34
Для наглядности целесообразно изобразить полученные данные в виде
диаграммы (рис.5)
Рисунок 5. Распределение персонала по опыту работы
Проведенный анализ свидетельствует о том, что в организации трудится
больше всего сотрудников, опыт которых превышает 11 лет.
Распределение сотрудников по гендерному признаку представлено на рис. 6.
Рисунок 6. Распределение персонала по гендерному признаку
Данная диаграмма свидетельствует о том, что в магазинах ИП
Завойкина Е.А. трудятся преимущественно женщины.
Далее проанализируем движение персонала за 2016-2018 гг. (таблица 7)
0 5 10 15 20 25 30 35 40
Человек
%
Человек
%
Человек
%
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Более 16 лет 11- 15 лет 6-10 лет 0-5
10
41
Мужчины Женщины
35
Таблица 7.
Анализ движения кадров
Показатель
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Число выбывших
7
9
11
Число принятых
сотрудников
6
8
9
Среднесписочная
численность сотрудников
48
50
51
Число сотрудников,
отработавших весь год
45
44
45
Коэффициент выбытия,
%
0,14
0,18
0,21
Коэффициент текучести,
%
0,14
0,18
0,21
Коэффициент приема, %
0,12
0,17
0,18
Коэффициент общего
оборота кадров, %
0,27
0,34
0,44
Коэффициент
постоянства кадров, %
0,93
0,88
0,88
Расчет осуществлялся по определенным формулам:
Общий оборот находится по формуле (1):
К
об
= (Т
пр
+ Т
в
) / Т, где (1)
Коэффициент оборота по приему по формуле (2):
К
об. пр.
= Т
пр
/ Т, где (2)
Коэффициент оборота по выбытию по формуле (3):
К
об. в.
= Т
в
/ Т, где (3)
Коэффициент текучести кадров по формуле (4):
К
тек
= Т
в
/ Т, где (4)
Коэффициент постоянства кадров по формуле (5):
К
ПОСТ.
= Т
ПОСТ.
/ Т, где (5)
Т
пр
– общее количество принятых людей,
Т
в
– общее количество уволенных людей,
Т
ПОСТ.
- число сотрудников, отработавших весть год,
Т – среднесписочная численность персонала.
Представим полученные данные в виде рисунка 7.
36
Рисунок 7. Анализ движения кадров в ИП Завойкина Е.А.
Полученные данные свидетельствуют о том, что в магазинах ИП
Завойкиной Е.А число выбывших сотрудников с каждым годом увеличивается.
Коэффициент выбытия за три года увеличился на 7%. Коэффициент приема в
2018 году составил 0,18 % и это на 6% больше по сравнению с 2016 годов. Тут
сыграло роль и общее увеличение штата сотрудников.
Между тем, кадры стали более мобильные. Данный вывод был сделан на
основе изучения коэффициента постоянства кадров, который уменьшился на 5%
в сравнении с 2016 годом. Текучесть кадров увеличилась на 6% и в 2018 году
составила 21%, что превышает установленные нормативы.
На основе проведенного анализ, можно сделать вывод, что сотрудники
организации достаточно опытные, между тем большое количество сотрудников
пред пенсионным и пенсионным возрастом. ИП Завойкиной Е.А. целесообразно
задуматься о привлечении молодых сотрудников на должности свои магазины.
Анализ движения кадров показывает отрицательную динамику и говорит о том,
что в кадровой политике рассматриваемого ИП есть проблемы в управлении
персоналом, которые необходимо решить.
0
20
40
60
80
100
120
140
160
2016 г. 2017 г. 2018 г.
37
2.3. Анализ кадрового документооборота в ИП Завойкина Е.А.
За ведение кадрового документооборота в магазинах ИП Завойкина Е.А.
ответственным лицом является менеджер по персоналу, который
- занимается оформлением приема, перевода и увольнения работников в
соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и
приказами организации;
- хранит и заполняет трудовые книжки;
- выдает справки сотрудникам по их трудовой деятельности;
- формирует личные дела;
- составляет график отпусков
- занимается наймом персонала;
- ведет воинский учет и др.
Специальная программа для автоматизации кадрового документооборота
в организации отсутствует.
