12
Таким образом, функции кадровой службы отражают наиболее важные,
требования к основным направлениям кадровой работы
9
.
Кадровая служба является одним из элементов по эффективному
управлению персоналом, имеет тесную связь со стратегией и целями развития
организации и сосредотачивает усилия на разработке системы эффективного
управления персоналом, как в краткосрочном, так и в среднесрочном и
долгосрочном периодах.
1.2 Структура и задачи кадровой службы
Результаты деятельности кадровой службы предприятия определяются ее
структурой. Структура и штаты кадровой службы организации формируются из
целей и задач, стоящих перед ней, ее структурных и технологических
особенностей, численности аппарата, сложности и объема работ, выполняемых
организации, а также при постановке новых задач перед организацией
оперативно и гибко в короткие сроки набрать высококвалифицированные
кадры, для решения поставленных задач при тесном взаимодействии с
руководителя подразделений различных рангов
10
.
Элементами структуры являются отдельные работники, подразделения
кадровых служб, отношения между которыми поддерживаются благодаря
вертикальным и горизонтальным связям. Структура кадровой службы отражает
цели и задачи предприятия, а также функции и объем полномочий, которые
определены положениями, правилами и должностными инструкциями
11
.
Организационная структура отдела кадров, включает в себя ряд секторов,
соответствующих основным функциям подобных подразделений. Чаще всего
это сектор найма рабочей силы, сектор подготовки и продвижения персонала,
сектор стимулирования и оплаты труда, сектор оценки кадров, сектор трудовых
отношений, сектор профориентации и адаптации, сектор стратегического
9
Зайцев Г.Г. Управление персоналом: Уч. пособие. - СПб.: Северо-Запад, 2017. – 286 с.
10
Грачев М.В. Суперкадры: Управление персоналом в международной корпорации ЗМ.- М.: Дело Лтд,
2016. – 250 с.
11
Базаров, Т.Ю., Еремин, Б.Л. Управление персоналом / Т.Ю. Базаров, Б.Л. Еремин. - М., Мастерство,
2017. – 560 с.
13
управления персоналом, сектор охраны труда и техники безопасности. В
организациях с небольшой численностью каждую кадровую функцию или даже
две-три выполняет один работник. В частных компаниях с численностью в
несколько человек данные функции совмещены в лице основного руководителя
предприятия. В крупных фирмах (корпорациях) численность кадровой службы
определяется из расчета 1 работник отдела персонала на 130-150 работников.
Однако расчет потребности в специалистах кадровых подразделений лучше
всего делать исходя из задач, поставленных перед службой.
Структура управления – это, форма разделения труда в системе
управления персоналом, закрепляющая управленческие функции за
отдельными службами и работниками. Совокупность всех функций и органов
управления определяет организационную структуру системы управления
персоналом и производством.
Всякая организационная структура включает количество и виды звеньев
управления на каждом его уровне, устанавливает взаимное расположение, связи
и подчиненность, определяет цели, задачи, права и обязанности, перечень и
объем выполняемых общих и специальных функций, характеризует
численность профессионально-квалификационный состав персонала
12
.
-составе каждой системы или подсистемы можно выделить следующие
взаимодействующие между собой факторы или элементы:
-люди, работники, принимающие участие в осуществлении основных
задач организации;
-средства, предметы труда, имеющиеся в распоряжении данного
предприятия;
-информация, коммуникации, устанавливающие связи между людьми и
предметами их деятельности.
Связь является возможностью взаимодействия. В организации связь - это
выражение отношений.
12
Зайцев Г.Г. Управление персоналом: Уч. пособие. - СПб.: Северо-Запад, 2017. – 286 с.
14
С помощью связей в организации осуществляется координация ролей и
деятельностей. В организации выделяются различные типы связей.
В организации имеются разные виды связей: вертикальные и
горизонтальные, линейные и функциональные, формальные и неформальные,
прямые и косвенные
13
.
Основные связи и отношения между структурой управления, между
персоналом и руководителями служб могут быть двух типов:
-вертикальные связи подчинения руководства,
-горизонтальные связи отношений равноправных элементов.
Вертикальные связи, могут быть линейными и функциональными.
Наиболее простой формой связи в управлении предприятия является линейная
(иерархическая). Сущность линейной формы связей управления состоит в том,
что во главе каждого коллектива стоит руководитель, который подотчетен
вышестоящему руководителю. Подчиненные выполняют распоряжения только
своего непосредственного руководителя. Вышестоящий руководитель не имеет
права отдавать распоряжения работникам, минуя их непосредственного
начальника. Звенья линейного управления, соответствуют звеньям
производства, между которыми установлены четкие и простые взаимосвязи.
