11
уважения и учета интересов; заинтересованности в участии в договорных отно-
шениях; соблюдения трудового законодательства и нормативно-правовых ак-
тов).
Статья 65 описывает документы, необходимые при приеме на работу.
В статье 85 дается определение персональным данным – «информация, не-
обходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся кон-
кретного работника».
В статье 283 перечислены документы, необходимые при поступлении на
работу по совместительству. Закрепляя отношения между работником и работо-
дателем в кадровой документации нужно в первую очередь обратиться к тексту
ТК РФ.
Также в ТК описывается составление документов по личному составу. В
ТК показано соподчиненность законодательных и нормативно–правовых актов,
их иерархия, которая обязательно учитывается кадровиком.
Кроме Конституции и ТК РФ кадровики опираются на Закон РФ от 21 июля
1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»
25
, где полно описываются данные,
которые могут являться государственной тайной.
Также в дополнение к данному закону идет Указ Президента РФ от 30 но-
ября 1995 г. № 1203 «О перечне сведений, отнесенных к государственной
тайне»
26
.
Защиту персональных данных целиком и полностью освещает ФЗ от 25
июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»
27
. Этот закон «обеспечивает
защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных
данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, лич-
ную и семейную тайну». Уже первая статья играет огромную роль в обработке
персональных данных в электронной и традиционной форме. Главные термины
25
Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 26.07.2017) «О государственной тайне».
26
Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 26.07.2017) «О государственной тайне».
27
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О персональных данных».
12
и определения прописаны в статье 3 данного закона в количестве 11. Закон пол-
ностью отражает те моменты, с которыми практически ежедневно сталкиваются
секретари и работники кадровых служб в организациях.
ФЗ от 29 июля 2004 г. № 98 «О коммерческой тайне»
28
описывает проблему
конфиденциальности информации при трудовых отношениях. Положения этого
закона должны быть использованы при оформлении будущего сотрудника на ра-
боту. Ведется обработка его персональных данных, которые являются конфиден-
циальной информацией
29
.
С 1995 по 2006 гг. имел юридическую силу ФЗ «Об информации, инфор-
матизации и защите информации», а 27 июля 2006 г. он был заменен на ФЗ №
149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
30
.
В законе находят свое определение многочисленные термины, помогающие ве-
сти делопроизводство в отделе кадров и не только, четко и ясно описываются
нормы трудовых отношений в области информации, информационных техноло-
гий и защиты информации. Закон доступно описывает права и обязанности сто-
рон, обладающих информацией, и доступ к ней. Защита информации отражена в
16 статье закона, также в статье 17 предусмотрена ответственность за нарушения
в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
Далеко не все предприятия имеют право размещать на своих печатях и
бланках изображение герба. Это говорится в Федеральном Конституционном За-
коне (ФКЗ) от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Россий-
ской Федерации»
31
. На основании статьи 4 данного закона «Государственный
герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина
28
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018) «О коммерческой тайне».
29
Миннегалиева Э. А. Роль кадровых служб в системе управления организацией // Математи-
ческие методы и модели в исследовании современных проблем экономики и общества.
Сборник статей Всероссийской молодежной научно-практической конференции. 2014. - С. 63.
30
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) «Об информации, инфор-
мационных технологиях и о защите информации».
31
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (ред. от 20.12.2017) «О Госу-
дарственном гербе Российской Федерации».
13
России, на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых феде-
ральными органами государственной власти, органами, осуществляющими гос-
ударственную регистрацию актов гражданского состояния, а также на других до-
кументах в случаях, предусмотренных федеральными законами». «Государ-
ственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных ор-
ганов государственной власти, иных государственных органов, организаций и
учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм
собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочи-
ями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов
гражданского состояния». Форму, размеры и технические требования к печатям
с воспроизведением Государственного герба России устанавливает ГОСТ Р
51511—2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации. Основные положения, форма, размеры и технические требования»
32
.
В статьях 16-19 ФЗ «О языках народов Российской Федерации»
33
гово-
рится об употреблении русского языка в документоведческой деятельности,
также при составлении документов по личному составу. А в статье 3 ФЗ-53 «О
государственном языке Российской Федерации»
34
приведены правила идентич-
ности содержания и оформления документации, выполненной на нескольких
языках.
В 2003 г. вступили в силу «Правила ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» вве-
денные 16 апреля 2003 г. постановлением Правительства РФ «О трудовых книж-
ках»
35
. Отметка об увольнении сотрудника в трудовой книжке, «за время работы
у данного работодателя» заверяется подписью и печатью работодателя.
