31
Продолжение таблицы 7
1
2
3
4
5
6
8
9
Изучение движения и
учёта персонала, причин
текучести кадров,
разработка мероприятий
по ее устранению.
И
И
И
10
Осуществлять адаптацию
персонала
И
И
И
С
11
Хранение и заполнение
трудовых книжек,
ведение установленной
документации по кадрам.
И
И
И
12
Управлять мотивацией и
стимулированием
персонала
И
И
И
С
13
Проводить аттестацию
персонала
И,П
И
П
И
П
С
*В таблице используются следующие условные обозначения:
Р – руководит,
С – согласовывает,
И – исполняет, участвует в выполнении данной функции
А – анализирует,
П – передает, получает информацию.
Из данных таблицы 7 видно, что множество функций возложено на
линейных руководителей как на главных исполнителей, что не позволяет им
достаточное время уделять непосредственно своим функциям.
Ведение кадрового делопроизводства в регламентирует ряд локальных
нормативно-правовых актов.
В Уставе ООО «Жилэксплуатация» отражается информация о целях
деятельности компании.
В соответствии ст.ст. 15, 56 Трудового Кодекса РФ в ООО
«Жилэксплуатация» разработаны и действуют Правила внутреннего трудового
распорядка. Правила разработаны в соответствии с настоящим документом и
распространяются на всех работников предприятия
20
.
Следует отметить, что статья 89 Трудового Кодекса РФ гласит, что
порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и
20
Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст по состоянию на 21 декабря 2001 г. // Собрание
законодательства Российской Федерации. 2002. № 1 (с изм. и доп., вступ. от 02.08.2019 № 292-ФЗ). – С. 15,56.
32
ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха,
применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы
регулирования трудовых отношений в организации
21
должны соответствовать
настоящим Правилам.
На основании Федерального закона «О персональных данных» в ООО
«Жилэксплуатация» разработано Положение о персональных данных, в котором
прописаны правила обработки и хранения информации, порядок работы с
персональными данными, контроль доступа к ним
22
.
Положение о службе управления персоналом ООО «Жилэксплуатация»
определяет структуру службы предприятия, ее функции, права и
ответственность, взаимоотношения с другими подразделениями (Положение
представлено в Приложении 2).
Кроме того, разработаны положения о подборе, адаптации и развития
персонала, об оплате труда и другие. Так, в Положении об оплате труда и
заработной платы
23
, отражается регламент работы по мотивационной схеме,
затраты организации на систему мотивации и симулирования труда, которые не
должны быть чрезмерными, что может отрицательно повлиять на успех в
реализации намеченных целей.
Положение о подборе, адаптации и развития персонала
24
регламентирует
деятельность данного отдела в выполнении управленческих задач на
предприятии и отражают правила работы с персоналом по подбору, адаптации,
оценке, обучению персонала и развитию карьерного роста на предприятии.
Штатное расписание ООО «Жилэксплуатация» применяется для
оформления структуры, штатного состава и штатной численности предприятия
в соответствии с его уставом. Для оформления структуры, штатного состава и
21
Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст по состоянию на 21 декабря 2001 г. // Собрание
законодательства Российской Федерации. 2002. № 1 (с изм. и доп., вступ. от 02.08.2019 № 292-ФЗ) – Ст. 89.
22
Положение о персональных данных ООО «Жилэксплуатация». Утв. приказом генерального директора от 05.11.2012
№ 244-п // Текущий архив ООО «Жилэксплуатация».
23
Положение об отделе организации и мотивации труда ООО «Жилэксплуатация». Утв. приказом генерального
директора от 24.02.2015 № 101-п // Текущий архив ООО «Жилэксплуатация».
24
Положение об отделе развития и подготовки персонала ООО «Жилэксплуатация». Утв. приказом генерального
директора от 24.02.2015 № 100-п // Текущий архив ООО «Жилэксплуатация».
33
штатной численности предприятия в соответствии с его уставом применяется
штатное расписание.
