77
- ценообразование;
- учет банковских и валютных операций;
- учет основных средств и нематериальных активов (осуществлен переход с
версии 1С:Бухгалтерия 7.7);
- расчеты с поставщиками, учет НДС;
- производство, расчет себестоимости продукции (планируется к внедрению в
2017 г. при наличии финансовых и технических ресурсов);
- анализ финансовой деятельности (планируется к внедрению в 2017 г. при
наличии финансовых и технических ресурсов);
- планирование производства и продаж (планируется к внедрению в 2017 г. при
наличии финансовых и технических ресурсов);
- учет на удаленных складах;
- учет в удаленных филиалах.
В 2014–2015 гг. осуществлен перевод расчёта заработной платы из
программного комплекса «Начисление и учет заработной платы» (DOS версия,
разработчик ООО «НИИЭВМ сервис») в программный комплекс «Начисление и учет
заработной платы» (сетевая SQL версия, разработчик ООО «НИИЭВМ сервис»),
включающий следующие модули:
- ведение нормативной и справочной информации по начислению и учету
заработной платы, рабочего времени персонала;
- ведение личных карточек по заработной плате;
- учет стажей сотрудников по видам;
- выполнение расчетов по всем видам начислений и удержаний, определенным
действующим законодательством;
- получение отчетов и справок согласно установленному регламенту;
- получение аналитических и информационных справок по мере
необходимости;
- администрирование доступа сотрудников к функциям системы и срезам
информации;
- поддержка историчности данных – справочник видов оплат и удержаний,
настроечные таблицы для расчетов, персональные данные работника;
- формирование графиков рабочего времени и т.д.
78
Система информационного обеспечения предприятия включает в себя
следующие АРМ:
- АРМ бухгалтера позволяет осуществлять непрерывные сплошные и
взаимосвязанные наблюдения и контроль над хозяйственной деятельностью
предприятия. Первичные данные о фактах хозяйственной деятельности отражаются в
бухгалтерском учете – это способствует систематизации разобщенных данных в
обобщенную характеристику определенных явлений хозяйственной деятельности
предприятия, а также формированию экономических показателей. Бухгалтерский
учет играет важную роль в оценке объектов учета и определении их себестоимости. В
отделе бухгалтерии используется система «1С: Бухгалтерия 8.2».
- АРМ экономиста позволяет решать следующие задачи: анализ финансового
состояния фирмы; формирование отчетности и проверка ее полноты, корректности и
достоверности; анализ устойчивости, рентабельности, показателей ликвидности,
деловой активности и др.; анализ динамики основных показателей, выявление
тенденций и прогнозирование состояния предприятия; анализ степени влияния тех
или иных факторов на состояние фирмы; выработка рекомендаций по улучшению
деятельности предприятия.
- АРМ по учету основных фондов обеспечивает ведение журнала учета
основных фондов предприятия, начисление амортизации по основным фондам в
системе «1С: Бухгалтерия 8.2».
- АРМ отдела снабжения контролирует своевременность и качество
материально-технического обеспечения производства, выполнение плана поставок по
объему, номенклатуре, срокам, качеству, состояние и сохранность складских запасов,
соблюдение норм отпуска материалов, транспортно-заготовительные расходы. Отдел
снабжения использует систему «1С: Торговля и склад 8.2».
- АРМ отдела сбыта контролирует выполнение договорных обязательств и
планов поставки продукции потребителям по объему, качеству, срокам,
номенклатуре, состояние складских запасов и сохранность готовой продукции.
- АРМ отдела кадров позволяет быстро и эффективно производить учет
работников на предприятии.Он включает в себя ведение личной карточки по
работникам объединения, ведение штатного расписания и тарифно-
квалификационного справочника, анализ использования трудовых ресурсов, печать
79
сводок о численности в разрезе категорий, разрядов, условий труда.
