Штатным распис
анием предусматривается ка
к простое перечи
сление
по ме
ре значимости вс
ех должностей, та
к и разб
ивка их п
о каждому
подразд
елению. На прак
тике важно опреде
литься с понят
иями «списочная
числен
ность» и «среднесп
исочная численность персо
нала».
Списочная числен
ность – численность н
а определенную да
ту всего
персо
нала, принятого н
а работу с трудовой книж
кой и состо
ящего в
осно
вном штате органи
зации.
Среднесписочная числен
ность – суммарная числен
ность за
опреде
ленный отрезок врем
ени как основ
ного персонала, состо
ящего в
шта
те, так и всех дру
гих лиц, работ
ающих в органи
зации на усло
виях
совместительства ил
и других догов
оров гражданско-право
вого характера.
2. Гра
фик отпусков
Что
бы обеспечить норма
льное функционирование органи
зации,
руководство прави
льно планирует ежего
дный отдых работ
ников. Для это
го
составляется гра
фик отпусков н
а предстоящий календ
арный год.
В графике отпу
сков учитываются тол
ько ежегодные (осно
вные и
дополни
тельные) оплачиваемые отпу
ска. Отпуска бе
з сохранения зараб
отной
платы, отпу
ска по ухо
ду за ребе
нком и другие виды отпу
сков в гра
фик
включаться н
е должны. Гра
фик отпусков явля
ется локальным нормат
ивным
актом, утверж
дается генеральным дирек
тором предприятия н
е позднее, че
м
за дв
е недели д
о наступления нов
ого календарного го
да.
3. Правила внутре
ннего трудового распо
рядка
Включают в себя следу
ющие разделы:
общ
ие положения,
поря
док приема и увольнения,
рабо
чее время и режим рабо
чего времени,
вре
мя отдыха,
дисци
плина труда.
36
В разделе «Общ
ие положения» опред
елена основная це
ль правил
внутре
ннего распорядка, приве
дены конституционные гара
нтии работников в
области занят
ости.
В разд
еле «Порядок при
ема и уволь
нения» рассмотрены пун
кты
приема н
а работу, предост
авления документов, оформ
ление приказа о приеме
н
а работу, прове
дение инструктажей, пра
ва и обязан
ности сторон. А так ж
е
указывается поря
док расторжения трудо
вого договора п
о инициативе
работ
ника и админис
трации.
В разд
еле «Рабочее вре
мя и реж
им рабочего врем
ени» обозначены
продолжит
ельность рабочего врем
ени, график сменн
ости, перерыва дл
я и
отд
ыха и при
ема пищи.
В разделе «Вре
мя отдыха» приве
дены виды вре
мя отдыха, са
мо
понятие вре
мя отдыха.
В разделе «Дисци
плина труда» рассмо
трены меры
дисципли
нарного наказания, ви
ды нарушений труд
овой дисциплины и
порядок и
х фиксирования.
4. Труд
овые книжки
Труд
овые книжки н
а работников веду
тся на вс
ех предприятиях,
незав
исимо от фор
мы собственности.
Труд
овая книжка относ
ится к чис
лу основных докум
ентов,
подтверждающих общ
ий, непрерывный и специальный ст
аж работы.
Запрещ
ается законом име
ть несколько труд
овых книжек.
Н
а работника, поступ
ающего на раб
оту впервые, завод
ится трудовая
кни
жка, которая заполн
яется в ег
о присутствии н
е позднее недел
ьного срока
пос
ле приема н
а работу. Зап
иси в труд
овой книжке произв
одятся на
основ
ании паспорта и документов, подтвер
ждающих образование и
профессию.
Н
а титульном лис
те трудовой кни
жки указывается фами
лия, имя и
отчество работ
ника полностью бе
з сокращений. Да
та рождения в трудовой
37
кни
жке должна содер
жать число, мес
яц и го
д. Согласно пун
кту 9 Правил
веде
ния и хран
ения трудовых кни
жек, в труд
овую книжку пр
и ее
оформ
лении вносятся следу
ющие сведения о работнике:
- фами
лия, имя, отче
ство, дата рожд
ения (число, мес
яц, год). Эт
и
сведения внос
ятся в труд
овую книжку н
а основании пасп
орта или
ино
го документа, удостове
ряющего личность. Записы
ваются сведения
о работнике н
а первой стра
нице (титульном лис
те) трудовой кни
жки.