В рассматриваемой организации разработаны следующие локальные
нормативные акты:
- штатное расписание;
- график отпусков;
- Положение о коммерческой тайне;
- Положение о защите персональных данных
- Правила внутреннего трудового распорядка.
Для облегчения поиска документов кадровая документация
регистрируется.
Подлежат регистрации приказы по личному составу. Для этих целей
менеджер по персоналу ведет журналы регистрации. Обложка данного
документа содержит даты, когда он был начат и окончен. Образец обложки
журнала регистрации приказов по личному составу в рассматриваемой
организации представлен на рис. 8
38
Рисунок 8. Образец обложки журнала регистрации приказов по
личному составу
Журнал учета приказов относится к категории документации строгой
отчетности.
Защита журнала в ИП Завойкина Е.А. обеспечивается двумя способами -
нумерация страниц и их шнуровка. Нужно отметить, что журнал регистрации
приказов по личному составу прошивается и заверяется подписью генерального
директора.
Завершительная запись размещается на последней странице журнала.
Если в журнале регистрации допущена ошибка, то неверно сделанная
запись, зачеркивается одной аккуратной чертой. Корректная запись вносится в
ту же графу.
Порядок регистрации приказов по основной деятельности в
рассматриваемой организации осуществляется в следующей
последовательности:
1.Вносится номер приказа, который был присвоен в момент регистрации.
Нужно отметить, что в ИП Завойкина Е.А. разработана систему индексации
приказов по личному составу и добавлена к индексу приказа соответствующую
букву. Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу,
увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу
добавляется буква «лс» (личный состав), если приказ связан с отпусками, то
39
добавляется отметка «о», с командировками – «км», с поощрениями –«п»,
взысканиями «в» и т.д.
2.Вносится название документа в графу 2.
3.Проставляется дата в графу 3. Дата издания документа
считается число, когда он был подписан генеральным директором
организации.
4.Указывается вид документа. Эти данные вносят в графу 4. Вид приказа
определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу,
увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т.д.)
5.аносятся данные на сотрудника, которого данный приказ касается. Эти
данные занимаются графы с 5 по 8.
6.Дается краткое содержание документа. Как правило, заголовок приказа
отражает его краткое содержание. Его вносят в графу 9.
7.Вносят основание документа в графу 10. Основанием приказа является
инициативный документ, послуживший причиной его издания. Например,
заявление сотрудника или распоряжение руководства.
Менеджером по персоналу также ведется журнал регистрации трудовых
договоров.
Он содержит следующие графы:
- порядковый номер;
- дату трудоустройства сотрудника;
- данные сотрудника: фамилию, имя и отчество;
- структурное подразделение, в которое сотрудник принят на работу;
- информацию о сроке трудового договора. Если отношения носят
срочный характер, обязательно указывают дату прекращения трудового
договора.
- дату и номер приказа о приеме на работу;
40
- расписку работника в получении второго экземпляра трудового
договора «на руки».
Образец заполнения данного журнала представлен в таблице 8
Таблица 8 .
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Регистр
ационн
ый
номер
Дата
Ф.И.О.
Подраздел
ение,
должность
(професси
я)
Условия
приема
на
работу,
характер
работы
Дата и
номер
приказ
а о
приеме
на
работу
Распис
ка
работн
ика в
получе
нии
трудов
ого
догово
ра на
руки
1
2
3
4
5
6
7
157
28.07.20
19
Светлов
а Ю.В.
Бухгалтери
я, бухгалтер
На
неопредел
енный
срок
28.07.20
19 №
115 – лс
Светло
ва
Обязательной регистрации подлежат трудовые книжки и вклады к ним.
Для этого ведется книга учета движения трудовых книжек.
