41
(наименование структурного подразделения, должность), новое место работы
(наименование структурного подразделения, должность), оклад, процентные
надбавки. Указывается основание (дополнительное соглашение к трудовому
договору), исполнитель приказа. Подписывается приказ заместителем
генерального директора по управлению персоналом ООО «Жилэксплуатация» и
объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического
начала работы. По требованию работника ему выдается заверенная копия
приказа (штамп «Копия верна» ставится в правом нижнем углу и заверяется
подписью исполнителя).
В личную карточку Т-2 информация о переводе на другую работу вносится
в раздел III карточки со ссылкой на приказ, послуживший основанием перевода
и указанием оклада. Работник расписывается в графе 6 раздела III карточки Т-2.
Информация о переводе вносится в трудовую книжку в раздел «Сведения
о работе» с указанием номера и даты приказа. В личное дело подшивается копия
приказа о переводе. Затем производятся изменения в табеле учета рабочего
времени.
3. Документы, сопровождающие процедуру увольнения.
Основанием для увольнения сотрудников является:
1) истечение срока договора;
2) инициатива работника.
3) увольнение по переводу;
4) инициатива работодателя.
В случае истечения срока договора сотрудником, служба управления
персоналом обязан уведомить сотрудника в письменной форме не позднее двух
недель.
В некоторых случаях, по соглашению сторон между сотрудником и ООО
«Жилэксплуатация» трудовой договор расторгают и до истечения срока
предупреждения об увольнении.
42
В случае проявления личной инициативы работника о желании уволиться,
работник обязан уведомить своего руководителя об этом и написать заявление
от руки за 2 недели до желаемого увольнения.
Обоюдное соглашение сторон означает, что в большинстве случаев между
сотрудником и предприятием ООО «Жилэксплуатация» трудовой договор
расторгают до истечения срока увольнения, предусмотренного договором.
Увольнение по инициативе работодателя подразумевает те случаи, когда
работник не соответствует занимаемой должности и предприятие может это
доказать документально. Также по данной причине увольнения сотрудник может
быть уволен за нарушение трудовой дисциплины.
При увольнении по 1-3 пункту, описанному выше, сотрудник пишет
заявление от руки на имя директора ООО «Жилэксплуатация», содержащее
причины и дату увольнения.
Под заявлением проставляется должность, структурное подразделением,
личная подпись, Ф.И.О. сотрудника. Начальник подразделения рассматривает
заявление работника и ставит на нем отметку об ознакомлении и дату
увольнения работника. Срок предупреждения об увольнении исчисляется со
следующего дня после подачи заявления. Начальник подразделения передает
заявление сотрудника в отдел по работе с персоналом. Специалист по персоналу
знакомится с заявлением, после чего передает заявлением на подпись директору.
Директор выносит окончательное решение об увольнении и сроках увольнения
сотрудника, о чем делает отметку в верхнем правом углу заявления. После чего,
специалист по работе с персоналом выдает увольняющему сотруднику обходной
лист установленной формы, после того как заявление об увольнении утверждено
директором ООО «Жилэксплуатация».
Схема документирования увольнения приведена на рис. 7.
В случае, если по истечении срока предупреждения об увольнении
трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то
действие трудового договора продолжается (ст. 80 ТК РФ).
Уведомление об
увольнении
Заявление об
увольнении
Приказ об увольнении
43
Рисунок 7 – Документирование увольнения
Из проведенного анализа кадровых документов по оформлению трудовых
отношений в ООО «Жилэксплуатация» следует сделать вывод, что
документирование приема на работу на предприятии проводится согласно
статье 67 ТК РФ. Трудовые отношения с работниками ООО «Жилэксплуатация»
оформляются путем заключения двустороннего трудового договора.
Предоставление отпусков (ежегодный основной и дополнительный
отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, учебный отпуск, отпуск по
беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком) в ООО «Жилэксплуатация»
работникам предоставляются согласно графика отпусков и путем издания
приказа об отпуске.
Перевод работника на другую постоянную или временную работу внутри
ООО «Жилэксплуатация» проводится как по инициативе работодателя (с
письменного согласия работника), так и по соглашению сторон.