- АРМ по учету заработной платы включает в себя следующие задачи:
- автоматическое формирование текущего состава организации для расчета
заработной платы на основании кадровых документов;
- автоматическая подготовка отчетности во все фонды и налоговую инспекцию;
- обработка и подготовка различных документов и справок;
- проводить частичную выдачу зарплаты;
- депонировать суммы, не выданные по платежным ведомостям;
- автоматическое формирование кассовых платежных документов по
заработной плате;
- автоматическая передача сведений для зачисления заработной платы на
банковские карточки;
- формирование штатного расписания;
- формирование тарифной ставки первого разряда на предприятии;
- ведение минимальной заработной платы РБ;
- табельный учет и расчет зарплаты;
- ведение информации по организации, проведению и учету аттестации рабочих
мест;
- ведение нормативной информации;
- заполнение, просмотр и редактирование должностных инструкций;
- формирование и печать графиков работы;
- учет, проверка и обработка договоров подряда, актов сдачи работ;
- подготовка и учет приказов;
- подготовка и печать отчета по списочной численности предприятия;
- формирование справочника структуры предприятия.
АРМ расчета заработной платы установлен в секторе расчетов с трудящимися и
служащими предприятия, отделе труда и заработной платы, у нормировщиков
основных цехов. Он позволяет в срок рассчитывать заработную плату рабочих и
служащих объединения, проводить анализ заработной платы и начислений налогов,
анализ норм выработки и трудоемкости. В целях повышения производительности
труда отдел труда и заработной платыпроизводится улучшение использования
рабочего времени, снижению себестоимости продукции. Предпосылкой,
80
обеспечивающей высокую эффективность использования компьютерных технологий,
является централизация сводных расчетов, применение унифицированных и типовых
форм первичной документации, системы классификаторов учетных номенклатур.
Автоматизация в данном случае обеспечивает освобождение персонала от
трудоемких вычислительных работ, повышение качества расчетов, сокращение
сроков подготовки данных.
Программное обеспечение, установленное на предприятии:
- в качестве операционной системы на АРМ-ах установлена Microsoft
Windows 7 Ultimate;
- для диагностики состояния АРМ-ов используются следующие программные
продукты: Austlogics BoostSpeed 5, CCleaner 5.05, AIDA 64. Эти программные
продукты позволяют проводить полную диагностику работы компьютера, находить и
исправлять системные ошибки, производить чистку и дефрагментацию реестра,
удалять неиспользуемые и временные файлы, повышать производительность
системы;
- антивирусная защита обеспечивается программным продуктом компании
«Лаборатория Касперского» Kaspersky TotalSecurity;
- архивация данных осуществляется с помощью WinRAR. Программный
продукт позволяет сжимать данные и существенно уменьшать их объем.
Прикладное программное обеспечение АРМ-ов:
- пакет прикладных офисных программ Microsoft Office 2010:
1 Microsoft Office Word 2010 – для создания и редактирования текстовой
информации.
2 Microsoft Office Excel 2010 – для создания и редактирования электронных
таблиц.
3 Microsoft Office PowerPoint 2010 – для создания и редактирования
презентаций.
4 Microsoft Office Access 2010 – для работы с базами данных.
- установлена система распознавания отсканированных документов Adobe
Reader версии 2015.007.20033. Данный программный продукт позволяет работать со
сканерами и МФУ, распознавать текстовую и графическую информацию, сохранять
файлы с расширением «.pdf», «.doc/.docx», «.rtf»;
81
- для работы с CD/DVD дисками установлен программный продукт Nero 8.
Программный продукт позволяет записывать информацию на диски формата
CD/DVDR/RW. Также есть возможность удаления информации с дисков формата
CD/DVDRW;
- в качестве файлового менеджера используется программный продукт – Total
Commander 8.01. Это очень удобный и многофункциональный файловый менеджер
(программа для управления файлами), который призван облегчить и ускорить работу
с файлами, включая просмотр, редактирование, копирование, удаление и т.д.
Оборудование и программное обеспечение, используемое на предприятии,
актуально на сегодняшний день и имеет значительный потенциал в модернизации.
Основные бизнес-процессы предприятия автоматизированы на достаточно хорошем
уровне.
Преимущества автоматизации основных бизнес-процессов ОАО «Красный
пищевик»:
- устойчивая работа программного обеспечения. Сеть работает исправно как
на аппаратном, так и на программном уровне. Программное обеспечение на
персональных компьютерах лицензионное и регулярно обновляется посредством сети
Internet;
- отработанная технология. Последовательность обработки данных на
предприятии организована на высоком уровне. Отсутствуют типичные ошибки,
связанные с дублированием информации или с ее недостачей;
- обучение персонала. Работники предприятия не испытывают затруднений в
работе с программными продуктами, с обменом информацией в сети и ее обработкой.
