35
Финансовое состояние АО «РусГард» соответствует рейтингу AAA
(отличное положение) и означает, что организация способна отвечать по своим
обязательствам в краткосрочной, а также долгосрочной перспективе.
2.2. Анализ организации работы с кадровыми документами
Как было отмечено ранее, в АО «Русгард» за работу с кадровыми
документами отвечает отдел по персоналу. Он функционирует на основе
Положения об отделе персонала (приложение 2). Данный локальный
нормативный акт помогает установить функции отдела, его основные задачи,
определить место в структуре организации, порядок взаимодействия с другими
подразделениями. Он состоит из семи разделов:
1. Общие требования.
2. Термины, определения, обозначения, сокращения.
3. Структура отдела персонала.
4. Задачи отдела персонала.
5. Функции отдела персонала
6. Зоны ответственности сотрудников отдела персонала
7. Права отдела персонала.
Также в организации разработаны правила внутреннего трудового
распорядка (ПВТР), которые являются основным кадровых документов,
регулирующим работу с наемными сотрудниками.
Именно в Правилах прописаны такие аспекты, как режим работы и отдыха
персонала, порядок трудоустройства на работу, перевода и увольнения
сотрудников, определены виды поощрений, ответственность за нарушение
трудовой дисциплины и другие моменты внутренней жизнедеятельности
компании.
ПВТР содержат следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Термины, определения, обозначения и сокращения.
36
3. Трудовые отношения: порядок приема и увольнения работников.
4. Основные права и обязанности работников
5. Основные права и обязанности работодателя.
6. Рабочее время и его использование.
7. Время отдыха
8. Оплата труда.
9. Ответственность за нарушение рудовой дисциплины.
10. Поощрения за успехи в работе.
11. Социальное страхование и обеспечение.
12. Регулирование иных вопросов.
13. Заключительные положения.
Приложениями к данному ЛНА идут: лист учета периодических проверок,
лист регистрации изменений, лист ознакомления персонала. Утвержден данный
документ генеральным директором АО «РусГард».
В организации также разработано положение о защите персональных
данных. Оно содержит следующую информацию:
- вводная часть – основания для принятия акта, нормы законов, перечень
основных понятий;
- список сведений, которые, собственно, и составляют персданные
сотрудников;
- перечень документов, с которыми компания работает, и в которых эти
сведения есть;
- правила обработки;
- порядок предоставления доступа;
- защита обрабатываемых данных;
- права и обязанности сторон;
- ответственность руководства за нарушения.
Также нужно отметить, что отдел по персоналу каждый год разрабатывает
штатное расписание. Оно оформляется в унифицированной форме Т- 3
приложение 3). Штатное расписание наглядно демонстрирует, можно ли
37
расширять штат или необходимо сокращать персонал, все ли зарплаты
соответствуют среднеотраслевым по региону
49
.
Еще один документ, о котором необходимо сказать – это должностная
инструкция. Данный ЛНА фиксирует обязанности трудящихся.
Должные инструкции в АО «РусГард» разработаны для каждой
должности и содержат следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Задачи работника
3. Обязанности работника.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимодействие.
Инструкции разрабатываются сотрудниками отдела по персоналу,
совместно с руководителями структурных подразделений и утверждается
генеральным директором АО «РусГард».
Для учета отработанного времени в организации ведется табель учета
рабочего времени по форме Т – 13. Учет фактически отработанного времени
осуществляют руководители отделов, далее они подают все сведения в
бухгалтерию, где главным бухгалтером формируется сводная таблица по всем
структурным подразделениям.
Табель подписывает генеральный директор и руководитель отдела по
персоналу. На основании заполненного табеля производится начисление
заработной платы работникам организации
Специальная программа для автоматизации кадрового делопроизводства в
АО «РусГард» отсутствует.
Для облегчения поиска документов, кадровая документация
регистрируется (регистрация осуществляется в ручном режиме, так как
49
Шувалова Н. Н. Основы делопроизводства : учебник и практикум для среднего профессионального
образования / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова ; под общей редакцией Н. Н. Шуваловой. — 2-е изд., перераб. и
доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. С.118
38
специальная программа для автоматизации кадрового делопроизводства в АО
«РусГард» отсутствует).
Подлежат регистрации приказы по личному составу. Для этих целей
менеджер по персоналу ведет журналы регистрации. Обложка данного
документа содержит даты, когда он был начат и окончен. Образец обложки
журнала регистрации приказов по личному составу в рассматриваемой
организации представлен на рисунке 4.
Рисунок 4. Образец обложки журнала регистрации приказов по
личному составу
Журнал учета приказов относится к категории документации строгой
отчетности.
Защита журнала в АО «РусГард» обеспечивается двумя способами -
нумерация страниц и их шнуровка. Нужно отметить, что журнал регистрации
приказов по личному составу прошивается и заверяется подписью генерального
директора.
Завершительная запись размещается на последней странице журнала.