Основополагающим документом при увольнении работника в ООО
«Жилэксплуатация», является Положение о порядке увольнения. Основанием
для увольнения сотрудников является обоюдное соглашение сторон, истечение
срока договора, инициатива работодателя, инициатива работника.
4. Порядок систематизации и текущего хранения кадровой документации
на предприятии.
44
Систематизация кадровых документов заключается в составлении
подробной номенклатуры дел, оформленной по установленным правилам. В
службе управления персоналом специалисты работают с отдельной
номенклатурой дел, разделами которой являются должности сотрудников
отдела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов определяется
важностью документов каждого дела: от организационно-распорядительных,
плановых и отчетных до всех остальных в порядке убывания. Заголовки
максимально краткие и отражают содержание входящих в дело документов.
Индекс дела содержит часть индекса отдела кадров и порядковый номер,
например, 08-23. В конце года номенклатура дел закрывается итоговой записью,
в которой фиксируется количество заведенных в течение года дел и скрепляется
подписью ответственных лиц.
Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования, то есть
в службе управления персоналом делится на два подвида хранения кадровых
документов:
1) в процессе их исполнения;
2) хранение уже исполненных кадровых документов.
Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который
хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На
подпись», «Срочно», а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.
Исполненные приказы подшиваются и хранятся в делах в соответствии с
номенклатурой дел в подлинниках, а их копии помещаются для хранения в
личные дела.
Порядок текущего хранения личных дел следующий:
личные дела хранятся в папках, которые нумеруются по страницам и
прошиваются;
обложки личных дел также нумеруются;
текущему хранению в службе управления персоналом подлежат личные
дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его
личное дело передается на архивное хранение.
45
Трудовые книжки работников хранятся в сейфе начальника отдела кадров.
Текущее хранение других кадровых документов, журналов учета
осуществляется в специальных запирающихся шкафах. На корешках обложек
дел указываются номера в соответствии с номенклатурой и наименование дел.
Основанием последующего архивного хранения документов по личному
составу является экспертиза их ценности, после чего дела оформляются, на них
составляются описи, акты о выделении к уничтожению документов. Затем дела
по личному составу сдаются в архив ООО «Жилэксплуатация». В архивный фонд
предприятия попадает лишь часть документов по личному составу, он не
включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет
включительно)
32
.
Анализ структуры документооборота ООО «Жилэксплуатация»
представлен в табл. 8.
Таблица 8
Анализ структуры документооборота ООО «Жилэксплуатация»
за 2016-2018 гг.
Наименование
документа
Количество документов,
шт.
Темпы прироста,
%
2016 г.
2017 г.
2018
г.
в 2017
к 2016
в 2018
к 2017
1
2
3
4
5
6
Входящие
124
203
240
163,71
118,23
Исходящие
384
402
352
104,69
87,56
Приказы, в том числе
110
142
120
129,09
84,51
- по основной деятельности
57
66
56
115,79
84,85
- по командировкам
15
22
18
146,67
81,82
- по личному составу
38
54
46
142,11
85,19
Продолжение таблицы 8
1
2
3
4
5
6
Внутренние, в том числе
433
397
401
91,69
101,01
- финансовые
192
173
142
90,10
82,08
- служебные
241
224
259
92,95
115,63
Итого в год:
1051
1144
1113
108,85
97,29
В среднем за день
3
3
3
108,85
97,29
32
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ. (ред. от 11.02.2013)
// Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 43. – Ст. 4169
46
Из таблицы 8 видно, что общее количество документов в организации за
2016-2018 гг. динамично сокращалось. Использование локальной сети позволяет
обмениваться сообщениями между руководителями подразделений организации
в виде электронной почты. Это и послужило причиной сокращения объема
внутреннего документооборота на предприятии.
Анализ структуры документооборота службы управления персоналом
ООО «Жилэксплуатация» за 3 года представлен в табл. 9.
Таблица 9
Анализ структуры документооборота ООО «Жилэксплуатация»
за 2016-2018 гг.
Наименование
документа
Количество
документов, шт.
Темпы прироста,
%
2016 г.
2017 г.
2018
г.