- образование, профе
ссия, специальность, эт
и данные внос
ятся на
основ
ании информации и
з соответствующих докум
ентов.
В труд
овую книжку внос
ятся сведения о приеме н
а работу, перев
одах на
дру
гую постоянную раб
оту и о
б увольнении работ
ника, а так
же основания
прекра
щения трудового дого
вора и свед
ения о награж
дениях за усп
ехи в
раб
оте.
За исключ
ением случаев, ког
да дисциплинарным взыск
анием является
уволь
нение, сведения о взысканиях в трудовую кни
жку не внос
ятся.
Внесение измен
ений и исправ
лений в труд
овую книжку
Измен
ение записей о фамилии, име
ни, отчестве и дате рожд
ения, а
так
же об образо
вании, профессии и специальн
ости работника произв
одится
менеджером п
о персоналу ОО
О УК «Щи
т» на основ
ании паспорта,
свидете
льства о рожд
ении, о бра
ке (о растор
жении брака), о
б изменении
фами
лии, имени, отче
ства и дру
гих документов.
В разделах труд
овой книжки, содер
жащих сведения о работе ил
и
сведения о награждении, зачерк
ивание, исправление нето
чных или
неправ
ильных записей н
е допускается.
Ес
ли существуют так
ие неточности, т
о исправление произв
одится,
кадровым работ
ником по мес
ту работы, гд
е была сдел
ана соответствующая
зап
ись. Если органи
зация будет реорган
изована, то исправ
ление будет
произво
диться ее правопре
емником, а в случае ликви
дации организации –
38
работод
ателем по нов
ому месту раб
оты на основ
ании соответствующего
докум
ента
18
.
Исправленные сведения должны полно
стью соответствовать
докум
енту, на основ
ании которого он
и были испра
влены. В слу
чае утраты
так
ого документа ли
бо несоответствия ег
о фактически выполня
вшейся
работе исправ
ление сведений о работе произв
одятся на основ
ании других
докум
ентов, подтверждающих выпол
нение работ, н
е указанных в трудовой
кни
жке.
Изменение запи
сей производится пут
ем признания и
х
недействительными и внесения прави
льных записей. Исправ
ление
неточностей произв
одится отдельной стро
кой, следующей з
а строкой н
а
которой сдел
ана неточная зап
ись. При эт
ом необходимо отме
тить, что
поря
док нумераций запи
сей сохраняется и продолжается дал
ее.
При восстан
овлении на раб
оте незаконно уволе
нного сотрудника,
зап
ись в труд
овой книжке о
б увольнении н
е вычеркивается, а аннулируется
пут
ем записи следу
ющей строкой, указыв
ающей, что предшес
твующую
строку о
б увольнении счит
ать недействительной.
Вкла
дыш к труд
овой книжке
Ес
ли в труд
овой книжке запол
нены все стра
ницы соответствующих
разд
елов, то труд
овая книжка в этом слу
чае дополняется вклад
ышем.
Вкладыш вшива
ется в труд
овую книжку, заполн
яется и веде
тся отделом
кад
ров организации п
о месту раб
оты работника в том ж
е порядке, чт
о и
труд
овая книжка.
Дубл
икат трудовой кни
жки
Дубликат труд
овой книжки - эт
о ее повто
рный экземпляр, имею
щий
равную с первым экземп
ляром юридическую си
лу. Дубликат оформл
яется в
соотве
тствии с п. 33 «Правил веде
ния и хран
ения трудовых кни
жек».
18
Трудовые книжки. Порядок ведения и хранения. Под ред.Ю.Л.Фадеева.-Эксмо 2009 год.
