников, работающих с ненормированным
рабочим днем и порядок предоставления им ежегодного дополнительного
оплачиваемого отпуска;
— Правила внутреннего трудового распорядка и др.
10
Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок
приема и увольнения работников, основные права, обязанности и
ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха,
применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и другие вопросы
10
Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – М.: Новое знание, 2014. – С. 97
18
регулирования трудовых отношений. Правила внутреннего трудового
распорядка утверждены генеральным директором.
Штатное расписание на предприятиях применяется для оформления
структуры, штатного состава и штатной численности предприятия в
соответствии с его уставом. В должностных инструкциях работников
определены должностные обязанности в соответствии с конкретной
должностью. Ряд инструкций устанавливают общие правила ведения
делопроизводства, оформления документов, которые обязательны для
соблюдения, в том числе в управлении персоналом.
Следует отметить, что грамотная постановка работы кадровой службы
на предприятии и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания
и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и
нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового
делопроизводства позволяет решить следующие задачи:
1) правильно оформить документы в соответствии с требованиями
действующего законодательства, придав им юридическую силу;
2) обеспечить хранение и оперативное использование документов в
текущей деятельности и предотвратить возможность несанкционированного
использования информации;
3) предотвратить негативные последствия для своих работников,
возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для
работодателя в данном случае – избежать ответственности, установленной
действующим законодательством.
Из вышесказанного следует отметить, что за нарушение трудовой
дисциплины, законодательных и нормативно-правовых актов службу кадров
можно привлечь в соответствии с действующим законодательством в
зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной,
административной и уголовной ответственности.
1.2. Структура и формы организации кадровой службы
19
Организационные формы кадровой службы могут быть следующими:
— управление кадров;
— управление персоналом;
— отдел кадров;
— отдел персонала;
— кадровый центр.
Делопроизводство в кадровой службе может вести один человек —
инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя. При выборе
организационной формы кадровой службы руководитель должен понимать, что
его решение определяется штатной численностью организации. В зависимости
от числа сотрудников организации можно условно разделить на три категории:
1) Крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч)
сотрудников.
2) Средние, когда состав работающих не превышает трехсот человек.
3) Небольшие, состоящие из нескольких сотрудников.
В крупных организациях, особенно в тех, которые имеют дочерние
организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров,
управление персоналом, а средних — отделы кадров. В небольших
организациях работа с документацией по личному составу может быть
возложена на инспекторов (менеджеров) по кадрам или на секретарей
руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено
в должностной инструкции инспектора или секретаря.
Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от ряда
факторов, основными из которых являются:
— отраслевая принадлежность предприятия;
— место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный,
региональный, местный);
— уровень централизации управления;
— тип предприятия (локальная компания, холдинг);
— определяющие экономические показатели;
20
— количество работников предприятия;
— концепция управления персоналом;
— кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);
— состояние регионального рынка труда;
— наличие региональной образовательной инфраструктуры;
— пол и возраст работников;
— технологические особенности производства;
— уровень профессиональной подготовки специалистов службы
персонала.
В зависимости от размеров конкретной организации выделяются
следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
— самостоятельное структурное подразделение с непосредственным
подчинением руководителю организации или его заместителю;
— выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником
организации;
— выполнение функций кадровой службы по совместительству с
выполнением другой работы.
В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников
службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек)
целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых
специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до
десяти сотрудников службы персонала.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации,
кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов,
представления о поощрении, графики отпусков и т.п. Из кадровой службы в
подразделения направляются:
1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри
организации, увольнении работников;
3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего
21
трудового распорядка;
4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой
дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты
потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления
пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п. В
свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о
списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета
рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной
нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
— требовать от всех подразделений организации представления
необходимых для ее работы материалов;
— принимать работников, организации по вопросам перемещения и
увольнения;
— взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора
кадров;
— требовать от других подразделений обязательного выполнения тех
указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника
отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность
работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. На
основании рассмотренных форм и структуры кадровых служб, рассмотрим
особенности работы кадровой службы:
1. Комплексный характер деятельности службы кадров и гибкая
организация труда. Нет четкого функционального разделения между
административной и производственной службой кадров, что способствует
сокращению дистанции между ними, однако не устраняет социальных различий
(например, в оплате труда).