Книга учета трудовых книжек включает соответствующие графы:
1 — содержит порядковый регистрационный номер журнала;
2, 3 и 4 — включает дату регистрации, указанную арабскими цифрами,
которая может полностью соответствовать времени приема на работу
сотрудника;
5 — указывают фамилию, имя, отчество без сокращений;
6 — включает сведения о серии документа, о номере книги или вкладыша
в нее, который оформляет кадровая служба организации;
7 — указывают должность, профессию и специальность сотрудника в
соответствии со штатным расписанием, утвержденным в организации;
41
8 — наименование структурного подразделения, в котором будет
числиться сотрудник;
9 — сведения о выпущенном приказе, на основании которого и
выполняется регистрация соответствующего документа;
10 — подпись ответственного лица, назначенного руководителем и
отвечающего за прием, за внесение записей;
11 — стоимость бланка или вкладыша;
12 — дата, в которую книга была выдана на руки увольняющемуся
сотруднику;
13 — подпись уволенного работника, она заверяет факт получения
документа.
Заполняя книгу учета, сотрудники отдела кадров придерживаются тех же
правил, что и при заполнении самой трудовой книжки:
- все даты прописываются в формате цифр через точки, а год пишется
полностью;
- информация о должности сотрудника должна соответствовать
наименованию должности в штатном расписании компании;
- наименование подразделения также вносится в соответствии со
штатным расписанием.
В организации также функционируют следующие журналы регистрации:
1. Журнал ознакомления с должностными инструкциями и локальными
нормативными актами работодателя. Он необходим для того, чтоб работодатель
или проверяющий из трудовой инспекции в любой момент могли убедиться, что
каждый сотрудник ознакомился с тем рядом документов, которые необходимы
согласно его должности и/или выполняемым работам.
Журнал ознакомления с ЛНА имеет следующие графы:
- порядковый номер;
- фамилия, имя и отчество сотрудника;
42
- его должность;
- наименование структурного подразделения, в котором работает
сотрудник;
- наименование локального нормативного акта, с которым знакомят
сотрудника;
- подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении;
- дата подписания.
1.Журнал учета больничных листов (образец заполнения журнала
представлен в приложении
2. Корректное заполнение журнала учета больничных листов работников
позволит оперативно отыскать требуемую информацию, устранить спорные
вопросы при расчете рабочего времени, провести статистический анализ
заболеваемости сотрудников организации
37
.
Данный журнал имеет следующую структуру:
- графа 1 - сведения, переписанные с листка нетрудоспособности (серия
и номер листка, дата его выдачи;
- графа 2 – наименование учреждения здравоохранения, выдавшего
данный больничный лист;
- графа 3 - Фамилия, Имя и Отчество работника, на которого был
оформлен листок нетрудоспособности;
- графа 4 - данные о работнике в связи с исполняемыми им трудовыми
обязанностями (должность (профессия, специальность), в каком структурном
подразделении организации он работает;
- графа 5 – период нетрудоспособности;
- графа 6 – примечание (причина нетрудоспособности).
37
Кадровое дело. Журнал учета листков нетрудоспособности. [Электронный ресурс]. – Режим
доступа:https://www.kdelo.ru/art/383599-qqq-16-m10-jurnal-ucheta-listkov-netrudosposobnosti
43
Далее необходимо разобрать кадровый документооборот, которые
образуется при движении персонала в организации.
Для начала целесообразно рассмотреть процедуру документирования
приема на работу в организацию.
На первоначальном этапе происходит проверка наличие всех
необходимых документов для трудоустройства на работу.
Если кандидат устраивается в рассматриваемую организацию, то он
должен предоставить инспектору отдела кадров следующие документы:
- общегражданский паспорт РФ (при временном отсутствии паспорта
допускается иной документ, удостоверяющий личность гражданина);
- трудовую книжку (не предоставляется если сотрудник
трудоустраивается впервые или работает в другой организации и эта должность
для него совмещаемая);
- СНИЛС;
- военный билет (для лиц, подлежащих воинскому учету и призывников);
- документ, подтверждающий наличие образования;
Если все документы кандидата в порядке, т.е. соответствуют
законодательству РФ, кандидат пишет заявление о приеме на работу на имя
генерального директора организации.
В заявлении также указывается дата, с которой работник должен
приступить к своим должностным обязанностям, должность, а также
указывается дата и ставится подпись составителя.
Отметим, что заявления работников никак не регистрируются. Журнал
регистрации заявлений работников в рассматриваемой компании -отсутствует.
Следующий шаг при трудоустройстве нового сотрудника – это получение
согласия на обработку персональных данных.
Далее заключается трудовой договор. Трудовой договор содержит: