34
- технической документацией.
Раздел «Структура и штаты» разрабатывается начальником УРП исходя
из задач и функций управления, нормативов численности руководителей,
специалистов и служащих в пределах установленных лимитов по труду с
учетом объемов и характера выполняемой работы по согласованию с
управлением труда и заработной платы и утверждаются в установленном
порядке генеральным директором.
Обязанности между работниками УРП распределяются начальником
управления в соответствии с должностными инструкциями и настоящим
положением.
Рис.1 Схема внутренней организационной структуры
Раздел «Основные задачи» содержит четко сформулированные
направления деятельности УРП, важнейшими из которых являются
35
обеспечение общества необходимым количеством кадров руководителей,
специалистов и других служащих, а также рабочих; осуществление
эффективного подбора расстановки и реализации трудового потенциала кадров,
воспитания кадров; обеспечение учета кадров; совершенствование форм и
методов работы с кадрами; формирование стабильно работающего коллектива;
создание кадрового резерва; определение потребности УРП в ресурсах;
постоянное улучшение деятельности УРП.
В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в
области кадровой работы, в частности:
- участие в разработке единой кадровой политики и кадровой стратегии
общества и их реализация;
- содействие успешной адаптации новых работников в коллективе;
- изучение профессиональных, деловых и личностных качеств работников
в процессе их трудовой деятельности с целью всестороннего раскрытия их
трудового потенциала;
- организация проведения аттестации работников, ее методическое и
информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации,
разработка мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий;
- подбор, отбор и расстановка кадров совместно с руководителями
заинтересованных подразделений на основе оценки их профессиональных,
деловых и личностных качеств;
- своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников
в соответствии с трудовым законодательством и соответствующими
организационно-распорядительными документами (положениями,
инструкциями, приказами генерального директора);
- организация производственной и преддипломной практики студентов по
заключенным договорам;
- составление и утверждение в установленном порядке проекта годовой
сметы затрат на подготовку и повышение квалификации кадров, контроль ее
исполнения;
36
- информирование работников общества об имеющихся вакансиях,
использование средств массовой информации для помещения объявлений о
найме работников;
- формирование и ведение банка данных о количественном и
качественном составе кадров, их развитии и движении. Оперативное
представление необходимой информации пользователям;
- учет личного состава;
- подготовка материалов для представления работников к поощрениям и
награждениям, привлечения работников к материальной и дисциплинарной
ответственности;
- подготовка документов для осуществления индивидуального
(персонифицированного) учета, а также документов, необходимых для
назначения пенсий, пособий работникам общества и их семьям; представление
этих документов в органы социального обеспечения;
- оформление кадровых документов в установленные сроки и
обеспечение их сохранности;
- контроль соблюдения трудового законодательства, исполнения решений
и распоряжений по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;
- систематический анализ кадровой работы в обществе, разработка
предложений по ее улучшению;
- контроль состояния трудовой дисциплины в подразделениях общества и
соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;
- совершенствование и обновление научно-методического обеспечения
кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы.
- внедрение современных методов управления кадрами с использованием
прогрессивных информационных технологий;
- разработка стандартов, инструкций и методических документов по
обучению кадров;
- организация и осуществление контроля за выполнением работ по
мониторингу удовлетворенности персонала общества;
37
- проведение анализа результатов мониторинга удовлетворенности
персонала и организация разработки корректирующих действий, направленных
на повышение удовлетворенности и улучшение социально-психологического
климата в коллективе;
- обеспечение деятельности общества в идеологической,
информационной и общественно-политической сфере;
- осуществление постоянного взаимодействия с местными
исполнительными органами, депутатами всех уровней в работе с трудовыми
коллективами;
- разработка и актуализация технических нормативных правовых актов по
описанию процессов по функциям УРП;
- проведение корректирующих и предупреждающих действий и
определение областей улучшения деятельности;
- внесение предложений руководству по функциям УРП в планы и
мероприятия общества;
- принятие мер по обеспечению соблюдения законодательства по борьбе с
коррупцией и предупреждению коррупционных правонарушений в работе УРП.
Раздел «Взаимоотношения УРП с другими структурными
подразделениями общества» содержит перечень документов, которые
поступают в УРП, и документов, которые направляются из УРП в другие
структурные подразделения.
Рассмотрим несколько структурных подразделений, от которых УРП
получает и выдает документы.
УРП получает от экономического управления плановую
среднесписочную численность, плановый уровень затрат на подготовку
кадров, лимиты затрат по командировочным расходам и услугам связи.