39
Работодатель обя
зан выдать работ
нику в де
нь увольнения (после
дний
день раб
оты) его труд
овую книжку с внесенной в нее запи
сью об
уволь
нении. В слу
чае смерти работ
ника трудовая кни
жка после внес
ения в
не
е соответствующей зап
иси о прекра
щении трудового дого
вора выдается н
а
руки одн
ому из ег
о родственников по
д расписку ил
и высылается п
о почте п
о
письменному заявл
ению одного и
з родственников.
Вс
е записи о приеме н
а работу, пере
воде на дру
гую постоянную
раб
оту, увольнении, о награждении и поощрениях внос
ятся инспектором
отд
ела кадров в трудовую кни
жку после изда
ния соответствующего прик
аза,
но н
е позднее недел
ьного срока, а при уволь
нении – в де
нь увольнения.
Зап
иси в труд
овой книжке дол
жны точно соответс
твовать тексту прик
аза по
личн
ому составу. Зап
иси о прич
инах прекращения трудо
вого договора
дол
жны производиться в точном соотве
тствии с формули
ровками Трудового
коде
кса РФ ил
и иного федера
льного закона и со ссыл
кой на
соответс
твующие статью, пун
кт.
В зап
иси об уволь
нении указывается соответс
твующая статья Т
К
РФ, став
ится подпись должно
стного лица и печать предпр
иятия.
Если в трудовой кни
жке не оста
ется места дл
я записей в графе
«свед
ения о раб
оте», заводится вкла
дыш к не
й.
При уволь
нении трудовая кни
жка выдается работ
нику в де
нь
увольнения.
С целью обеспе
чения сохранности труд
овые книжки хран
ятся в
сей
фах. Невостребованные труд
овые книжки хран
ятся до востреб
ования не
мен
ее 50 лет.
Фор
ма регистрации труд
овых книжек:
Уч
ет трудовых кни
жек осуществляется пут
ем их регист
рации в
специа
льной учетной фор
ме
Следует отме
тить, что, ка
к правило, эт
и книги и журналы н
е имеют
стр
ого определенной обязат
ельной формы. Одн
ако из это
го правила ес
ть
40
исключение, связа
нное с регист
рацией трудовых кни
жек. Бланки кни
жек и
вклад
ышей в ни
х учитываются в соответствующей прих
одно-расходной
кни
ге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные кни
жки и вкла
дыши – в
кни
ге учета движ
ения трудовых кни
жек и вклад
ышей в ни
х, оформляемой
кадр
овой службой ил
и ответственным з
а ведение кадро
вого
делопроизводства (в небольших органи
зациях).
Форма кни
ги учета движ
ения трудовых кни
жек и вклад
ышей в ни
х,
включающая 13 гр
аф, была утвер
ждена постановлением Минт
руда России о
т
10.10.03 № 69.
Книга уче
та движения труд
овых книжек и вкладышей в них дол
жна
отвечать опреде
ленным требованиям:
– кни
гу желательно переп
лести в твер
дую обложку (с прошивкой стра
ниц
нитками), т. к. он
а находится в работе неско
лько лет, а потом дол
го хранится
в архиве;
– вс
е страницы кни
ги должны бы
ть заранее, д
о начала е
е заполнения,
пронуме
рованы;
– книга дол
жна быть прошну
рована, концы шну
ра приклеены небол
ьшим
листком бум
аги к внутр
енней стороне обло
жки;
– книга дол
жна быть опеча
тана сургучной печа
тью или опломби
рована (п.
41 Пра
вил ведения и хранения труд
овых книжек). Сургу
чная печать дол
жна
захватывать час
ть листа бум
аги, выступающие и
з-под не
го концы шну
ра и
обло
жку. Если вме
сто сургучной печ
ати используется пло
мба, то он
а
ставится н
а выступающие и
з-под бумаги концы шну
ра.
– книга дол
жна иметь заве
рительную надп
ись с указа
нием цифрами и
прописью колич
ества пронумерованных прошнур
ованных в не
й страниц. В
соответствии с п. 41 Пра
вил ведения и хранения труд
овых книжек завер
яется
данная кни
га только подп
исью руководителя органи
зации (а н
е работника
кадр
овой службы ил
и другого уполномо
ченного лица)
5. Лич
ная карточк
а работника ОО
О УК «Щи
т»
41
Личная карт
очка работника – эт
о унифицированная фор
мы Т-2.
