31
Кадровая дркуме нтация - это отра сль деят ельности, доку мент-те хнологии в трудовых от ношениях. Кадров ая докуме нтация фиксиру ет информа цию о наличи и и перемещени и персонала , кадровые процеду ры, всю закупочную доку ментацию (напр имер, тру доус тройство, пере вод, при продвижен ии по служ бе, применение д исциплинарн ых санкций, поездка , отпуск, у вольнение и т.д.).
Полная кадровая документа ция, необходимая для суще ствова ния, не так легко определит ь. Окончатель ный список вс ех докуме нтов отдела ка дров зависит от многих фак торов: места расположения, об ъема работ , условий тру да и т.д. Вплот ь до желания ру ководства компании.
Однако есть документы, которые долж ны быть доступны в о бязатель ном порядке.
Сотрудники отде ла кадров занима ются большим количес твом официальн ых документов. Пр иказы, от четы, справки, в ыписки, конт ракты - вс е эти докуме нты проходят чере з отдел кадров к омпании . Человеку непосвященному -му мож ет показат ься, что их течение ха отично, из-под кон троля. Однако с пециалист ы по кадрам з нают, что это не та к. Внут ри компании су щест вует четкий побочный ряд, в кот ором к аждый доку мент имеет с вое строго опреде ленное мес то в сист еме организацион ных документ ов.
Внутренние докуме нты организац ии, с которо й вы работае те, кадров ые кадры, можно чет ко разделить на шесть основных типов (гру пп). Это лока льные но рмативные а кты, администра тивные доку менты, докуме нты, подтверж дающие тру довую дея тельност ь работников, све дения и расчетные доку менты, слу жебная вну тренняя переписка, ж урналы (книги) и оформлен ие докуме нтов.
Документы, входя щие в кажду ю из этих гру пп, имеют св ои особенност и. Они предназначе ны для разны х целей, ра зные должны б ыть разработ аны, утве рждены и введен ы в действие. В с воей работе дайте общий хара ктер- ристику ка ждому из упомяну тых внут ренних документов орга низации.
Местные правила. Местные нор мативные акты о пределяют общ ие принци пы организац ии. Они уст ановили режи м труда и от дыха работников, и х трудов ые функции, сист ему оплат ы труда и премиальн ых выплат, ос новные прав а и обязанност и сторон тру дового догово ра.
Эти документы разраб отаны в соот ветст вии с действу ющим трудовым закон одатель ством и не должн ы противоречить ему. На пример, если в ме стном законода тельс тве для работ ников предусмот рено дисциплинар ное взыскание, к оторого нет в Трудов ом кодексе (напри мер, штраф или лишение п рава с с амого начала), т о такое нак азание будет считаться незаконным.
Основная цель должн остных инст рукций – с делать процес с труда максимально прозрачн ым. Этот доку мент предназ начен для пере числения обяза нностей и отв етств енности работ ника, сферы его ком петенции, ос новных крите риев, использу емых для оценки эффективност и работы, а т акже с труктурного контроля, с вязанного с де ятельност ью работника.
Для того, чтобы правильно создат ь работу , вы должны тщат ельно вникну ть в хара ктеристики дея тельност и сотрудника, чтобы подг отовить описание рабоче го мест а или должносте й как таков ых. Тщательный ана лиз ОГУ - те х видов работ да ст возможност ь четко опреде лить необходи мые требова ния для конкретно й должност и и список з наний и навыков, кот орые долж ны быть ква лифицирован ы. Описания до лжностных обя занносте й персонала слу жбы персонала т есно связа ны с основны м положением по кадровой с лужбе.А налогичные инстру кции создают ся для каж дой конкретной долж ности и вст упают в с илу после ут верждения ру ководителем от дела кадров.
Можно привест и следующий с писок основн ых элементов долж ностной инс трукции: общ ие положения, функции, должностные обя занности, права , ответс твенность и поощрения сотру дников. Следу ет отме тить, что долж ностные инструк ции могут бла гоприятно влиять на психоло гический климат в ор ганизаци и, разрешать конф ликты, чет ко разграничиват ь обязанност и между сотру дниками и повышать уровень от ветственности.
Описание работ ы выполняет свои функции в т ечение длит ельного времен и и, как правило , сущес твует до появления нового описа ния работы, предназначенн ого для заме ны уст аревшего. Этот организационно-п равовой доку мент явля ется основой, на которо й основа на вся сист ема регулирования дея тельност и работника.
