14
мероприятий: формирование системы показателей оценки персонала; выбор
методов оценки персонала и разработка соответствующих материалов;
проведение аттестации;
подготовка информации и принятие решений по результатам оценки
(аттестации персонала); организация и контроль за трудовой дисциплиной на
предприятии и выполнением правил внутреннего распорядка; организация и
проведение процедур поощрения и наказания сотрудников; формирование
кадрового резерва.
Мотивирование персонала является наиболее сложной и ответственной
задачей кадровой службы, поскольку закладывает основу ориентированности
сотрудников на достижение целей предприятия. Неэффективная система
мотивации может вызвать у человека неудовлетворенность и повлечь за собой
снижение производительности труда, а значит и падение показателей
результативности деятельности всего предприятия.
Грамотно выбранная система мотивации стимулирует производительность
персонала, повышает эффективность использования человеческих ресурсов,
обеспечивает достижение максимального количества целей организации.
Мотивирование тесно связано с функцией развития персонала, поскольку
для многих сотрудников возможность профессионального и/или карьерного
роста является одним из мощных трудовых стимулов.
Основные мероприятия, реализуемые кадровой службой в рамках функции
развития персонала следующие: анализ и пересмотр должностных инструкций;
анализ результатов аттестации; анализ движения кадрового состава; организация
курсов повышения квалификации, тренингов, обучающих семинаров (подбор
тематики и слушателей; заключение договоров с экспертами (тренинговыми
компаниями); организация курсов; разработка материалов для аттестации по
результатам обучения); проведение аттестации и т.д.
Конституцией установлено право граждан на объединение и
предоставлены гарантии свободы профсоюзов, которые выполняют защитную и
представительскую функции. Поэтому формирование профсоюза и/или
15
инициативной группы коллектива не зависит от желания работодателя и может
произойти в любой момент.
Важной функцией кадровой службы является взаимодействие с
профсоюзами и отдельными коллективами предприятия, выступающими,
например, за улучшение условий труда или против массовых сокращений и т. д.
Задачей кадровой службы является избежание конфликтных ситуаций и
разработка предложений, направленных на балансировку интересов
предприятия и его персонала.
Документальный учет трудовых отношений направлен на документальное
оформление следующих аспектов
11
,
12
,
13
:
разработка планов комплектования предприятия кадрами в
соответствии с программой его развития;
документальное оформление процессов движения кадрового состава
(прием, перевод, увольнение в соответствии с трудовым законодательством);
учет кадрового состава;
заполнение и хранение трудовых книжек, ведение документации
делопроизводства;
оформление приказов и распоряжений по работе с личным составом и
контроль за их исполнением;
результаты изучения движения кадров, анализа текучести кадров, а
также предлагаемых мероприятий по ее устранению;
оформление требований к различным должностям;
результаты анкетирования персонала (мотивационные ожидания,
деловые качества, психологические характеристики и т.д.) с целью
рационального использования кадров;
11
Петрова Т. А. Новые функции кадровой службы учреждения / Т. А. Петрова // Инновационная экономика:
перспективы развития и совершенствования. — 2018. — № 7 (25). — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/novye–
funktsii–kadrovoy–sluzhby– uchrezhdeniya (дата обращения: 28.11.2019)
12
Кальченко А. В. Кадровая служба в современной организации / А. В. Кальченко, Д. А. Деткина // Сборник
научных статей молодых исследователей «Проблемы становления общества и экономики, основанных на знании:
неоиндустриализация и методы исследования». — Краснодар: КГУ, 2017. — С. 209–217
13
Ячменева В. М. Управление персоналом организации: [учебное пособие] / В. М. Ячменева, И. И. Цветкова. —
Симферополь: ИТ "АРИАЛ", 2016. — 632 с.
16
результаты оценки и аттестации кадров;
предложения по созданию условий для повышения образовательного и
квалификационного уровня специалистов;
формирование кадрового резерва;
оформление предложений по ротации работников;
разработка материалов для аттестационной комиссии;
разработка материалов для представления работников к поощрению
(наказанию);
результаты контроля трудовой дисциплины и соблюдения правил
внутреннего трудового распорядка
ведение другой отчетности по кадровым вопросам.
Таким образом, кадровая служба рассматривается как один из главных
элементов в системе эффективного управления деятельностью предприятия. Она
тесно связана с другими элементами системы: финансовой, организационной,
социальной, технической и т. д. Функции управления персоналом представляют
собой конкретные виды управленческих работ, образующие циклический
процесс управления персоналом. Функции кадровой службы определяют ее
организационную структуру.
