документа, которая определяет характер и стиль изложения текста. Кроме
этого, учитываются нормативные и законодательные акты, которые регулируют
порядок решения вопросов, что позволит достигнуть максимального
соответствия в содержании документа и решение поставленных вопросов.
Также нужно провести сбор необходимой информации. Для этого могут
потребоваться докладные и объяснительные записка, справки, акты, письма и
заявления.
Во-вторых, составляется проект документа, в которых используются
трафаретные тексты и стандартные выражения или унифицированные формы,
последние из которых не составляются, а заполняются, что облегчает работу.
Стандартные тексты используются в справках, которые подтверждает места и
стаж работы.
В-третьих, документ окончательно утверждается и подписывается.
При оформлении документов используется деловой стиль. В нем
используются устойчивые словосочетания и стандартные фразы. Устойчивые
языковый обороты обеспечивают определенное понимание документа, что
позволяет сократить время его составления. Сокращения слов и
словосочетаний допускается только в общепринятых вариантах и с
расшифровкой в скобках при первом употреблении [12].
Документы бывают простыми и сложными. Все зависит от количества
вопросов в документе. Если поставлен один вопрос документ простой и он
легче в использовании. Если поставлено больше вопросов, с документов
снимают копии, устанавливают порядок исполнения и назначают
ответственных за решение каждого вопроса. В свою очередь, процесс контроля
исполнения документов усложняется, поэтому документ помещают в
определенное дело. Рекомендуется составлять документы, включающие один
вопрос.
Сложные и крупные документы делят на части, пункты и разделы с
нумерацией. Для оптимального восприятие документа необходимо излагать
суть вопроса, а затем его обоснование.
15
Главным реквизитом является заголовок. Он формируется после
составления текста документа. Заголовок соответствует названию вида
документа, отвечает на вопрос «о чем?» или «о ком?». Заголовок чаще всего
отвечает на вопрос "о чем?" или "о ком?", согласуется с названием вида
документа и является отглагольным существительным. В протоколах,
инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос "кого?" или "чего?".
Для более легкой регистрации, обработки и поиска содержания объемного
документа используют подзаголовки [14].
В тексте документе необходимо делать отметки о приложениях, если
они есть. Приложением может быть правила, инструкции, разъясняющие
документ. В правом верхнем углу документа-приложения обязательна отметка
о том, приложением к какому документу он является (вид, дата и
регистрационный номер основного документа).
При составлении документа могут быть использованы как чистые листы
бумаги, так и бланки предприятия с реквизитами в угловом или продольном
расположении.
Главным реквизитом документа является дата утверждения документа.
Ее проставляют в грифе утверждения документа. В унифицированных формах
документов дату оформляют арабскими цифрами, а в нормативных документах
допускается словесно-цифровой способ.
Рядом с датой в документе пишут регистрационный номер в цифровой
или буквенно-цифровой форме. Его можно дополнить индексом структурного
подразделения, местом хранения документов или классификатором вопросов.
Также документы имеют визы согласования с соответствующими
должностными лицами. В них указывается должность визирующего, подпись,
расшифровка и дата.
Еще одним главным реквизитом является подпись должностного лица.
Он включает в себя название должности лица, подпись с расшифровкой. Если
документ подписывают несколько должностных лиц, то подписи
располагаются друг под другом в зависимости от занимаемой должности.
16
Достоверность подписи заверяется печатью предприятия. Она содержит
название предприятия и где оно находится.
Документы выпускают на бумаге в формате А4, А5, АЭ.Если документ
выполняется на нескольких листах, то все листы нумеруются арабскими
цифрами в верхнем поле [17].
Каждое предприятие, желающее развиваться и двигаться вперед,
сталкивается с проблемой нехватки кадров и их развитие. Чтобы избежать этой
проблемы, кадровая служба создается кадровый резерв предприятия. Так же
кадровая служба изучает, для каких отделов и отделений необходимо создать
кадровый резерв, и какие именно нужны кадры.
Существует два вида кадрового резерва - внутренний и внешний.
Внутренний резерв составляется работниками предприятия. К таким
сотрудникам относятся те, кто готов без обучения занять вышестоящую
должность. Внешний кадровый резерв создается администрацией, если
необходимо предотвратить высокую текучесть кадров.
Руководитель предприятия решает, какой кадровый резерв создать -
внутренний, внешний или оба сразу.
Работа по созданию кадрового резерва ориентируется:
• на то, какие именно нужны кандидаты в резерв;
• на анализ и оценку информации;
• на определение, в какие отделы необходим персонал;
• на оценку кандидатов для занесения их в список;
• на изменение и оформление конечного списка кандидатов;
• на исполнение плана кадрового резерва.
Кадровый резерв предприятия создается для того, чтобы не было
недостатка в кадрах и раскрыть всю совокупность имеющих возможностей
персонала [18].
Одним из главных моментов в работе кадровой службы состоит в
осведомленности на потребности организации, и какие кадры нужны
предприятию.
17
При создании внутреннего кадрового резерва участники должны пройти
оценку по следующим критериям:
1. Качество работы:
• работа проводится без ошибок, аккуратно и точно, без помощи
руководителя;
• точное выполнение инструкций, практически без ошибок, почти без
помощи руководителя;
• в работе допускаются ошибки, все выполнено неряшливо,
необходима проверка руководителя;
• плохое качество работы, с множеством ошибок, необходим
контроль со стороны руководителя.
2. Объем роботы:
• выполнение больше, чем запланировано;
• быстрое выполнение большого объема работы;
• сотрудник работает хорошо, выполняет намеченный объем работы;
• медленно работающий сотрудник, необходимо постоянное
стимулирование;
• медленно работающий сотрудник, не выполняет необходимый
объем работы.
3. Дисциплина:
• пунктуальный работник, никогда не пропускает работу;
• верный сотрудник, пропускает работу только по уважительной
причине;
• необязательный сотрудник, постоянно опаздывает, пропускает
работу без уважительной причины;
• ненадежный сотрудник, пропускает работу, часто не находится на
рабочем месте.
4. Привязанность к предприятию и своей работе:
18
• сотрудник на первое место ставит интересы предприятия, всегда
хорошо и позитивно отзывается об организации;
• сотрудник доволен своей работой, положительно отзывается об
организации;
• сотрудник недоволен работой, не высказывает кому-либо свое
мнение;
• сотрудник недоволен работой, иногда высказывает негативное
мнение;
• сотрудник отрицательно относится к своей работе, на первое место
ставит личные интересы, а не интересы организации.
При составлении списка кадров резерва, необходимо искать таких
работников, которые способны и хотят учиться и узнавать что-то новое.
Для того чтобы нанять нужного специалиста, определить на какой срок
работы его можно взять и каким требованиям и навыками он должен обладать,
нужно ответить на следующие вопросы:
• Какая именно работа будет доверена?
• За какое время он справится?
• Высоких результатов он добьется или нет?
• Работа будет временная или постоянная?
• В какое время работник должен приступить к работе?
• Все ли устраивает специалиста?
• Есть ли рабочее место и оборудование для него?
Существует несколько разновидностей идей, по которым можно искать
нужных сотрудников:
1. Надежный источник - знакомые. Они сообщать все положительные
и отрицательные качества предполагаемого кандидата.
2. Дорогой и быстрый способ - кадровые агентства. Они представят
большой список необходимых кандидатур с необходимыми качествами.
19
3. Простой и дешевый способ - интернет. Можно поместить
объявления на специальных сайтах или просмотреть размещенные резюме.
4. Можно поместить объявление в специализированной газете. Они
могут быть местного издания и бизнес - изданий. Такие объявления должны
содержать информацию о должности и необходимых требованиях. Так же
объявления можно размещать по телевидению и радио.
5. Можно проводить конференции и собрания в учебных
заведениях [20].
Так кадровая служба подбирает для своей организации нужных
специалистов.
Помимо резюме, необходимо провести собеседование по телефону или
при личной встрече. Правильно проведенный телефонный разговор может
заменить личную встречу, что позволит сэкономить свое время. При
телефонном интервью можно использовать бланк с информацией о кандидате и
заранее написанных вопросах. Вопросы лучше использовать с ответами «да»
или «нет». В разговоре желательно использовать информацию об условиях
работы, графике и режиме.
Если при телефонном интервью потенциальный кандидат ответил на
большинство вопросов отрицательно, то не стоит его звать на собеседование в
кампанию. Необходимо объяснить ему, что он не подходит и поблагодарить за
уделенное время. Если кандидат при телефонном разговоре ответил на все
вопросы положительно, его следует пригласить на собеседование в
согласованный день и время.
При проведении собеседования главное использовать вопросы, которые
предполагают полный ответ. Это позволит больше узнать о кандидате. Также
можно провести тестирование, дать задание или тест. По их результатам можно
объективно оценить будущего работника.
Во время собеседования необходимо придерживаться следующих
правил:
• поставить конкретную цель;
20
• внимательно слушать, говорить меньше, чем кандидат;
• задавать только важные вопросы;
• подробно рассказать о режиме работы, о его обязанностях и
ответственности;
• заполнять бланки на каждого кандидата, для сравнения с другими.
По окончании встречи с кандидатом на определенную должность,
необходимо собрать информацию, которая будет использована для
последующего анализа. Например, сколько времени понадобится кандидату для
принятия решения, предложения, и когда он сможет приступить к работе.
Собранная информация впоследствии анализируется для сравнения с
предыдущими кандидатами. Ведь после слабого соискателя практически любой
кажется лучше, так же как и после сильного в сравнении хуже. Необходимо
продолжать поиск нового сотрудника на вакантную должность до того
момента, пока новый сотрудник не преступил к работе. От предложенной
работы, в силу каких - либо обстоятельств, кандидат может отказаться.