Таким образом, п режде чем ра ссматрива ть особенност и процесса оптим изации управле ния персоналом, сле дует определить, что понят ие упра вления перс оналом включае т в се бя, чтобы понять: чт о нам в конечном итоге необход имо оптим изировать.
Итак, основным про цессом ка дрового админист рирования явля ется процес с сост авления докуме нтов, их заполнения, отче тности по пе рсоналу организации. У правление персоналом о бычно осуще ствляе тся отделом кадров ( кадровой слу жбой), основным и функциями кот орого явля ются начисле ние заработной плат ы, отпу ск, отпу ск по болезни, выдача с правок и т. д. О сновные цели и задачи кадров ой служ бы представле ны в таблице 1.
32
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ
КАДРОВОГО И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЕСПЕЧЕ-
НИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ООО
«СТРОЙПРОЕКТ»
2.1. Организационно-экономическая характеристика организации
ООО «Стройпроект» было основано в 2001 году в г. Тюмень. В настоя-
щее время компания имеет филиалы в шести субъектах Российской Федерации,
в том числе и в Кировской области.
Основной вид деятельности ООО «Стройпроект» - строительство. Персо-
нал ООО «Стройпроект» выполняет все виды строительных работ: от рекон-
струкции и капитального ремонта до полного цикла строительства и сдачи зда-
ний, сооружений в эксплуатацию.
География деятельности ООО «Стройпроект» достаточно обширна, стро-
ительные работы выполняются в различных регионах нашей страны и в различ-
ных сферах деятельности.
10
Среди успешно выполненных проектов можно от-
метить следующие:
- Ванкорское месторождение – Красноярский край, обустройство место-
рождения;
- Самбургское месторождение Н.Уренгой, обустройство месторождения;
- Аэропорт «Рощино» Киров, строительство и реконструкция;
- Торговый центр «Лента» Киров, строительство;
- Торговый центр «Лента» Ханты-Мансийск, строительство;
- Нефтегазовый комплекс Н. Уренгой, строительство и реконструкция ме-
сторождения;
- Высшая военная академия г. Москва, реконструкция;
- Завод «Звезда» Тверь, строительство новых корпусов производства;
- Тюменский РКС Тюмень, строительство и реконструкция;
- Мессо-Яха, Н. Уренгой, обустройство месторождения;
10
Официальный сайт ООО «Стройпроект» - http://stroiproekt.ru/about.html
33
- Яро-яха, Н. Уренгой, обустройство месторождения;
- Новый порт, Н. Уренгой, обустройство месторождения;
- Объект Спецстроя РФ г. Североморск, строительство;
- В. Новгород, строительство моста ч/р р. Волхов;
- Н. Новгород, строительство моста;
- Московская область, г. Истра, реконструкция и строительство памятника
культуры РФ (монастырь);
- Московская область, г. Климовск, строительство ТЦ «Глобус»;
- Московская область, п. Мулино, строительство детского сада;
- Ленинградская область, г. Сосновый бор, Ленинградская АЭС-2,
строительство новых корпусов предприятия;
- Пермь, строительство локальных установок по очистке сточных вод;
- Новочерскасская ГРЭС;
- Строительство моста через р. Тура;
- Строительство моста и объездной дороги Тобольск-Объ-Белоярский;
- Строительство и отделка корпусов полигона при Спецстрое РФ г.
Пермь;
- Ярудейское месторождение, обустройство месторождения, г. Надым.
- Бованенковское месторождение, обустройство месторождения, г. Ла-
бытнанги.
- Завод «Анкор», В. Новгород;
- Завод «МАЯК», РОСАТОМ г. Озерск, строительство хранилища и кор-
пусов предприятия.
Анализ хозяйственной деятельности позволяет изучить взаимодействие
управленческих, технических и экономических процессов, оценить их вли-
яние на экономические результаты деятельности предприятия и
направлен на оценку эффективности и рациональности использования сырье-
вых, трудовых, финансовых и других ресурсов предприятия, выявление резер-
вов, подготовку аналитической базы для принимаемых управленческих реше-
ний.
34
Проведем анализ основных показателей хозяйственной деятельности
рассматриваемого предприятия. Основные финансовые показатели деятель-
ности ООО «Стройпроект» представлены в таблице 3.
Таблица 3
Финансовые результаты деятельности ООО «Стройпроект»
за
2016-2018 гг.
Показатели
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Темп
роста,
%
Выручка, млн. руб.
5899
5401
5367
91,0
Себестоимость продаж, млн.
руб.