УРП выдает ежемесячно отчет о производственно-хозяйственной
деятельности подразделения, данные для составления отчета по труду,
ежемесячно фактическую списочную и среднесписочную численность с
38
разбивкой по категориям работников по структурным подразделениям
общества.
УРП получает от управления бухгалтерского учета расчетные листки по
заработной плате.
УРП выдает управлению бухгалтерского учета ежемесячно табель учета
рабочего времени, распоряжения о премировании работников, отчет по расходу
трудовых книжек и вкладышей к ним, списки работников, заключивших
договора о материальной ответственности.
УРП получает от управления информационных технологий документы
регламентирующие работу в системах АИС И SAP ERP, результаты расчетов в
установленной форме и в сроки, установленные графиком.
УРП выдает управлению информационных технологий первичную
информацию по каналам связи для выполнения вычислительных работ,
установленных графиков, заявки на приобретение СВТ с обоснованием,
справки о перемещении СВТ внутри управления.
УРП получает от управления охраны труда персонала необходимую
нормативную документацию по вопросам охраны труда, предписания и
указания по соблюдению действующих норм и правил по охране труда,
разработке и осуществлению мероприятий по улучшению условий труда,
графики комплексных обследований состояния охраны труда.
УРП выдает протоколы аттестации руководителей и лиц, их
замещающих, специалистов технических служб, отчеты о выполнении
предписаний и мероприятий по охране труда, материалы для составления
отчетов по установленной форме и справок по вопросам охраны труда.
Взаимоотношения УРП с другими структурными подразделениями
общества, не указанными в данном разделе, осуществляются по мере
необходимости.
В разделе «Права» УРП в соответствии с поставленными задачами и
определенными функциями в лице начальника и работников управления имеет
право:
39
- действовать от имени общества и представлять интересы общества по
вопросам, входящим в компетенцию УРП, во взаимоотношениях с
вышестоящими и другими организациями;
- осуществлять контроль соблюдения трудового законодательства
Республики Беларусь;
- контролировать в структурных подразделениях соблюдение
предоставления работникам установленных льгот и гарантий в соответствии с
трудовым законодательством, соблюдение работниками правил внутреннего
трудового распорядка, трудовой и производственной дисциплины;
- контролировать руководителей структурных подразделений общества на
предмет использования труда подчиненных работников в соответствии с их
профессией, специальностью и квалификацией;
- требовать и получать от других структурных подразделений общества
необходимую информацию и документы по вопросам, входящим в
компетенцию управления;
- участвовать в разработке организационной структуры общества;
- подготавливать проекты приказов и распоряжений по вопросам работы
УРП;
- заключать трудовые соглашения с руководителями и специалистами с
их согласия на обучение кадров в пределах доведенной до УРП сметы затрат на
обучение, переобучение, повышение квалификации;
- знакомиться с проектами решений руководства общества, содержащими
вопросы, касающиеся деятельности УРП;
- вносить на рассмотрение руководства общества предложения по
совершенствованию деятельности общества и его структурных подразделений,
методов работы с кадрами в пределах своей компетенции;
- представлять руководителю общества предложения о назначении на
вакантные должности и освобождении от занимаемых должностей, а также о
поощрении и наложении взысканий на работников;
40
- осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных
подразделений по кадровым вопросам;
- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
- требовать от руководителей общества оказания содействия в
осуществлении своих должностных обязанностей и прав;
- давать указания по идеологической работе всем руководителям
структурных подразделений и требовать их неукоснительного выполнения.
- запрашивать от структурных подразделений общества, местных органов
государственной власти необходимые информационные и справочные
материалы;
- проверять исполнение приказов, протоколов и распоряжений
генерального директора, распорядительных документов и законодательных
актов вышестоящих органов государственного управления, решений местного
исполнительного комитета по вопросам, относящимся к его компетенции.