Заполн
яется инспектором п
о кадрам пр
и трудоустройстве.
Пр
и ее запол
нении инспектор п
о кадрам в обязательном поря
дке
использует следу
ющие документы претен
дента
19
:
- паспорт;
- труд
овая книжка;
- воен
ный билет;
- доку
мент об образо
вании;
-страховое свидете
льство государственного пенсио
нного страхования;
- идентифик
ационный налоговый ном
ер;
- приказ о приеме н
а работу.
Вс
я остальная инфор
мация вносится н
а основании свед
ений,
сообщенных о себе работ
ником.
Стаж раб
оты (общий, непрер
ывный, дающий пра
во на надб
авку за
высл
угу лет, даю
щий право н
а другие льг
оты, установленные в организации
и др.) рассчит
ывается на основ
ании записей в трудовой кни
жке и (ил
и) иных
подтвер
ждающих соответствующий ст
аж документов.
Лич
ная карточка Т-2 является осно
вным учетным докум
ентом.
Заполняется в обязательном поря
дке на вс
ех работ
ников организации ОО
О
УК «Щи
т». Срок хран
ения каточки - 75 ле
т. При измен
ении сведений о
работнике в его лич
ную карточку внос
ятся соответствующие дан
ные,
которые завер
яются подписью инспе
ктора по кад
рам.
6. Приказы
При
каз - это прав
овой акт, издав
аемый единолично руковод
ителем
органа вла
сти и управ
ления, учреждения, органи
зации, предприятия в целях
разре
шения организационных, финан
совых, кадровых и иных вопр
осов
деятельности
20
.
19
Грудцына Л.Ю., Киладзе М.А. Кадровик: Практическое руководство. – М.: Изд-во
Эксмо, 2009
20
Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация
и технология работы 3-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И. К. Корнеев и др.; под ред.
42
В соответствии с положением о кадровой слу
жбе инспектор п
о кадрам
оформ
ляет большое колич
ество документов. Вс
е документы оформл
яются в
соотве
тствии с ГО
СТ Р 6.30-2003 «Унифицир
ованные системы
докуме
нтации. Унифицированная сист
ема организационно-
распоряд
ительной документации. Требо
вания к оформлению документов».
При
каз по осно
вной деятельности явля
ется нормативным докум
ентом, и
изда
ется:
- во испол
нение нормативно – прав
овых актов вышест
оящих органов
вла
сти и управ
ления;
-в цел
ях осуществления собств
енной исполнительно - распоряд
ительной
деятельности, вытек
ающей из функ
ций и зад
ач организации;
Прое
кты приказов подго
тавливаются инспек
тором по кад
рам ООО У
К
«Щит» пр
и тщательном и всестороннем изуч
ении вопросов, требу
ющих
разрешения, с целью исклю
чения дальнейшей коррект
ировки, затем
согласов
ываются с глав
ным юристом и подписываются руковод
ителем
предприятия.
Подпис
анный приказ регистр
ируется и всту
пает в си
лу с моме
нта его
подпи
сания, если в его тек
сте не указ
ано другого сро
ка.
Приказы п
о личному сост
аву в насто
ящее время име
ют две фор
мы:
унифицированную и неунифицированную, пр
и этом след
ует иметь в виду,
чт
о унифицированные фор
мы должны бы
ть введены официа
льным
распорядительным докум
ентом. Выбор фор
мы зависит о
т содержания
прик
аза. Приказы о приеме н
а работу, пере
воде, предоставлении отпу
ска,
прекращении дейс
твия трудового дого
вора, командировке работ
ника,
поощрении оформл
яются с использ
ованием существующих
унифицир
ованных форм.
Дру
гие приказы п
о личному сост
аву такие ка
к, об измен
ении фамилии,
им
я, отчества; о вынесении дисципл
инарных взысканий; присв
оении
квалификационной катег
ории оформляются в текстовой фор
ме на обыч
ном
И. К. Корнеева и В.А. Кудряева. – М.: Велби, Изд-во Проспект,2008. – 480с.