Подводя итог, можно сказать, что служба кадров получает от других
подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов,
представления о поощрении и графики отпусков. Также она направляет в
подразделения сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов
о приеме, перемещении внутри организации и увольнении работников,
информацию об изменениях правил внутреннего трудового распорядка и
сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины. От
бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты
потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления
пенсий. В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения
о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета
рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной
нетрудоспособности для оплаты и сведения об очередных отпусках работников.
Главной задачей кадровой службы является документальное
оформление и управление трудовыми отношениями таким образом, чтобы
21
достичь всех целей, запланированных в организации. То есть организации
нужен не просто персонал, а квалифицированные работники, способные идти к
поставленным целям.
1.2. Специфика работы кадровой службы электрических и
тепловых сетей
Главной задачей электрических и тепловых сетей является
производство, распределение и преобразование тепла и электрической энергии
энергопотребителям.
Главным звеном энергопроизводства является энергосистема, которая
объединяет энергообъекты, связанны общим режимом работы и
централизованным управлением.
Энергосистемы осуществляют следующее:
• улучшение производство электроэнергии и тепла для
удовлетворения потребителей;
• развитие безопасности и надежности работы оборудования,
сооружений, структур управления;
• внедрение новых технологий по эксплуатации и ремонту;
• освоение новых эффективных методов производства;
• повышение профессиональных навыков персонала;
• распространение ведущих методов производства и труда.
Для того, что бы работать на объектах энергетического хозяйства у
работника должно быть профессиональное образование и опыт работы. Если
лица, принятые на работу или переводимые на новую должность не имеют
профессионального образования, они должны пройти обучение.
Если предприятие занимается производством с вредными и опасными
веществами, то работника должны проходить медицинское обследование при
поступлении на работу и периодически.
22
На электрических и тепловых объектах персонал должен постоянно
проходить курсы по повышению квалификации и подтверждать свою
готовность на выполнение своих профессиональных обязанностей. Для этого
предприятия должны быть оснащены полигонами, учебными кабинетами,
лабораториями, которые оборудованы специальной техникой для обучения, и в
которых должны преподавать высококвалифицированные специалисты.
Для безопасной работы на объектах энергетического хозяйства с
персоналом необходимо проводить беседы по технике безопасности.
Если предприятие небольшое и не имеет возможности выполнять
работы по повышению квалификации, то организация имеет право, по договору
с другой энергетической организацией, предоставлять учебно-
производственную базу для персонала. Руководитель или должностное лицо
энергообъекта отвечают за работу с персоналом.
При перерыве более полугода к работе допускаются сотрудники только
после прохождения инструктажей безопасности, или стажировки и проверки
необходимых знаний. Уровень и форму подготовки работников определяет
руководитель организации с учетом опыта работы и уровне профессиональной
подготовки персонала.
Каждый участник трудового процесса должен гарантировать
соответствие и правильную работу оборудования и зданий энергообъектов и
соблюдать правила техники пожарной безопасности.
Каждый работник объектов энергетического хозяйства обязан:
• контролировать качество отпускаемой энергии;
• соблюдать дисциплину на рабочем месте;
• соблюдать правила техники безопасности;
• содержать оборудование в чистоте и эксплуатационной
готовности;
• контролировать и не допускать повышения вредного влияния на
окружающую среду;
• соблюдать экономичность и надежность энергопроизводства;
23
В каждом производственном подразделении должны работать
квалифицированные работники, которые должны отвечать за свои функции.
Так же должны быть определены границы по обслуживанию оборудования и
зданий.
Правила по безопасности использования оборудования и сооружений
зафиксированы в положениях, инструкциях и других документах.
Главным сотрудником в отделе кадров является инспектор по кадрам.
Он обязан вести учет личного состава предприятия и его подразделений.
Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения.
Заполняет и хранит трудовые книжки, подсчитывает трудовой стаж, выдает
справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности. Он оформляет всю
документацию по кадрам (прием, увольнение или перевод сотрудников) в
соответствии с трудовым законодательством. Инспектор по кадрам
контролирует составление и соблюдение графиков отпусков сотрудников,
оформляет карточки пенсионного страхования. Также он изучает причины
текучести кадров и разрабатывает мероприятия по ее снижению. Осуществляет
контроль за состояние трудовой дисциплины в подразделениях организации и
соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
Вопросы по регулированию трудовых отношений и эффективной
системы управления персоналом решает диспетчер электрических и тепловых
сетей. В его круг обязанностей входит контроль нагрузки в главных точках
сетей, по необходимости должен обеспечивать разгрузку перегруженных
электростанций и трансформаторов. Также он определяет причины нарушения
и неисправности сетей, выявляет место повреждения и его характер.
Таким образом, в небольших организациях достаточно двух или трех
сотрудников кадровой службы. В более крупных организациях необходимо
создавать службу кадров, которая сможет формировать и вести всю
документацию. На предприятиях со средними человеческими ресурсами будет
достаточно от 4 до 6 работников. А в организациях с большим количеством
24