18
3. Осуществление планомерной работы с кадрами, кадровым
резервом. Эта работа должна строиться на таких
организационных принципах, как планирование деловой
карьеры, подготовка кандидатов из числа резерва на
продвижение по индивидуальным планам развития, ротация и
обучение кадров на специальных курсах и стажировка на
соответствующих должностях.
4. При работе с кадрами необходимо перейти от административных
методов управления к научно обоснованным формам оценивания,
подбора и расстановки кадров, что, в свою очередь, требует от
работников кадровых служб умения применять современные
методы психологического тестирования и социологические
методы изучения общественного мнения.
5. Для укрепления и повышения авторитета кадровых служб
необходимо создание системы подготовки, переподготовки и
повышения квалификации специалистов для этих служб.
1.2. Особенности организации работы кадровой службы
Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление
по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение
коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями
деятельности которой являются:
• документирование трудовых отношений;
• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию
рабочих и специалистов;
• формирование стабильно работающего трудового коллектива;
• создание кадрового резерва;
• организация системы учета кадров.
Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе
19
управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и
является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений
и организацией работы с персоналом.
Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть
деятельности любой организации. Документированная информация
составляет основу управления. В современном обществе информация стала
полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и
политической жизни общества. Качество информации определяет качество
управления. В современных условиях для повышения эффективности
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию
работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда
базируется на информации, на служебном документе
14
.
Организация работы с документами влияет на качество работы
аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих
работников. За счет более совершенной системы документационного
обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение
служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор
на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата
управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и
организованной.
Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы
по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и
подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии,
играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой
документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с
нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Необходимо учитывать, что документация по личному составу
подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.
14
Евсеева Н.С. Актуальные проблемы управления персоналом / Н.С. Евсеева // Экономика и социум. - 2017.
- № 1 (32). - С. 25-32.
20
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за
документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть
знаком с основами трудового законодательства.
Не менее важным для администрации предприятия является
использование документов кадровой службы при решении споров с
работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением
в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение
при этом имеет не только правильное составление содержательной части
каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими
нормативными актами, то есть придание документу юридической силы.
Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них
отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят
специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником
даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их
применении.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая
существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей
стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных
отношений. Так как служит документальным подтверждением прав
работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности,
предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные
архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при
обращении граждан в архивные учреждения.
Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в
деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание
документированию работы с персоналом и учитывать все особенности
работы с кадровыми документами.
Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое
значение для любой организации. От того, насколько профессионально
организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех
21
управленческой деятельности в целом.
Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с
составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе
должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура;
функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности;
ответственность.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения
структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и
закрепленные за ними подразделения отдела.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от
масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации
выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой
работы:
• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным
подчинением руководителю организации или его заместителю;
• выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником
организации;
• выполнение функций кадровой службы по совместительству с
выполнением другой работы.
Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в
следующем:
•разработка планов комплектования кадров в соответствии с
программой развития конкретной организации;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии
с трудовым законодательством Российской Федерации;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по
делопроизводству;
• контроль исполнения руководителями подразделений приказов и
распоряжений по работе с личным составом;
22
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка
мероприятий по ее устранению;
• анализ состава специалистов организации, деловых качеств
работников с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квали-
фикационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и ис-
пользованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной
комиссии;
• подготовка материалов для представления работников к поощрению и
награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил
внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам
15
.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая
служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов,
представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
• сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
• копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри
организации, увольнении работников;
• копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего
трудового распорядка;
• сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание,
15
Евсеева Н.С. Актуальные проблемы управления персоналом / Н.С. Евсеева // Экономика и социум. - 2017.
- № 1 (32). - С. 25-32.
23
расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для
оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери
кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения
о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета
рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы
временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках
работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
• требовать от всех подразделений организации представления
необходимых для ее работы материалов;
• принимать работников, организации по вопросам перемещения и
увольнения;
• взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора
кадров;
• требовать от других подразделений обязательного выполнения тех
указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника
отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и
ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными
инструкциями.
Что касается должностной инструкции работника отдела кадров, то она,
как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления
Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка
применения Единого квалификационного справочника должностей
руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов:
«Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к
квалификации».
Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров
являются:
24
руководство работой отдела;
обеспечение выполнения работ;
разработка необходимой документации, предложений,
рекомендаций, инструкций;
обеспечение рационального использования материальных,
финансовых и технических средств;
проведение работ по защите информации, составляющей
коммерческую тайну;
обеспечение рационального распределения нагрузки между
работниками отдела;
создание условий для повышения квалификации персонала;
контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового
распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой
дисциплины;
внесение предложений о поощрении отличившихся работников,
наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой
дисциплины;
обеспечение составления уставной отчетности.
Начальник отдела кадров должен знать:
постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
деятельности отдела;
нормативные акты и методические рекомендации, определяющие
порядок проведения работ в отделе;
основы экономики, организации труда и управления;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.
В бюджетных организациях существуют определенные требования к
25
квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие
высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не
менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить
лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.