в 2017
к 2016
в 2018
к 2017
Приказы, в том числе
1) по основной деятельности
57
66
56
15,79
-15,15
2) по командировкам
15
22
18
46,67
-18,18
3) по личному составу
23
27
24
17,39
-11,11
в том числе
- об увольнении
12
13
12
8,33
-7,69
- о приеме
11
14
12
27,27
-14,29
Итого в год:
118
142
122
115,45
х
Как видно из данных таблицы 9, в 2018 г. количество приказов по личному
составу снизилось на 11,11%. Снижение числа приказов обосновано тем, что
сократилась численность штата персонала на 20 чел.
Анализируя деятельность службы управления персоналом в работе с
кадровыми документами, отметим следующее.
В настоящее время, при поступлении на работу во многих организациях от
претендентов требуется умение работать в профильных программах. Однако
полное вытеснение работы в Word и Excel из делопроизводства произойдет, по-
видимому, нескоро.
При автоматизации решения задач социально-трудовой сферы служба
управления персоналом в ООО «Жилэксплуатация» использует стандартный
пакет офисных программ, где первично создаются унифицированные формы
47
учетной документации. В Word и Excel поддерживаются основные процессы
создания документов, но программы не направлены на процесс управления
персоналом, а также исчисления налогов, формирования отчетов и справок в
государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату
труда. Проблема состоит в том, что в таких программах нельзя учесть требования
законодательства, применить на практике работу предприятий и определить
перспективные тенденции развития подходов к управлению персоналом, к
процессам кадрового учета, расчета зарплаты, ведения табеля и составления
многочисленных кадровых отчетов. В связи с этим, предприятию ООО
«Жилэксплуатация» необходимо внедрить специализированную программу
автоматизации кадрового учета службы управления персоналом.
Для этого в ООО «Жилэксплуатация» следует решить ряд вопросов,
связанных с признанием юридической силы профильных кадровых программ. В
их число входит разработка форм, учет движения электронных документов,
обеспечение их регистрации и т.п.
Вторая озвученная проблема, выделенная в деятельности службы
управления персоналом, - отсутствие регламентации работы с кадровой
документацией. Данную проблему предлагаем устранить путем разработки и
утверждения Инструкции по кадровому документообороту.
Опишем ситуации, которые должны побудить создать Инструкцию по
кадровому документообороту для ООО «Жилэксплуатация», и как на этом
отразится внедрение Инструкции.
1) Ранее в компании было негласно принято за 1-2 дня до начала
ежегодного отпуска предоставлять в кадровую службу согласованные заявления
с непосредственными руководителями на его предоставление, которые не по
графику отпусков. Данные факты означали для компании несвоевременную
выплату отпускных с вытекающими последствиями.
В последствии начинались споры с сотрудниками и с руководителями,
последние просили показать, где описан такой запрет предоставления заявления
за 1-2 дня до начала отпуска и прочее. Прием такого срочного заявления, с
48
законодательной стороны, является грубым административным нарушением со
стороны кадрового работника. Хотя словесно работник, желающий уйти в
отпуск и его руководитель в этом процессе нарушений не видят и не хотят знать
об этом, и выплата отпускных сумм за 3 дня до отпуска их не интересует.
Во избежание спорных ситуаций, нами предлагается внедрение настоящей
Инструкции, в которой будет отражаться данный пункт для разрешения
подобных инцидентов. Кроме того, в Инструкции все прописано, кому, куда и за
сколько дней предоставлять заявление. Как следствие избежание рисков,
штрафов предприятия со стороны трудовой инспекции и претензий со стороны
сотрудников.
Также в Инструкцию можно включить процедуру, как направлять
уведомления в случае приема госслужащего.
2) При приеме бывшего госслужащего (ст. 64.1)
33
, условия заключения
трудового договора с бывшими государственными и муниципальными
служащими на предприятии также нигде не прописаны. Поскольку форма такого
уведомления не установлена, он может сообщить об этом работодателю устно.
Так, граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается
нормативными правовыми актами РФ, после увольнения с государственной или
муниципальной службы (далее для целей настоящей статьи они упоминаются в
качестве «бывших госслужащих») в течение двух лет обязаны при заключении
трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте
службы.