Инструкция по документационному обеспечению управлению ООО
«Жилэксплуатация» устанавливает состав реквизитов и требования к
оформлению и изложению: исходящих документов; служебных записок;
распорядительных документов – приказов и распоряжений.
Службе управления персоналом ООО «Жилэксплуатация» следует
помнить о том, что при разработке и утверждении указанных документов,
локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по
сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными.
Служба управления персоналом обеспечивает надлежащее и
своевременное решение задач в следующих направлениях деятельности:
1. Ведение кадрового учета личного состава Общества.
2. Ведение воинского учета в Обществе.
3. Реализация в отношении работников социальных политик в
соответствии с утвержденными в Обществе Регламентами и стандартами.
4. Администрирование оплаты труда работников Общества.
5. Документационное сопровождение трудовых отношений Общества с
Генеральными директорами Дочерних и зависимых обществ (ДЗО).
6. Администрирование договоров гражданско-правового характера.
7. Методологическое сопровождение ДЗО Общества.
Проанализируем организацию кадрового делопроизводства в ООО
«Жилэксплуатация».
1. Документальное оформление приема сотрудников на работу.
Согласно статье 67 ТК РФ трудовые отношения с работниками ООО
«Жилэксплуатация» оформляются в письменном виде путем заключения
двустороннего трудового договора.
25
При заключении трудового договора специалист отдела кадрового
25
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп., вступ. от 02.08.2019 № 292-
ФЗ) гл. 11 (ст. 63-71) // [Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru.
34
администрирования и планирования просит предъявить претендента на рабочее
место следующие документы:
заявление о приеме на работу;
паспорт гражданина РФ;
трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор
заключается в первый раз, либо гражданин поступает на работу по
совместительству);
ИНН;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
военный билет (для военнообязанных);
медицинскую справку;
документ об образовании, о квалификации;
справка об отсутствии судимости (по требованию некоторых
организаций) установленной формы.
Справка о наличии (отсутствии) судимости введена в Трудовой Кодекс в
январе 2011 года
26
. Дополнительно работником могут быть предоставлены:
свидетельство о рождении детей и свидетельство о браке.
Со всех документов снимаются копии, заполнения на их основе
необходимых документов, оригиналы возвращаются владельцу (за исключением
трудовой книжки). Указанный пакет документов при приеме на работу
представляют соискатели, для которых работа в данной организации будет
являться основной. Правила приема на работу совместителей имеют некоторые
особенности.
Для внешних совместителей, прежде всего, изменяется пакет документов,
предъявляемых ими при заключении трудового договора.
Схематично процедура документирования приема на работу представлена
на рисунке 6.
26
Демушина О.Н. Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс]: учебное пособие / О.Н. Демушина;
Волгоградский филиал ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при
Президенте РФ». – Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2014. – С. 23.
35
Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 68) гласит: «При приеме на
работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить
работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными
локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой
деятельностью работника, коллективным договором».
27
Это необходимо для
того, чтобы работник получил полную информацию об условиях предстоящей
работы.
Рисунок 6 – Документирование приема на работу
В связи с этим, в ООО «Жилэксплуатация» до и после ознакомления с
правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и
другими документами, сотрудник окончательно принимает решение об
оформлении трудовых отношений с ООО «Жилэксплуатация».
При приеме на работу, сотрудник знакомится с указанными документами
и подписывает их. Дата ознакомления с локальными нормативными актами
27
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп., вступ. от 02.08.2019 № 292-
ФЗ) гл. 11 (ст. 68).// [Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru).
Заполнение трудового договора
Приказ о приеме на работу
Личная карточка Т-2 Личное дело
Должностная инструкция
Лист ознакомления с локальными НПА
Заявление о приеме на работу
36
совпадает в документах с подписанием трудового договора в ООО
«Жилэксплуатация».
Лист ознакомления с локальными нормативными правовыми актами имеет
следующие реквизиты: наименование организации (ООО «Жилэксплуатация»),
наименование вида документа (лист ознакомления с локальными документами),
графы для записи: фамилии, имени, отчества работника; отдел; должность; дата
ознакомления и подпись работника.