32
Государственный стандарт ГОСТ Р 51511—2001 «Печати Государственного герба Россий-
ской Федерации» - М., 2001.
33
Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 (ред. от 12.03.2014) «О языках народов Российской Феде-
рации».
34
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «О государственном языке
Российской Федерации».
35
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых
книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»).
14
Составление и оформление документации по личному составу кадровых
документов стандартизировано и унифицировано. Также были разработаны и
утверждены Постановлением Правительства РФ 8 июля 1997 г. «Альбомы уни-
фицированных форм первичной учетной документации и их электронных вер-
сий»
36
. Кадровики до настоящего времени пользуются данными Альбомами в
традиционной бумажной и электронной форме.
На основе Правил постановки делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15
июня 2009 г. № 477, составляется и оформляется документация по личному со-
ставу, помогает ему в этом ГОСТ Р 6.30-2003, который также действует на орга-
низационно-распорядительную документацию
37
. Она тоже проходит через отдел
кадров.
Правила оформления и хранения дел отражены в «Основных правилах ра-
боты архивов организаций». Благодаря Федеральному закону №43-ФЗ от 2 марта
2016 г. изменился срок хранения документации по личному составу. Кадровая
документация, созданная до 2003 г., хранится в государственных архивных учре-
ждениях 75 лет со дня поступления и проведения экспертизы ценности. Доку-
менты же, изданные после 2003 г., должны храниться в архивах лишь 50 лет со
дня поступления. Однако, важно подчеркнуть, что каждая организация вправе
увеличить срок хранения, но не уменьшить срок менее, чем на 50 лет.
Кадровые службы абсолютно всех предприятий - от государственных до
частных руководствуется организационно-правовой документацией, которая
разрабатывается непосредственно на самом предприятии
38
. В первую очередь та-
ковым является устав организации – совокупность норм, которые регулируют
36
Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах».
37
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документа-
ции. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требова-
ния к оформлению документов» - М.: Издательство стандартов, 2003.
38
Кузнецова Т. В. Кадровое делопроизводство // Трудовое право. - 2014. - №11. – С. 12.
15
работу различных предприятий, граждан, обществ и их отношения с другими фи-
зическими и юридическими лицами
39
. Также устав описывает права и обязанно-
сти в конкретной сфере деятельности. Данный вид документа должен утвер-
ждаться вышестоящей властью - администрация субъекта РФ, министерство,
устав же юридического лица должен быть утвержден его создателями-учредите-
лями и зарегистрирован в надлежащем порядке. При создании коммерческих
предприятий устав является обязательным учредительным документом
40
.
Изучить правила составления и оформления устава организации помогает
Гражданский Кодекс Российской Федерации. Содержание устава изменяется в
зависимости от его разновидности. Кадровики обязаны полностью придержи-
ваться положений устава организации, в которой они работают и точно выпол-
нять цели и задачи, прописанные в данном документе. Целью является обеспе-
чение данного предприятия высококвалифицированными сотрудниками для
быстрого и качественного выполнения конкретных задач. В Уставе должен нахо-
диться порядок назначения руководящих лиц. Затрагиваются и другие про-
блемы, связанные с принятием новых сотрудников и их распределением. Один
экземпляр устава должен храниться в отделе кадров для его быстрого и удобного
использования кадровиками.
Согласно ТК РФ
41
, предприятия и организации обязаны иметь документы,
которые рассматривают отношения между работником и работодателем. Коллек-
тивный договор является одним из таких, в ст. 40 ТК РФ дается его полное опре-
39
Тер-Шустова В. М. Основные направления перестройки работы кадровых служб в совре-
менных условиях // В сборнике: Актуальные проблемы государственного и муниципального
управления в условиях глобализационных процессов в мире Международная научно-практи-
ческая конференция, посвященная 50-летнему юбилею кафедры Социальных наук и государ-
ственного управления МГОУ. Ответственный редактор Г. И. Пещеров. 2015. - С. 516.
40
Миннегалиева Э. А. Роль кадровых служб в системе управления организацией // Математи-
ческие методы и модели в исследовании современных проблем экономики и общества.
Сборник статей Всероссийской молодежной научно-практической конференции. 2014. - С. 63.
41
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 19.07.2018).
16
деление - «правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в орга-
низации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками
и работодателем в лице их представителей».
Кроме уровня предприятия коллективный договор также может быть со-
ставлен на уровне структурных подразделений и дочерних предприятий. Содер-
жание договора определяется самими составителями, в ст. 41 ТК РФ приводится
лишь примерный перечень проблем, которые могут рассматриваться в договоре
данного вида. Они носят рекомендательный характер. Стоит отметить, что в ст.
9 ТК РФ прописаны пункты коллективного договора, которые должны обяза-
тельно в нем присутствовать.
Условия труда не должны снижать права сотрудников, а наоборот рабочая
деятельность должна всячески поощряться, в том числе и благоприятными усло-
виями труда. При составлении договора данного типа следует в обязательном
порядке указать ФИО всех его составителей, их должности и срок действия до-
кумента
42
.
Согласно ст. 43 ТК РФ «коллективный договор заключается на срок не бо-
лее трех лет и вступает в силу со дня его подписания, также договор можно про-
длить, но не более чем на три года». Спустя семь дней после подписания коллек-
тивный договор должен быть зарегистрирован в обязательном порядке.
Нормативные акты, созданные непосредственно на предприятии, возглав-
ляют Правила внутреннего трудового распорядка. Они являются своеобразным
дополнением к коллективному договору, если таковой был составлен в данной
организации. На некоторых предприятиях Правила составляются в виде отдель-
ного документа, потому что не имеют коллективный договор. Составление и ос-
новные пункты Правил прописаны в ст. 189 ТК РФ
43
. Данный вид документа
42
Гогина Е. Л., Шавырина И. Б. Реформирование кадровых служб // Научный альманах. 2017.
№ 3-2 (29). С. 284.
43
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 19.07.2018).
17
очень схож с коллективным договором, так как является обычно его продолже-
нием или же дополнением
44
.
Правила внутреннего трудового распорядка должны быть утверждены ру-
ководителем организации и вывешены на видном месте.
Одним из главных локальных документов также является Положение о ра-
боте с персональными данными работника. Кадровики каждый день ведут свою
деятельность с личными делами и вообще с персональными данными сотрудни-
ков, в этом, собственно, и заключается их работа.
Секретари должны быть знакомы в первую очередь с ФЗ «О персональных
данных»
45
. Руководитель организации назначает должностное лицо, которое бу-
дет ответственным за обработку и сохранность персональных данных абсолютно
каждого работника. Положение о работе с персональными данными обычно
утверждается приказом руководителя, в котором и назначается ответственное
лицо по данному виду работы
46
. В этом случае отдельный приказ о возложении
ответственности о защите данных не выпускается. У данного вида документа от-
сутствует унифицированная форма.
В каждой организации Положения могут называться поразному: «О за-
щите персональных данных работника» или «Об организации работы с персо-
нальными данными работника». Но положение должно полностью осветить пра-
вильную работу кадровиков с персональными данными сотрудников предприя-
тия и их защиту.
В штатном расписании, также являющимся локальным распорядительным
документом, прописывается весь численный состав предприятия. Штатное рас-
писание представляет собой перечень должностей в учреждении с указанием их
количества и размеров должностных окладов. Целью является нормирование
44
Нетунаева А. В. Современные тенденции в развитии кадровых служб // В сборнике: Управ-
ление человеческими ресурсами: практика и теория материалы интернет-конференции вось-
мого Байкальского кадрового форума. 2016. С. 37.
45
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О персональных данных».
46
Барнякова А. В. Тенденции развития современных кадровых служб // Современные научные
исследования и инновации. 2014. № 4 (36). С. 56.
18
численности штатного персонала предприятия и соотношения специалистов.
Форма данного документа унифицирована (№ Т-3).
В расписании можно увидеть такие графы, как структурные подразделе-
ния, профессии, количество штатных единиц, оклады, надбавки, месячный фонд
заработной платы. Все должности в полном составе должны быть полностью
прописаны в документе. Он подписывается старшим инспектором отдела, глав-
ным бухгалтером, впоследствии утверждается приказом. В штатное расписание
могут вноситься изменения и дополнения с помощью того же распорядительного
документа – приказа руководителя
47
.
Опираясь на штатное расписание, отдел кадров ведет прием сотрудников
на свободные места, занимается повышением квалификации работников.
Стоит отметить, на предприятиях главным организационно-распоряди-
тельным документом подразумевается наличие такого документа, как структура
и штатная численность. Документ отражает численный состав каждого структур-
ного подразделения и всей организации и составляется на год, в отличие от штат-
ного расписания
48
. В структуру и штатную численность редко вносятся какие-
либо изменения, а если таковые имеются, то они подкрепляются приказом руко-
водителя организации и или предприятия.
47
Тер-Шустова В. М. Основные направления перестройки работы кадровых служб в совре-
менных условиях // В сборнике: Актуальные проблемы государственного и муниципального
управления в условиях глобализационных процессов в мире Международная научно-практи-
ческая конференция, посвященная 50-летнему юбилею кафедры Социальных наук и государ-
ственного управления МГОУ. Ответственный редактор Г. И. Пещеров. 2015. - С. 516.
48
Лагутина А. Л. О задачах кадровых служб предприятия // В сборнике: Научное сообщество
студентов. Междисциплинарные исследования. Предпринимательство и инновации: путь к си-
нергии Электронный сборник статей по материалам XXXII студенческой международной
научно-практической конференции. Спецвыпуск. 2017. С. 93.
19
1.3. Показатели оценки эффективности работы кадровой службы
Методы оценки эффективности работы кадровой службы появились срав-
нительно недавно. За рубежом применялись с 70-х гг. XX, в России использу-
ются с 90-х гг. XX века. Несмотря на это, вопрос остается спорным. Некоторые
компании игнорируют данные методики, другие же наделяют менеджеров по
персоналу управляющими полномочиями, и возводят кадровой отдел до уровня
HR–службы (кадровая служба). В отличие от отдела кадров, HR- служба должна
приносить прибыль организации, за счет подбора и развития квалифицирован-
ных специалистов
49
.
Определенных методов определения эффективной работы кадровой
службы нет, чаще всего применяют следующие методы:
расчет коэффициента отдачи инвестиций в персонал организации (ROI);
методики Д. Филипса, Д. Ульриха и Д. Киркпатрика;
экспертная оценка;
метод бенчмаркинга.
Расчет коэффициента отдачи инвестиций в персонал организации (Return
of investment). На сегодняшний день самый распространенный метод подсчета
«отдачи инвестиций». По мимо управления персоналом применяется в различ-
ных сферах от бизнеса до образования. ROI – это разница полученной прибыли
и затратами. Достаточно трудоемкий способ оценки, потому что при подсчете
нужно учесть все затраты и недополученную прибыль. Подробно данный метод
рассмотрим чуть позже
50
.
Модель Дэйва Ульриха. Д. Ульрих предложил следующие способов изме-
рения эффективности HR-службы.
49
Миннегалиева Э. А. Роль кадровых служб в системе управления организацией // Математи-
ческие методы и модели в исследовании современных проблем экономики и общества.
Сборник статей Всероссийской молодежной научно-практической конференции. 2014. - С. 63.
50
Нетунаева А. В. Современные тенденции в развитии кадровых служб // В сборнике: Управ-
ление человеческими ресурсами: практика и теория материалы интернет-конференции вось-
мого Байкальского кадрового форума. 2016. С. 37.
20
1. Показатель производительности на единицу сырья, одного работника
или единицу зарплаты.
2. Навыки работников, лояльность, моральный климат в коллективе. Пара-
метры оцениваются с помощью анкетирования, тестирования или интервью.
3. «Организационные возможности» - модификация бенчмаркинга. Здесь
сравнивается быстрота процесса до нововведений и после
51
.
Комплексная методика Джека Филлипса. Данная методика нашла широкое
применения в странах Запада.
1. Оценка вложений в службу по работе с персоналом равно расходам
службы персонала.
2. Показатель отсутствия на рабочем месте равно прогулам, отсутствие без
предупреждения плюс количество сотрудников, уволившихся неожиданно.
4. Показатель удовлетворенности минус число удовлетворенных своей ра-
ботой сотрудников, выраженное в процентах. Определяется методом анкетиро-
вания или опроса
52
.
5. Критерий единства и согласия в организации. Подсчитывается на основе
статистических данных по оценке эффективности труда
53
.
Метод оценки Дональда Киркпатрика:
1 уровень: Реакция персонала на обучение (определяется методом анкети-
рования). Важная составляющая данного уровня качественное обучение.
2 уровень: Результаты обучения, здесь оценивается степень усвоения но-
вых знаний.
51
Гогина Е. Л., Шавырина И. Б. Реформирование кадровых служб // Научный альманах. 2017.
№ 3-2 (29). С. 284.
52
Лагутина А. Л. О задачах кадровых служб предприятия // В сборнике: Научное сообщество
студентов. Междисциплинарные исследования. Предпринимательство и инновации: путь к си-
нергии Электронный сборник статей по материалам XXXII студенческой международной
научно-практической конференции. Спецвыпуск. 2017. С. 93.
53
Барнякова А. В. Тенденции развития современных кадровых служб // Современные научные
исследования и инновации. 2014. № 4 (36). С. 56.