Здесь заключено одно из главных преимуществ данного типа связей и
линейного управления в целом, полную ответственность каждого руководителя
за результаты работы, обеспечение единства руководства сверху донизу
14
.
Недостатком линейной формы связи в структуре управления является то,
что руководитель должен обладать разносторонними знаниями, необходимыми
для руководства (рис.3,4).
13
Грачев М.В. Суперкадры: Управление персоналом в международной корпорации ЗМ.- М.: Дело Лтд,
2016. – 250 с.
14
Зайцев Г.Г. Управление персоналом: Уч. пособие. - СПб.: Северо-Запад, 2017. – 286 с.
15
Рисунок 3 - Вертикальная связь подчинения
Рисунок 4 - Горизонтальная связь подчинения
Функциональные связи предполагают подчинение по определенной
группе кадровых проблем, например, подбор, обучение, расстановка, оценка,
мотивация и др.
Начальник
цеха, отдела
Мастер
Рабочий
Директор
Зам.
директора
по
персоналу
Зам.
директора по
коммерческим
вопросам
Первый
зам.
директора-
главный
конструкто
р
Зам.
директора
по
экономике
и финансам
Зам.
директора
по режиму и
охране
Зам.
главного
конструкто
ра
Начальники
цехов
Начальник
и отделов
Начальники
отделов
Начальники
отделов
Начальник
и отделов
Директор
16
Важной характеристикой основных связей является масштаб
управляемости, диапазон и сфера руководства, определяемые количеством
подчиненных работников или звеньев одному руководителю.
Для установления масштаба горизонтальных связей используется
показатель общего количества работников или звеньев, с которыми происходят
необходимые контакты в процессе управления
10
.
Управление персоналом и производством осуществляют специальные
управленческие органы, построенные по известным типам организационных
структур: линейной, функциональной, линейно-штабной, комбинированной и
др.
Линейная структура управления персоналом имеет более простые формы
связи между субъектом и объектами управления, во главе каждого
подразделения стоит один руководитель, выполняющий все управленческие
функции. Каждый сотрудник отдела и предприятия непосредственно
подчиняется только указанному руководителю, и выполняют только его
распоряжения.
15
Преимущества данной структуры в получение заданий и распоряжений
работником от своего непосредственного руководителя, полная
ответственность каждого руководителя за результаты работы своих
подчиненных.
Недостатки ее, в том, что руководитель должен обладать
многосторонними знаниями о всех управляемых объектах.
Функциональная структура управления персоналом способствует
повышению эффективности управления персоналом за счет привлечения более
квалифицированных специалистов-управленцев в сфере своей деятельности.
Органы управления создаются по отдельным функциям маркетинг,
планирование, проектирование, менеджмент, финансирование.
15
Зайцев Г.Г. Управление персоналом: Уч. пособие. - СПб.: Северо-Запад, 2017. – 286 с.
17
Преимущества гибкость в условиях рынка, легко реагирует на изменение
требований по расширению производства конкурентоспособной продукции
путем создания новых подразделений и служб.
Недостатки часто приводит к нарушению единства распорядительства и
снижению ответственности исполнителей за качество и сроки выполнения
работы, когда отдельный исполнитель может получать различные задания от
функциональных служб.
Линейно-функциональная или комбинированная структура управления
представляет собой сочетание двух рассмотренных нами систем. У линейного
руководителя появляется штаб, состоящий из различных функциональных
органов, звеньев, отделов, групп или отдельных специалистов,
соответствующих конкретной функции управления.
Недостатки: увеличение численности управленческого персонала и расходов
на его содержание, оторванность аппарата управления от производства.
Линейное управление сохраняется в руководстве производственными
участками, особенно при бес цеховой структуре управления и при руководстве
бригадами.
В этой структуре управления руководитель цеха избавлен от
многочисленных обязанностей по оперативному планированию и учету
выполняемых работ, которые осуществляются функциональными службами
предприятия. Руководитель цеха и два его заместителя по сменам, а не по
функциям, начальники участков и мастера обеспечивают стабильный ритм
производства, использование рабочего времени, эффективную занятость
персонала. Для производства бес цеховая структура управления персоналом
считается наиболее эффективной и экономичной.