Далее заключается трудовой договор. Трудовой договор заключается в
письменной форме.
Трудовой договор в ООО «Жилэксплуатация» оформляет с работником в
письменной форме не позднее 1 рабочего дня со дня фактического допущения
работника к работе.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
Ф.И.О. работника и наименование организации (ООО
«Жилэксплуатация», а также Ф.И.О. директора);
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и ООО
«Жилэксплуатация»;
идентификационный номер налогоплательщика;
сведения о ООО «Жилэксплуатация», подписавшем трудовой договор, и
основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.
К трудовому договору прилагается обязательство о неразглашении
сведений, составляющим коммерческую тайну.
Ряд операций, осуществляемый руководителем структурного
подразделения при приеме на работу:
ознакомление сотрудника с поручаемой работой, условиями труда, его
правами и обязанностями, ознакомление сотрудника под роспись с должностной
инструкцией;
37
информирование сотрудника об охране труда
28
на рабочем месте;
ознакомление сотрудника с правилами внутреннего трудового
распорядка
29
, локальными нормативными актами, имеющими отношение к
трудовой функции сотрудника, с режимом рабочего времени и времени отдыха;
направление сотрудника для прохождения вводного инструктажа по
охране труда, пожарной безопасности.
Трудовой договор заключается на определенную должность с
обязательным указанием оклада, в соответствии со штатным расписанием или на
определенную трудовую функцию.
Специалист по кадрам отдела кадров представляет на подпись
заместителю генерального директора по управлению персоналом трудовой
договор, подписанный работником. Трудовой договор вступает в силу со дня его
подписания работником и заместителем генерального директора по управлению
персоналом, либо со дня фактического допущения сотрудника к работе. Бланк
трудового договора заполняется и подписывается в двух экземплярах, для
сотрудника и для хранения в службе управления персоналом.
Таким образом, оформление трудовых отношений производится в ООО
«Жилэксплуатация» в соответствии с действующим трудовым
законодательством, соблюдаются правила заключения трудового договора и
оформления кадровой документации.
2. Документальное оформление отпусков и переводов.
В ООО «Жилэксплуатация» работникам предоставляются следующие
виды отпусков: ежегодный основной и дополнительный отпуск, отпуск без
сохранения заработной платы, учебный отпуск, отпуск по беременности и родам,
отпуск по уходу за ребенком.
Отпуск работникам в ООО «Жилэксплуатация» предоставляется на
основании графика отпусков и личного заявления работникап. График отпусков
28
Положение об охране труда. Утв. приказом генерального директора от 16.02.2007 №37//Текущий архив ООО
«Жилэксплуатация»
29
Правила внутреннего трудового распорядка. Утв. приказом генерального директора от 01.02.2010
№03//Текущий архив ООО «Жилэксплуатация».
38
– это документ, согласно которому работающим гражданам предоставляется
ежегодный отпуск. В ч. 2 ст. 123 Трудового Кодекса РФ говорится, что он
обязателен к исполнению. График нужно утвердить не позднее, чем за 14 дней
до начала нового календарного года
30
.
В общем случае основанием для предоставления ежегодного
оплачиваемого отпуска являются график отпусков и заявление работника.
Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам
ООО «Жилэксплуатация» определяется в соответствии с графиком отпусков,
составленным по унифицированной форме Т-7 с учетом особенностей
предприятия (вместо графы «Примечание введена графа «Подпись работника»).
Проект графика отпусков составляется отдельно по каждому структурному
подразделению ООО «Жилэксплуатация». После этого проект визируется
начальником соответствующего подразделения и утверждается начальником
отдела кадров не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Работники знакомятся с графиком отпусков за две недели до начала
отпуска и проставляют свою подпись в специальной графе «Подпись
работника». Продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней плюс
дополнительные дни в местностях приравненных к районам Крайнего Севера 16
календарных дней. Если срок отпуска переносится на другое время, то в график
отпусков вносятся изменения путем издания приказа специалистом отдела
кадров.