В Кодексе об административных правонарушениях РФ, Статья 19.29
34
,
отмечается, что незаконное привлечение к трудовой деятельности либо к
выполнению работ или оказанию услуг государственного или муниципального
служащего либо бывшего государственного или муниципального служащего.
33
Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст по состоянию на 21 декабря 2001 г. // Собрание
законодательства Российской Федерации. 2002. № 1 (с изм. и доп., вступ. от 02.08.2019 № 292-ФЗ). – гл. 11. – Ст. 64.1.
34
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 02.08.2019)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 13.08.2019) от 04.02.2019 № 8-П) // http://www.consultant.ru/
document/cons_doc_LAW_34661.
49
Привлечение работодателем либо заказчиком работ (услуг) к трудовой
деятельности на условиях трудового договора либо к выполнению работ или
оказанию услуг на условиях гражданско-правового договора государственного
или муниципального служащего, замещающего должность, включенную в
перечень, установленный нормативными правовыми актами, либо бывшего
государственного или муниципального служащего, замещавшего такую
должность, с нарушением требований, предусмотренных Федеральным законом
от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»
35
влечет
наложение административного штрафа на граждан в размере от 2000 до 4000
рублей; на должностных лиц – от 20000 до 50000 рублей; на юридических лиц –
от 100000 тысяч до 500000 рублей.
3) Пункт 8 ст. 13 новой редакции Федерального закона от 25.07.2002 №
115-ФЗ повествует о том, что с 01.01.2015 г. при приеме на работу иностранных
граждан, предприятию необходимо уведомить Федеральную Налоговую Службу
(ФНС) о приеме на работу и об увольнении нерезидента РФ.
За несвоевременное уведомление ФНС о приеме на работу и увольнении
иностранного гражданина, а также за не уведомление ФНС о заключении или
расторжении трудового договора с иностранным гражданином 4 часть 18.15
статьи Кодекса об административных правонарушениях РФ
36
предусматривает
наказание в виде штрафов на юридические и физические лица, а также другие
меры.
Например, в случае, если работодатель не подает уведомление в ФНС или
нарушает сроки подачи или форму подачи уведомления, то в городах
федерального значения, таких как Москва и область, также Петербург и
Ленобласть, на него накладываются следующие штрафы:
от 5 000 до 7 000 рублей на граждан РФ (физические лица);
35
Федеральный закон «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 N 273-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с от
26.07.2019 № 251-ФЗ)) // [Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_
82959.
36
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 02.08.2019)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 13.08.2019) от 04.02.2019 № 8-П) // http://www.consultant.ru/
document/cons_doc_LAW_34661.
50
от 35 000 до 70 000 рублей на должностные лица;
от 400 000 до 1 000 000 рублей на юридические лица.
Также в качестве наказания возможно приостановление деятельность
компании на срок от 14 до 90 суток
37
.
Вывод к главе 2.
На основании изучения вопросов в кадровом документообороте, выделим
главные проблемы и пути их решения:
1. При автоматизации решения задач социально-трудовой сферы служба
управления персоналом в ООО «Жилэксплуатация» использует стандартный
пакет офисных программ, где первично создаются унифицированные формы
учетной документации. В Word и Excel поддерживаются основные процессы
создания документов, но программы не направлены на процесс управления
персоналом, а также исчисления налогов, формирования отчетов и справок в
государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату
труда.
Проблема состоит в том, что в таких программах нельзя учесть требования
законодательства, применить на практике работу предприятий и определить
перспективные тенденции развития подходов к управлению персоналом, к
процессам кадрового учета, расчета зарплаты, ведения табеля и составления
многочисленных кадровых отчетов.
В связи с этим, предприятию ООО «Жилэксплуатация» необходимо
внедрить специализированную программу автоматизации кадрового учета
службы управления персоналом. Внедрение перехода на профильные кадровые
программы в ООО «Жилэксплуатация» призвано обеспечить быстрые,
эффективные и позитивные изменения в работе по управлению кадровыми
документами и упрощению деятельности службы управлению персоналом в
данной организации.
2. Следующей проблемой выявилось то, что действующим
37
Федеральный закон "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" от 25.07.2002 № 115-
ФЗ (действующая редакция, 2018).