4144
4051
4025
97,1
Прибыль от продаж, млн.
руб.
1755
1350
1342
76,5
Рентабельность продаж, %
29,8
25,0
25,0
-
Анализируя данные таблицы, можно сделать вывод, что выручка за ис-
следуемый период сократилась на 9 %, себестоимость продаж снижалась
меньшими темпами – 2,9 % за последние три года. В результате, прибыль от
продаж снизилась на 23,5 %. Рентабельность продаж за анализируемый пери-
од упала на 4,8 процентных пункта. Эти негативные тенденции были связаны
с общим экономическим кризисом в нашей стране, и как следствие – кризи-
сом в строительной отрасли.
2.2. Анализ трудовых ресурсов предприятия
и производительности труда
От обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффектив-
ности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех
работ, степень использования оборудования и как следствие – объем
продаж продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических
показателей. Характеристика изменения численности персонала и производи-
тельности труда представлена в таблице 4.
35
Таблица 4
Численность персонала и производительность труда в ООО
«Стройпроект» за 2016-2018 гг.
Показатели
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Темп
роста,
%
Среднесписочная
численность, чел.
716
859
909
127,0
Выручка в расчете на 1
работника
тыс. руб./чел.
8238,8
6287,5
5904,3
71,7
Прибыль от продаж в
расчете на 1 работ-
ника тыс. руб./чел.
2451,1
1571,6
1476,4
60,2
Из таблицы видно, что за анализируемый период произошло
увеличение численности персонала на 27%. Это было связано с открытием
нового филиала в 2017 году. За последние три года производительность тру-
да персонала ООО «Стройпроект» снизилась: выручка на 1 работника – на
28,3%, а прибыль от продаж на 1 работника – на 39,8%. Это связано с кризис-
ными явлениями в экономике нашей страны и обострением конкуренции на
строительном рынке в последнее время.
В штате ООО «Стройпроект» более 900 сотрудников. Рассмотрим
структуру персонала ООО «Стройпроект» по различным признакам: по кате-
гориям, полу и возрасту, уровню образования и продолжительности работы.
На рисунке 3 представлена структура персонала по категориям работ-
ников. В структуре персонала ООО «Стройпроект» преобладают рабочие
(88%), доля руководителей составляет 3%.
В таблице 5 отражена динамика персонала организации по категориям
за последние три года. За анализируемый период численность работников
ООО «Стройпроект» увеличилась на 27%, при этом значительно увеличилась
численность рабочих на 33,2%, количество служащих сократилось на 12,5%,
что было связано с оптимизацией численности обслуживающего персонала.
36
3%
4%
5%
88%
Руководители Специалисты Служащие Рабочие
Рисунок 3. Структура персонала ООО «Стройпроект» по
категориям работников в 2018 г.
Таблица 5
Динамика персонала ООО «Стройпроект» по категориям
за
2016-2018 гг.
Категории персонала
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Отклонение,
чел.
%
чел.
%
чел.
%
чел.
%
Руководители
24
3,4
24
2,8
25
2,8
1
104,2
Специалисты
39
5,4
38
4,4
40
4,4
1
102,6
Служащие
56
7,8
50
5,8
49
5,4
-7
87,5
Рабочие
597
83,4
747
87,0
795
87,5
198
133,2
Итого
716
100,0
859
100,0
909
100,0
193
127,0
Структура персонала по полу представлена на рисунке 4.
90,0
80,0
80,2 80,0 76,9
70,0
60,0
50,0
40,0
30,0
20,0
19,8 20,0 23,1
Мужчины
Женщины
10,0
0,0
2016 г. 2017 г. 2018
г
.
Рисунок 4. Структура персонала ООО «Стройпроект» по полу
за 2016-2018 гг., %
37
Из диаграммы видно, что наибольшую долю в структуре персонала за-
нимают мужчины, что связано со спецификой строительной отрасли, но
удельный вес женщин с каждым годом увеличивается.
Рассмотрим структуру персонала ООО «Стройпроект» по возрасту
(рисунок 5).
120
100
9
11
12
80
25 23
21
60
40
34
38
40
старше 50
41-50 лет
31-40 лет
от 18 до 30 лет
20
32 28 27
0
2016 г. 2017 г. 2018 г.