Службе кадров в организации приходится выполнять функции, не
22
свойственные их должностям, так как здесь необходимы универсальные
работники, а не профессионалы узкого профиля. Чаще всего такие
«универсалы» появляются в процессе работы предприятия, поскольку им
приходится совмещать должности и выполнять различные виды работ.
2. Отсутствие многоуровневой организационной структуры. В этих
условиях служба кадров приходит к пониманию карьеры как расширению и
усложнению функциональных обязанностей, росту профессионализма,
увеличению заработной платы, а не повышению в должности.
3. Относительно более высокая информированность службы кадров.
Руководителю предприятия сложно скрыть от службы кадров сведения о
методах работы и отношениях с партнерами и государственными структурами.
Такая информированность ставит работодателя в некоторую зависимость от
службы кадров и тем самым вынуждает вести поиск работников среди
родственников, личных знакомых или по рекомендации проверенных людей.
4. Меньшая степень бюрократичности в работе. На предприятиях
зачастую отсутствуют многие правила и документы по регламентации
деятельности службы кадров, что порождает индивидуальный подход к каждой
ситуации и работнику. Однако это приводит к возникновению конфликтов, к
выражению личных симпатий и антипатий руководителя к службе кадров.
5. Организованное обучение службы кадров может практически
отсутствовать. Объясняется это рядом причин: недооценкой необходимости
обучения службы кадров, нехваткой средств, неопределенностью перспектив
предприятия, низкой оценкой существующих курсов обучения.
6. Предприятие предъявляет повышенные требования к личным
качествам службы кадров. Коллектив быстрее подвергнет гонению того, чьи
качества не соответствуют принятым нормам и ценностям предприятия.
7. Широкий выбор работников службы кадров. Руководители
предприятий чаще всего нанимают сотрудников невысокой квалификации и,
соответственно, за невысокую оплату труда. При этом имеется возможность
экономить на социальных льготах, обучении, условиях труда и т.д. Отсутствие
23
высокой квалификации у работников снижает уровень их претензий. Боясь
потерять работу, многие добровольно идут на такие ущемления.
8. Принципы отбора службы кадров иногда ориентированы не на
прямые, а на косвенные доказательства профессиональной пригодности
работников. Значимость рекомендаций на предприятиях малого бизнеса в
настоящее время рассматривается не только с точки зрения подтверждения
профессионализма службы кадров. Рекомендации фактически являются
подтверждением наличия у кандидата знакомых и коллег, готовых отвечать
своей репутацией за действия службы кадров.
Иначе говоря, важны не только содержание рекомендации, но и
личность (должность) того, кто их дает. В этом случае принципы кадрового
отбора службы кадров ориентированы не на прямые, а на косвенные
доказательства профессиональной состоятельности кандидата. Предприятие
получает работника, обладающего специфическим капиталом в виде личных
знакомств, должностных контактов и неформальных связей, которые в
дальнейшем принесут предприятию дополнительные заказы и предложения.
9. Благополучие службы кадров зависит от руководителя (считается, что
это самая важная проблема работников предприятия). Встречается, что на
многих предприятиях отсутствуют коллективные договоры, профсоюзы,
которые смогли бы оказать давление на администрацию в защиту интересов
работников. Единственный документ, регулирующий отношения работодателя
с работниками, – ТК РФ.
Служба кадров является функциональным подразделением,
непосредственно не участвующим в основной деятельности предприятия.
Работа данной службы направлена на формирование кадровой политики
фирмы, то есть свода теоретических правил и требований, а также
практических мероприятий в области работы по управлению службой кадров.
То есть основной функцией кадровой службы является привлечение
специалистов и создание им эффективных условий профессиональной
деятельности внутри организации. Управление службы кадров должно