Если работник идет в отпуск согласно графика, то заявление на отпуск не
пишется. Специалистом отдела кадров за месяц до начала отпуска отправляет
работнику уведомление о предстоящем отпуске.
Для оформления и учета отпусков, которые предоставляются в
соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными
нормативными актами организации, трудовым договором, применяются: форма
30
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп., вступ. от 02.08.2019 № 292-
ФЗ) Ст. 123// [Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru.
39
Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», в которой
документируется факт предоставления отпуска одному работнику.
После издания приказа о предоставлении отпуска по форме Т-6,
оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска по форме Т-60, лицевая
сторона которой заполняется специалистом отдела кадров, а оборотная –
бухгалтером. На основании приказа о предоставлении отпуска в личную
карточку работника вносится запись (графа VIII «Отпуска»).
Учебный отпуск предоставляется на основании справки-вызова из
учебного заведения, заявления работника и соответствующего приказа. Работник
предоставляет справку-вызов и личное заявление, которое он пишет от руки по
установленному образцу, разработанному в службе управления персоналом. В
последствии на заявлении указывается резолюция непосредственного
руководителя работника.
На основании данных документов специалист отдела кадров готовит
проект приказа о предоставлении учебного отпуска. После подписания приказа
заместителем генерального директора по управлению персоналом ООО
«Жилэксплуатация» и отправляется в бухгалтерию. Работник знакомится с
приказом под роспись. Сведения о предоставленном отпуске заносятся в личную
карточку работника в графу VIII «Отпуска». Отсутствие работника на рабочем
месте отражается в табеле учета рабочего времени путем проставления отметки
«УД». После возвращения из отпуска работник должен предоставить справку-
подтверждение.
Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании листа
нетрудоспособности, заявления. Издается приказ по форме Т-6, сотрудница под
роспись знакомится с приказом, информация об отпуске вносится в личную
карточку. В табеле учета рабочего времени период отпуска по беременности и
родам отражается с использованием буквенного кода «Р».
Отпуск по уходу за ребенком предоставляется приказом по форме Т-6 на
основании личного заявления работника и свидетельства о рождении ребенка.
Кроме того, работник одновременно пишет заявление на выплату пособия по
40
уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. В зависимости от
указанного в заявлении срока, в приказе указывается срок отпуска до достижения
ребенком 1,5 или 3 лет. Приказы подписываются заместителем генерального
директора по управлению персоналом ООО «Жилэксплуатация» и отправляется
в бухгалтерию.
Перевод работника на другую постоянную или временную работу внутри
ООО «Жилэксплуатация» проводится как по инициативе работодателя (с
письменного согласия работника), так и по соглашению сторон.
В том случае, когда замещение вакантной должности носит характер
повышения работника в должности, то документирование начинается с
составления руководителем структурного подразделения представления о
переводе. Представление оформляется в произвольной форме. Основанием для
постоянного перевода работника на замещение вакантной должности является
дополнительное соглашение к трудовому договору. Постоянный перевод на
другую работу оформляется приказом о переводе (форма Т-5).
Сведения о переводе отражаются: в личной карточке Т-2, личном деле
работника, в трудовой книжке и в табеле учета рабочего времени.
Дополнительное соглашение к трудовому договору
31
составляется в двух
экземплярах после написания работником заявления о согласии. Преамбула
дополнительного соглашения повторяет данные трудового договора. В
дополнительном соглашении указывается основание перевода, оклад и надбавки,
условия и режим рабочего времени, дата вступления в силу данного документа.
Проставляются подписи сторон (работника и заместителя генерального
директора по управлению персоналом ООО «Жилэксплуатация»), дата.
При оформлении приказа о переводе (унифицированная форма Т-5)
указываются следующие данные: полное наименование предприятия (ООО
«Жилэксплуатация»), номер и дата приказа, имя и фамилия работника, вид
перевода (постоянно, временно), дата перевода, прежнее место работы
31
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп., вступ. от 02.08.2019 № 292-
ФЗ) Гл. 10 (ст. 56-62), гл. 11 (ст. 63-71) // [Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru.-