Рисунок 5. Структура персонала ООО «Стройпроект»
по возрастным категориям, %
Данные диаграммы характеризует кадровый состав организации как
молодой – основная часть сотрудников в возрасте до 40 лет. Положительным
моментом является превышение количества сотрудников в возрасте от 31 до
40 лет над категорией от 18 до 30 лет. В указанной категории присутствуют
более опытные сотрудники, что положительно влияет на профессиональный
имидж организации. Одно из основных направлений кадровой политики
ООО «Стройпроект» - привлечение, удержание и закрепление квалифициро-
ванных молодых инженерно-технических специалистов и рабочих в компании
- в ближайшие годы останется одним из важных направлений деятельности
по управлению персоналом.
Рассмотрим структуру персонала ООО «Стройпроект» по уровню обра-
зования (рисунок 6).
38
120,0
100,0
80,0
54,2 50,3
47,2
Среднее/неполное
среднее
образование
60,0
40,0
27,4
29,1
31,6
Среднее профес-
сиональное обра-
зование
Высшее
20,0
0,0
18,4
20,6
21,2
2016 г. 2017 г. 2018
г.
Рисунок 6. Структура персонала ООО «Стройпроект»
по уровню образования за 2016-2018 гг.
Динамика образовательного уровня работников характеризуется увели-
чением доли лиц с высшим и средним специальным образованием, что явля-
ется положительной тенденцией. На предприятии, согласно кадровой полити-
ке, осуществляется поощрение повышения квалификации, что способствует
заинтересованности сотрудников в повышении уровня образования. Проана-
лизируем динамику персонала по стажу работы (табл. 6).
Таблица 6
Динамика персонала ООО «Стройпроект» по стажу работы
за 2016-2018 гг.
Стаж
работы
2016 г.
Структура,
%
2017
г.
Структура,
%
2018
г.
Структура,
%
до 1 года
158
22,1
189
22,0
208,0
22,9
1-3 года
246
34,4
277
32,2
284,0
31,2
3-7 лет
211
29,5
231
26,9
244,0
26,8
более 7 лет
101
14,1
162
18,9
173,0
19,0
Итого:
716
100,0
859
100,0
909,0
100,0
Из таблицы видно, что в структуре персонала более половины
занимают работники со стажем до 3 лет. Это говорит о том, что организация
активно развивается и набирает новых сотрудников в связи с расширением
39
деятельности. Также можно заметить увеличение за последние три года доли
сотрудников со стажем более 7 лет. Это также является положительной тен-
денцией, так как растет число наиболее опытных кадров.
2.3. Анализ системы кадрового документооборота
ООО «Стройпроект»
Регистрация входящих документов в ООО «Стройпроект» осуществля-
ется в соответствии с принятым в организации локальным нормативным актом
по делопроизводству. Регистрация документа – присвоение документу реги-
страционного номера и внесение данных о документе в регистрационно-
учетную форму.
При этом регистрационно-учетная форма – это документ (карточка,
журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений
о документе в целях учета, поиска и контроля
11
Законодательством РФ не установлена обязанность по регистрации вхо-
дящих документов, поэтому в ООО «Стройпроект» установлен такой порядок
своим локальным нормативным актом - Положением о документообороте.
Регистрация входящих документов осуществляется с целью их учета,
поиска и контроля исполнения. Однако не все входящие документы нужно ре-
гистрировать. Поэтому перед регистрацией производится сортировка входя-
щих документов на подлежащие и не подлежащие регистрации согласно пе-
речню, утвержденному работодателем.
К документам, не подлежащим регистрации, могут относиться докумен-
ты, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в
справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, те-
леграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов
11
пп. 84, 86 п. 3.2.2 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стан-
дартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.) // КонсультантПлюс.
40
и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, мате-
риально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, по-
ступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерче-
ские предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки до-
кументов и др.
12
(далее - Методические рекомендации N 76).
Все остальные входящие документы, которые подлежат исполнению,
содержат руководящие указания и справочную информацию, регистрируют в
обязательном порядке.
Порядок регистрации входящих документов организация устанавливает
в локальном нормативном акте – в Положении о документообороте, с которым
под роспись ознакомлен работник, ответственный за регистрацию входящих
документов (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1, абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
При разработке этого документа учитываи следующие положения, в
частности:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов", утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст
(далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Си-
стема стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Ор-
ганизационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов", разработанные ВНИИДАД (далее - Методические рекомендации
по ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Также учитывалось Решение Коллегии Евразийской экономической ко-
миссии от 05.05.2015 N 46 "О Правилах внутреннего документооборота в
Евразийской экономической комиссии" и Методические рекомендации N 76.
12
разд. 3.4.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных ор-
ганах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 // КонсультантПлюс.