Задачи кадровой службы можно сформулировать следующим образом:
- выполнение предусмотренных Конституцией РФ прав и обязанностей
граждан в трудовой области;
- соблюдение предприятиями и отдельными гражданами положений
законов о труде, ТК РФ, правилах внутреннего распорядка и других документов;
18
- подчиненность работы с кадрами задачам бесперебойного и
качественного обеспечения основной хозяйственной деятельности требуемым
числом работников необходимого профессионально-квалификационного
состава;
-рациональное использование кадрового потенциала, имеющегося в
распоряжении предприятия, организации, объединения;
-формирование и поддержание работоспособных, дружных
производственных коллективов, разработка принципов организации трудового
процесса;
-развитие внутрипроизводственной демократии;
-подготовка и повышение квалификации работающих;
-разработка теории управления персоналом, принципов определения
социального и экономического эффекта от мероприятий.
Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить
по направлениям:
Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение
следующих основных задач:
-прием работников на предприятие;
-учет работников;
-увольнение работников;
-работа с временно отсутствующими работниками предприятия
(находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в
командировки и т. п.).
Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает
решение следующих основных задач:
-подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
-расстановка работников предприятия;
-перемещение работников предприятия;
-становление в должности и адаптация работников.
19
Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает
решение следующих основных задач:
-изучение работников;
-оценка работы работников;
-аналитическая работа;
-подготовка отчетов.
Координационно-информационное направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
-профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
-организация приема работников предприятия;
-работа с письменными обращениями работников предприятия;
-архивная и справочная работа.
Организационно-методическое направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
-документирование деятельности работников предприятия;
-кадровая работа в подразделениях предприятия;
-планирование кадровой работы;
-руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы предприятия,
при этом учитываются:
-размеры организации;
-направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг
населению);
-стратегические цели предприятия;
-стадия развития предприятия;
-численность персонала;
-приоритетные задачи работы с персоналом.
Обязанности и структура отдела кадров может быть различной и в
зависимости от вида деятельности предприятия.
20
Управление персоналом получил название «управление кадрами»». Все
управление персоналом сосредоточивается в отделе кадров и направлено на
обеспечение наличия нужных людей в нужное время в нужных местах и
освобождение от ненужных. Руководство людьми представляет собой
самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными
руководителями независимо от кадровых служб.
-главным задачам системы управления персоналом относят:
-обеспечение организации квалифицированными кадрами;
-создание необходимых условий для эффективного использования
знаний,
-навыков и опыта работников;
-совершенствование системы оплаты труда и мотивации;
-повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала;
-предоставление работникам возможностей для развития, повышения
квалификации и профессионального роста;
-стимулирование творческой активности.
-формирование и сохранение благоприятного морально-
психологического климата;
-совершенствование методов оценки персонала; управление внутренними
перемещениями и карьерой сотрудников;
-участие в разработке организационной стратегии.
Принципами построения современной системы управления персоналом
считаются:
-эффективность подбора и расстановки сотрудников;
-справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за
индивидуальные, но и коллективные достижения;
-продвижение работников в соответствии с результатами труда,
-квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями
организации;
-быстрое и эффективное решение личных проблем.
21
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и
стратегическое.
Тактическое направление работы анализ состояния и планирование
потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление
набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших
кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка,
переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на
выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в
их духе.
Совершенствование работы кадровой службы невозможна без
эффективной системы мотивации. Мотивация персонала является одной из
важных функций менеджмента и является процессом, позволяющим создать
систему условий или мотивов, которые будут оказывать воздействие на
поведение человека и направлять его в нужную для организации сторону,
регулировать его интенсивность, границы, побуждать проявлять
добросовестность, настойчивость, старательность в процессе достижения
целей.
Мотивация оказывает влияние на все составляющие кадровой политики.
В тех компаниях, где разработаны и действуют эффективные программы
мотивации, быстрее протекает процесс адаптации нового сотрудника. Отбор
персонала в таких компаниях может быть более жестким и требования к
кандидатам будут более высокими. Успешная мотивация способствует
повышению корпоративного духа в компании.
Самая эффективная система мотивации персонала – это «мотивация на
результат». Результаты работы персонала, возможно, определить при помощи
KPI (Ключевых показателей эффективности). KPI и мотивация персонала
способствуют повышению эффективности и производительности работы
предприятия. Именно персонал, замотивированный на результат, дает
возможность обосновывать бизнесу выплаты вознаграждений, а персоналу
позволяет получить и увеличить доход в зависимости от приложенных усилий.