1.2. Структура и формы организации кадровой службы
Роль кадровой службы в структуре современного предприятия сложно
переоценить. Специалисты кадровой службы выполняют довольно большой
комплекс функций. О его масштабах позволяет судить одно перечисление
обсуждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация,
ведение кадрового делопроизводства и т.д.
14
Необходимо подчеркнуть, что сегодня внимание кадровых службы
сосредоточено на совершенствовании трудовых отношений, подборе кандидатов
на вакантные должности, разработке и реализации учебных программ и
14
Шабашова И. Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия//Кадровое дело. 2016.№ 6. С. 8–10
17
программ социального развития, а также мотивации и стимулировании трудовой
деятельности. В принятии решений по перечисленным вопросам осуществляется
не только руководителем кадровой службы, но и другими заинтересованными
линейными руководителями организации.
Для определения понятия кадровой службы необходимо уяснить, что
работа с кадрами на предприятии зачастую имеет два четко выраженных
направления:
управление персоналом;
работа с кадрами.
Управление персоналом связано с определением и развитием кадровой
политики предприятия и включает в себя:
планирование персонала;
1) разработку и внедрение наиболее эффективных для данного
предприятия путей и методов поиска и подбора персонала, его диагностику;
2) решение проблем адаптации;
3) командообразование;
4) аттестацию;
5) ротацию (перемещение) кадров;
6) создание систем мотивации и стимулирования труда;
7) разработку системы локальных нормативных актов организации;
8) формирование принципов корпоративной культуры, отличающих
данную организацию, и некоторые другие аспекты работы с человеческими
ресурсами
15
.
Соответственно, работа с кадрами подразумевает документирование
трудовых отношений в организации и ведение кадрового делопроизводства на
предприятии, которое включает в себя:
1) подготовку кадровых приказов;
2) ведение форм обязательной первичной учетной документации по учету
15
Мурнина И. Кадровое делопроизводство: вчера и сегодня //Кадровое дело. 2015.№ 2. — С. 9-11
18
труда и его оплаты;
3) оформление и учет трудовых книжек;
4) ведение личных дел;
5) консультирование сотрудников;
6) составление графиков отпусков;
7) оформление документов, связанных с различными выплатами,
пособиями и льготами и пр.
Согласно словарному определению, кадровой службой называют
«совокупность специализированных подразделений в структуре организации
(вместе с должностными лицами – руководителями, специалистами,
техническими работниками), управляющих персоналом с использованием
избранной кадровой политики».
Важно помнить, что организационная форма кадровой службы
определяется размером предприятия и количеством работников. Если
предприятие небольшое, то служба кадров не создается, а назначается
специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за
всю кадровую работу. На очень мелких предприятиях работа с кадровой
документацией является частью обязанностей секретаря или бухгалтера.
Таким образом, кадровая служба является основным структурным
подразделением компании по управлению кадрами, на которую возложены
функции по приему и увольнению работников, а также по организации их
обучения, повышения квалификации, аттестации и т.п.
Назначение кадровой службы заключается не только в разработке и
реализации стратегии развития кадров, но и в использовании современного
трудового законодательства, реализации социальных программ, как
федерального, так и регионального уровня.
А.Б. Мельник указывает на тот факт, что задачи кадровой службы
конкретно нигде не прописаны
16
. Автор статьи считает, что эти задачи и не могут
быть четко определены, потому как напрямую зависят от целей предприятия и
16
Мельник А.Б. Формирование кадровой службы с нуля //Все для кадровика. 2016. .№ 3. С. 21-23
19
реализуемой в нем конкретной кадровой политики.
Л.В. Французова выделяет следующий комплекс задач кадровой службы в
современных условиях:
решение юридических аспектов трудовых отношений (заключение,
изменение и прекращение трудовых договоров, решение трудовых споров,
разъяснение прав и обязанностей, консультирование);
учет кадров;
установление и поддержание контактов по кадровым вопросам с
государственными органами, государственными внебюджетными фондами,
сторонними организациями;
подбор персонала разного уровня, в т.ч. проведение конкурсного отбора;
обучение персонала;
создание оптимальных условий для эффективной деятельности
работников (психологический климат, комфортное рабочее место);
решение социальных вопросов (забота об отдыхе, здоровье работников
и членов их семей, программы поощрения);
разработка программ адаптации, мотивации сотрудников;
оценка деятельности персонала, проведение аттестации
17
.