Недостатки автоматизации основных бизнес-процессов ОАО «Красный
пищевик»:
- «непрозрачность» – отсутствие относительно простых средств доступа к
информации базы данных;
- отсутствие графической аналитики. Результаты всех экономических
показателей предприятия представляется в выходных документах и отчетах в виде
процентного соотношения фактических показателей и плановых. Однако отсутствуют
графики, по которым аналитики, проведя графический анализ, могли бы достаточно
точно определить прогнозные показатели и грамотней рассчитать риски;
82
- отсутствие автоматизированной системы электронного документооборота.
Персонал обменивается документами на предприятии только посредством сетевых
локальных дисков. В этом случае происходит относительно медленный (не
мгновенный) поиск нужной информации.
Информация, циркулирующая на предприятии ОАО «Красный пищевик»,
имеет две степени конфиденциальности: «Конфиденциально» и «Ограниченного
распространения».
Перечень конфиденциальной информации определен соответствующим
приказом генерального Директора.Структура конфиденциальности информации на
предприятии представлена в таблице 27.
Таблица 27
Структура конфиденциальности информации на предприятии
№
п.п
.
Наименование
грифа
конфиденциальност
и
Степень
защиты
Перечень информации,
относящийся к данному грифу
1
«Конфиденциально»
Высокая
1. Договора партнеров
связанные с основным
видом деятельности
(долгосрочные);
2. Технические карты
процессов производства
продукции
3. Договора хозяйственной
деятельности;
4. Товарно-транспортные
Накладные (ТТН-1)
5. Бухгалтерская отчетность
6. Путевые листы
7. Документы на транспорт
8. Отчеты водителя
9. Разрешительные документы
10.Лицензии на осуществления
деятельности
11.Трудовые договора
(кадровая документация)
83
Окончание таблицы 27
№
п.п
.
Наименование
грифа
конфиденциальност
и
Степень
защиты
Перечень информации,
относящийся к данному грифу
2
Ограниченного
распространения
(«ОР»)
Средняя
1. Свидетельства
индивидуальных
предпринимателей.
2. Сведения о численности,
составе работающих, их
заработной плате и условиях
труда, а также о наличии
свободных рабочих мест.
3. Должностные инструкции
3
Общедоступны
Не
конфиден
-циально
Нет
4
Персональные данные
Высокая
1. Справочно-информационный
банк данных о персонале и
документы составляющие
персональные данные.
Как видно общедоступных информационных активов у предприятия ОАО
«Красный пищевик» нет.
Подведем итоги второй главы.
1. Открытое акционерное общество «Красный пищевик» – старейшее пред-
приятие кондитерской отрасли промышленности Республики Беларусь. ОАО
«Красный пищевик» уже более 145 лет специализируется на производстве
кондитерских изделий.
2. Продукция ОАО «Красный пищевик» экспортируется в 14 стран мира, в том
числе в Израиль, США, Чехию, Италию, Польшу, Германию, Россию, страны Балтии
и СНГ. Номенклатура выпускаемой продукции ОАО «Красный пищевик» включает в
себя: драже, зефир, ирис, мармелад, конфеты, халва. Большим спросом у потребителя
пользуются такие виды кондитерских изделий, как мармелад и зефир: они являются
традиционными сладостями и популярны в мире уже несколько сотен лет.
3. Благодаря росту спроса на продукцию объем производства в натуральном
выражении имеет тенденцию к увеличению: если в 2015 г. темп роста составил 102,3
%, то в 2016 г. – уже 102,6 %. В 2015 г. прирост произошел только по группе
«Зефир», «Драже» и «Халва», по остальным позициям наблюдался спад. В 2016 г.
84
увеличение наблюдалась уже по всем ассортиментным группам, кроме «Мармелада»
(99,7 %). Наибольший удельный вес в структуре продукции ОАО «Красный
пищевик» занимают зефир (42,8 %), мармелад (25,7 %) и халва (17,0 %).