В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации в
штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы
по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам;
психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.
1.3. Оценка эффективности работы кадровой службы
Эффективность работы управления персоналом это часть политики
общего руководства предприятием, которое связано с человеческим
фактором.
В книге Герберта А. Саймона и Дональда У. Смитсбурга «Менеджмент
в организациях»
16
дается следующая классификация направлений
эффективной службы управления персоналом в компании:
Направление эффективности создания условий труда включает в себя:
соблюдение нормативных требований психофизиологии; соблюдение
требований технической эстетики; охрану труда и техники безопасности на
производстве; организацию всех производственных процессов, анализ затрат
и показателей труда, а также установление соотношения между количеством
единиц оборудования и числом работающего персонала
17
.
Направление эффективности трудовых отношений включает в себя:
анализ и регулирование коллективных взаимоотношений; управление
конфликтами на производстве; социально-психологический климат;
соблюдение определенных этических норм взаимоотношений в трудовом
коллективе
18
.
16
Герберт А. Саймон, Дональд У. Смитсбург. Менеджмент в организации. – М.: Экономика, 1995. - с.354.
17
Евсеева Н.С. Актуальные проблемы управления персоналом / Н.С. Евсеева // Экономика и социум. - 2017.
- № 1 (32). - С. 25-32.
18
Мирчев, М.К. Улучшение результативности труда менеджеров с целью повышения конкурентности
организаций /М.К. Мирчев, Г.В. Шереметов //Персонал. - 2015. - № 11. - С. 69-75.
26
Направление эффективности оформления и учета кадров включает в
себя: оформление и учет приема, увольнений, перемещений персонала
предприятия; информационное обеспечение системы кадрового управления;
обеспечение занятости.
Направление эффективности планирования, прогнозирования и
маркетинга персонала включает в себя: анализ актуального кадрового
потенциала предприятия; разработку оптимальной стратегии управления
рабочим персоналом; планирование состава кадров; планирование и
прогнозирование потребности в определенном персонале; взаимосвязь с
внешними источниками; текущую систематическую оценку кадров
19
.
Направление эффективности развития кадров включает в себя:
переподготовку рабочих и управляющих кадров предприятия, повышение
квалификации; работу с существующим кадровым резервом; социально-
психологическую адаптацию новых сотрудников предприятия.
Направление эффективности анализа и развития средств
стимулирования труда включает в себя: актуальную стратегическую
разработку системы оплаты труда персонала; нормирование и тарификацию
всего трудового процесса предприятия; разработку различных форм участия
в эффективности деятельности предприятия; использование средств
морального поощрения; управление трудовой мотивацией
20
.
Направление эффективности разработки организационной структуры
управления включает в себя: проектирование организационной структуры
управления предприятием и подразделениями; анализ существующей
организационной структуры управления; разработку штатного расписания;
построение совершенно новой организационной структуры управления.
Такая классификация обеспечивает кадровую политику полным
перечнем функций, которые создают эффективную работу служб Управления
персоналом с точки зрения нового подхода к менеджменту Управления
19
Симикян Н.А., Перерва О.Л. Оценка эффективности управления персоналом / Н.А. Симикян, О.Л.
Перерва // Азимут научных исследований: экономика и управление. - 2016. - № 4 (17). - С. 336-338.
20
Дитковская П.Г. Тенденции и особенности управления персоналом на зарубежных предприятиях / П.Г.
Дитковская, Н.В. Яшкина // Менеджмент и кадры психология управления. - 2013. - № 4. - С. 7-19.
27
персоналом.
В условиях современной рыночной экономики деятельность любой
организации включает в себя постоянный систематический анализ и оценку
эффективности использования ресурсов, в том числе эффективность
функционирования системы управления человеческими ресурсами
21
.
Эффективность системы управления персоналом оценивается методом
измерения эффективности управленческих действий по формированию
кадрового состава, его оптимального использования в жизнедеятельности
предприятия, развития персонала, эффективность трудовой деятельности
этого персонала. Утверждать о высокой эффективности управления
персоналом можно лишь при продуктивном измерении, отслеживании и
оптимизации трудовой деятельности каждого сотрудника предприятия, и
каждой группе работников
22
.
В экономике под эффективностью понимают соотношение
достигнутых результатов и затраченных ресурсов. Однако в настоящее время
нет комплексного подхода к определению критериев эффективности системы
управления персоналом и к проблеме измерения эффективности трудовой
деятельности, так как процесс трудовой деятельности персонала тесно связан
с производственным процессом, социальной деятельностью общества и
экономическим развитием предприятия.
Выводы по главе 1:
Обобщив опыт отечественных и зарубежных организаций можно
отметить, что основная цель системы управления персоналом заключается в
обеспечении организации необходимыми кадрами, организации
эффективного их использования, профессионального и социального
развития. Согласно указанному осуществляется формирование системы
управления персоналом в организации. Базой для построения системы
21
Лукичева Л.И. Управление организацией: учебное пособие. - 3-е изд., стер. М.: Омега-Л, 2016. - 360 с.
22
Сартан Г. Команда: как создать управляемый коллектив. - М.: Боргес, 2015. - 188 с.