В разделе «Ответственность» УРП в соответствии с поставленными
задачами и определенными функциями в лице начальника и работников
управления несет ответственность за:
- некачественное и несвоевременное исполнение возложенных на УРП
настоящим положением задач и функций;
- необеспечение комплектования структурных подразделений общества
кадрами всех специальностей и профессий с целью реализации основных задач
общества;
- необеспечение оперативного, правильного и законного документального
оформления приема, перевода и увольнения работников общества;
- несоблюдение работниками УРП правил внутреннего трудового
распорядка, трудовой и исполнительской дисциплины;
- подбор, расстановку, использование сотрудников управления;
- несоответствие действующему законодательству визируемых
(подписываемых) приказов, инструкций, положений и других документов;
41
- организацию работы по информированию и разъяснению основных
направлений политики государства и общества, проведение идеологической,
информационно-воспитательной работы в обществе;
- необеспечение выполнения заданий согласно установленным
количественным и качественным показателям;
- непринятие решений по вопросам, отнесенным к компетенции УРП;
- необоснованность расчетов при установлении норм материальных и
трудовых затрат, смет затрат;
- несоблюдение установленных норм, нормативов, утвержденных смет
затрат;
- нерациональное использование материальных, трудовых и финансовых
ресурсов;
- экономическую необоснованность и неэффективность хозяйственных
операций;
- отражение недостоверной информации о хозяйственных операциях
(деятельности) в формах статистической, бухгалтерской и иной отчетности;
- несвоевременное представление установленной отчетности
вышестоящим организациям;
- полноту и достоверность представляемой информации;
- несоблюдение законодательства по борьбе с коррупцией;
- несоблюдение работниками управления трудовой дисциплины, правил
охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и
противопожарной безопасности;
- разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну общества;
- непредставление уполномоченному должностному лицу
контролирующего органа необходимой для проведения проверки информации
и документов, неисполнение или несвоевременное исполнение предписания,
решения и актов контролирующих органов;
- несоблюдение порядка учета, хранения, использования и реализации
имущества и обязательств в соответствии с законодательством;
42
- несоблюдение в своей деятельности требований, установленных
внутренними и внешними документами;
- работники управления по работе с персоналом не вправе разглашать
конфиденциальную информацию о личной жизни работников и при оценке их
деловых качеств обязаны исходить только из официально полученных данных
и материалов.
Вся ответственность, возложенная на начальника и работников УРП,
устанавливается должностными инструкциями.
Должностная инструкция – это нормативный документ, где определены
основные задачи, права, обязанности и ответственность работника
предприятия. Она разрабатывается на базе квалификационного справочника
должностей и служащих, типовых и должностных инструкций и конкретных
потребностей данного рабочего места. Все указания, формулировки должны
быть четкими, ясными, исключающими двоякость толкования.
Должностная инструкция состоит из следующих разделов:
- общая часть;
- функции;
- обязанности;
- права;
- ответственность.
Инструкция, регламентирующая порядок выполнения какого-либо
процесса, может состоять из нескольких разделов. Каждый из них должен быть
логически законченной частью инструкции. Разделы инструкции должны иметь
заголовок. В сложных разделах могут быть выделены подразделы. Текст
разделов и подразделов излагается по пунктам, они должны быть
пронумерованы арабскими цифрами.
Исполнитель составляет проект инструкции в трех экземплярах. Все три
экземпляра подписываются руководителем структурного подразделения, а в
некоторых случаях и вышестоящим руководителем, которому непосредственно
подчиняется подразделение – составитель.
43
Второй экземпляр проекта согласовывается со всеми заинтересованными
подразделениями или должностными лицами.
Если проект инструкции вызывает возражение или замечание, то они
должны быть изложены на втором экземпляре, или на отдельном листе,
приложенному ко второму экземпляру.
Все инструкции по вопросам организации производства и управления
согласовываются с юридическим отделом, независимо от того входят ли они в
число исполнителей тех работ, которые регламентируются данной
инструкцией.
Инструкция по безопасности труда оформляется отделом охраны труда и
техники безопасности. Первый и второй экземпляры проекта инструкции
предоставляются на утверждение соответствующему руководителю. Дата
введения инструкции в действие является датой ее утверждения, если в тексте
не указана другая дата.
Если в инструкции предусматривается введение в практику документа
новой формы (карта учета, акта и т.д.), то проект бланка этого документа
должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте должны быть
описаны порядок использования документа (какие реквизиты заполняются,
сколько экземпляров оформляется, кому и когда экземпляр передается).
Рассмотрим должностную инструкцию на примере специалиста по
кадрам группы приема, увольнения и учета руководителей, специалистов и
служащих, оформления пенсий и пособий управления по работе с персоналом
ОАО «Гомсельмаш».
1 Общие положения
1.1 Настоящая должностная инструкция распространяется на специалиста
по кадрам I категории, специалиста по кадрам II категории, специалиста по
кадрам группы приема, увольнения и учета руководителей, специалистов и
служащих, оформления пенсий и пособий (далее – специалист по кадрам).
1.2 Специалист по кадрам непосредственно подчиняется ведущему
специалисту по кадрам – руководителю группы.