Если в журнале регистрации допущена ошибка, то неверно сделанная
запись, зачеркивается одной аккуратной чертой. Корректная запись вносится в
ту же графу.
Сотрудники отдела по персоналу также ведут журнал регистрации
трудовых договоров.
Образец заполнения данного журнала представлен в таблице 5.
39
Таблица 5
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Регистр
ационн
ый
номер
Дата
Ф.И.О.
Подраздел
ение,
должность
(професси
я)
Условия
приема
на
работу,
характер
работы
Дата и
номер
приказ
а о
приеме
на
работу
Распис
ка
работн
ика в
получе
нии
трудов
ого
догово
ра на
руки
1
2
3
4
5
6
7
157
28.07.20
19
Светлов
а Ю.В.
Бухгалтери
я, бухгалтер
На
неопредел
енный
срок
28.07.20
19 №
115 - лс
Светло
ва
Он содержит следующие графы:
- порядковый номер;
- дату трудоустройства сотрудника;
- данные сотрудника: фамилию, имя и отчество;
- структурное подразделение, в которое сотрудник принят на работу;
- информацию о сроке трудового договора. Если отношения носят
срочный характер, обязательно указывают дату прекращения трудового
договора.
- дату и номер приказа о приеме на работу;
- расписку работника в получении второго экземпляра трудового договора
«на руки».
Обязательной регистрации подлежат трудовые книжки и вклады к ним.
Для этого ведется книга учета движения трудовых книжек.
Заполняя книгу учета, сотрудники отдела по персоналу придерживаются
тех же правил, что и при заполнении самой трудовой книжки:
- все даты прописываются в формате цифр через точки, а год пишется
полностью;
40
- информация о должности сотрудника должна соответствовать
наименованию должности в штатном расписании компании;
- наименование подразделения также вносится в соответствии со
штатным расписанием.
В организации также функционируют следующие журналы регистрации:
1. Журнал ознакомления с должностными инструкциями и локальными
нормативными актами работодателя. Он необходим для того, чтоб работодатель
или проверяющий из трудовой инспекции в любой момент могли убедиться, что
каждый сотрудник ознакомился с тем рядом документов, которые необходимы
согласно его должности и/или выполняемым работам.
2. Журнал учета больничных листов (образец заполнения журнала
представлен в приложении 4). Корректное заполнение журнала учета
больничных листов работников позволит оперативно отыскать требуемую
информацию, устранить спорные вопросы при расчете рабочего времени,
провести статистический анализ заболеваемости сотрудников организации
50
.
Далее необходимо проанализировать кадровое делопроизводство при
приеме на работу.
Для трудоустройства в АО «РусГард» будущий работник подает в отдел по
персоналу следующие документы:
1. Трудовую книжку;
2. Паспорт;
3. СНИЛС или новую форма уведомления о регистрации в системе
индивидуального учета. Это форма АДИ-РЕГ. Уведомление содержит те же
сведения, что и зеленая карточка: страховой номер лицевого счета, фамилию,
имя и отчество, дату и место рождения, пол и дату регистрации в системе
персонифицированного учета.
4. Документ об образовании;
50
Кадровое дело. Журнал учета листков нетрудоспособности. [Электронный ресурс]. – Режим
доступа:https://www.kdelo.ru/art/383599-qqq-16-m10-jurnal-ucheta-listkov-netrudosposobnosti
41
5. Справку о заработке с предыдущего места работы.
6. ИНН;
7. Военный билет (для военнообязанных лиц).
Далее будущий работник подписывает согласие на обработку
персональных данных. После этого работника знакомят с локальными
нормативными актами организации.
Следующий этап- это подписание трудового договора.
Трудовой договор содержит: информацию о сторонах, включая реквизиты
организации и паспортные данные нанимаемого человека; дату и место его
заключения; место работы, где будет трудиться сотрудник; должность, на
которую он принимается, и конкретный вид поручаемой ему работы; дату начала
работы и период (бессрочный или срочный – тогда вписывается и дата
окончания); зарплату, включая все надбавки, поощрения, коэффициенты и пр.;
режим труда (продолжительность рабочего дня, недели, выходные, основной и
дополнительный отпуск и т.д.);
Трудовой договор подписывают и оформляют в двух экземплярах – один
из которых передают работнику. После чего, данный документ регистрируют в
журнале регистрации трудовых договоров.
На основе заявления о приеме на работу, менеджер по персоналу издает
приказ о приеме с использованием унифицированных форм Т-1(приложение 5)
и Т – 1а.
После этого, менеджер по персоналу производит запись о приеме не работу
в трудовую книжку. В документ вносят записи о приеме, когда человек
отработал в АО «РусГард» более 5 дней (ч. 3 ст. 66 ТК
51
). При этом работа
должна быть основной. Если срок составляет менее 5 дней, то в случае отказа от
работы книжку возвращают без записи.
51
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019) // Справочная правовая
система Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
42
Данные трудовой книжки также заносятся в книгу учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним.
Все трудовые книжки работников хранятся в сейфе, а ответственный за их
ведение и хранение действует на основании приказа генерального директора АО
«РусГард».
Следующий этап в документировании процедуры приема на работу – это
заполнение личной карточки Т-2.
Личную карточку работника заполняют на основании приказа о приеме на
работу и личных документов человека. Это трудовая книжка, паспорт, военный
билет, документ об образовании, СНИЛС, свидетельство ИНН.
Кроме того, в личной карточке отражают и такие сведения как: контактный
телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень знания
иностранных языков и пр. Далее в процессе трудовой деятельности работника в
этот документ вносят изменения и информацию о трудовой деятельности
сотрудника.
Таким образом, можно сделать вывод, что процедура приема на работу и
оформление кадровых документов соответствует действующему трудовому
законодательству РФ.
Далее рассмотрим кадровое делопроизводство при предоставлении
отпусков.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в АО «РусГард»
предоставляют на основании графика отпусков. Данный документ показывает с
разбивкой по месяцам информацию о времени предоставления оплачиваемых
отпускных периодов на предстоящий год
52
. При составлении графика отпусков
учитывают пожелания работников организации, особенно льготной категории.
Утверждают график отпусков за две недели до начала следующего года.
52
БухСофт. График отпусков в 2020 году. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
https://www.buhsoft.ru/article/2560-grafik-otpuskov-na-2020-god-obrazets-i-pravila-sostavleniya-s-uchetom-izmeneniy
43
Если сотрудник идет в отпуск по графику, то за две недели до начала
отпуска, менеджер по персоналу направляет ему уведомление о начале
ежегодного оплачиваемого отпуска (приложение 6).
Заявление на отпуск работники пишут в том случае, если идут в отпуск не
по графику.
На основании заявления работника или графика отпусков, менеджер по
персоналу составляет приказ о предоставлении отпуска по форме Т – 6.
(приложение7). Если в отпуск идет сразу несколько человек, оформляют приказ
по унифицированной форме Т-6 а.
Учебный отпуск сотрудникам организации предоставляется на основании
справки –вызова, отпуск по беременности и родам - на основании листка
нетрудоспособности. Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется
на основании заявления работника. Приказы для оформления данных видов
отпусков также оформляются в унифицированной форме Т – 6, Т – 6а,
подписываются у генерального директора и регистрируются в журнале
регистрации приказов по личному составу.
Если появляется необходимость отправить работника в командировку, то
в АО «РусГард» руководитель структурного подразделения пишет на имя
генерального директора служебную записку с обоснованием цели, сроков и
указанием места командировки. Любая командировка оформляться приказом по
форме Т-9. Приказ издается на основании решения руководителя еще до отъезда
сотрудника. В нем указывают: ФИО, должность, структурное подразделение
командировочного; место назначения (страна, город, компания); срок и даты
поездки; цель; финансирующая организация; основание издания приказа.
Документ визирует руководитель и менеджер по персону ознакамливает с ним
работника. Также с ним необходимо ознакомить сотрудника, направляемого в
командировку. На время отсутствия работника в табеле ему проставляют
буквенный код «К» или цифровой код «06». Если в этот период работник
трудился в выходной или праздничный день, то в табеле указывают «РВ» или
«03».
44
После возвращения из командировки, сотрудник заполняет и сдает в
бухгалтерию авансовый отчет.
На основе проведенного анализа, можно сделать вывод, что процедура
оформления командирования работников соответствует ТК РФ.
Далее разберем кадровое делопроизводство при переводе сотрудника.
Перевод в АО «РусГард» осуществляется как по инициативе работника,
так и по инициативе работодателя.
Когда инициатор перевода сотрудник, он подает работодателю письменное
заявление. Если инициатором является администрация организации, от
сотрудника получают письменное согласие.
Если осуществляется перевод сотрудника в другое подразделение внутри
организации, руководитель структурного подразделения готовит представление
— документ, в котором дается характеристика профессиональным, деловым
качествам сотрудника, обосновывается причина перевода. На представлении
представляет свою резолюцию генеральный директор АО «РусГард».
Далее оформляется приказ о переводе (Т – 5, Т – 5а). В бланк приказа
вписывают не только новые условия работы (должность, подразделение и оклад),
но и условия, которые подлежат изменению. Также проставляют дату начала
работы на новой позиции. Его подписывает генеральный директор, далее
знакомят с приказом работника.
После издания приказа оформляют дополнительное соглашение к
трудовому договору. Оно подготавливается на основании достигнутых
договоренностей между сторонами.
Далее производится запись в личной карточке о переводе работника на
другую должность, после чего менеджер по персоналу делает запись о переводе
в трудовую книжку сотрудника организации.
Таким образом, можно сделать вывод, что нарушен алгоритм при переводе
сотрудника.
Также в АО «РусГард» кадровый документооборот образуется при
поощрении и взыскании работников.