43
бланке прик
аза. Эти прик
азы, издаются с соблюдением вс
ех требований к
оформлению распоряд
ительных документов, соблюд
ением правил п
о
оформлению рекви
зитов, и име
ют юридическую си
лу.
Унифицированные фор
мы введены официа
льным распорядительным
докум
ентом - Альбомом унифицир
ованных форм докум
ентов первичной
учет
ной документации п
о учету тру
да и ег
о оплаты.
Сро
ки хранения прик
азов по личному составу деля
тся на дв
е части: с
о
сроком хран
ения на 5 ле
т и 75 ле
т. Приказы о предоставлении очере
дных и
учеб
ных отпусков, взыск
аниях, краткосрочных вну
три российских
команди
ровках хранятся – 5 ле
т. Остальные прик
азы по личн
ому приказу
хран
ятся 75 лет
Таб
ель учета рабо
чего времени
В соответствии с
о ст. 91 Т
К РФ з
а работодателем закреп
ляется
обязаннос
ть вести уч
ет времени, факти
чески отработанного ка
ждым
сотруд
ником. Для оформ
ления данных так
ого учета Госком
статом России
разраб
отаны унифицированные фор
мы N Т-12 (ко
д по ОК
УД 0301007) и N Т-
13 (код п
о ОКУД 0301008). Дан
ные унифицированные фор
мы по уче
ту
рабочего врем
ени и расч
етов с персо
налом по опл
ате труда примен
яются
юридическими лиц
ами всех организ
ационно-правовых фо
рм и фо
рм
собственности, кро
ме бюджетных учреж
дений. Эти фор
мы предназначены
дл
я учета использ
ования рабочего врем
ени на предпр
иятиях, применяющих
тол
ько повременную сист
ему оплаты тру
да. В слу
чае сдельной опл
аты труда
пред
приятие самосто
ятельно разрабатывает фор
мы первичных докум
ентов
по уче
ту выработки.
Таб
ель учета использ
ования рабочего врем
ени применяется:
- дл
я получения д
анных о
б отработанном сотруд
никами предприятия
врем
ени;
44
- для уче
та фактически отработ
анного времени, врем
ени простоя,
боле
зни, отпусков и других фо
рм использования рабо
чего времени;
- дл
я контроля з
а соблюдением работн
иками установленного реж
има
рабочего врем
ени;
- для регист
рации прогулов;
- дл
я расчета зараб
отной платы;
- дл
я составления статист
ической отчетности п
о труду.
Таб
ель учета рабо
чего времени явля
ется основанием дл
я начисления
работ
никам заработной пла
ты.
Табель состав
ляется в одн
ом экземпляре уполном
оченным лицом, ча
ще
всего – сотруд
ником кадровой слу
жбы. Обязанность вес
ти табель мож
ет
быть запи
сана у сотру
дника в труд
овом договоре, должно
стной инструкции
ил
и возложена н
а него отдел
ьным приказом п
о основной деятел
ьности. За
наруш
ение обязательства о
б учете рабо
чего времени вино
вные несут
админист
ративную ответственность, налаг
аемую органами Федера
льной
инспекции тру
да.
Согласно п. 281 Перечня типо
вых управленческих докум
ентов,
образующихся в деятельности органи
заций, с указа
нием сроков хран
ения,
утвержденного Ро
с архивом Рос
сии 6 октября 2000 г., после состав
ления
табель подписы
вается руководителем структ
урного подразделения,
работ
ником кадровой слу
жбы и перед
ается в расчетный отд
ел бухгалтерии.
Ср
ок хранения таб
еля один го
д.
Исправления в табеле подтвер
ждаются подписью сотру
дника,
заполнившего фор
му, а так
же согласовываются и подписываются все
ми
лицами, ответст
венными за содер
жание документа.
Фор
ма N Т-13 примен
яется в усло
виях автоматизированной обраб
отки
данных. Бла
нки этого таб
еля могут име
ть частично заполн
енные реквизиты,
относя
щиеся к усло
вно-постоянной инфор
мации в справо
чниках программы
- структ
урное подразделение, це
х (отдел), бриг
ада;
45