4. В связи с активизацией российских конкурентов реализация продукции
предприятием на внешний рынок в 2016 г. сократилась по сравнению с 2015 г. на 171
тонну, или 9,07 %; по отношению к 2014 г. на 1029 т (37,51 %). Реализация
продукции на внутренний рынок в 2016 г. имела тенденцию к увеличению, и достигла
14717 т, больше 2014 г. на 1252 т. (9,3 %) и 2015 г. 490 т (3,44 %).
5. Кадровой работой на предприятии заведует заместитель директора по
идеологии и кадровой работе, социальным вопросам, в подчинении у которого
находится отдел кадров, табельщик и инструктор-методист по культурно-массовой
работе.
6. Списочная численность работающих на ОАО «Красный пищевик» по
состоянию на 31.12.2017 составила 1049 человек, в том числе: руководителей 89
человек, специалистов 115 человек, служащих 63 человека, рабочих 782 человека, что
составляет 75,5 % от общей численности. Руководящий состав и специалисты
общества в основном укомплектованы квалифицированными кадрами, имеющими
преимущественно высшее образование, что по категории «руководители» составляет
85,4 % от общей численности руководителей, по категории «специалисты» данный
показатель равен 87,8 %. По категории «рабочие» преимущественно преобладает
профессионально-техническое образование – 46,7 % от общей численности рабочих.
Значительную долю трудовых ресурсов составляют опытные работники со
стажем работы более 10 лет 398 чел. – 37,9 % работающих от общей численности.
7. У предприятия отсутствует автоматизированная система электронного
документооборота. Персонал обменивается документами на предприятии только
посредством сетевых локальных дисков. В этом случае происходит относительно
медленный (не мгновенный) поиск нужной информации.
Кадровый документооборот в ОАО «Красный пищевик» организован без
использования специализированных программ. Для электронного кадрового
документооборота используется электронная почта, локальная сеть, USB-флеш-
накопители и документы на бумажных носителях. Этот серьезный недостаток говорит
нам об актуальности наших предложений в третьей главе дипломной работы.
85
3. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ.
3.1. Выбор и обоснование методики систем электронного документооборота
Во второй главе было выявлено, что кадровый документооборот в ОАО
«Красный пищевик» организован без использования специализированных программ,
т.е. отсутствует полноценный электронный документооборот.
Поэтому мы предлагаем полноценно внедрить электронный документооборот в
практику предприятия
Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается
практически каждое предприятие. Он осуществляется посредством информационных
систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других
средств.
В последнее десятилетие появились и получили распространение новые
инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В
частности появились такие понятия как системы электронного документооборота
[10]. Электронный документооборот – это способ организации работы с
документами, при котором основная масса документов используется в электронном
виде и хранится централизованно.
Система электронного документооборота – компьютерная программа, которая
позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие
между сотрудниками [11].
В настоящее время на рынке программных средств, представлено множество
систем электронного документооборота, что приводит к затруднению выбора
программного продукта.
Далее представлен обзор некоторых автоматизированных систем. Данные
системы выбраны не случайно, а исходя из исследования компании «DSS Consulting»
выпустившая аналитический отчет по развитию российского рынка СЭД и ECM-
систем в 2015 г.
86
Отраслевое распределение по количеству внедрений
В данном разделе будет рассмотрено отраслевое распределение проектов
внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России в 2014-2015 гг.
Рис. 9. Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов по
отраслям на территории России по итогам 2015 года
По итогам 2015 года наибольшее количество проектов внедрения тиражных
СЭД/ECM-продуктов было зафиксировано в государственном секторе – 28%
внедрений.
Второе место по количеству успешно завершённых проектов внедрения
занимает финансовый сектор экономики, рост доли внедрений которого составил
(1%), достигнув по итогам 2015 года показателя (9%).
Кроме этого тиражные СЭД/ECM-продукты востребованы со стороны
предприятий нефтегазовой и химической промышленности (8% внедрений),
строительстве (7%) и в сфере науки и образования (7%). При этом следует отметить,
что статистику внедрений в научно-образовательном сегменте составляли также
учебные проекты внедрения.
Далее рассмотрим распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов
на территории России по итогам 2016 года