Выделяют также дополнительные задачи кадровой службы, которые могут
выполняться как ей непосредственно, так и внешними (по отношению к ней)
подразделениями. К подобным задачам относятся:
1) охрана труда и техники безопасности;
2) расчет и выплата заработной платы;
3) оказание различного рода услуг (например, организация
информационной связи, услуги в области социальной инфраструктуры).
Что касается организационной структуры и квалификационно-численного
состава кадровой службы предприятия, то они определяются исходя из
содержания и объема возлагаемых на нее задач расчетным методом. Для
17
Французова Л. В. Давайте знакомиться: кадровик//Справочник кадровика. 2017.№ 6. С. 13–16
20
расчетов используются
18
:
исходные данные об организационной структуре и штатной
численности предприятия на планируемый период;
нормативы предельной численности кадровых служб;
нормативы (нормы) времени на выполнение работ по кадровому
обеспечению деятельности предприятий (организаций, учреждений).
Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от ряда
факторов, основными из которых являются
19
:
— отраслевая принадлежность предприятия;
— место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный,
региональный, местный);
— уровень централизации управления;
— тип предприятия (локальная компания, холдинг);
— определяющие экономические показатели;
— количество работников предприятия;
— концепция управления персоналом;
— кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);
— состояние регионального рынка труда;
— наличие региональной образовательной инфраструктуры;
— пол и возраст работников;
— технологические особенности производства;
— уровень профессиональной подготовки специалистов службы
персонала.
В зависимости от размеров конкретной организации выделяются
следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
— самостоятельное структурное подразделение с непосредственным
подчинением руководителю организации или его заместителю.
— выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником
18
Либерман К. Документируем кадровую деятельность // Кадровый вопрос. 2015. № 8. С. 34
19
Там же. — С. 37
21
организации.
— выполнение функций кадровой службы по совместительству с
выполнением другой работы
20
.
В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников
службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек)
целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых
специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до
десяти сотрудников службы персонала.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации,
кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов,
представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Структура кадровой службы крупного предприятия обычно включает
следующие самостоятельные участки работы:
отдел найма персонала;
отдел подготовки кадров;
отдел аттестации;
отдел ротации.
Состав подразделений может варьироваться в зависимости от профиля
деятельности и размера предприятия.
Квалификационно–численный состав кадровой службы распределяется по
категориям (руководители, специалисты, исполнители) исходя из содержания и
объема задач, возлагаемых на службу, а между ее структурными
подразделениями – исходя из задач соответствующих отделов (групп).
По мнению Л.В. Французовой кадровая служба может включать
инспекторов по кадрам, инженеров по подготовке кадров, социологов,
психологов, физиологов, начальников бюро, других руководителей и
специалистов
21
.
20
Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство – М.: Книга Сервис, 2016. - С. 144
21
Французова Л. Разные названия или разные функции? // Кадровик. Трудовое право для кадровика. 2016. № 5.
С. 33 – 40
22
Что касается положения подразделения, отвечающего за кадровое
делопроизводство в современной организации, то существует несколько
вариантов роли и места такой службы в структуре менеджмента организации,
которые зависят от степени развития и особенностей организации.
Перечислим эти варианты:
подчинение кадровой службы руководителю по администрированию.
Основная идея – сосредоточение всех центральных координирующих служб в
одной функциональной подсистеме. Данный вариант схематически представлен
на рисунке 1.
Рисунок 1. Кадровая служба в организационной структуре:
подчинение руководителю по администрированию
непосредственное подчинение кадровой службы руководителю
организации (Рисунок 2).
Рисунок 2. Кадровая служба в организационной структуре:
подчинение руководителю организации на третьем уровне
Преимуществом такого положения кадровой службы является то, что при
этом варианте исключена множественность подчинения кадровой службы, а
также то, что все сферы кадровой политики контролируются руководителем
23
организации.
Стоит отметить, что подобная структура используется небольшими
организациями в начале их развития, когда недостаточно ясно определен статус
кадровой службы.
непосредственное подчинение кадровой службы руководителю
организации, но на втором уровне руководства (Рисунок 3).
Данный вариант наиболее приемлем на том этапе развития организации,
когда руководитель пытается таким образом поднять тату службы, хотя
иерархический уровень заместителей еще не готов к ее восприятию как
подразделения второго управления.
Рисунок 3. Кадровая служба в организационной структуре
руководителем организации на втором уровне управления
организационное включение кадровой службы в руководство
организацией (Рисунок 4).
Рисунок 4. Кадровая служба в организационной структуре:
включение в руководство организацией
Этот вариант типичен для развитых компаний и является наиболее
распространенным в современной практике. При таком варианте подсистема
управления персоналом приобретает равнозначный статус относительно других